Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phức tạp, việc quản lý công nợ phải thu trở thành một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Khi phải đối mặt với những thách thức từ việc khách hàng chậm trả hoặc không trả, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược quản lý công nợ chặt chẽ. Bao gồm từ việc thiết lập quy trình thu hồi nợ, đánh giá tín dụng khách hàng đến áp dụng các biện pháp pháp lý khi cần thiết. Hãy cùng NextX – Phần mềm DMS phân tích các khía cạnh của quản lý công nợ phải thu. Nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực tài chính và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
Mục lục
I. Quản lý công nợ phải thu là gì?
Quản lý công nợ phải thu là quá trình kiểm soát và theo dõi các khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Công nợ phải thu được coi là tài sản của doanh nghiệp vì chúng biểu thị các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Công nợ phải thu dài hạn được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Trong khi công nợ phải thu ngắn hạn được xếp vào tài sản lưu động.
Mục tiêu của quản lý công nợ phải thu là đảm bảo rằng các khoản nợ này được thanh toán đầy đủ và đúng hạn. Từ đó cải thiện dòng tiền, giảm thiểu rủi ro tài chính và duy trì mối quan hệ với khách hàng tốt đẹp.
II. Quản lý công nợ phải thu có tác động thế nào?
Quản lý công nợ phải thu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với các lợi ích và tác động như sau:
Cải thiện dòng tiền: Quản lý công nợ phải thu hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hồi nợ đúng hạn. Từ đó đảm bảo nguồn tiền vào ổn định và liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày; thanh toán các chi phí hoạt động; đầu tư vào các cơ hội phát triển mới.
Nâng cao khả năng tài chính: quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì tỷ lệ thanh khoản cao. Từ đó tăng khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tạo niềm tin với các nhà đầu tư và ngân hàng. Khả năng quản lý nợ tốt cũng phản ánh sự chuyên nghiệp và ổn định của doanh nghiệp. Giúp nâng cao uy tín và khả năng tiếp cận các nguồn vốn với lãi suất ưu đãi.
Giảm thiểu rủi ro tài chính: Bằng cách đánh giá khả năng tài chính và lịch sử của khách hàng, doanh nghiệp có thể phân loại các khoản nợ theo mức độ rủi ro; thời gian quá hạn để có các biện pháp xử lý kịp thời. Chẳng hạn như gửi nhắc nhở thanh toán hoặc áp dụng biện pháp pháp lý.
Duy trì mối quan hệ với khách hàng: Việc thiết lập các chính sách tín dụng hợp lý; giao tiếp thường xuyên với khách hàng về các khoản nợ phải thu giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Điều này không chỉ giúp thu hồi nợ hiệu quả mà còn tạo dựng lòng tin và sự trung thành của khách hàng.
III. Quy trình quản lý công nợ phải thu hiệu quả cho doanh nghiệp
Xem thêm: Các phân hệ của ERP mà doanh nghiêp nên có trong giải pháp toàn diện
Bước 1: Thu thập và phân loại khách hàng
Cập nhật thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, email, tài khoản ngân hàng, thời hạn thanh toán, hạn mức công nợ (nếu có)… Từ các thông tin khách hàng, có thể tiếp tục phân nhóm và loại khách hàng:
Nhóm khách hàng: Phân chia theo doanh nghiệp (công ty) hoặc khách hàng cá nhân. Địa chỉ khách hàng cũng có thể được phân chia theo khu vực: Bắc, Trung, Nam hoặc theo vùng…
Phân loại khách hàng: Dựa trên lượng hàng mua trong tháng và lịch sử thanh toán,… Doanh nghiệp có thể xếp khách hàng vào nhóm mua hàng nhiều, thanh toán tốt… Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách bán hàng; hạn mức tín dụng công nợ; chính sách chiết khấu phù hợp.
Lưu ý: Khi tạo mã khách hàng (nếu có), cần tránh tạo hai mã cho cùng một khách hàng (đối với cả tài khoản phải thu và phải trả). Để tránh việc công nợ phản ánh không chính xác; ngăn ngừa những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình theo dõi và thu hồi công nợ.
Bước 2: Ghi nhận và kiểm soát công nợ
Hồ sơ và chứng từ cần thiết để ghi nhận và phản ánh công nợ, làm cơ sở cho việc thu hồi công nợ bao gồm:
Các loại hợp đồng: Như hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc. Trong các hợp đồng này, cần quy định rõ thời gian; phương thức thanh toán; hạn mức tín dụng công nợ (nếu có), bên cạnh các điều khoản bắt buộc theo quy định pháp luật.
Chứng từ liên quan: Bao gồm phiếu xuất kho; biên bản bàn giao vật tư và hàng hóa; chứng chỉ xuất xưởng (CO, CQ); hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng.
Sổ chi tiết công nợ: Ghi lại chi tiết các khoản công nợ phải thu từ khách hàng.
Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ: Dùng để kiểm tra và xác nhận các khoản nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Các hồ sơ và chứng từ trên là căn cứ để kế toán định khoản và hạch toán. Từ đó lập thông báo công nợ gửi cho khách hàng để đối chiếu và xác nhận nghĩa vụ thanh toán. Trong bước này, cần chú ý kiểm soát giá bán cho từng mặt hàng nếu doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm. Tránh việc kế toán bán hàng nhập nhầm giá, gây thất thoát tài sản cho doanh nghiệp.
Bước 3: Tiến hành quản lý thu hồi công nợ phải thu
Để tăng tốc quá trình thu hồi nợ, vào đầu mỗi tháng, kế toán công nợ; hoặc người phụ trách cần hoàn tất hồ sơ sớm và gửi cho bộ phận thu nợ. Nếu công ty không có bộ phận thu nợ, kế toán công nợ sẽ trực tiếp thực hiện.
Trước khi gửi hồ sơ cho bộ phận thu nợ, cần gửi sổ chi tiết bán hàng (phát sinh trong tháng hoặc theo định kỳ) cho khách hàng để đối chiếu; kèm theo biên bản đối chiếu và thu hồi công nợ để khách hàng xác nhận. Sau khi nhận được xác nhận, hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận thu nợ để tiến hành thu hồi công nợ. Dưới đây là một số phương pháp nhắc nợ có thể tham khảo:
Nhắc nợ qua điện thoại: Đây là phương pháp được ưu tiên hàng đầu vì tính nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi nhân viên thu nợ phải khéo léo để tránh gây khó chịu cho khách hàng. Khi sử dụng phương pháp này, cần lưu ý tránh gọi điện nhắc nợ vào đầu giờ sáng; ngày đầu tháng (mùng 1 âm lịch); thứ hai đầu tuần. Nếu khách hàng bận, kế toán cần lựa chọn thời điểm phù hợp (nhưng không trì hoãn) để nhắc nhở thanh toán công nợ.
Nhắc nợ qua email: Do không phải lúc nào người nhận cũng kiểm tra email thường xuyên. Nên khi gửi nhắc nợ qua email, cần kèm theo tin nhắn thông báo cho người nhận để họ kiểm tra email và biết thời hạn thanh toán. Thời hạn này cần được ước lượng sao cho phù hợp nhưng không quá muộn so với thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Bước 4: Quản lý xử lý công nợ phải thu khó đòi
Trong trường hợp khách hàng không thanh toán nợ, việc tiếp tục bán hàng vẫn cần phải cho phép khách hàng nợ. Kế toán quản lý công nợ phải thu cần theo dõi chặt chẽ số tiền khách hàng đang nợ. Vì chỉ cần sơ suất nhỏ là khoản nợ đó có thể trở thành nợ xấu, khó đòi hoặc thậm chí không thể đòi được. Để có phương án đòi nợ hiệu quả, việc theo dõi thường xuyên thông tin về tình hình tài chính; hoạt động kinh doanh của khách hàng là rất quan trọng.
Các khoản nợ vượt quá thời hạn thanh toán cần được phân loại theo độ tuổi nợ. Để lập kế hoạch đòi nợ phù hợp và thực hiện việc trích lập dự phòng theo quy định. Thông thường, độ tuổi nợ được xác định dựa trên số ngày nợ quá hạn thanh toán như: trên 30 ngày, 45 ngày, 60 ngày…
Đối với những khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng đòi được. Việc thu thập đầy đủ hồ sơ và chứng từ là cần thiết để làm căn cứ cho đàm phán tiếp tục thu hồi công nợ. Và cũng làm cơ sở pháp lý cho việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi; hoặc khởi kiện (mặc dù doanh nghiệp hiếm khi sử dụng phương pháp này).
IV. Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả
Xem thêm: Tổng quan về kế toán bán hàng và 5 nghiệp vụ bạn nhất định phải biết
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
Để quản trị công nợ phải thu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
1. Xây dựng chính sách rõ ràng
Hiệu quả của việc quản trị công nợ phụ thuộc vào sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán – tài chính. Và các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, kinh doanh, và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Mỗi phòng ban cần hợp tác để thiết lập một chính sách bán hàng có hiệu quả. Doanh nghiệp cần yêu cầu khách hàng ký kết thỏa thuận thanh toán đúng hạn; quy định rõ ràng về mức phạt khi thanh toán chậm. Lưu trữ mọi giao dịch và liên hệ với khách hàng dưới dạng tài liệu để phòng tránh tranh chấp sau này.
2. Thống kê tần suất và đối chiếu nợ
Điều này giúp khách hàng nhớ và xác nhận số tiền còn nợ. Nó cũng giúp doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ cũ định kỳ. Để đảm bảo minh bạch và tránh mất lòng, cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi chi tiết giao dịch và thông tin mua hàng. Đây cũng là cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả nhất, từng giao dịch được ghi chép chi tiết.
3. Thiết lập các chỉ số đo lường công nợ phải thu
Các chỉ số này giúp nhà quản lý nhìn thấy và đo lường hiệu quả hoạt động công nợ phải thu. Ba chỉ tiêu cơ bản thường được sử dụng bao gồm: vòng quay các khoản phải thu; tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu; và sắp xếp tuổi nợ của các khoản phải thu. Các chỉ tiêu này cần đáp ứng ba tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, và phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty.
V. Hỗ trợ quản lý công nợ với phần mềm NextX tài chính
Với hơn 11 năm kinh nghiệm và hợp tác với hơn 10000 đối tác, NextX không ngừng tự hào và cải tiến phần mềm theo hướng tốt hơn. Phần mềm NextX đưa ra giải pháp tối ưu nhằm phục vụ khách hàng với nhiều tính năng tiện lợi. Doanh nghiệp nên tận dụng các công cụ hỗ trợ từ phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý công nợ online như NextX. Phần mềm cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý công nợ như sau:
- Kiểm tra công nợ phải thu của khách hàng: Cho phép tra cứu nhanh chóng công nợ đối với từng khách hàng cụ thể; hoặc toàn bộ danh sách khách hàng. Đồng thời, phân tích được tình trạng công nợ theo thời gian: quá hạn, sắp đến hạn… Kế toán có thể tự động lập chứng từ thu hồi công nợ từ khách hàng; hoặc in thông báo công nợ để gửi cho khách hàng. Cũng như in Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ, tổng hợp công nợ phải thu.
- Đối trừ chứng từ công nợ của khách hàng: Thực hiện đối trừ giữa các chứng từ công nợ với các chứng từ thanh toán của từng khách hàng. Nhằm mục đích theo dõi công nợ phải trả chi tiết từng chứng từ bán hàng của từng khách hàng.
- Bù trừ công nợ: Thực hiện bù trừ công nợ phải thu; công nợ phải trả của một đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên) khi đối tượng này vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng,…
VI. Kết luận
Việc quản lý công nợ phải thu không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần của bộ phận kế toán. Mà là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Thông qua việc áp dụng các biện pháp quản lý hợp lý, sử dụng công nghệ thông tin hiện đại. Doanh nghiệp mới có thể đạt được sự thành công bền vững trong việc quản lý công nợ phải thu; tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
