Top 6 phần mềm quản lý dự án tốt nhất tại Việt Nam hiện nay

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, những khó khăn, xung đột là điều khó có thể tránh khỏi khi quản lý một dự án. Việc quản lý dự án gây ra rất nhiều thách thức cho nhà quản lý. Chính vì thế, để dự án được hoàn thiện, các doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án thông minh. Vậy chính xác phần mềm quản lý dự án là gì? Phần mềm này có vai trò gì trong việc quản lý dự án của doanh nghiệp? Đâu là phần mềm  quản lý dự án tốt nhất tại Việt Nam hiện nay? Dưới đây NextX sẽ giới thiệu cho bạn top 6 phần mềm quản lý dự án tốt nhất tại Việt Nam. 

I. Phần mềm quản lý dự án là gì? 

Phần mềm quản lý dự án hay còn gọi là Project Management Software.  Đây là một loại phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý và điều hành các hoạt động của một dự án. Nó cung cấp các công cụ và tính năng để giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ. Đồng thời phân công nhiệm vụ, quản lý ngân sách và tài nguyên, tạo lịch trình, quản lý rủi ro và tương tác với các thành viên trong nhóm dự án.

Các phần mềm quản lý dự án thường tích hợp các công cụ như lịch, bảng kanban, biểu đồ Gantt, mô hình Agile, quản lý tài nguyên, quản lý tài liệu và quản lý rủi ro. Từ đó giúp nhà quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ của họ một cách dễ dàng hơn.

phần mềm quản lý dự án là gì

II. Những thách thức thường gặp trong quá trình quản lý dự án

Quản lý dự án tưởng chừng rất đơn giản, nhưng  có rất nhiều vấn đề phải quản lý. Nếu không cẩn thận sẽ mắc phải sai sót ảnh hưởng đến tiến độ  công việc. Dưới đây là một số sai lầm mà nhà quản lý thường mắc phải khi triển khai dự án. 

1. Thiếu kinh nghiệm khi quản lý dự án

Một khó khăn thường gặp trong việc quản lý dự án là thiếu kinh nghiệm quản lý dự án. Việc quản lý vốn dĩ không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi sự cẩn thận, chỉn chu và kỹ năng quản trị tốt. Nếu như người quản lý dự án không có đủ kinh nghiệm và kiến thức cần thiết trong việc quản lý dự án, họ có thể gặp nhiều khó khăn trong việc đưa dự án thành công và đạt được các mục tiêu dự án.

Khi thiếu kinh nghiệm quản lý dự án, người quản lý dự án có thể không hiểu rõ được những công việc cần phải được thực hiện. Từ đó dẫn đến các rủi ro có thể xảy ra và vấn đề phát sinh. Điều này có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm trong quá trình quản lý dự án. Thậm chí nghiệm trọng hơn là gây ra thất bại cho dự án.

Thêm vào đó, khi thiếu kinh nghiệm quản lý dự án, người quản lý dự án có thể không thể tìm ra những giải pháp tối ưu cho các vấn đề phát sinh. Dẫn đến việc dự án không thể hoàn thành đúng thời hạn hoặc vượt quá ngân sách dự án.

Triển khai một dự án và hiện thực hóa nó không hề đơn giản. Càng khó khăn hơn nếu người quản lý không có kinh nghiệm  điều hành. Trong các dự án  quan trọng với hơn 10 nhân viên, việc gửi những người thiếu kinh nghiệm  dễ gặp  rủi ro và không đáp ứng được kỳ vọng.  

2. Không quản lý được công việc 

Khối lượng công việc luôn thay đổi theo thời gian đòi hỏi người giám sát phải hiểu rõ công việc. Đồng thời ứng phó với những thay đổi liên quan. Đồng thời, các nhà quản lý cũng phải biết các quyết định của mình ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ công việc và ngân sách dự án. Tuy nhiên, để làm được điều này không hề dễ dàng, nhiều nhà quản lý  khó hiểu được phạm vi công việc. Và thậm chí không thể xử lý  công việc khi có vấn đề phát sinh. 

