Quản lý tồn kho không chỉ là một hoạt động hậu cần đơn thuần mà còn là yếu tố sống còn đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lượng hàng hóa dự trữ, giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Hãy cùng NextX– phần mềm ERP khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của quản lý tồn kho. Đặc biệt là các phương pháp quản lý hiện đại và những công nghệ tiên tiến đang được áp dụng để nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho trong thời đại mới.
Mục lục
I. Quản lý tồn kho là như thế nào?
Xem thêm: Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay
Hàng tồn kho không đơn giản chỉ là những sản phẩm không bán được, bị tồn đọng trong kho. Mà còn bao gồm lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã tính toán kỹ lưỡng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và không gây gián đoạn quy trình sản xuất. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và tính chất sản xuất. Hàng tồn kho có thể được chia thành bốn loại chính:
Quản lý vật tư: Đây là các thành phần thiết yếu để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Chẳng hạn như bao bì, hộp giấy, khung sản phẩm, v.v.
Quản lý thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thiện sau khi trải qua tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất.
Bán thành phẩm: Những sản phẩm gần hoàn thành, nhưng vẫn cần thêm một số bước nữa; hoặc có thể được chuyển giao giữa các giai đoạn hoặc bán ra.
Nguyên liệu thô: Những nguyên liệu chưa qua xử lý; thường được sử dụng ở giai đoạn đầu tiên của quy trình sản xuất.
Quản lý kho là một phần quan trọng trong sản xuất, bao gồm các quy trình nhập – xuất hàng hóa, lưu trữ và giám sát quá trình tồn kho. Công việc quản lý hàng tồn kho không hề đơn giản, đặc biệt đối với những người mới vào nghề; chưa có nhiều kinh nghiệm. Nó đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng; kỹ năng chuyên môn cao để có thể thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ này.
II. Tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho hiệu quả
Xem thêm: 8 lợi ích của ERP trong quản lý kinh doanh toàn diện cho doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về quy trình nhập – xuất hàng hóa, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn. Dưới đây là những lợi ích từ việc quản lý hàng tồn kho một cách khoa học và hợp lý:
1. Tối ưu chi phí lưu kho
Nguyên vật liệu hoặc thành phẩm lưu kho quá lâu có thể bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Điều này dẫn đến việc phải tiêu hủy và gây tổn thất lớn cho doanh thu của doanh nghiệp. Một người quản lý kho giỏi sẽ biết cách xử lý hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu hóa chi phí tồn kho và tránh thất thoát ngân sách cho doanh nghiệp.
Chi phí lưu kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như kích thước và giá trị của hàng hóa. Hàng hóa có kích thước lớn hoặc giá trị cao thường sẽ có chi phí lưu kho cao hơn do phát sinh thêm các chi phí. Chẳng hạn như các chi phí điện, nước, điều hòa và nhân công để bảo quản. Việc tính toán trước các yếu tố phát sinh này sẽ giúp giảm thiểu nguồn lực và chi phí lưu kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình nhập – xuất kho, góp phần tăng nguồn thu và hiệu quả hoạt động.
2. Tối ưu vòng quay hàng tồn kho
Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp bạn nắm rõ thời gian lưu kho và hạn sử dụng của từng sản phẩm. Điều này cho phép bạn điều chỉnh chiến lược bán hàng sao cho phù hợp và kịp thời, đẩy nhanh việc quay vòng hàng hóa. Bằng cách này, bạn có thể hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị tồn kho quá lâu, dẫn đến hết hạn hoặc hư hỏng, gây tổn thất tài sản doanh nghiệp.
3. Kiểm soát hàng hoá ban đầu
Hiện tượng thất thoát hàng hoá trong kho là vấn đề phổ biến tại các đơn vị sản xuất. Có thể do gian lận của nhân viên quản lý kho hoặc thất thoát trong quá trình vận chuyển. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn kiểm soát số lượng, chất lượng và thời gian nhập xuất của nguyên liệu, hàng hóa. Từ đó có được các số liệu thống kê cụ thể để kiểm soát những thất thoát không mong muốn. Điều này giúp cắt giảm chi phí thất thoát và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
4. Định hướng bán hàng hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho phép bạn lưu trữ chi tiết lịch sử ghi chép theo từng mốc thời gian như tháng, quý và năm. Điều này giúp bạn dễ dàng dự đoán nhu cầu của khách hàng; dự trữ lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn. Bằng cách giải quyết vấn đề hàng tồn kho quá lâu, bạn có thể nhận biết mặt hàng nào đang bán chạy để lên kế hoạch sản xuất hoặc nhập khẩu hợp lý. Đồng thời, bạn có thể triển khai các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá để thúc đẩy việc bán những mặt hàng tồn kho.
Quản lý kho tốt sẽ tăng năng suất bán hàng; giảm thiểu lãng phí và chi phí do sản phẩm lưu kho quá lâu; giảm thất thoát doanh thu; tạo lòng tin với khách hàng và nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty.
III. Phương pháp quản lý tồn kho khoa học và hiệu quả
Xem thêm: Chìa khoá 3 bước quản trị chăm sóc khách hàng linh hoạt khi kinh doanh
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
1. Quản lý kho theo phương pháp JIT
Phương pháp Just In Time (JIT) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí; rủi ro liên quan đến việc lưu trữ một lượng lớn hàng hóa. Theo phương pháp này, hàng hóa và nguyên vật liệu chỉ được đặt hàng và nhập kho đúng vào lúc cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đây là một phần quan trọng trong triết lý sản xuất tinh gọn, giúp tối ưu hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
2. Quản lý tồn kho theo phương pháp ABC
Phân tích hàng tồn kho ABC phân loại hàng hóa thành ba mức độ khác nhau theo giá trị của chúng: A, B và C. Hàng hóa thuộc nhóm A có giá trị cao nhất, giúp bạn xác định các mặt hàng mang lại lợi nhuận lớn nhất. Nhóm B bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình, cao hơn nhóm C nhưng thấp hơn nhóm A. Nhóm C thường là những mặt hàng có giá trị thấp và số lượng lớn. Phân tích này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý và đầu tư vào hàng tồn kho.
3. Dropshipping trong quy trình quản lý kho
Dropshipping là một phương pháp quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp không cần phải giữ hàng tồn kho trong kho của mình. Thay vào đó, họ thuê ngoài các khâu trong quá trình quản lý kho hàng, như lưu trữ và giao hàng. Khi có đơn hàng từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ chuyển yêu cầu đến nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất; và họ sẽ gửi hàng trực tiếp đến khách hàng. Điều này giúp giảm bớt rủi ro và chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp.
4. Phương pháp Bulk shipments
Phương pháp này dựa trên giả định rằng việc mua số lượng lớn sẽ được giá rẻ hơn. Doanh nghiệp có thể mua hàng tồn kho ở số lượng lớn từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất với giá ưu đãi. Điều này thường được áp dụng khi doanh nghiệp tin rằng họ có thể bán hàng với số lượng lớn; và đủ thời gian để tiêu thụ hàng. Tuy nhiên, phương pháp này có thể đặt ra thách thức nếu nhu cầu từ thị trường thay đổi đột ngột; hoặc nếu doanh nghiệp không có đủ khả năng tài chính để mua hàng số lượng lớn.
5. Backordering trong quản lý hàng tồn kho
Đơn đặt hàng dự trữ là khi nhà bán lẻ đặt một yêu cầu cho một nhà cung ứng; hoặc bán buôn để đáp ứng đơn đặt hàng từ khách hàng mà chưa có hàng trong kho. Kỹ thuật này cho phép doanh nghiệp tiếp tục chấp nhận đơn hàng từ khách hàng mặc dù họ không có hàng tồn kho sẵn có. Và sau đó đặt hàng từ nhà cung ứng để đáp ứng đơn đặt hàng đó.
