Với nhu cầu ngày càng cao của thị trường, việc xây dựng và thực hiện một quy trình quản lý kho hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển bền vững. Bởi nó không chỉ đảm bảo hàng hóa được bảo quản một cách an toàn và khoa học; mà còn giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện dịch vụ khách hàng. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý công việc đi sâu vào các bước cơ bản và chi tiết của quy trình quản lý kho. Từ khâu nhập hàng, lưu trữ, kiểm soát tồn kho cho đến việc xuất hàng, nhằm mang lại cái nhìn toàn diện và thực tế cho các nhà quản lý và nhân viên kho hàng.
I. Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho là một tập hợp các hoạt động và công việc được thực hiện nhằm tổ chức, sắp xếp, và kiểm soát hàng hóa trong kho một cách hiệu quả. Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo bảo quản kho hàng hoá an toàn, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. Đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ và nguồn lực. Một quy trình quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
II. Vai trò của quy trình quản lý kho hàng
Xem thêm: Quản lý kho vật tư dễ dàng với 4 phương pháp tối ưu chuỗi cung ứng
Khi không có một mô hình quản lý kho rõ ràng và thống nhất, bộ phận kho hàng sẽ phải giải quyết một lượng công việc khổng lồ và phức tạp. Điều này có thể dẫn đến các rủi ro như dư thừa hàng hóa hoặc hết hàng; hư hỏng và thất thoá hàng hóa; chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng, và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp. Ngược lại, việc lập sơ đồ các bước quản lý kho một cách chặt chẽ sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Khi có một quy trình quản lý kho hàng rõ ràng, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho. Từ đó có những phương án xuất nhập hàng hóa; giải phóng hàng tồn kho; lưu trữ hàng hóa an toàn và kịp thời. Điều này giúp tiết kiệm các chi phí như vận chuyển, hậu cần, lưu kho, khấu hao; và chi phí cơ hội từ việc bán đúng sản phẩm mà khách hàng có nhu cầu.
2. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa
Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa. Đây là một vấn đề thường gặp có thể gây tổn thất nghiêm trọng về kinh tế và uy tín. Việc lập sơ đồ quy trình quản lý kho chi tiết giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến thất thoát hàng hóa qua nhiều cách khác nhau.
3. Cải thiện hiệu suất bán hàng
Quản lý kho tốt giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác chất lượng và số lượng hàng hóa. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm sản phẩm mong muốn để phân phối nhanh chóng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều điểm bán’ hệ thống chuỗi cửa hàng; bán hàng đa kênh. Vận hành kho hiệu quả còn giúp quy trình xử lý đơn hàng, đóng gói và đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng hơn. Điều này góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng; gia tăng uy tín cũng như năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
4. Tăng hiệu quả vốn lưu động
Hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động. Khi hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, thời gian quay vòng vốn được rút ngắn. Nhằm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
5. Báo cáo chính xác
Quản lý kho hiệu quả không chỉ đảm bảo việc báo cáo chính xác, mà còn giúp giảm thiểu thất thoát hàng hóa mà; hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra điều chỉnh và ra quyết định chiến lược kinh doanh. Một hệ thống quản lý kho được thiết lập chặt chẽ cung cấp các dữ liệu chi tiết; chính xác về tình trạng hàng tồn kho. Bao gồm số lượng, chủng loại, vị trí lưu trữ, và thời hạn sử dụng của từng mặt hàng. Điều này giúp các nhà quản lý nắm bắt kịp thời thông tin về tình hình hàng hóa. Từ đó có thể lập kế hoạch điều chỉnh lượng tồn kho một cách hợp lý.
III. Quy trình quản lý kho hiệu quả và khoa học
Xem thêm: Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh
Quy trình quản lý kho là toàn bộ quá trình kiểm soát các hoạt động hàng ngày trong kho. Dưới đây là quy trình quản lý kho cơ bản gồm 7 bước:
Bước 1: Quản lý quy trình nhập kho hàng hoá
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa và thành phẩm. Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng và thời gian giao hàng. Việc thực hiện bước này một cách nghiêm túc là rất quan trọng để tránh sai sót; ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
- Dán nhãn và ghi thông tin: Các thông tin cần thiết như số lượng sản phẩm trong một thùng; kích thước và khối lượng tối đa mỗi thùng cần được dán nhãn rõ ràng ở vị trí dễ theo dõi nhất.
- Thông tin từ nhà cung cấp: Thông tin về sản phẩm; thời gian giao hàng thường được thể hiện trong văn bản do nhà cung cấp đưa ra và gửi cho doanh nghiệp nhận hàng. Việc này giúp doanh nghiệp sắp xếp thời gian và nhân lực để nhận hàng một cách chủ động.
- Phiếu xuất hàng: Khi nhận hàng, người giao hàng cần cung cấp phiếu xuất hàng. Trong đó thể hiện các loại sản phẩm, số lượng từng loại và thời gian xuất hàng.
- Kiểm tra và xếp dỡ: Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong của thùng hàng; tiến hành xếp dỡ hàng; kiểm tra số lượng hàng hoá.
Các thông tin trên cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có sai sót. Từ đó giúp duy trì sự chính xác và hiệu quả trong toàn bộ quy trình quản lý kho.
Bước 2: Tiến hành quy trình lưu kho
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho hàng là việc lưu kho. Để quá trình xuất nhập hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, nhân viên cần sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và khoa học.
Khi xếp dỡ hàng hóa lên kệ trong kho, hãy phân loại theo từng sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có thể được sắp xếp vào một ngăn kệ; hoặc kệ riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết. Việc sắp xếp này không chỉ giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn tăng cường hiệu quả quản lý kho. Từ đó đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất và dễ dàng kiểm soát.
Bước 3: Nhặt sản phẩm/ hàng hóa khi phân loại
Bước này là quá trình thu thập đủ sản phẩm để đáp ứng các đơn hàng của doanh nghiệp. Tối ưu hóa bước này giúp giảm chi phí và tăng cường hiệu quả quản lý kho. Khi hàng hóa được lưu kho một cách hợp lý, việc lấy hàng và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là có hai phương pháp nhặt hàng phổ biến:
- Thu thập theo đơn hàng: Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với ít đơn hàng. Người quản lý kho sẽ in các đơn hàng; giao cho nhân viên để tìm đúng chất lượng và đủ số lượng sản phẩm theo yêu cầu.
- Nhặt hàng theo cụm: Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều đơn hàng cùng lúc. Nhân viên kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại, sau đó phân loại số lượng từng mặt hàng cụ thể. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo danh sách tổng hợp này; sau khi hoàn tất, chia sản phẩm vào các đơn hàng riêng lẻ.
Việc lựa chọn phương pháp nhặt hàng phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc của kho.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho hàng hoá
Sau khi đã thu thập đủ sản phẩm, bước tiếp theo là đóng gói để tiện cho việc vận chuyển. Bước này rất quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận, chính xác để đảm bảo không có sai sót. Việc đóng gói cần hướng đến hai mục đích chính.
Trước hết là việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa sao cho hàng hóa không hư hại trong quá trình vận chuyển. Tiếp theo là tối ưu hóa khối lượng; chi phí khi đóng gói gọn gàng; tiết kiệm không gian để giảm thiểu chi phí giao hàng.
Sau khi hoàn tất việc đóng gói, hàng hóa sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Tại thời điểm này, hàng hóa được ghi nhận là đã xuất kho và nhân viên sẽ cập nhật số lượng để quản lý tồn kho trên hệ thống.
Bước 5: Quy trình quản lý hàng hoàn trả
Là một phần quan trọng của quy trình quản lý kho nhưng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào đều không mong muốn. Khi thực hiện việc hoàn trả hàng, nhân viên kho cần chú ý đến một số điều như:
- Đảm bảo tuân thủ chính sách trả hàng và cung cấp lý do rõ ràng cho việc hoàn trả.
- Hàng hóa được trả lại cần được phân loại theo mục đích sử dụng sau đó. Như tiêu hủy, tái chế, sửa chữa hoặc trả lại cho nhà sản xuất.
Bước 6: Kiểm tra, rà soát hàng
Đây là công việc cần thực hiện thường xuyên bởi nhân viên kho để tránh thiếu hụt hàng hóa do các bước trước đó. Nếu kho luôn được sắp xếp gọn gàng; có một quy trình kiểm kê khoa học, việc kiểm tra hàng hóa trở nên đơn giản hơn.
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa hỗ trợ cho công việc này. Với công nghệ hiện đại, bạn chỉ cần sử dụng một chiếc máy đếm số lượng; hay quét mã vạch để kiểm tra hàng hóa.
Bước 7: Lập báo cáo thống kê
Một trong những loại báo cáo phổ biến nhất là sổ kho, ghi chép và tổng hợp thông tin về hàng hóa tồn kho trong khoảng thời gian nhất định. Báo cáo nhập xuất (NK) thể hiện thông tin trong khoảng thời gian cụ thể về việc xuất – nhập hàng hóa. Điều này nhằm hỗ trợ việc theo dõi lưu lượng hàng hóa qua lại. Ngoài ra, báo cáo vượt/dưới định mức thông báo về các mặt hàng mà số lượng tồn kho vượt hoặc dưới mức quy định. Khi đó sẽ giúp nhà quản lý điều chỉnh tồn kho một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
IV. Quy trình quản lý kho hàng hoá dễ dàng với phần mềm NextX
Xem thêm: Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay
NextX là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý kho hàng và tồn kho, loại bỏ quy trình quản lý thủ công tốn thời gian và dễ sai sót. Với các tính năng ưu việt, phần mềm NextX mang lại hiệu quả cao trong quản lý kho hàng:
Linh hoạt tích hợp và tùy biến: NextX là giải pháp quản lý kho có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác như SAP, Odoo, v.v. Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng và tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
Tiết kiệm thời gian nhập liệu và kiểm đếm: NextX thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng quy trình tự động hóa. Bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho và kiểm kê hàng hóa, giúp tiết kiệm tới 80% thời gian.
Kiểm soát chính xác hàng hóa: ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác qua QR code. Hệ thống giúp dễ dàng theo dõi vị trí hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn và sắp hết hạn.
Báo cáo tồn kho thông minh: cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ và hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và ra quyết định. Các báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng và hạn sử dụng của hàng hóa đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
V. Kết luận
Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp. Từ việc nhập hàng đến xuất hàng và thống kê báo cáo, mỗi bước đều đóng góp vào việc tạo ra một quy trình hoạt động mạch lạc và hiệu quả. Áp dụng quy trình quản lý kho thông minh và sử dụng công nghệ hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ. Quản lý kho không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là yếu tố quyết định trong việc đạt được sự cạnh tranh và thành công trên thị trường ngày nay. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