3. Thiếu kỹ năng lập kế hoạch công việc 

Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án. Việc lập kế hoạch giúp định hướng cho dự án, đảm bảo các hoạt động được diễn ra đúng thời gian, đúng ngân sách, đồng thời đạt được các mục tiêu đề ra.

Các nhà quản lý dự án thường thiếu kinh nghiệm thường  quên giai đoạn khởi động. Điều này khiến những người tham gia bối rối về  những gì họ cần đạt được. Một dự án không có giai đoạn khởi tạo hay  kick-off để thảo luận chi tiết các công việc rất dễ dẫn đến sự lệch nhịp. 

 Nhóm  dự án phải nắm được mục tiêu,  thời hạn thực hiện,  nguồn lực và các công việc liên quan  trước khi dự án chính thức bắt đầu. Người quản lý dự án phải lập kế hoạch và truyền đạt nhiệm vụ này một cách rõ ràng và nhất quán.

thách thức khi quản lý dự án

III. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?

lý do nên sử dụng phần mềm quản lý dự án

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc tích hợp thêm công cụ quản lý công việc là điều rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.

 

 

1. Quản lý nhiều dự án cùng lúc

Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể kiểm soát và theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện dự án: từ lập kế hoạch, đặc điểm kỹ thuật, tiến độ công việc, báo cáo… Ngoài ra, bạn có thể quản lý tất cả các phòng ban, bộ phận công việc liên quan đến dự án. Đồng thời theo dõi được tiến độ của 1 hoặc nhiều dự án trên một màn hình duy nhất.

 

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ hữu ích giúp cho người quản lý dự án có thể quản lý toàn bộ dự án một cách dễ dàng và hiệu quả. Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm, người quản trị có thể tiếp cận thông tin liên quan đến dự án. Đồng thời có thể giám sát và quản lý hoạt động của các thành viên trong nhóm một cách chặt chẽ.

2. Nâng cao hiệu quả khi quản lý mọi dữ liệu của dự án

Phần mềm quản lý công việc cũng giúp người quản lý dự án tối ưu hóa thời gian và tài nguyên. Đồng thời giảm thiểu các tác động tiêu cực đến dự án và tăng hiệu suất hoạt động của dự án. Thêm vào đó, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án giúp người quản lý dự án đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác. Từ đó giúp đẩy nhanh quá trình triển khai dự án.

  • Hỗ trợ quản lý thời gian dự toán, lĩnh vực đầu tư và tổng đầu tư.
  • Quản lý tiến độ hoàn thành dự án, tính toán các nhân lực cần thiết và quản lý thời gian thực hiện dự án.
  • Cho phép tích hợp gửi tin nhắn, email khi cần thiết, tra cứu thông tin một cách dễ dàng.

3. Quản lý nguồn vốn đầu tư

 

  • Với phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp dễ dàng quản lý được nguồn vốn của dự án.
  • Theo dõi kế hoạch sử dụng nguồn vốn và quyết định đầu tư của dự án.
  • Phê duyệt thiết kế và dự toán các chi phí thực hiện nhanh chóng. 

4. Cải thiện tính khả thi của dự án 

Phần mềm quản lý dự án cũng giúp bạn đánh giá và phân tích dự án một cách cụ thể. Từ đó giúp bạn dự đoán được các khó khăn và tăng khả năng thành công của dự án. Phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn lập kế hoạch chi tiết, từ đó giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời trong suốt quá trình triển khai dự án.

Điều này giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tăng tính khả thi của dự án. Phần mềm quản lý dự án cũng giúp bạn đánh giá được tài nguyên cần thiết cho dự án, đồng thời giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên này.

 

5. Giúp theo dõi tiến độ dự án

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ giúp theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án. Hỗ trợ người quản lý dự án theo dõi được mức độ hoàn thành của từng giai đoạn. Từ đó, có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra những kế hoạch điều chỉnh khi cần thiết. 

Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án cũng giúp người quản lý dự án phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời trước khi chúng gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Đồng thời giúp quản lý đưa ra các quyết định chính xác hơn về việc triển khai dự án.

6. Tăng khả năng cạnh tranh 

Dù bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào muốn tồn tại đều phải cạnh tranh với đối thủ. Sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp công ty  bạn vươn lên dẫn đầu. Từ đó, gia tăng khả năng cạnh tranh với những đối thủ cùng ngành. 

Bạn cũng không cần quá lo lắng vào các mùa cao điểm, bởi phần mềm quản lý tiến độ dự án hỗ trợ hoàn thành công việc trong thời gian ngắn. Nhờ đó mà việc cạnh tranh trên thị trường không còn là vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp. 

IV. Chức năng cơ bản của phần mềm quản lý dự án

chức năng phần mềm quản lý dự án

  • Quản lý nhiệm vụ: Cho phép tạo và phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên trong dự án. Đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện và lịch trình công việc.
  • Lập kế hoạch: Cung cấp các công cụ để lập kế hoạch và quản lý các mốc thời gian, lịch trình, tài nguyên và ngân sách của dự án.
  • Giao tiếp và liên lạc: Cung cấp các công cụ để giao tiếp và liên lạc giữa các thành viên trong dự án. Bao gồm các hình thức như gửi tin nhắn, email và chat.
  • Quản lý tài nguyên: Phần mềm cho phép quản lý các tài nguyên của dự án. Bao gồm cả người và tài sản vật chất. Để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và kinh tế.
  • Quản lý rủi ro: Cung cấp các công cụ để phát hiện, đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm năng trong dự án. Để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách an toàn và đáng tin cậy.
  • Báo cáo tiến độ: Cho phép tạo báo cáo về tiến độ thực hiện của dự án, kết quả và tài chính. Từ đó cung cấp thông tin cho các bên liên quan.
  • Đánh giá và phân tích dự án: Cung cấp các công cụ để đánh giá và phân tích dữ liệu về dự án. Để cải thiện hiệu suất và kết quả của dự án.

V. Top 7 phần mềm quản lý dự án tốt nhất tại Việt Nam hiện nay

1. Phần mềm quản lý dự án NextX

phần mềm quản lý dự án nextx

NextX được biết đến là một trong những đơn vị hàng đầu trong việc phát triển phần mềm quản lý dự án. Phần mềm NextX là ứng dụng quản lý dự án với hơn 3000 khách hàng trên toàn quốc. Phần mềm NextX ra đời nhằm giải quyết những khó khăn trong quá trình quản lý công việc, dự án tại doanh nghiệp. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tổng hợp tính năng đặc biệt của phần mềm quản lý NextX:

Tính năng của phần mềm NextX

  •  Phần mềm giúp lập kế hoạch cho từng dự án với các thông tin về kế hoạch phát triển, các thành viên, vai trò của từng thành viên trong dự án, mục tiêu, ngày kết thúc, tầm quan trọng của công việc… 
  • Tạo nhanh dự án mới, thêm thành viên và nhanh chóng phân quyền chi tiết cho từng thành viên  dự án. 
  •  Lập kế hoạch thời gian, thêm công việc lớn, công việc nhỏ vào từng dự án càng chi tiết càng tốt. Giúp tránh bị thất thoát công việc. 
  •  Phần mềm quản lý công việc giúp theo dõi, giám sát  dự án kịp thời. Để từ đó người quản lý dễ dàng nắm được tiến độ mọi lúc, mọi nơi. 
  • Với phần mềm NextX, hiệu suất làm việc của nhân viên cũng được thể hiện rõ ràng. Nhờ đó, ban lãnh đạo dễ dàng xem xét để nâng cao tiêu chí khen thưởng, hạch toán chính xác.
  • Phần mềm quản lý dự án NextX cho phép người dùng giám sát tiến độ thực hiện dự án. Từ đó có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
  • Cho phép người dùng xác định các rủi ro có thể xảy ra trong dự án. Từ đó, nhà quản trị dễ dàng đưa ra các kế hoạch để giảm thiểu các rủi ro này.
  • Quản lý tài liệu: cho phép người dùng lưu trữ và quản lý tài liệu liên quan đến dự án.
  • Tạo báo cáo: cho phép người dùng tạo ra các báo cáo về tiến độ, kinh phí và các chỉ tiêu khác của dự án.

2. Phần mềm quản Misa Amis công việc

misa công việc

Amis công việc là một phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Đồng thời đo lường và giám sát các mốc thời gian cụ thể, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Với nhiều chức năng mạnh mẽ, công cụ hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình, hiện thực hóa và vận hành dự án.
Ưu điểm của phần mềm quản lý Amis:

  • Phần mềm cho phép người quản lý dự án theo dõi dự án dựa trên biểu đồ Gantt.
  • Công cụ hỗ trợ quản lý mọi thông tin, dữ liệu theo dạng bảng.
  • Lập một kế hoạch đặc biệt.
  • Theo dõi thời gian và lịch trình bắt đầu và kết thúc.
  • Lập báo cáo chi tiết cho toàn bộ dự án.
  • Có thể dễ dàng chuyển đổi công việc.

3. Phần mềm quản lý Basecamp

Basecamp là phần mềm quản lý tiến độ công việc được khá nhiều doanh nghiệp Là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án từ xa hiệu quả bằng cách giao và nhận công việc cho các thành viên dự án một cách tức thì và chính xác.

Phần mềm Basecamp có một số tính năng như: 

  • Dễ dàng quản lý tất cả các dự án tham gia trên cùng một dữ liệu tập trung.
  • Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả với các thiết bị trực tuyến.
  • Giao diện người dùng dưới dạng bảng, lưới, danh sách giúp truyền đạt thông tin một cách trực quan nhất.
  • Bàn giao hoàn thiện, nghiệm thu, quản lý tiến độ, đánh giá công trình…

4. Phần mềm quản lý tiến độ công việc Jira Software

Jira Software là một công cụ quản lý dự án giúp  lập kế hoạch và theo dõi công việc bằng phương pháp định hướng hiệu suất, còn được gọi là phương pháp quản lý nhanh. 

Jira thường phổ biến trong các công ty liên quan đến  công nghệ và được sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và xuất bản lộ trình phát  triển sản phẩm cũng như báo cáo lỗi phần mềm trong quá trình triển khai hoặc cập nhật. 

Ưu điểm phần mềm quản lý công việc Jira Software:

  • Lên kế hoạch làm việc, theo dõi tiến độ công việc, tình trạng 
  • Hệ thống báo cáo có khả năng chia nhỏ hỗ trợ người dùng biết được tiến độ, khối lượng công việc phù hợp, các công việc đã hoàn thành và sắp thực hiện trong thời gian ước lượng công việc.
  • Báo cáo hiệu suất thông qua biểu đồ trực quan, chính xác và chi tiết.
  • Cho phép phân quyền chi tiết cho từng  thành viên  trong dự án.
  • Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua cổng API. 
  • Thiết lập quy trình làm việc để hợp lý hóa quy trình mà không bị trùng lặp giữa các bộ phận.

phần mềm jira

5. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Workplus

Workplus là phần mềm quản lý công việc đóng vai trò như một trợ lý ảo thông minh. Nhờ đó, hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả. Phần mềm  giúp  khách hàng và doanh nghiệp hiểu rõ hơn. Đồng thời có được bức tranh toàn cảnh về chất lượng và sự phù hợp của công tác quản lý dự án. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm Workplus như: 