6. Phương pháp Consignment – Ký gửi
Đây là phương pháp cho phép nhà sản xuất hay nhà cung cấp gửi hàng hoá đến nhà bán lẻ mà không cần thanh toán trước. Điều này mang lại lợi ích cho người bán lẻ bởi họ không phải mất tiền trước để mua hàng tồn kho; và chỉ thanh toán cho hàng hóa khi chúng đã được bán ra. Đối với người gửi hàng, phương pháp này giúp họ tiết kiệm chi phí và rủi ro liên quan đến việc giữ hàng tồn kho. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần thiết lập một hợp đồng ký gửi chi tiết và minh bạch. Để đảm bảo cả hai bên đều có hiểu biết rõ ràng về điều khoản và điều kiện.
7. Phương pháp Cross Docking trong quản lý kho hàng
Cross Docking là một phương pháp quản lý hàng tồn kho mà không cần lưu trữ hàng hóa trong kho. Thay vào đó, hàng hóa được nhận vào nhà kho và ngay lập tức chuyển giao cho các xe tải khác để giao hàng đến khách hàng. Phương pháp này giúp giảm thiểu thời gian lưu trữ; chi phí liên quan đến việc bảo quản kho hàng hoá. Nó cũng tăng cường hiệu suất vận chuyển và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa.
Tuy nhiên, để triển khai thành công Cross Docking, cần phải có một hệ thống vận chuyển và quản lý kho hàng chặt chẽ. Đồng thời cần phải có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng.
8. Kiểm kê hàng tồn kho – Cycle counting
Đếm chu kỳ là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho mà không cần phải kiểm kê toàn bộ lượng hàng tồn kho mỗi lần. Thay vào đó, một lượng nhỏ hàng tồn kho được đếm vào một ngày cụ thể. Phương pháp này giúp giảm bớt thời gian và công sức cần thiết cho quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Đồng thời đảm bảo rằng mức tồn kho được xác nhận thường xuyên; chính xác trong hệ thống ghi nhận. Điều này giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu của khách hàng; giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc có sai sót trong dữ liệu hàng tồn kho.
IV. Quản lý tồn kho dễ dàng và chuyên nghiệp với phần mềm NextX
Xem thêm: Bật mí 6 bước tạo phễu khách hàng giúp chuyển đổi khách hàng hiệu quả
Việc áp dụng phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho là không thể phủ nhận sự cần thiết. Đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh ngày nay phát triển mạnh mẽ và quy mô cửa hàng ngày càng lớn. Khi đó việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn. Trong tình huống như vậy, việc đầu tư vào phần mềm quản lý để tiến hành kiểm kê một cách chính xác; tránh sai sót; mất mát là điều không thể thiếu.
Phần mềm quản lý kho hàng NextX được thiết kế linh hoạt; phù hợp với mọi mô hình kinh doanh hiện đại. Từ việc quản lý một cửa hàng đơn lẻ cho đến mở rộng quy mô theo chuỗi; hoặc kinh doanh đa kênh, phần mềm này đều có thể đáp ứng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm này hỗ trợ người dùng một cách hiệu quả trong quản lý kho hàng bao gồm:
- Hệ thống kho hàng thông minh.
- Chức năng nhập hàng và trả hàng từ nhà cung cấp.
- Quản lý sản phẩm theo các thuộc tính như kích thước, màu sắc, hạn sử dụng.
- Theo dõi lịch sử nhập hàng, xuất hàng và dự báo nhập hàng.
- Hỗ trợ kiểm kho nhanh chóng, kết hợp với việc sử dụng máy quét mã vạch.
- Tích hợp kết nối với nhiều kênh bán hàng như Facebook, Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop và nhiều sàn thương mại điện tử khác.
- Quản lý tập trung thông tin sản phẩm và tồn kho từ mọi kênh bán hàng tại một nơi.
V. Kết luận
Việc áp dụng các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ là một công cụ quản lý. Mà còn là một chiến lược quan trọng để đảm bảo sự thành công; phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Bằng cách tận dụng các công nghệ và kỹ thuật quản lý hiện đại, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho; tạo ra lợi thế cạnh tranh cho mình trên thị trường. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thêm thông tin hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
