Soft Opening là gì? 6+ Bí mật được áp dụng ẩn sau doanh nghiệp

Khi nói đến việc ra mắt một sản phẩm mới hay khai trương cửa hàng, không phải doanh nghiệp nào cũng chọn phương pháp khai trương rầm rộ ngay từ đầu. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp lớn đã áp dụng “soft opening” – một chiến lược chạy thử mở bán hoặc phục vụ với quy mô nhỏ trước khi chính thức ra mắt. Soft opening được xem là “bước đệm chiến lược”, giúp doanh nghiệp vừa kiểm tra quy trình, vừa nhận phản hồi từ thị trường trước khi bước vào giai đoạn khai trương chính thức. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm CRM sẽ tìm hiểu soft opening là gì, tại sao nó được nhiều doanh nghiệp áp dụng và những bí quyết thành công ẩn sau chiến lược này.

Mục lục

I. Soft Opening là gì?

Soft opening là một hình thức chạy thử hoạt động kinh doanh trước khi doanh nghiệp chính thức khai trương (grand opening). Thời gian này cho phép doanh nghiệp vận hành một cách hạn chế để kiểm tra chất lượng dịch vụ, quản lý hoạt động và lắng nghe phản hồi từ khách hàng. Phương pháp này thường được áp dụng trong ngành nhà hàng, khách sạn, cửa hàng bán lẻ và các dịch vụ giải trí nhằm đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đã được chuẩn bị tốt nhất trước khi tiếp cận thị trường mục tiêu rộng lớn hơn.

Soft opening có thể kéo dài vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí vài tháng, tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ giúp kiểm tra hệ thống, soft opening còn mang lại nhiều lợi ích như kiểm soát rủi ro, cải thiện quy trình và chuẩn bị tinh thần cho đội ngũ nhân sự. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc tổ chức soft opening không còn là một lựa chọn mà trở thành bước đi chiến lược không thể thiếu của các doanh nghiệp thành công.

Soft Opening

Xem thêm: Six Sigma là gì? 6 Giá trị cốt lõi tạo lên chất lượng quy trình

II. Mục đích của Soft Opening trong kinh doanh

1. Thử nghiệm quy trình vận hành

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của soft opening là thử nghiệm toàn bộ quy trình hoạt động từ đầu đến cuối, đảm bảo rằng mọi khâu trong chuỗi cung ứng và dịch vụ đều hoạt động đúng như kế hoạch.

Doanh nghiệp sẽ kiểm tra các hoạt động như:

Tiếp nhận khách hàng: Đảm bảo quy trình tiếp đón thân thiện và chuyên nghiệp, từ nhân viên lễ tân, bảo vệ đến nhân viên bán hàng. Đây là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của họ.
Xử lý đơn hàng: Quy trình từ khâu nhận yêu cầu, xử lý đơn hàng đến giao hàng cần được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, tránh tình trạng quá tải hoặc lỗi hệ thống.
Kiểm tra hệ thống quản lý nội bộ: Các hệ thống phân hệ quản lý tài chính, nhân sự, hoặc ERP (Enterprise Resource Planning) cần được vận hành trơn tru để tránh các lỗi phát sinh trong khâu thanh toán, tính lương hoặc kiểm kê hàng hóa.

Trong soft opening, những sự cố như: lỗi thanh toán, thiếu hàng hóa, hay sự chậm trễ trong dịch vụ đều có thể được phát hiện và khắc phục ngay lập tức. Nếu không thử nghiệm trước mà để những lỗi này xảy ra trong ngày khai trương chính thức, nó có thể gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp, cả về doanh thu lẫn danh tiếng.

thử nghiệm quy trình vận hành

Xem thêm: Saas là gì? Tương lai mô hình có ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp

2. Tạo điều kiện điều chỉnh chiến lược kinh doanh

Soft opening không chỉ là giai đoạn thử nghiệm vận hành mà còn là cơ hội quý giá để doanh nghiệp thu thập phản hồi trực tiếp từ khách hàng ban đầu. Những phản hồi này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, thói quen và kỳ vọng của khách hàng thực tế, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

Ví dụ:

Sản phẩm/dịch vụ: Doanh nghiệp có thể phát hiện ra một số sản phẩm không được khách hàng yêu thích hoặc một vài món trong menu nhà hàng cần được thay đổi về cách chế biến.
Giá cả: Soft opening giúp doanh nghiệp thử nghiệm các mức giá khác nhau và đánh giá phản ứng từ thị trường, từ đó điều chỉnh chiến lược định giá hợp lý hơn.
Quy trình phục vụ: Nhận phản hồi về thời gian chờ đợi, thái độ phục vụ của nhân viên, hoặc tính tiện dụng của các dịch vụ phụ trợ như thanh toán không tiền mặt.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thời gian để sửa đổi, tinh chỉnh sản phẩm/dịch vụ, và hoàn thiện quy trình phục vụ trước khi mở rộng quy mô cho đại chúng. Đây là cơ hội để tránh được những sai lầm tốn kém mà nếu không phát hiện kịp thời có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu thuần và hình ảnh thương hiệu.

3. Kiểm soát rủi ro về tài chính và danh tiếng

Rủi ro tài chính doanh nghiệp và danh tiếng là những yếu tố mà mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt, đặc biệt trong giai đoạn khai trương. Nếu trong ngày khai trương chính thức xảy ra sự cố, nó có thể để lại ấn tượng xấu lâu dài trong lòng khách hàng. Các lỗi như chậm trễ trong phục vụ, hàng hóa không đầy đủ, hay dịch vụ không như mong đợi đều có thể khiến khách hàng quay lưng và gây tổn hại đến danh tiếng của thương hiệu.

Soft opening giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát rủi ro tài chính: Khi giới hạn số lượng khách hàng tham dự trong soft opening, doanh nghiệp có thể giảm áp lực chi phí nếu xảy ra lỗi. Thay vì chịu thiệt hại lớn trong ngày khai trương đông đúc, các lỗi được khắc phục kịp thời trong giai đoạn thử nghiệm sẽ giúp tiết kiệm đáng kể.
Kiểm soát rủi ro về danh tiếng: Những khách hàng đầu tiên của soft opening thường là đối tác, bạn bè hoặc khách hàng thân thiết, do đó phản hồi của họ thường mang tính xây dựng hơn. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ hội cải thiện chất lượng dịch vụ mà không lo bị đánh giá tiêu cực từ công chúng rộng rãi.

Ngoài ra, soft opening giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ, đảm bảo mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát khi bước vào khai trương chính thức.

4. Tạo đà cho truyền thông và marketing

Soft opening không chỉ là cơ hội để kiểm tra hoạt động mà còn là một công cụ hữu hiệu trong chiến lược truyền thông và digital marketing. Doanh nghiệp có thể sử dụng giai đoạn này để tạo ra hiệu ứng lan tỏa ban đầu, khơi dậy sự tò mò và mong đợi từ thị trường.

Ví dụ:

Mời các đối tác, KOLs và khách hàng VIP tham gia để chia sẻ trải nghiệm của họ trên mạng xã hội, tạo hiệu ứng tích cực trước ngày khai trương.
Tạo chiến dịch marketing nội bộ với nội dung khéo léo giới thiệu về dịch vụ, nhưng không tiết lộ toàn bộ, khiến khách hàng càng thêm tò mò và mong chờ ngày khai trương chính thức.

Các hoạt động truyền thông trong giai đoạn soft opening có thể bao gồm:

Livestream trải nghiệm thử nghiệm từ những khách mời đặc biệt.
Tặng voucher ưu đãi cho những khách hàng đầu tiên để họ quay lại trong tương lai.
Tổ chức các sự kiện nhỏ để thu hút báo chí và cộng đồng.

Hiệu quả của chiến dịch marketing trong soft opening sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tốt và thu hút sự chú ý mạnh mẽ cho ngày khai trương chính thức.

5. Đào tạo và chuẩn bị nhân sự

Giai đoạn soft opening còn đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và chuẩn bị nhân sự. Nhân viên mới cần có thời gian để làm quen với văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp, quy trình làm việc và kỹ năng giao tiếp với khách hàng.

Trong môi trường thử nghiệm của soft opening:

Nhân viên có thể học hỏi từ trải nghiệm thực tế, giúp họ tự tin hơn trong công việc mà không lo gặp phải áp lực quá lớn từ khách hàng đông đúc.
Quản lý có cơ hội đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từ đó phân bổ công việc hợp lý và tổ chức đào tạo bổ sung nếu cần.
Các bộ phận phối hợp với nhau để kiểm tra khả năng làm việc nhóm, giúp phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình nội bộ.

Một đội ngũ nhân viên được chuẩn bị kỹ càng sẽ đảm bảo dịch vụ vận hành mượt mà ngay từ ngày đầu khai trương, tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ lần đầu tiếp xúc với công chúng.

đào tạo và sự chuyển bị nhân sự

Xem thêm: Work from home là gì? 5 Vấn đề cần đảm bảo khi thực hiện WFH

III. Lợi ích khi chạy Soft Opening

1. Đánh giá và hoàn thiện chất lượng dịch vụ

Soft opening đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và hoàn thiện dịch vụ, giúp doanh nghiệp kiểm tra mọi khía cạnh từ hệ thống vận hành đến cách thức phục vụ khách hàng. Trong quá trình thử nghiệm này, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những vấn đề chưa được tối ưu như:

Thời gian phục vụ chậm: Nếu nhân viên mất quá nhiều thời gian để xử lý đơn hàng hoặc phục vụ khách, doanh nghiệp có thể cải thiện bằng cách đào tạo lại hoặc điều chỉnh quy trình làm việc.
Giao tiếp chưa chuyên nghiệp: Thử nghiệm trong soft opening giúp nhận ra những sai sót trong cách nhân viên tương tác với khách hàng, từ đó cải thiện kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
Hệ thống nội bộ gặp lỗi: Các lỗi về thanh toán hoặc kiểm kê hàng hóa được phát hiện sớm giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục trước khi xảy ra sự cố trong ngày khai trương chính thức.

2. Tăng sự tự tin cho đội ngũ nhân viên

Nhân viên là bộ phận cốt lõi quyết định trải nghiệm khách hàng, và soft opening là cơ hội quý giá để họ trải nghiệm công việc thực tế mà không phải chịu quá nhiều áp lực. Giai đoạn này giúp nhân viên:

Làm quen với quy trình làm việc: Nhân viên được thực hành những nhiệm vụ hàng ngày trong điều kiện thật nhưng với số lượng khách ít hơn, giúp họ dần thành thạo công việc mà không lo mắc sai lầm nghiêm trọng.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp với khách hàng trong soft opening cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về cách xử lý tình huống và nâng cao kỹ năng phục vụ chuyên nghiệp.
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm: Việc phối hợp giữa các bộ phận như lễ tân, bếp, bảo vệ, và quản lý được thử nghiệm và tinh chỉnh, giúp tăng hiệu quả làm việc và khả năng ứng phó trong các tình huống thực tế.

Nhờ trải qua quá trình thử nghiệm này, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn khi đối diện với khách hàng trong ngày khai trương chính thức, góp phần tạo ra trải nghiệm khách hàng mượt mà và tích cực.

3. Giảm thiểu rủi ro tài chính

Một trong những rủi ro lớn nhất khi khai trương chính thức là gặp lỗi trong quy trình vận hành hoặc dịch vụ, dẫn đến thiệt hại tài chính và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp. Bằng cách tổ chức soft opening với quy mô nhỏ hơn, doanh nghiệp có thể:

Kiểm soát chi phí: Trong soft opening, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu số lượng khách hàng hoặc hạn chế các dịch vụ chưa cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính trong trường hợp gặp phải sự cố cần khắc phục.
Tăng khả năng điều chỉnh chiến lược: Các vấn đề được phát hiện trong quá trình này sẽ được sửa chữa ngay lập tức mà không ảnh hưởng lớn đến doanh thu. Nếu có sai sót trong ngày khai trương chính thức, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những chi phí không mong muốn, chẳng hạn như bồi thường khách hàng hoặc sửa chữa khẩn cấp.

Nhờ soft opening, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu thiệt hại tài chính mà còn chuẩn bị sẵn các kế hoạch dự phòng cho những tình huống phát sinh, giúp mọi thứ luôn nằm trong tầm kiểm soát.

4. Tạo ra khách hàng trung thành đầu tiên

Soft opening thường được thiết kế như một sự kiện đặc biệt với sự tham gia của đối tác, khách hàng thân thiết hoặc người có ảnh hưởng (KOLs). Những khách hàng này được trải nghiệm dịch vụ một cách ưu tiên, khiến họ cảm thấy mình được coi trọng.

Trải nghiệm độc đáo: Khách hàng đầu tiên trong soft opening thường được nhận những ưu đãi hoặc dịch vụ đặc biệt, tạo ra cảm giác khác biệt và khiến họ muốn quay lại.
Tạo kết nối cá nhân: Nhân viên có cơ hội tương tác sâu hơn với những khách hàng đầu tiên, tạo dựng mối quan hệ gần gũi. Khi khách hàng cảm thấy hài lòng và được quan tâm, khả năng họ trở thành khách hàng trung thành sẽ cao hơn.

Những khách hàng này cũng có xu hướng giới thiệu dịch vụ cho bạn bè và người quen, giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều vào quảng cáo ban đầu.

tạo ra khách hàng trung thành đầu tiên

Xem thêm: Business Continuity Plan là gì? 5 Bước thiết lập kế hoạch kinh doanh bền vững

5. Tạo hiệu ứng lan truyền ban đầu

Soft opening không chỉ là cơ hội để thử nghiệm nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp khởi tạo hiệu ứng truyền thông tích cực. Những khách hàng đầu tiên thường có xu hướng đánh giá dịch vụ và chia sẻ trải nghiệm trên mạng xã hội. Điều này giúp tạo ra:

Hiệu ứng lan truyền tự nhiên: Những đánh giá tích cực từ khách hàng đầu tiên sẽ gây chú ý và khiến những người khác tò mò, mong chờ ngày khai trương chính thức.
Tăng cường uy tín thương hiệu: Khi doanh nghiệp nhận được lời khen hoặc đánh giá tốt từ đối tác, KOLs, hoặc khách hàng VIP trong giai đoạn soft opening, điều này sẽ xây dựng niềm tin và uy tín cho thương hiệu ngay từ những ngày đầu tiên.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp soft opening với chiến dịch marketing, chẳng hạn như livestream sự kiện hoặc đăng tải những phản hồi tích cực từ khách hàng trên các kênh truyền thông xã hội. Hiệu ứng truyền thông này không chỉ giúp thu hút khách hàng mới mà còn tạo ra sự kỳ vọng và phấn khích trước ngày khai trương chính thức.

IV. Quy trình chuẩn bị trước khi chạy Soft Opening

Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết, doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian, mục tiêu và ngân sách cho giai đoạn soft opening. Đồng thời, phải lựa chọn nhóm khách hàng phù hợp tham gia để đảm bảo nhận được phản hồi chất lượng.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và nhân sự, đảm bảo cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và sản phẩm đều sẵn sàng trước ngày chạy thử. Nhân viên cũng cần được đào tạo bài bản để đảm bảo khả năng vận hành trơn tru.
Mời khách hàng tham gia, doanh nghiệp có thể gửi thư mời đến đối tác, người ảnh hưởng (KOLs) hoặc khách hàng thân thiết để tạo dựng mối quan hệ ban đầu và nhận được những ý kiến phản hồi có giá trị.
Đánh giá và điều chỉnh hàng ngày, ghi nhận tất cả phản hồi từ khách hàng và nhân viên trong quá trình soft opening để điều chỉnh và cải thiện nhanh chóng.

V. So sánh Soft Opening với những khái niệm tương đồng

Tiêu chí	Soft Opening	Grand Opening	Pre-launch
Thời điểm	Trước khai trương chính thức	Ngày khai trương chính thức	Trước khi công bố sản phẩm/dịch vụ
Quy mô	Giới hạn, nhỏ	Quy mô lớn, toàn bộ khách hàng	Chỉ thông báo hoặc giới thiệu nhỏ giọt
Mục đích	Kiểm tra, thử nghiệm	Ra mắt công khai, thu hút khách hàng mới	Tạo sự chú ý ban đầu, kích thích tò mò
Đối tượng khách hàng	Khách hàng thân thiết, đối tác, KOLs	Công chúng rộng rãi	Nhóm người dùng đầu tiên, beta testers
Rủi ro kiểm soát	Có khả năng kiểm soát	Khó kiểm soát nếu có sự cố	Rủi ro thấp nhưng không có doanh thu thực tế

VI. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức Soft Opening

Xác định đúng đối tượng tham gia, chỉ nên mời những đối tượng phù hợp, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng, đối tác hoặc KOLs để đảm bảo phản hồi có giá trị.
Quản lý kỳ vọng khách hàng, doanh nghiệp cần truyền tải thông điệp rõ ràng để khách hàng không kỳ vọng quá cao trong giai đoạn thử nghiệm này.
Tạo cảm giác khan hiếm, giới hạn số lượng vé hoặc thời gian tham dự để tạo sự háo hức cho ngày khai trương chính thức.
Theo dõi phản hồi và điều chỉnh kịp thời, phân tích mọi ý kiến từ khách hàng và điều chỉnh ngay lập tức nếu có sai sót xảy ra.

VII. Kết Luận

Soft opening là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và hoàn thiện quy trình trước khi ra mắt chính thức. Đây không chỉ là cơ hội để thử nghiệm mà còn giúp tạo dựng mối quan hệ với khách hàng đầu tiên, tăng cường độ tin cậy và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Khi được triển khai đúng cách, soft opening sẽ trở thành nền tảng vững chắc, mang lại lợi thế cạnh tranh và tạo đà thành công trong tương lai. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật tin tức hữu ích khác bạn nhé.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: