Giao việc cho nhân viên cấp dưới là vấn đề khiến nhiều nhà lãnh đạo phải đau đầu. Bởi làm thế nào để mỗi nhân sự đảm nhận được công việc phù hợp với vai trò, chức năng và kỹ năng của mình là một nghệ thuật giao việc mà mỗi người cần học hỏi. Giao việc đúng người không chỉ giúp tăng hiệu suất và đạt được mục tiêu, mà còn giúp tăng động lực của nhân viên và giảm thiểu lỗi và xung đột. Vậy, giao việc là gì và những nguyên tắc và quy trình giao việc hiệu quả? Cùng NextX- Phần mềm quản lý công việc tìm hiểu ngay nhé.
Mục lục
I. Giao việc là gì?
Giao việc là gì? Đây là hành động phân công nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc công việc từ người này sang người khác trong một tổ chức hay nhóm làm việc. Việc này thường được thực hiện để phân phối công việc, đảm bảo mỗi người có trách nhiệm cụ thể và giúp tăng hiệu suất làm việc của toàn đội ngũ.
Trong quá trình giao việc, người giao việc cần phải đảm bảo rằng người nhận nhiệm vụ đã hiểu rõ mục tiêu yêu cầu và các thông tin liên quan đến công việc. Đồng thời, người nhận việc cũng phải nắm rõ thời hạn hoàn thành và các yêu cầu khác liên quan đến nhiệm vụ đó, để đảm bảo công việc được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu.
Xem thêm: Tổng hợp 10+ quy trình triển khai CRM trong doanh nghiệp quản lý
II. Tầm quan trọng của giao việc là gì?
Việc phân công nhiệm vụ rất quan trọng đối với từng người quản lý nhân sự và quản lý nguồn nhân lực vì nó:
1. Cho phép nhân viên có được các kỹ năng mới
Khi người quản lý giao các nhiệm vụ nằm ngoài nhiệm vụ thông thường của một cá nhân. Điều này cho phép cá nhân đó có được kỹ năng mới. Sự phát triển kỹ năng giúp nhân viên tiến bộ trong vị trí và sự nghiệp của họ.
2. Nuôi dưỡng lòng tin
Một nhân viên có thể cảm thấy được trao quyền khi người quản lý nhân sự của họ thể hiện sự tin tưởng vào họ để hoàn thành 1 nhiệm vụ cụ thể. Lòng tin tạo điều kiện cho mối quan hệ bền chặt giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên. Từ đó, giúp cải thiện tinh thần làm việc của họ.
3. Tăng tính trách nhiệm
Khi giao việc là gì? Đó là khi người quản lý thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của nhân viên, điều này khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn. Để duy trì sự tin tưởng, nhân viên sẽ siêng năng và cam kết đạt kết quả tốt nhất.
4. Giảm căng thẳng
Người quản lý thường có 1 số mục tiêu cấp cao mà họ phải hoàn thành để giúp các tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Giao phó nhiệm vụ phụ giúp họ quản lý lịch trình tốt hơn và giảm căng thẳng.
III. Lợi ích của giao việc đúng người
1. Tăng hiệu quả làm việc
Khi hiểu rõ giao việc là gì và phân công cho những người có đủ kỹ năng và năng lực, công việc có thể hoàn thành nhanh chóng và đạt chất lượng cao hơn. Điều này không chỉ giảm thiểu tình trạng quá tải công việc cho nhân viên mà còn giúp tránh sai sót và việc phải làm lại.
Xem thêm: 10 Bí quyết trong kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn dành cho bạn
2. Tăng động lực cho thành viên
Giao việc là gì? Giao việc phù hợp với năng lực giúp nhân viên cảm thấy được tin tưởng và trọng dụng. Họ sẽ cảm thấy được trao quyền, có trách nhiệm hơn và nỗ lực hoàn thành công việc tốt nhất. Đây là một trong những lợi ích quan trọng và bền vững của việc giao việc hợp lý, giúp nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh của tổ chức trong dài hạn.
3. Giảm thiểu lỗi và xung đột
Nhân viên giao công việc phù hợp sẽ phát huy năng lực, nâng cao kỹ năng và trưởng thành hơn. Điều này giúp tổ chức xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, đáp ứng tốt nhu cầu tương lai và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
4. Giúp đạt được mục tiêu chung
Nhân viên cảm thấy hài lòng và gắn kết hơn với công việc và tổ chức. Giúp giảm thiểu vấn đề như căng thẳng, mâu thuẫn, ức chế,… do được giao công việc không phù hợp. Tạo ra không khi làm việc năng động, hợp tác và hiệu quả.
Xem thêm: 10 Bí quyết trong kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn dành cho bạn
IV. Nguyên tắc giao việc cho nhân viên cấp dưới
Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, người quản lý cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Người quản lý cần xác định rõ ràng trách nhiệm và mục tiêu công việc trật tự trong quá trình làm việc.
- Nên lựa chọn đúng nhân viên cho công việc để đảm bảo khả năng hoàn thành công việc tốt nhất.
- Theo dõi tiến độ và hỗ trợ, giúp đỡ để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
- Khi công việc hoàn thành, người quản lý công việc hiệu quả cần đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi để nhân viên có thể cải thiện cho nhiệm vụ tiếp theo.
V. Quy trình phân bổ công việc cho nhân viên
Mặc dù phân công công việc là một hoạt động thiết yếu, nhiều nhà quản lý vẫn gặp phải khó khăn do thiếu quy trình rõ ràng và minh bạch. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả, khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ và mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên. Để nâng cao hiệu quả, nhà quản lý nên áp dụng quy trình phân công công việc chi tiết như sau:
Bước 1: Xác định nhiệm vụ cần giao , mục tiêu và kết quả cần đạt được
Dưới đây là bước thiết yếu nhất trong quy trình phân công công việc, vì nó quyết định hiệu quả của toàn bộ quá trình. Để thực hiện bước đầu tiên này một cách thành công, người quản lý cần xác định rõ những thông tin sau:
- Nội dung công việc: Công việc bao gồm những nhiệm vụ gì?
- Mục tiêu và kết quả cần đạt được: Công việc cần đạt được những mục tiêu và kết quả nào?
- Thời gian hoàn thành: Công việc cần phải hoàn thành trong bao lâu?
- Nguồn lực cần thiết: Công việc cần những nguồn lực nào?
Việc xác định rõ ràng các yếu tố trên giúp nhà quản lý phân công quyền hạn và trách nhiệm phù hợp cho từng nhân viên trong tổ chức
Bước 2: Đánh giá năng lực của nhân viên để phân công quyền hạn một cách phù hợp
Khi đã xác định công việc cần giao, người quản lý cần phân tích kỹ lưỡng năng lực của từng nhân viên để chọn lựa người phù hợp. Điều này được thực hiện bằng cách xem xét các yếu tố sau:
- Kiến thức và kỹ năng chuyên môn: Nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn để thực hiện công việc không?
- Kinh nghiệm làm việc: Nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực có liên quan không?
- Thái độ và ý thức trách nhiệm: Nhân viên có thái độ tích cực và ý thức trách nhiệm cao không?
Điều này giúp các nhà quản lý đảm bảo rằng công việc được giao cho những người có trình độ phù hợp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Bước 3: Cung cấp đầy đủ thông tin về công việc, xác định trách nhiệm và quyền hạn, đặt thời gian cụ thể.
Việc giao việc là gì, nếu không cung cấp thông tin đầy đủ, có thể khiến nhân viên khó nắm rõ yêu cầu và mục tiêu của công việc. Do đó, việc xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân là cần thiết, giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và các quyền lợi liên quan. Bên cạnh đó, đặt thời hạn cụ thể cho từng công việc không chỉ tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch thực hiện mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc và đảm bảo tiến độ công việc được duy trì.
Bước 4: Đào tạo và hướng dẫn trước khi giao việc
Khi hiểu rõ giao việc là gì và nhận thấy nhân viên thiếu kiến thức hoặc kỹ năng, người quản lý cần đánh giá tình hình. Họ nên tổ chức đào tạo phù hợp trước khi phân công nhiệm vụ. Điều này giúp nhân viên tiếp thu và làm chủ kiến thức chuyên môn. Nó chuẩn bị nhân viên đối mặt với thách thức và nâng cao khả năng hoàn thành công việc. Từ đó, chất lượng và hiệu suất công việc trong tổ chức được cải thiện. Đồng thời, việc này tạo điều kiện cho sự phát triển lâu dài của nhân viên. Qua đó, tổ chức có thể duy trì và nâng cao sự cạnh tranh trong ngành.
Bước 5: Giám sát, phản hồi, tạo động lực
Hiểu giao việc là gì giúp quản lý theo dõi, phản hồi và động viên nhân viên hiệu quả hơn. Theo dõi liên tục giúp nắm bắt tiến độ và tình hình công việc. Phản hồi chính xác cho phép nhân viên nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của mình. Điều này tạo cơ hội để điều chỉnh và cải thiện hiệu suất. Động viên kịp thời khuyến khích hăng hái và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Đồng thời, việc này giúp xây dựng lòng tin và sự gắn bó trong đội ngũ. Khi nhân viên được hỗ trợ và đánh giá đúng mức, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn.
Bước 6: Tóm tắt và đánh giá
Tóm tắt và đánh giá là bước quan trọng cuối cùng trong quy trình phân công công việc. Trong giai đoạn tóm tắt, người quản lý cần tổng hợp các thông tin liên quan đến nhiệm vụ đã giao, đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được nêu rõ và nhân viên hiểu đúng yêu cầu. Đây cũng là thời điểm để xác định các kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra. Việc đánh giá chi tiết giúp nhận diện các điểm cần cải thiện và khen thưởng thành tích xuất sắc. Ngoài ra, nó cung cấp cơ sở để điều chỉnh phương pháp làm việc cho các dự án tương lai.
Xem thêm: Mách bạn 6 cách quản lý thời gian hiệu quả cực đơn giản
V. Kết luận
Giao việc là gì? Đây là một quy trình quan trọng trong quản lý, nhằm phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên để đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. Để giao việc hiệu quả, cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản. Đầu tiên, nhiệm vụ phải được phân công rõ ràng với các yêu cầu và mục tiêu cụ thể, đảm bảo nhân viên hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình. Thứ hai, cần lựa chọn người phù hợp dựa trên năng lực và kỹ năng cần thiết cho nhiệm vụ. Thứ ba, cung cấp thông tin, tài nguyên đầy đủ và thiết lập thời hạn hoàn thành rõ ràng.
Quy trình giao việc hiệu quả bao gồm các bước như: xác định công việc, phân tích năng lực nhân viên, giao việc với thông tin chi tiết, theo dõi và hỗ trợ trong quá trình thực hiện, và cuối cùng là tóm tắt và đánh giá kết quả. Việc thực hiện đúng quy trình này giúp nâng cao hiệu suất làm việc, đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn và tạo điều kiện cho sự phát triển liên tục của nhân viên. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
