Trong môi trường kinh doanh, việc quản lý hiệu quả các khoản nợ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro tài chính. Mà còn nâng cao uy tín và khả năng thương lượng với đối tác kinh doanh. Quản lý công nợ phải trả cũng đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và linh hoạt. Từ việc theo dõi các khoản nợ đến tối ưu hóa quy trình thanh toán. Hãy cùng NextX – Phần mềm kinh doanh Facebook khám phá các khía cạnh quan trọng của quản lý công nợ phải trả. Nhằm giúp các doanh nghiệp nắm bắt và áp dụng những chiến lược quản lý hiệu quả nhất.
Mục lục
I. Công nợ phải trả là gì?
Công nợ phải trả là các khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho các đối tác, nhà cung cấp; hoặc các bên cho vay trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây là những khoản chi phí phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc vay vốn mà doanh nghiệp cần phải trả trong một thời hạn nhất định. Công nợ phải trả được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như một phần của nợ ngắn hạn. Nó phản ánh các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong ngắn hạn.
Quản lý công nợ phải trả hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo thanh toán đúng hạn; duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp; tối ưu hóa dòng tiền và tránh các rủi ro liên quan đến việc không thanh toán đúng hạn.
II. Vai trò của quản lý công nợ phải trả đối với doanh nghiệp
Xem thêm: Tỷ số thanh khoản hiện hành là gì? Tìm hiểu các công thức tính tỷ số
Dưới đây là một số vai trò chính của việc quản lý công nợ phải trả:
Duy trì dòng tiền ổn định: Quản lý công nợ phải trả giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các khoản thanh toán. Để đảm bảo dòng tiền ra không vượt quá dòng tiền vào. Việc dự đoán chính xác các khoản phải trả và thời điểm thanh toán giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt tiền mặt. Từ đó duy trì hoạt động liên tục mà không cần phải vay mượn khẩn cấp với lãi suất cao.
Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp: Thanh toán đúng hạn thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp. Tạo niềm tin và sự tin tưởng từ phía nhà cung cấp. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp mà còn có thể dẫn đến việc nhận được các điều kiện ưu đãi. Như chiết khấu, thời hạn thanh toán dài hơn, hoặc ưu tiên trong việc giao hàng
Cải thiện hiệu quả hoạt động: Việc theo dõi và quản lý công nợ phải trả giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các dấu hiệu của chỉ số tài chính. Từ đó có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời để giảm thiểu rủi ro. Khi các khoản nợ phải trả được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể dự báo và lập kế hoạch tài chính chính xác hơn. Từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và ra quyết định chiến lược tốt hơn.
III. Quy trình quản lý công nợ phải trả hiệu quả cho doanh nghiệp
Xem thêm:Mách bạn 6 bước quan trọng khi lập báo cáo tài chính doanh nghiệp
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
Doanh nghiệp và nhà quản lý cần áp dụng một số bước cụ thể để quản lý; rà soát công nợ theo đối tượng một cách hiệu quả. Những bước này giúp phát hiện kịp thời các nhầm lẫn, sai sót và đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán. Dưới đây là các bước mà cấp quản lý, kế toán trưởng, kế toán công nợ… có thể thực hiện để quản lý; rà soát công nợ phải trả, đặc biệt là công nợ phải trả người bán:
Bước 1: Tạo bảng tổng hợp quản lý công nợ phải trả
Bảng tổng hợp công nợ là công cụ phổ biến trong kế toán. Giúp minh họa một cách rõ ràng số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng loại công nợ theo từng đối tượng (hoặc mã công nợ). Để đảm bảo hiệu quả và dễ dàng quản lý, các nhà quản lý nên yêu cầu bảng tổng hợp này cho từng loại công nợ phải trả theo các tài khoản kế toán cụ thể.
Xem thêm: Khám phá cách phân tích cơ cấu tài sản hiệu quả cho doanh nghiệp
Ví dụ, đối với các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp, nhà quản lý nên yêu cầu kế toán cung cấp bảng tổng hợp công nợ phải trả người bán (TK 331). Tương tự, đối với các khoản công nợ phải trả người lao động, cần có bảng tổng hợp công nợ phải trả người lao động (TK 334).
Nhờ có bảng tổng hợp công nợ theo đối tượng của TK 331. Nhà quản lý sẽ có được cái nhìn tổng quát và toàn diện về tình hình công nợ phải trả. Từ đó, họ có thể đưa ra các bước xử lý tiếp theo một cách hiệu quả và chính xác.
Bước 2: Phân loại các khoản công nợ
Sau khi nhà quản lý đã có được bảng tổng hợp công nợ của tài khoản công nợ tương ứng. Tiếp tới cần xem xét kỹ lưỡng bảng tổng hợp này. Trong quá trình xem xét, cần tập trung vào các khoản công nợ phải trả sau đây:
- Công nợ có số tiền giao dịch lớn trong kỳ: Đặc biệt chú ý đến các giao dịch có giá trị lớn. Vì chúng có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Công nợ có số dư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng công nợ phải trả: Những khoản nợ có số dư lớn so với tổng các khoản phải trả cần được ưu tiên xem xét kỹ lưỡng. Điều này nhằm để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Công nợ có số dư bất thường hoặc nghi ngờ có sai sót: Những khoản công nợ có số dư không bình thường; hoặc có dấu hiệu nghi ngờ cần được kiểm tra lại để phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót.
Lưu ý khi xem xét và quản lý công nợ
Việc xem xét quản lý công nợ phải trả cần được thực hiện cùng với đánh giá liên quan đến tính trọng yếu cụ thể của doanh nghiệp. Một khoản công nợ có thể quan trọng đối với doanh nghiệp này; nhưng lại không đáng kể với doanh nghiệp khác. Do vậy, quá trình quản lý công nợ cần được xây dựng dựa trên đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp; quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp với tình hình thực tiễn.
Bước 3: Khoanh vùng các khoản công nợ phải trả
Sau khi đã xác định các khoản công nợ cần chú ý như ở bước 2. Nhà quản lý có thể tiến hành kiểm tra chi tiết nguyên nhân. Đây là một công cụ quan trọng trong kế toán, ghi chép chi tiết các nghiệp vụ; hóa đơn liên quan đến từng đối tượng nợ phải trả. Giúp nhà quản lý dễ dàng truy vết và kiểm tra từng khoản mục cụ thể.
Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng cung cấp thông tin cụ thể về từng giao dịch. Bao gồm ngày giao dịch, số lượng và giá trị giao dịch, mô tả giao dịch, thông tin đối tượng nợ, và số dư nợ. Bằng cách xem xét Sổ chi tiết công nợ theo đối tượng, nhà quản lý có thể xác định nguyên nhân của các khoản nợ lớn. Từ đó phát hiện và sửa chữa sai sót, đảm bảo tính minh bạch và đưa ra quyết định tài chính hợp lý.
Bước 4: Gửi văn bản xác nhận trả định kỳ công nợ
Để tăng tính tin cậy và đảm bảo chính xác trong việc thanh toán các khoản nợ phải trả. Doanh nghiệp nên thiết lập quy định về việc gửi thư xác nhận công nợ định kỳ. Thư này không chỉ là một bước quan trọng trong việc xác nhận nghĩa vụ nợ phải trả của doanh nghiệp. Mà còn là bằng chứng quan trọng khi làm việc với các bên thứ ba như cơ quan thuế; đơn vị kiểm toán độc lập; hay ngân hàng.
Tùy thuộc vào yêu cầu và mong muốn cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một số nhà cung cấp hoặc toàn bộ để thực hiện thủ tục này. Việc nhận thư xác nhận không chỉ giúp doanh nghiệp phát hiện ra các chênh lệch so với sổ sách kế toán mà còn cho phép điều chỉnh kịp thời.
Quản lý công nợ phải trả đòi hỏi sự minh bạch, kỷ luật và chính xác trong quá trình thực hiện. Việc tuân thủ những yêu cầu này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì một dòng tiền ổn định mà còn củng cố mối quan hệ với các đối tác. Từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
IV. Những điều cần lưu ý trong quản lý công nợ phải trả
Xem thêm: Bật mí 5 cách quản lý vòng quay toàn bộ vốn hiệu quả cho doanh nghiệp
- Theo dõi công nợ theo từng đối tượng cụ thể là yêu cầu hàng đầu. Nó không thể bỏ qua và vô cùng quan trọng khi quản lý tất cả các khoản công nợ của doanh nghiệp. Bao gồm cả quản lý công nợ phải thu, phải trả và các khoản công nợ khác nếu có.
- Lập kế hoạch thanh toán công nợ một cách rõ ràng là điều cần thiết. Doanh nghiệp cần phải thiết lập một lịch trình cụ thể cho việc thanh toán công nợ. Xác định ưu tiên thanh toán dựa trên điều khoản thanh toán; mức độ quan trọng của đối tác hoặc nhà cung cấp.
- Phân tích và đánh giá công nợ phải trả định kỳ là bước không thể thiếu. Doanh nghiệp cần phải thực hiện việc phân tích; đánh giá công nợ phải trả một cách thường xuyên và định kỳ. Cũng như xác định các khoản nợ phải trả quá hạn để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Sử dụng phần mềm để quản lý công nợ phải trả là một giải pháp hiệu quả. Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý công nợ phải trả thông qua việc sử dụng phần mềm hiện đại. Điều này giúp tự động hóa quá trình và tăng cường hiệu quả quản lý.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng. Bằng cách xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể thương lượng điều khoản thanh toán linh hoạt; tạo lợi ích cho cả bên mua và bên bán.
V. Kết luận
Việc hiểu rõ và áp dụng các phương pháp quản lý công nợ phải trả phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền; tăng cường tính minh bạch và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Từ đó củng cố mối quan hệ với các đối tác kinh doanh.
Để thành công trong quản lý công nợ, sự kỷ luật, minh bạch và sự sử dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết. Chỉ khi áp dụng những nguyên tắc này một cách đồng nhất và hệ thống. Doanh nghiệp mới có thể đạt được hiệu quả tối đa trong quản lý công nợ; tiến xa hơn trên con đường phát triển kinh doanh. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thêm thông tin hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