  • Quản lý toàn bộ thông tin  dự án một cách chi tiết và chính xác.  Quản lý thông tin về đối tác, công ty và các vấn đề liên quan đến dự án 
  • Quản lý, lưu trữ và báo cáo các thông tin, tài liệu liên quan đến dự án. Quản lý tiến độ xây dựng, xác định các vấn đề hoặc cơ hội phát triển dự án.  Có mốc thời gian, quy mô dự án, mức đầu tư và địa điểm, v.v. 
  • Lập kế hoạch dự án và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. Phân tán người xem, đảm bảo tính bảo mật của tài liệu và thông tin dự án.

6. Phần mềm quản lý công việc LiquidPlaner

LiquidPlaner vẫn là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm mạnh mẽ nhất dành cho mọi doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn. Công cụ giúp theo dõi và kiểm soát quá trình làm việc. Hỗ trợ giải quyết nhanh chóng một khối lượng công việc “khủng” và hoàn thành đúng hạn. Ưu điểm lớn:

  • Phần mềm này có nhiều tính năng hữu ích để lập kế hoạch và thực hiện chiến lược dự án.
  • Phân tích được hiệu quả  làm việc của nhân viên một cách chi tiết.
  • Tổng hợp tất cả các chi phí.
  • Cung cấp các đánh giá chi tiết giúp doanh nghiệp có những kế hoạch khắc phục trong các dự án sau.
  • Thực hiện đánh giá kỹ lưỡng để các công ty có kế hoạch sửa chữa tốt hơn cho dự án tiếp theo của họ. Hỗ trợ dùng thử hạn chế…

VI. Cách lựa chọn phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp

Dưới đây là những tiêu chí giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp:

2. Đa dạng tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, các nhà quản lý phải xác định nhu cầu phần mềm mà công ty mong muốn. Bằng cách này, bạn tránh mua phần mềm không phù hợp hoặc phần mềm có nhiều chức năng không cần thiết cho công việc. Vì nó dẫn đến lãng phí ngân sách của các công ty. Đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Sau khi xác định nhu cầu và ngân sách của công ty, các nhà quản lý nên xem xét tính năng phần mềm. Nghiên cứu phần mềm quản lý cần có những tính năng gì để đáp ứng những nhu cầu kinh doanh. Các nhà quản lý có thể dựa trên 4 chức năng cơ bản và cần thiết như:
–  Kỹ năng hợp tác.
– Có khả năng lên lịch và theo dõi tình trạng công việc.
– Phần mềm có tính năng báo cáo tiến độ của công việc.
– Khả năng phân quyền sử dụng.F

3. Khả năng nâng cấp công nghệ và phần mềm

Theo thời gian, các công ty có thể thay đổi quy mô hoặc vị trí của nhân viên. Do đó, việc cập nhật phần mềm trong tương lai là điều thực sự quan trọng. Bạn nên xem xét liệu nhà cung cấp dịch vụ có dành thời gian để khắc phục lỗi hay đề xuất các tính năng mới và lắng nghe phản hồi của người dùng hay không.
Phần mềm quản lý công việc tốt nếu như có thể luôn phiên cập nhật theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó cũng giúp tiết kiệm chi phí và tránh tình trạng công việc gián đoạn.

cách lựa chọn phần mềm quản lý dự án

4. Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Tiêu chí quan trọng khi chọn phần mềm quản lý công việc là giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Điều này đảm bảo nhân sự không có nhiều kiến thức về công nghệ vẫn có khả năng sử dụng. 

Việc chọn một phần mềm có nhiều tính năng phức tạp so với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cũng không phải là giải pháp tốt. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản để thuận tiện quản lý.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả. Trên đây là tất cả thông tin về phần mềm quản lý công việc mà NextX muốn giới thiệu. Hy vọng những thông tin cho bạn nhiều kiến thức bổ ích. Theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin thú vị nhé.

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM