Hàng tồn kho là gì? Phương pháp quản lý trong doanh nghiệp

Trong kinh doanh, một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp chính là quản lý hàng tồn kho. Hàng tồn kho là gì? Đó không chỉ đơn thuần là những sản phẩm, nguyên liệu mà doanh nghiệp đang lưu giữ để phục vụ cho quá trình sản xuất, phân phối, mà còn là nguồn lực tài chính lớn đòi hỏi phải có sự quản lý khéo léo và hiệu quả. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm CRM sẽ cùng đi sâu vào tìm hiểu hàng tồn kho là gì, tại sao nó lại quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như các phương pháp và chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Mục lục

I. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (tiếng Anh: Inventory) là thuật ngữ dùng để chỉ toàn bộ những vật tư, nguyên liệu, sản phẩm hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đang lưu trữ nhằm phục vụ cho quá trình bán hàng, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ trong tương lai. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều loại khác nhau như:

Nguyên liệu thô: Là các vật liệu chưa qua xử lý hoặc gia công, sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất.
Sản phẩm dở dang: Đây là các sản phẩm đã qua một hoặc nhiều công đoạn sản xuất nhưng chưa được hoàn thiện. Những sản phẩm này vẫn còn trong quá trình sản xuất và chưa sẵn sàng để bán ra thị trường.
Thành phẩm: Là các sản phẩm đã được hoàn thiện và sẵn sàng để phân phối hoặc bán trực tiếp đến người tiêu dùng. Quản lý hàng tồn kho thành phẩm là một phần quan trọng trong việc đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách kịp thời.
Hàng tồn kho phụ tùng: Đây là các loại vật tư dự phòng, các linh kiện được lưu trữ để sử dụng trong việc bảo dưỡng, sửa chữa máy móc hoặc thiết bị phục vụ sản xuất.
Hàng tồn kho bảo hiểm: Một số doanh nghiệp có xu hướng dự trữ một lượng hàng hóa nhất định. Nhằm đối phó với các rủi ro trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. Ví dụ chậm trễ từ nhà cung cấp, biến động thị trường, hoặc gia tăng đột biến về nhu cầu.

hàng tồn kho

Xem thêm: Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay

II. Tầm quan trọng của hàng tồn kho trong kinh doanh

Hàng tồn kho không chỉ là tài sản của doanh nghiệp mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý sản xuất và kinh doanh. Các lý do chính khiến hàng tồn kho trở nên quan trọng bao gồm:

Đảm bảo khả năng cung ứng liên tục: Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có sẵn sản phẩm hoặc nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách liên tục, tránh tình trạng thiếu hàng, mất doanh thu, và giảm uy tín trên thị trường.
Giảm chi phí lưu trữ và bảo quản: Hàng tồn kho được lưu trữ tại các nhà kho hoặc kho bãi, đòi hỏi không gian, bảo trì và đôi khi là các phương tiện bảo quản đặc biệt (như kho lạnh).
Tăng cường hiệu quả sản xuất: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo rằng nguyên liệu và phụ tùng luôn có sẵn khi cần.
Tối ưu hóa chi phí mua hàng: Khi nắm rõ tình trạng hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể tận dụng các cơ hội mua hàng với giá tốt hoặc lập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa. Để tránh tình trạng chi phí tăng đột biến.
Hỗ trợ trong việc định giá và chiến lược kinh doanh: Lượng hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược giá cả phù hợp với thị trường.
Giảm thiểu rủi ro tài chính: Trong nhiều trường hợp, có thể được sử dụng như một công cụ để dự phòng rủi ro. Giúp doanh nghiệp tránh được những khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

III. Phân loại hàng tồn kho

Dựa trên đặc điểm và mục đích sử dụng, có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau. Dưới đây là các loại hàng tồn kho phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp thường gặp phải:

Hàng tồn kho nguyên liệu thô: Như đã đề cập, đây là các vật liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất. Quản lý nguyên liệu thô rất quan trọng để đảm bảo rằng quy trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu.
Hàng tồn kho bán thành phẩm: Các sản phẩm đang trong quá trình hoàn thiện nhưng chưa thể tiêu thụ ngay. Đây là một loại đặc biệt cần được quản lý cẩn thận để tránh lãng phí. Bên cạnh đó còn giảm sự mất mát giá trị khi hàng hóa không được hoàn thiện kịp thời.
Hàng tồn kho thành phẩm: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, thành phẩm là loại có giá trị cao, và việc quản lý tốt thành phẩm giúp tăng cường khả năng bán hàng và cung ứng sản phẩm cho thị trường.
Hàng tồn kho bảo hiểm: Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những rủi ro không lường trước được, và việc duy trì một lượng bảo hiểm sẽ giúp doanh nghiệp đối phó hiệu quả với những tình huống khẩn cấp như đình trệ trong quá trình cung cấp nguyên liệu hoặc gia tăng đột biến về nhu cầu tiêu dùng.

phân loại hàng tồn kho

Xem thêm: 6 phương pháp cải thiện hiệu suất vòng quay hàng tồn kho hiệu quả

IV. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ đòi hỏi sự tỉ mỉ và linh hoạt, nhằm đảm bảo doanh nghiệp duy trì được lượng tồn kho phù hợp, tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời đảm bảo khả năng cung ứng ổn định cho khách hàng. Việc lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh không chỉ giúp giảm chi phí mà còn cải thiện hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là các phương pháp phổ biến, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi áp dụng.

1. Phương pháp Just-In-Time (JIT)

Just-In-Time (JIT) là phương pháp quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc giảm thiểu đến mức tối đa bằng cách chỉ sản xuất hoặc mua sắm nguyên liệu, hàng hóa khi có nhu cầu thực sự. Với phương pháp này, hàng hóa được lưu trữ trong kho trong thời gian ngắn nhất có thể, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản. Thị trường mục tiêu của JIT là duy trì một dòng chảy sản phẩm liên tục từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng mà không cần tích trữ hàng hóa với số lượng lớn.

Ưu điểm của phương pháp JIT:

Giảm chi phí lưu trữ: Khi hàng hóa không cần phải lưu trữ lâu dài, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí liên quan đến không gian kho bãi, chi phí quản lý hàng hóa và bảo quản.
Tối ưu hóa dòng tiền: Hàng tồn kho ít giúp doanh nghiệp giảm thiểu số tiền bị “đóng băng” trong kho hàng, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và tăng khả năng sử dụng nguồn lực tài chính cho các hoạt động khác.
Giảm thiểu rủi ro lỗi thời: Đặc biệt trong các ngành có sản phẩm thay đổi nhanh chóng như công nghệ, thời trang, JIT giúp giảm rủi ro hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng do lưu kho lâu ngày.

JIT

Xem thêm: 6 Bước quy trình nghiệp vụ quản lý kho giúp tối ưu hoá chuỗi cung ứng

2. Phương pháp Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ), hay còn gọi là Số Lượng Đặt Hàng Kinh Tế, là một công thức toán học giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa tối ưu cần đặt mua trong mỗi lần nhập hàng, nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí liên quan đến đặt hàng và lưu trữ. Công thức EOQ tính toán dựa trên các yếu tố chính như chi phí đặt hàng (order cost), chi phí lưu trữ (holding cost), và nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp.

Ưu điểm của EOQ:

Tối ưu hóa chi phí quản lý tồn kho: EOQ giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho phù hợp, vừa đủ đáp ứng nhu cầu mà không gây ra tình trạng dư thừa hay thiếu hụt, từ đó giảm chi phí liên quan đến lưu trữ và vận hành.
Giảm số lần đặt hàng: EOQ giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa cần đặt mỗi lần một cách hợp lý, tránh việc phải đặt hàng quá thường xuyên, từ đó giảm chi phí vận chuyển và thời gian quản lý đơn hàng.
Tăng tính linh hoạt trong quản lý hàng tồn kho: Với công thức EOQ, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình đặt hàng để phù hợp với sự thay đổi trong nhu cầu hoặc chi phí liên quan.

3. Phương pháp ABC Analysis

ABC Analysis là phương pháp phân loại dựa trên giá trị và mức độ quan trọng của các mặt hàng. Theo phương pháp này, được chia thành ba nhóm chính:

Nhóm A: Gồm những mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng ít, chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp. Những mặt hàng này cần được theo dõi chặt chẽ và quản lý kỹ lưỡng.
Nhóm B: Gồm những mặt hàng có giá trị trung bình và số lượng vừa phải. Quản lý nhóm này cần sự cân bằng giữa chặt chẽ và linh hoạt.
Nhóm C: Gồm những mặt hàng có giá trị thấp nhưng số lượng lớn. Việc quản lý nhóm này có thể ít phức tạp hơn, nhưng vẫn cần sự chú ý để tránh tình trạng tồn kho quá mức.

Ưu điểm của ABC Analysis:

Tập trung vào các sản phẩm quan trọng: Phương pháp này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực và sự chú ý vào những sản phẩm có giá trị cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí.
Dễ dàng áp dụng: ABC Analysis không yêu cầu các công cụ phức tạp, và doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai với kho dữ liệu hiện có về doanh thu, chi phí và mức độ tiêu thụ.
Tăng cường hiệu quả dự trữ: Với ABC Analysis, doanh nghiệp có thể dễ dàng quyết định mức độ dự trữ cần thiết cho từng nhóm sản phẩm, từ đó tối ưu hóa không gian kho bãi và giảm thiểu chi phí lưu trữ.

abc

Xem thêm: Khám phá quy trình quản lý kho hàng 7 bước tối ưu cho doanh nghiệp

4. Phương pháp FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out)

FIFO và LIFO là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, thường được áp dụng để xác định thứ tự xuất hàng từ kho, đặc biệt quan trọng trong các ngành sản xuất, bán lẻ đa kênh và tiêu dùng hàng hóa có tính chất biến động về thời gian.

FIFO (First In, First Out): Phương pháp Nhập trước, Xuất trước, trong đó hàng hóa được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh những sản phẩm có thời hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, nhằm đảm bảo rằng các sản phẩm cũ không bị hư hỏng trước khi được tiêu thụ.
LIFO (Last In, First Out): Phương pháp Nhập sau, Xuất trước, theo đó các sản phẩm nhập vào kho sau sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có sự biến động lớn về giá cả của nguyên vật liệu.

5. Hệ thống quản lý hàng tồn kho điện tử (Inventory Management System)

Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho điển tử là một xu hướng quan trọng. Những hệ thống này không chỉ giúp theo dõi, cập nhật số liệu tồn kho tự động mà còn cung cấp báo cáo chi tiết, dự đoán nhu cầu và hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Ưu điểm của hệ thống quản lý điện tử:

Tăng cường tính chính xác: Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập, xuất và kiểm tra số liệu.
Tiết kiệm học được cách quản lý thời gian hiệu quả và nhân lực: Tự động hóa nhiều quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí.
Dự báo nhu cầu: Sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu trong tương lai, giúp doanh nghiệp có kế hoạch dự trữ hợp lý và chuẩn bị nguồn hàng phù hợp.

hệ thống quản lý điện tử

Xem thêm: Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh

V. Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho tốt

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp:

Tối ưu hóa chi phí: Bằng cách duy trì lượng hàng hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu trữ, vận chuyển, và bảo quản hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có biên lợi nhuận thấp, nơi mỗi đồng tiết kiệm đều đóng vai trò quan trọng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Khi được quản lý tốt, doanh nghiệp sẽ luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gặp phải tình trạng thiếu hụt. Từ đó nâng cao uy tín và trải nghiệm của khách hàng.
Tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa: Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng dự trữ quá nhiều hoặc quá ít hàng hóa. Từ đó giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết.
Tăng cường khả năng dự đoán và thích ứng: Khi có hệ thống quản lý tốt, doanh nghiệp có thể dễ dàng dự đoán xu hướng tiêu dùng và điều chỉnh lượng hàng hóa phù hợp để tối ưu hóa doanh thu.

VI. Những thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Dù quản lý hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình quản lý, bao gồm:

Biến động thị trường: Thị trường luôn thay đổi và có thể khiến trở nên lỗi thời. Ví dụ, trong ngành công nghệ, sản phẩm có thể bị lỗi thời chỉ sau vài tháng. Nếu không dự báo đúng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro lớn về tài chính khi sản phẩm không còn giá trị.
Sai lệch trong dự báo: Dự báo nhu cầu không chính xác là một trong những thách thức lớn trong quản lý hàng tồn kho. Việc dự báo sai có thể dẫn đến dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Rủi ro tài chính: Là tài sản của doanh nghiệp, nhưng nếu không được quản lý tốt, nó có thể trở thành gánh nặng đầu tư tài chính. Đặc biệt khi hàng hóa bị hư hỏng, mất giá hoặc không còn nhu cầu trên thị trường.

VII. Kết luận

Hàng tồn kho là phần không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ hàng tồn kho là gì và biết cách quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực. Các phương pháp quản lý như Just-In-Time, EOQ, ABC Analysis. Sử dụng hệ thống quản lý điện tử đều là những công cụ hữu ích để doanh nghiệp đạt được mục tiêu này. Đồng thời, việc đối mặt với thách thức như biến động thị trường hay dự báo sai lệch. Doanh nghiệp cần có sự linh hoạt và chiến lược quản lý đúng đắn để đảm bảo luôn được kiểm soát hiệu quả. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật tin tức hữu ích khác bạn nhé.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: