Có rất nhiều yếu tố phức tạp cần xem xét khi quản lý một phòng khám y tế. Từ việc đảm bảo sự chăm sóc y tế chất lượng đến việc quản lý tài chính và nhân sự, mỗi khía cạnh đều đòi hỏi sự quản lý cẩn thận và hiệu quả. Trong bối cảnh ngành y tế ngày càng phát triển và đa dạng; việc áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại và linh hoạt trở nên vô cùng quan trọng. Hãy cùng NextX – Phần mềm Zalo Marketing điểm qua những chiến lược và phương pháp trong cách quản lý phòng khám mà mọi chủ cơ sở y tế cần chú ý để đạt được sự thành công trong ngành này.
Mục lục
Những khó khăn trong cách quản lý phòng khám
Xem thêm: 6 điều cần thiết trong quy trình tìm hiểu nhu cầu khách hàng
Quản lý một phòng khám tư không chỉ đòi hỏi kiến thức y tế. Mà còn đặt ra nhiều thách thức trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động hàng ngày. Khó khăn thường gặp chẳng hạn như:
- Quản lý hồ sơ giấy tờ phức tạp: Với lượng lớn hồ sơ khách hàng, việc tổ chức và duy trì thông tin một cách cẩn thận trở thành một thách thức đối với quản lý phòng khám. Hệ thống quản lý thông tin hiệu quả cần được thiết lập để đảm bảo tính toàn vẹn; sẵn sàng tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Phân bố lịch hẹn không hiệu quả: Việc tổ chức lịch hẹn sao cho phù hợp; không gây ra sự chồng chéo là một vấn đề quan trọng. Sự chậm trễ hoặc hỗn loạn trong phân bổ lịch hẹn có thể gây ra sự không hài lòng cho bệnh nhân. Và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của phòng khám.
- Khó quản lý thuốc và nguyên vật liệu y tế: Sự quản lý không hiệu quả về lượng tồn kho; chất lượng của thuốc và dụng cụ y tế có thể gây ra rủi ro cho bệnh nhân và làm mất lòng tin từ phía họ. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường y tế nơi sự chính xác và sự an toàn là yếu tố hàng đầu.
- Thiếu tương tác và chăm sóc bệnh nhân: Sự thiếu hiệu quả trong việc tương tác; chăm sóc bệnh nhân có thể dẫn đến sự không hài lòng và mất lòng tin từ phía họ. Việc duy trì mối quan hệ với khách hàng; cung cấp sự chăm sóc kỹ lưỡng là yếu tố quyết định đến sự thành công của một phòng khám.
Phương pháp trong cách quản lý phòng khám hữu hiệu
Xem thêm: 10 Bí quyết trong kỹ năng quản lý công việc hiệu quả hơn dành cho bạn
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
Tối ưu và chuẩn hóa quy trình làm việc tại phòng khám
Thông qua việc giảm bớt sự phức tạp và thay thế các quy trình thủ công bằng những quy trình nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phòng khám có thể cung cấp dịch vụ y tế chất lượng cao; chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân một cách tốt nhất.
Mỗi phòng khám có đặc điểm và quy mô riêng biệt. Do đó, việc tìm hiểu và tối ưu hóa quy trình làm việc phải dựa trên nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng cơ sở y tế. Mặc dù có thể tham khảo từ các phòng khám khác, nhưng việc áp dụng trực tiếp các quy trình từ một nơi khác không phản ánh đầy đủ các yếu tố đặc biệt của phòng khám hiện tại.
Quy trình làm việc trong cách quản lý phòng khám bao gồm nhiều hoạt động. Như tiếp đón bệnh nhân, thăm khám và chẩn đoán, đặt lịch hẹn, điều trị và theo dõi. Tối ưu hóa quy trình này giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách mạch lạc; tiết kiệm thời gian; loại bỏ các thủ tục thủ công không cần thiết. Hay tận dụng tài nguyên như thời gian của bác sĩ, nhân viên y tế; trang thiết bị; hồ sơ bệnh nhân một cách tối ưu nhất.
Khai thác tối đa quản lý lịch hẹn gia tăng khách hàng
Trên thực tế, nhiều phòng khám vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý lịch hẹn. Trong quá trình tiếp đón và đặt lịch hẹn, vẫn xuất hiện nhiều vấn đề như:
- Hẹn khách hàng nhưng họ không đến. Buộc phải ghi chú lại thông tin và đặt lịch hẹn lại vào một ngày khác.
- Hẹn khách hàng nhưng họ đến muộn. Gây ra sự chồng chéo trong thời gian và khiến cho các khách hàng khác phải chờ đợi.
- Không có cơ chế để nhận biết những khách hàng đã lâu không quay lại. Từ đó thiếu đi sự chăm sóc và tương tác đối với họ.
Việc sử dụng phương pháp ghi chú lịch hẹn thủ công, bằng giấy hoặc Excel, thường dẫn đến những sai sót như trên. Làm mất điểm trong lòng khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của phòng khám.
Do đó mà cần áp dụng những phương pháp tối ưu để đem lại hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một số gợi ý trong cách quản lý phòng khám về lịch hẹn:
- Đào tạo nhân viên sử dụng các ứng dụng nhắc lịch tự động qua Zalo, SMS. Để giảm thiểu tình trạng bệnh nhân đến muộn hoặc quên lịch hẹn.
- Huấn luyện nhân viên nhận biết các dấu hiệu cảnh báo cho biết bệnh nhân đang chờ đợi quá lâu. Từ đó áp dụng biện pháp để giảm bớt sự bực bội của họ và xử lý tình huống một cách kịp thời. Đồng thời, nhân viên cần có khả năng dự đoán thời gian kết thúc của mỗi ca khám để sắp xếp lịch hẹn. Hoặc thông báo cho các bệnh nhân khác thông qua ghi chú nhanh trên phần mềm hỗ trợ.
Lập bộ chỉ số đo lường quản lý phòng khám
Mỗi ngày, khi phòng khám hoạt động, hàng trăm con số, thông tin và dữ liệu được tạo ra. Để quản lý một cách hiệu quả, việc thiết lập một bộ chỉ số quan trọng mà mọi phòng khám nha khoa cần chú ý là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số gợi ý:
- Chỉ số về tăng trưởng khách hàng: Bao gồm tỉ lệ khách hàng bỏ cuộc; tỉ lệ hủy hẹn; nhiều chỉ số khác liên quan.
- Chỉ số liên quan đến tình hình tài chính: Bao gồm chỉ tiêu hàng tháng của phòng khám; công nợ từ khách hàng; các chỉ số tài chính khác.
- Chỉ số về kiểm soát quy trình của phòng khám: Bao gồm quy trình thăm khám của từng bác sĩ; quy trình tiếp đón khách hàng; các quy trình khác liên quan.
- Kiểm soát hoạt động của phòng khám bằng công nghệ: Sử dụng công nghệ để giúp quản lý; tối ưu hóa các hoạt động trong phòng khám.
Đào tạo và quản lý nhân sự thông minh
Để đảm bảo an toàn thông tin và tránh rủi ro mất dữ liệu. Việc quản lý thông tin khách hàng, lưu trữ hồ sơ bệnh án trên phần mềm; thiết lập phân quyền chặt chẽ là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng những nhân viên không có quyền truy cập vào dữ liệu bệnh nhân. Từ đó ngăn chặn các trường hợp rò rỉ thông tin hay mất cắp thông tin cá nhân của khách hàng.
Ở góc độ của nhà quản lý, việc nắm rõ năng suất làm việc của nhân sự là điều cần thiết trong cách quản lý phòng khám. Thông tin về doanh thu theo thủ thuật thực hiện, doanh thu theo từng bác sĩ. Các thủ thuật được ưa chuộng nhất và thời gian điều trị trung bình là những thông tin quan trọng giúp đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Sự rõ ràng và công bằng là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra một văn hóa làm việc chuyên nghiệp; khuyến khích sự cống hiến từ nhân sự. Các chỉ số về hiệu suất làm việc cung cấp cơ sở để thiết lập các chế độ lương thưởng công bằng và thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ.
Thậm chí trong những tình huống không mong muốn. Việc áp dụng một chính sách hoa hồng hấp dẫn và công bằng cũng giúp thu hút và giữ chân nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả. Sự hỗ trợ từ công nghệ cung cấp cơ sở dữ liệu vững chắc; hiệu quả giúp quản lý nhân sự trong lĩnh vực trở nên mạnh mẽ và hiệu quả hơn.
Cung cấp gói ưu đãi với từng đối tượng khách hàng linh hoạt
Người Việt thường rất quan tâm đến giá cả và thường có xu hướng so sánh giá. Do đó, việc tạo ra các gói dịch vụ với mức giá phù hợp; các chương trình ưu đãi, giảm giá có thể kích thích nhu cầu khách hàng mua hàng.
Trong thời đại ngày nay, khách hàng thường rất bận rộn và dễ quên điều gì đó. Bao gồm cả việc đặt lịch hẹn tại phòng khám khi họ đang lướt web với một lượng thông tin khổng lồ. Nếu có một ưu đãi đặc biệt, khác biệt so với các chương trình khuyến mãi thông thường. Có khả năng cao họ sẽ để lại thông tin liên hệ cho phòng khám.
Nhiều phòng khám đã áp dụng chiến lược bán thẻ khách hàng thân thiết với mức chiết khấu cao cho khách hàng cũ. Nhằm đảm bảo nguồn thu ổn định trong giai đoạn khó khăn này khi chưa thể mở cửa trở lại hoàn toàn.
Việc linh hoạt trong việc áp dụng các chính sách ưu đãi trong cách quản lý giúp phòng khám thu hút nhiều bệnh nhân hơn. Họ có thể giải quyết nhu cầu chăm sóc sức khỏe với mức giá hợp lý. Trong khi phòng khám của bạn có thể tăng số lượng bệnh nhân đến khám mỗi ngày.
Giải pháp phần mềm CRM cho phòng khám toàn diện
Xem thêm: Top 3+ cách chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp không nên bỏ qua
Phần mềm CRM NextX được kỳ vọng sẽ là giải pháp quản lý toàn diện và chuyên sâu. Phù hợp với mọi quy mô và đa dạng phòng khám. Từ Cơ xương khớp, Da liễu, Vật lý trị liệu, Đông y cho đến Thú y. Nó cung cấp nhiều tính năng nâng cao để loại bỏ các thao tác phức tạp, giúp phòng khám tiết kiệm thời gian và chi phí.
Phần mềm này là một giải pháp trong cách quản lý phòng khám trực tuyến, linh hoạt. Có thể điều chỉnh để phù hợp với các mô hình phòng khám khác nhau; tuân thủ các chuẩn quy trình khám chữa bệnh.
- Các thông tin về bệnh nhân và quá trình điều trị được tổ chức trên một giao diện duy nhất. Giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và thuận tiện.
- Hệ thống điều phối bệnh nhân thông minh giúp sắp xếp lịch hẹn một cách khoa học và hiệu quả.
- Quản lý chi tiết về quá trình điều trị. Bao gồm bệnh án điện tử, form chẩn đoán bệnh lý và quản lý đơn thuốc.
- Quản lý kho hàng khoa học, từ tổng kho đến kho con. Bao gồm cảnh báo về thuốc sắp hết hạn để lập kế hoạch nhập – xuất kho một cách hiệu quả.
- Quản lý nhân sự hiệu quả thông qua việc phân quyền chức năng và quản lý hoạt động của đội ngũ Telesale.
- Thống kê báo cáo chi tiết và minh bạch giúp dễ dàng trong công tác quản lý và xây dựng kế hoạch phát triển.
- Quản lý quy trình chăm sóc bệnh nhân toàn diện. Bằng cách tích hợp SMS brandname, Call center, Email và API trên website. Giúp cá nhân hóa quy trình chăm sóc khách hàng sau bán.
Kết luận về cách quản lý phòng khám
Quản lý một phòng khám là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo. Từ việc tổ chức thông tin bệnh nhân đến việc điều phối lịch hẹn và quản lý nhân sự, mọi khía cạnh đều đòi hỏi sự linh hoạt và kiến thức chuyên môn. Mục tiêu cuối cùng trong cách quản lý phòng khám không chỉ là tối ưu hóa quy trình làm việc, mà còn là cung cấp dịch vụ y tế chất lượng và chu đáo nhất cho bệnh nhân. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích khác bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
