Bật mí 7 phương pháp quản lý hàng hoá hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp

Với sự phát triển không ngừng của thị trường và sự biến đổi nhanh chóng của nhu cầu của khách hàng. Việc hiệu quả quản lý hàng hoá không chỉ là yếu tố quyết định đến sự cạnh tranh; mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc hiểu rõ và áp dụng các phương pháp, công nghệ mới nhất trong quản lý kho hàng là điều không thể phủ nhận. Trong bài viết này, hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý KPI khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của quản lý hàng hoá và những xu hướng mới nhất trong lĩnh vực này.

Mục lục

Quản lý hàng hoá là gì?

Quản lý hàng hoá là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc mua, lưu kho, vận chuyển và bán hàng hoá của một tổ chức hay doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quản lý hàng hoá là đảm bảo rằng hàng hoá được cung cấp đúng lúc, đúng địa điểm; số lượng đủ và chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Đồng thời cũng tối ưu hóa quy trình để giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận.

Quản lý hàng hoá bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch dự trữ hàng hoá; đặt hàng từ nhà cung cấp; quản lý kho; xử lý đơn đặt hàng; vận chuyển hàng hoá đến điểm bán. Nó cũng liên quan đến việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các quy trình này để liên tục cải thiện chất lượng và hiệu suất hoạt động.

Tác nhân gây thất thoát hàng hoá là gì?

thất thoát hàng hoá

Xem thêm: 7 Kinh nghiệm bán hàng đa kênh theo xu hướng thị trường hiệu quả 100%

Thất thoát hàng hóa có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Cần phải định rõ để có giải pháp phù hợp ngăn chặn tình trạng này. Có hai tác nhân phổ biến:

Nguyên nhân bên trong:

Quy trình quản lý hàng hóa và phân quyền quản lý không rõ ràng. Dẫn đến sai sót trong kiểm kê hàng, dán nhãn sản phẩm, và sắp xếp hàng hóa.
Thiếu hụt hàng hóa do kiểm soát kém chặt chẽ hoặc việc lợi dụng các chương trình khuyến mãi.
Mất cắp do nhân viên không trung thực hoặc không chấp hành quy tắc công ty.

Nguyên nhân bên ngoài:

Hành vi lấy cắp của khách hàng trong cửa hàng. Bao gồm lấy cắp sản phẩm nhỏ hoặc sử dụng sản phẩm mà không thanh toán.
Khách hàng sử dụng chiêu trò để trục lợi. Như bóc tem giá sản phẩm rẻ hơn và dán lên sản phẩm đắt hơn.

Phần lớn nguyên nhân thất thoát hàng hóa đến từ bên trong cửa hàng. Trong khi hành vi lấy cắp của khách hàng cũng được khuyến khích bởi sự lỏng lẻo trong quản lý nội bộ. Để khắc phục tình trạng này, cần thiết lập và thực thi quy trình quản lý nội bộ một cách rõ ràng và trách nhiệm.

Lý do doanh nghiệp cần tìm ra cách quản lý hàng hóa thông minh

Quản lý hàng hoá chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp. NextX nhìn nhận điều này với một số lý do sau:

Đảm bảo sự chính xác và kịp thời trong việc quản lý sản phẩm: Việc quản lý kho hàng cung cấp thông tin về chất lượng, số lượng và tình trạng bảo quản của hàng hoá. Giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả khi bảo quản kho hàng ho á.
Hỗ trợ trong việc ra quyết định về giá cả sản phẩm: Quản lý hàng hoá hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng tiêu thụ; quản lý được hàng tồn kho. Từ đó đưa ra quyết định về giảm giá sản phẩm một cách hợp lý.
Quản lý chi tiết về nguồn hàng: Hiểu rõ về quản lý hàng hoá giúp doanh nghiệp biết được tình hình hạch toán hàng hóa trong kho.
Đánh giá doanh thu: Bằng cách phân tích bản báo cáo quản lý hàng hoá, doanh nghiệp có thể đánh giá được doanh thu từng loại sản phẩm. Giúp họ có cái nhìn rõ ràng và chính xác về hoạt động kinh doanh.
Ngăn chặn tình trạng mất mát hàng hoá: Với cách quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng mất mát; hư hỏng hàng hóa. Từ đó tăng hiệu suất hoạt động và lợi nhuận sản phẩm.

