Trong nền kinh tế hiện đại, quản lý công nợ đã trở thành một yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là việc ghi chép và theo dõi các khoản phải thu, phải trả, kế toán công nợ còn là một công cụ quản lý tài chính mạnh mẽ. Giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, duy trì thanh khoản và giảm thiểu rủi ro tài chính. Trong bài viết này, hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý KPI khám phá vai trò quan trọng của kế toán công nợ. Nhằm hiểu rõ và áp dụng hiệu quả các nguyên tắc và quy trình kế toán công nợ trong báo cáo tài chính minh bạch tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
Mục lục
I. Tổng quan về kế toán công nợ
Xem thêm: Mách bạn 6 bước quan trọng khi lập báo cáo tài chính doanh nghiệp
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
1. Công nợ là gì?
Công nợ là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần phải thu; hoặc trả từ người khác, nhà cung cấp, hay các doanh nghiệp khác. Công nợ bao gồm hai loại chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu là số tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp đang chờ nhận từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của họ. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhưng khách hàng hoặc đối tác chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ số tiền trong thời hạn quy định.
- Công nợ phải trả là số tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp, người lao động, ngân hàng, và các bên khác. Khoản tiền này phát sinh khi cá nhân hoặc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc vay vốn. Nhưng chưa thực hiện thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ tại thời điểm hiện tại.
Công nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cả cá nhân và doanh nghiệp. Đối với cá nhân, công nợ giúp họ có thể mua sắm hàng hóa và dịch vụ mà không cần phải có sẵn đủ tiền mặt ngay lập tức. Đối với doanh nghiệp, công nợ giúp nâng cao khả năng thanh toán và quy mô hoạt động kinh doanh.
2. Kế toán công nợ là gì?
Xem thêm:5 Tips tối ưu vòng quay các khoản phải thu gia tăng hiệu suất tài chính
Kế toán công nợ là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp thường phải huy động vốn hoặc cho vay. Dẫn đến các giao dịch tài chính chưa được thanh toán hoàn toàn hoặc chỉ thanh toán một phần. Điều này từ đó phát sinh các khoản công nợ của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán công nợ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp lớn, kế toán công nợ thường là một bộ phận riêng biệt chuyên xử lý các nhiệm vụ này. Trong khi đó, ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trách nhiệm này thường do kế toán tổng hợp đảm nhiệm.
3. Nguyên nhân doanh nghiệp phát sinh công nợ
- Giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trước khi nhận thanh toán: Để thúc đẩy doanh số, doanh nghiệp có thể giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ mà chưa yêu cầu khách hàng thanh toán ngay lập tức. Hay một số sản phẩm hoặc dịch vụ cho phép khách hàng thanh toán sau khi hoàn thành giao dịch.
- Khách hàng thanh toán muộn: Một số khách hàng có thể không thanh toán đúng hạn hoặc thanh toán chậm. Dẫn đến việc doanh nghiệp phát sinh các khoản công nợ.
- Khách hàng gặp khó khăn tài chính hoặc phá sản: Nếu khách hàng gặp khó khăn tài chính hoặc phá sản, doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong việc thu hồi nợ.
- Nhà cung cấp chưa được thanh toán tiền: Khi doanh nghiệp chưa có đủ tiền để thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản công nợ sẽ phát sinh do doanh nghiệp chưa thể hoàn tất giao dịch thanh toán.
- Biến động trong điều kiện kinh doanh: Những thay đổi như suy thoái kinh tế; biến động về chính sách thuế; lạm phát có thể làm khách hàng gặp khó khăn trong việc thanh toán, dẫn đến việc doanh nghiệp bị nợ đọng.
4. Vai trò của kế toán công nợ
Hầu hết các doanh nghiệp đều có những khoản nợ phải quản lý; sự chênh lệch giữa thời điểm doanh nghiệp phải trả tiền cho nhà cung cấp; và thời điểm thu tiền từ khách hàng là một vấn đề đáng kể.
Do đó, kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo luân chuyển dòng tiền hiệu quả. Các vai trò chính của kế toán công nợ bao gồm:
- Đề xuất chiến lược và tham mưu cho cấp trên. Bằng cách theo dõi, phân tích, và đánh giá chỉ số tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
- Cung cấp cơ sở để các nhà quản lý định hướng; phát triển kế hoạch kinh doanh.
- Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, và kịp thời các thông tin liên quan đến thanh toán, kiểm tra; thanh toán đúng hạn để tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ đối với các khách hàng có hoạt động mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn.
Hiệu quả của kế toán công nợ góp phần quan trọng vào việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời giảm thiểu rủi ro từ các khoản nợ xấu.
II. Công việc của kế toán công nợ
Xem thêm: TOP 5 phần mềm quản lý khách sạn đạt tiêu chuẩn nhất hiện nay
1. Công việc kế toán công nợ phải thu
Công nợ phải thu có thể phát sinh từ việc bán hàng hóa, dịch vụ, cho vay, ứng trước,…Dưới đây là mô tả công việc của kế toán công nợ phải thu:
- Tiếp nhận và rà soát kiểm tra nội dung hợp đồng bán hàng. Bao gồm các thông tin về điều khoản, hình thức thanh toán và khách hàng.
- Tạo và thêm mã đối tác; mã khách hàng vào hệ thống hoặc các sổ sách liên quan nếu họ là khách hàng mới.
- Theo dõi, giám sát và ghi nhận những biến động tăng giảm của công nợ phải thu hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng theo hợp đồng; các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thực hiện đối chiếu và rà soát công nợ với từng đối tác, khách hàng. Sau đó thông qua biên bản đối chiếu công nợ của doanh nghiệp chốt số liệu công nợ.
- Lập báo cáo tài chính tổng hợp công nợ phải thu theo yêu cầu của cấp trên.
- Khi đến hạn thu hồi công nợ cần xây dựng kế hoạch hành động. Tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo các biện pháp giải quyết công nợ khó đòi.
- Kết hợp hoạt động cùng bộ phận kinh doanh để thu hồi công nợ.
2. Công việc kế toán công nợ phải trả
Công nợ phải trả là những khoản tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán cho các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà trước đó chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ. Dưới đây là mô tả công việc của kế toán công nợ phải trả:
- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng. Bao gồm thông tin về nhà cung cấp; hình thức và thời hạn thanh toán; các điều khoản thanh toán; các chính sách ưu đãi.
- Tạo và thêm mã nhà cung cấp vào hệ thống nếu họ là đối tác mới.
- Dựa trên số liệu hạch toán từ các bộ phận kế toán khác, kiểm tra tính chính xác của các giao dịch mua hàng; thực hiện thanh toán cho người bán. Và ghi nhận các biến động tăng giảm của công nợ phải trả.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng theo hợp đồng; các chính sách kinh doanh của nhà cung cấp.
- Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp; chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ, định kỳ theo yêu cầu của cấp trên.
- Lập báo cáo tổng hợp đối với những công nợ phải trả theo yêu cầu của cấp trên.
- Khi đến hạn thanh toán, lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp.
III. Những yêu cầu cần có khi làm kế toán công nợ
Xem thêm: Tỷ số thanh khoản hiện hành là gì? Tìm hiểu các công thức tính tỷ số
1. Kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn vững chắc
Để thực hiện công việc kế toán công nợ hiệu quả, việc nắm vững kiến thức và kỹ năng chuyên môn là cực kỳ quan trọng. Khi có một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc, mỗi người có thể thực hiện công việc của mình một cách suôn sẻ hơn. Đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao trong quá trình quản lý công nợ của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nỗ lực học tập để thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn cũng rất cần thiết. Nhờ vậy, chúng ta có thể nhận biết, phân tích và giám sát công nợ theo từng đối tượng một cách hiệu quả; phân loại công nợ logic và tối ưu hóa quy trình công việc.
2. Kỹ năng tin học văn phòng
Để thực hiện công việc kế toán công nợ một cách hiệu quả. Vệc thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán là rất quan trọng. Kế toán công nợ cần phải có khả năng sử dụng máy tính; các phần mềm kế toán để thực hiện công việc một cách chính xác và tiết kiệm thời gian. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán ngày càng đa dạng và tối ưu hơn.
Phần mềm kế toán hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ quản lý công nợ một cách nhanh chóng và chính xác. Chúng bao gồm các chức năng như lập hóa đơn; quản lý các khoản nợ và thanh toán của khách hàng; tạo báo cáo công nợ và nhiều tính năng khác. Việc thành thạo các phần mềm kế toán sẽ giúp kế toán công nợ tối ưu hóa quy trình làm việc; tiết kiệm thời gian; nâng cao hiệu quả công việc.
3. Khả năng tham mưu và phân tích
Trong vai trò của một kế toán công nợ, khả năng tham mưu là rất quan trọng. Kế toán công nợ phải thường xuyên phân tích và đánh giá các thông tin liên quan đến công nợ của khách hàng. Bao gồm tình trạng thanh toán; khả năng thanh toán; các khoản nợ chưa được giải quyết; những khoản nợ bị trễ hạn,…
Dựa trên những phân tích này, kế toán công nợ có thể đưa ra các đề xuất và giải pháp quản lý công nợ phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý. Ngoài ra, kế toán công nợ cũng cần tư vấn cho các bộ phận khác và cấp trên, hỗ trợ họ trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến công nợ một cách hiệu quả và chính xác.
4. Kỹ năng giao tiếp và ứng phó với tình huống linh hoạt
Trong vai trò của một kế toán công nợ, việc giao tiếp thường xuyên với các bộ phận khác trong doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Điều này giúp họ cập nhật thông tin về công nợ và đề xuất các giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Kế toán công nợ cũng cần có khả năng giải thích các thông tin liên quan đến công nợ một cách rõ ràng và dễ hiểu cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp xuất sắc sẽ giúp họ dễ dàng truyền đạt thông tin và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.
Ngoài ra, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt cũng là điều cần thiết giúp họ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ. Ví dụ như khách hàng chậm thanh toán, các khoản nợ quá hạn, hoặc các tranh chấp liên quan đến công nợ. Kế toán công nợ cần giữ được bình tĩnh và tìm cách giải quyết vấn đề một cách khách quan và công bằng.
5. Tính cẩn thận và sự trung thực
Kế toán công nợ phải cam kết đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin liên quan đến công nợ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý các công nợ một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định chính xác. Họ cần thực hiện việc nhập liệu và lưu trữ dữ liệu đúng cách và đầy đủ, nhằm tạo điều kiện dễ dàng cho việc truy xuất và sử dụng lại thông tin trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng thông tin về công nợ được bảo toàn và sẵn sàng phục vụ cho mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
IV. Kết luận
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc một cái nhìn rõ ràng hơn về công việc của kế toán công nợ. Bao gồm việc quản lý các khoản phải thu và phải trả. Ngoài ra, để hỗ trợ kế toán tổng hợp và kế toán trưởng trong việc theo dõi; quản lý hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác thông qua các báo cáo và biểu đồ trực quan. NextX đã tiên phong giới thiệu Phần mềm NextX tài chính. Theo dõi trang tin NextX thờng xuyên để cập thêm thông tin hữu ích khác bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