Phương pháp quản lý hàng hoá hiệu quả mà doanh nghiệp cần có

phương pháp quản lý hàng hoá

Xem thêm: 10 khám phá mới nhất về bài học kinh doanh thành công đã được áp dụng

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.

Nguyên tắc xếp hàng hoá khoa học

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc phân loại và bố trí hàng hóa một cách thông minh là rất quan trọng. Điều này giúp rút ngắn quy trình xuất nhập hàng và tiết kiệm thời gian. Ngược lại, khi không có sự thống nhất trong phương pháp sắp xếp, nhân viên kho có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc của họ. Hiện nay, có 5 nguyên tắc xếp hàng được áp dụng hiệu quả trong quản lý kho:

Nguyên tắc SKU (Stock Keeping Unit): Doanh nghiệp có thể sử dụng mã SKU để phân biệt; kiểm tra sản phẩm một cách dễ dàng.
Nguyên tắc FIFO (First in – First out): Sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước. Phươn pháp này phù hợp với hầu hết các loại kho bãi.
Nguyên tắc LIFO (Last in – First out): Sản phẩm nhập sau cùng sẽ được xuất trước. Phương pháp với mục đích giúp cân đối chi phí sản xuất.
Nguyên tắc FEFO (First expired – First out): Sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được đưa ra trước. Giúp tránh tình trạng hàng tồn kho vì hết hạn sử dụng.

Quản lý hàng hóa bằng Excel

Quản lý hàng hóa bằng file Excel là một bước đầu tiên quan trọng trong việc tổ chức kho cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Việc này bao gồm việc kiểm kê và ghi chép thông tin về sản phẩm; đối tác cung cấp; hàng tồn kho. Đối với các cửa hàng chỉ bán hàng tại chỗ mà không tham gia bán hàng trực tuyến, việc sử dụng sổ tay hoặc bảng tính Excel là phương pháp phổ biến.

Tuy nhiên, cần nhớ rằng cuối cùng, tất cả các dữ liệu này cần phải được nhập vào file tính. Và hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo khớp với doanh số tiền mặt thu được. Đồng thời, số tiền này cũng cần phải khớp với lượng hàng hóa đã bán để tính toán lượng hàng tồn kho tại cửa hàng.

Mặc dù phương pháp quản lý kho hàng hoá bằng Excel có thể hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa một cách hiệu quả; ngăn chặn tình trạng thất thoát. Nhưng nó cũng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để thực hiện. Hơn nữa, việc nhập liệu sai hoặc tính toán sai có thể xảy ra dễ dàng.

Kiểm kho hàng hóa định kỳ

Để đảm bảo quản lý kho vật tư hàng hiệu quả, việc kiểm kê kho định kỳ là rất quan trọng. Thông thường, kiểm kê nên được thực hiện mỗi 6 tháng một lần để xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa. Đây là cơ hội để kiểm tra các hư hỏng, sự suy giảm chất lượng và bao bì của sản phẩm.

Việc kiểm tra thường được thực hiện bởi một nhóm nhân viên, thường là từ 2 đến 3 người. Để đảm bảo hiệu quả, cần phải có phương pháp sắp xếp kho hàng khoa học. Có thể kiểm tra theo nhóm hàng hóa hoặc nhóm sản phẩm.

Có ba hình thức chính của kiểm kê kho:

Kiểm kê thực tế: là việc kiểm tra toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
Kiểm tra tại chỗ: là việc thực hiện kiểm tra thường xuyên trong năm. Để tránh tình trạng kiểm kê dồn dập vào cuối năm hoặc khi lượng hàng hóa quá lớn.
Kiểm theo chu kỳ: là việc thực hiện kiểm kê định kỳ mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần hoặc mỗi ngày.

Kết quả của kiểm kê cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho. Để biết thêm về quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn; tránh các sai lầm phổ biến.

Kiểm soát quản lý quy trình xuất – nhập kho hàng hoá

Trong các cửa hàng ngày nay, việc xuất hàng cho khách hàng nội và ngoại tỉnh trở thành một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, quy trình chốt đơn và chuẩn bị hàng hóa trước khi giao cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Đều này để đảm bảo rằng không xảy ra các rủi ro không mong muốn.

Đây là quy trình kiểm tra chất lượng kép diễn ra trong suốt quá trình kiểm soát. Nó thực hiện bằng cách so sánh đơn đặt hàng với danh sách sản phẩm đã được chọn lựa. Để đảm bảo rằng mã hàng và số lượng sản phẩm trên đơn là chính xác.

Thời điểm này cũng là cơ hội để nhân viên kiểm tra lại chất lượng; đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra một cách trơn tru. Đặc biệt là việc đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đi không gặp bất kỳ sự cố nào. Điều này nên được thực hiện bởi những người có kinh nghiệm để giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí không cần thiết.

Tính dự đoán chỉ số vòng quay hàng tồn kho

Một cách để dự báo thời gian nhập hàng là thông qua việc tính toán vòng quay tồn kho (Inventory turnover). Việc này giúp dự đoán một cách chính xác hơn về hoạt động thị trường. Hệ số vòng quay tồn kho cho biết số lần hàng được nhập trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó ước lượng thời gian trung bình để bán hết hàng tồn kho. Thông qua những số liệu này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch phù hợp cho thời gian và số lượng hàng nhập.

Định mức tồn kho của sản phẩm

Định mức tồn kho đề cập đến số lượng hàng hóa cần duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng đúng lúc khi có nhu cầu. Và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, không gặp trục trặc.

Việc quản lý tồn kho trở nên thuận tiện hơn khi thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm. Điều này đảm bảo rằng số lượng hàng hóa không vượt quá hoặc ít hơn so với mức cần thiết.

Để xác định đúng mức tồn kho, cần dựa vào các yếu tố như:

Hiện trong kho số lượng hàng hoá thực tế là bao nhiêu?
Tổng lượng đơn khách hàng đặt là bao nhiêu?
Tình trạng cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp.
Tình hình tiêu thụ của sản phẩm.

Và bạn cần chú ý rằng, có thể thay đổi theo thời gian định mức hàng tồn kho. Cần thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh nó, chẳng hạn mỗi vài lần trong năm. Để đảm bảo rằng nó phản ánh đúng hiện trạng của công ty. Điều này giúp quản lý kho hiệu quả hơn nhiều so với trước đây quản lý bằng sổ sach.

Phần mềm quản lý kho NextX – Trợ thủ đắc lực trong quản lý hàng hoá

phần mềm quản lý kho hàng

Xem thêm: Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay

NextX là một giải pháp quản lý hàng hoá hiệu quả với tính năng hỗ trợ người dùng quản lý kho chi tiết nhất. Giúp giảm thất thoát hàng hoá và giải quyết vấn đề thiếu hàng hoặc tồn kho quá lâu. Dưới đây là những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý kho hàng NextX:

Hỗ trợ theo dõi sự thay đổi hàng hóa từng ngày. Tại cửa hàng và các kênh bán hàng khác, hạn chế tối đa thất thoát hàng.
Cập nhật tồn kho qua từng giao dịch, giúp theo dõi mặt hàng tồn quá lâu hoặc sắp hết. Từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng và xả hàng kịp thời.
Quản lý hàng hóa chi tiết giúp biết rõ vị trí của từng sản phẩm trong kho. Điều này giúp tiết kiệm thời gian kiểm kho và tìm kiếm hàng.
Quản lý công nợ nhà cung cấp và lập phiếu nhập hàng ngay trên hệ thống.
Đáp ứng nhu cầu chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh với thao tác đơn giản và tự động cập nhật tồn kho.
Cập nhật báo cáo kho chi tiết giúp đưa ra các quyết định nhập hoặc xả hàng kịp thời. Dễ dàng theo dõi báo cáo trên một thiết bị thông minh.

Kết luận

Việc quản lý hàng hoá không chỉ dừng lại ở việc áp dụng các phương pháp. Mà còn đòi hỏi sự linh hoạt và đổi mới để thích nghi với biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Bằng cách tận dụng các phương pháp và công nghệ hiện đại, cùng với sự quản lý thông minh và linh hoạt. Chúng ta có thể đạt được hiệu quả cao trong quản lý hàng hoá và từ đó đảm bảo sự thành công bền vững của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng cạnh tranh hiện nay. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thê thông tin hữu ích khác bạn nhé!

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: