Trong cuộc sống hiện đại, ai cũng mong muốn đạt được thành công nhanh chóng và hiệu quả, nhưng ít người nhận ra rằng chìa khóa nằm ở việc lên kế hoạch. Kỹ năng lên kế hoạch không chỉ giúp bạn kiểm soát thời gian, công việc mà còn mở ra con đường dẫn đến những thành tựu lớn lao. Bạn đã bao giờ cảm thấy mình bận rộn nhưng không hiệu quả? Hay lạc lối trong đống công việc mà không biết bắt đầu từ đâu? Nếu có, bài viết này NextX – Phần mềm CRM sẽ mang đến cho bạn những chiến lược lập kế hoạch không chỉ giúp bạn làm chủ thời gian. Mà còn tối ưu hóa năng suất, đưa bạn tiến gần hơn đến mục tiêu trong cuộc sống.
Mục lục
I. Thế nào là kỹ năng lên kế hoạch?
Xem thêm: 7 Bí kíp quản trị cơ bản giúp nhà quản trị nhàn tênh
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng một người dựa vào các mục tiêu đã đề ra từ trước để tạo ra chiến lược, quy trình và phương pháp,… Nhằm hiện thực hóa những mục tiêu đó trong một khung thời gian cụ thể. Về bản chất, kỹ năng lập kế hoạch là quá trình xác định một lộ trình rõ ràng (dài hạn hoặc ngắn hạn) để hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ trước khi bắt tay vào thực hiện. Dù bạn đang làm việc với một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp lớn, kỹ năng này đều rất cần thiết. Bởi nó giúp bạn định hướng mục tiêu và xác định các bước đi cần thiết để hoàn thành công việc.
Kỹ năng lên kế hoạch được thể hiện qua các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu cụ thể và thời hạn hoàn thành dự kiến.
- Phát triển kế hoạch, chiến lược và phương pháp để biến mục tiêu thành hiện thực.
- Tổ chức các hành động theo từng bước một cách hợp lý để đảm bảo mục tiêu thành công.
II. Kỹ năng lên kế hoạch đem lại lợi ích gì?
Kỹ năng lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích thiết thực nếu bạn biết cách áp dụng đúng cách. Đặc biệt đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, việc sở hữu kỹ năng này sẽ giúp họ dẫn dắt đội nhóm đi đúng hướng, từ đó nâng cao khả năng đạt được thành công. Một số lợi ích cụ thể của kỹ năng lên kế hoạch bao gồm:
- Kế hoạch chi tiết giúp bạn xác định công việc nào cần ưu tiên, công việc nào có thể làm sau. Điều này đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
- Sắp xếp công việc một cách khoa học và có trình tự hợp lý giúp tránh việc các công việc bị chồng chéo. Từ đó quy trình làm việc diễn ra trôi chảy hơn.
- Bạn có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát công việc. Tránh tình trạng bỏ sót hoặc trễ tiến độ do xử lý quá nhiều việc cùng lúc.
- Phân chia công việc rõ ràng giữa các thành viên giúp tránh sự trùng lặp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tránh được tình trạng trì hoãn và giảm thiểu tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc.
- Ngoài ra, lập kế hoạch còn góp phần tăng cường tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm khi mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung.
III. Các bước lên kế hoạch thông minh và hiệu quả
Xem thêm: Tháp nhu cầu Maslow là gì? 5 cấp độ nhu cầu của con người trong xã hội
Bước 1: Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết, điều quan trọng là bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu của công việc. Đây là bước then chốt quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Bạn cần ước lượng kết quả dự kiến, thời gian hoàn thành. Cũng như những rủi ro có thể phát sinh nếu mục tiêu không được hoàn thành. Để làm điều này, bạn nên trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao công việc này cần phải thực hiện?
- Công việc này có giá trị thế nào đối với công ty và cá nhân bạn?
- Mức độ quan trọng của công việc này là gì?
Điều quan trọng là không nên đặt ra mục tiêu quá cao hoặc vượt quá khả năng thực tế của mình. Bởi điều đó có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi.
Bước 2: Xác định công việc cần triển khai
Sau khi đã xác định mục tiêu, bước tiếp theo là liệt kê các công việc cần làm ở từng giai đoạn của kế hoạch. Từ khởi đầu đến khi hoàn thành, cũng như xác định công việc nào cần ưu tiên. Việc liệt kê này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc, từ đó phân bổ thời gian một cách hợp lý. Bạn có thể chia nhỏ công việc theo ngày, tuần, tháng hoặc quý để dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ. Để liệt kê chính xác, bạn nên trả lời những câu hỏi sau:
- Những công việc nào cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu?
- Cần chuẩn bị những tài liệu, tài nguyên nào để thực hiện công việc tốt nhất?
- Có công việc nào có thể thay thế hoặc loại bỏ để tiết kiệm thời gian không?
- Những nguồn lực nào có thể hỗ trợ, bao gồm nhân sự, thiết bị, hay công nghệ?
Bước 3: Phân loại mức độ công việc
Để công việc được hoàn thành hiệu quả và tiết kiệm thời gian, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ tính chất của từng công việc. Đây là kỹ năng quan trọng nhất khi lên khế hoạch giúp phân chia và sắp xếp hợp lý. Trong quá trình lập kế hoạch, công việc thường được chia thành 4 loại cơ bản:
- Công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, cần ưu tiên thực hiện trước.
- Công việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.
- Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc theo tiến độ thời gian hoàn thành sẽ giúp bạn tối ưu hoá việc sử dụng thời gian và nguồn lực. Bên cạnh đó vẫn đảm bảo không làm ảnh hưởng đến mục tiêu ban đầu. Đây cũng là một bước quan trọng để xây dựng kỹ năng lên kế hoạch hiệu quả.
Bước 4: Phân bổ nguồn lực
Sau khi đã phân loại mức độ ưu tiên của công việc, bước tiếp theo là phân công nhiệm vụ dựa trên thế mạnh của từng cá nhân. Bạn không chỉ cần nắm bắt số lượng nhân lực mà còn phải hiểu rõ đặc điểm của từng người. Bao gồm trình độ, kỹ năng, phẩm chất và tính cách, để đảm bảo họ phù hợp với nhiệm vụ cụ thể và mục tiêu chung. Phân bổ công việc đúng người, đúng nhiệm vụ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo hiệu suất công việc được tối ưu hóa.
Bước 5: Đi vào triển khai
Sự tập trung là yếu tố quan trọng để rèn luyện và phát triển kỹ năng lên kế hoạch. Mọi nhiệm vụ, dù lớn hay nhỏ, đều cần được thực hiện nghiêm túc và có sự tập trung cao độ để đạt hiệu quả tối ưu. Tuy nhiên, tập trung không có nghĩa là chỉ làm việc của riêng mình. Mà còn cần chú ý đến các công việc khác và, nếu cần, kết hợp nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Mục tiêu là hoàn thành công việc nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
Bước 6: Linh hoạt trong thực hiện kế hoạch
Linh hoạt là yếu tố không thể thiếu khi lập kế hoạch hiệu quả. Không ai có thể dự đoán chính xác mọi thứ, và thực tế thường khác xa với lý thuyết. Vì vậy sẽ có nhiều tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Do đó, mỗi người cần có các phương án dự phòng để xử lý những sự cố bất ngờ, tránh làm gián đoạn công việc. Ngoài ra, việc không ngừng học hỏi và nâng cao kiến thức để áp dụng vào thực tế cũng rất quan trọng trong việc đảm bảo kế hoạch được thực thi một cách hiệu quả.
Bước 7: Theo dõi và đánh giá
Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, việc theo dõi tiến độ của bản thân và các thành viên trong nhóm hàng ngày hoặc hàng tuần là rất cần thiết. Điều này giúp bạn nắm bắt được tiến độ công việc đang diễn ra. Đồng thời phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót hoặc vấn đề phát sinh. Nhờ đó, bạn có thể điều chỉnh phương pháp xử lý một cách phù hợp để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và đúng theo kế hoạch ban đầu.
IV. Những lỗi phổ biến khi rèn kỹ năng lên kế hoạch
Xem thêm: 6+ Nguyên tắc định hướng khách hàng 100% các doanh nghiệp nên áp dụng
1. Kế hoạch thiếu thực tế và chi tiết
Một kế hoạch quá xa rời thực tế hoặc chung chung, không cụ thể sẽ khiến quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn. Khi đặt ra mục tiêu quá cao so với khả năng, người thực hiện dễ mất động lực do kết quả không đạt được như mong muốn. Bên cạnh đó, một kế hoạch thiếu chi tiết làm giảm hiệu quả phân bổ nguồn lực và thời gian, dẫn đến chậm tiến độ. Do đó, việc xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính thực tế, có sự chi tiết và phân chia rõ ràng để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh.
2. Thiếu lỹ năng lên kế hoạch khi chỉ tập trung vào kết quả
Một sai lầm lớn là chỉ chăm chăm vào việc đạt kết quả mà không chú trọng đến quá trình thực hiện. Mặc dù kết quả là mục tiêu cuối cùng, nhưng nếu không quan tâm đến các bước đi và cách thức triển khai. Khi đó bạn có thể làm suy giảm chất lượng công việc và tính bền vững của thành tựu. Một quy trình thực hiện bài bản, có hệ thống sẽ đảm bảo kết quả đạt được tốt hơn và lâu dài hơn.
3. Thời gian, nguồn lực không phân bổ hợp lý
Việc quản lý thời gian hiệu quả và nguồn lực một cách hợp lý là yếu tố quan trọng để hoàn thành kế hoạch. Phân chia công việc không phù hợp, thời gian không được phân bổ chính xác dễ dẫn đến chậm trễ và làm giảm hiệu suất. Do đó, cần biết rõ thế mạnh của từng người để phân bổ nhiệm vụ hợp lý, đồng thời quản lý tốt thời gian thực hiện từng công việc.
4. Thiếu linh hoạt và phương án dự phòng
Một kế hoạch không được cập nhật thường xuyên và thiếu phương án dự phòng sẽ khó ứng phó với những thay đổi bất ngờ. Khi xảy ra sự cố, nếu không có kế hoạch dự phòng, công việc sẽ bị gián đoạn và ảnh hưởng đến kết quả. Do đó, việc liên tục theo dõi, cập nhật kế hoạch và chuẩn bị phương án thay thế khi cần thiết là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công.
V. Tips nâng cao kỹ năng lên kế hoạch bạn cần biết
1. Ưu tiên công việc quan trọng
Việc tổ chức và thực hiện nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng cũng như thời hạn hoàn thành là điều thiết yếu trong kỹ năng lên kế hoạch. Một kế hoạch được bố trí hợp lý và khoa học cần phải kết hợp chặt chẽ giữa kế hoạch cá nhân với kế hoạch nhóm. Cũng như giữa các mục tiêu chính và những tình huống phát sinh không lường trước.
2. Sử dụng phần mềm để xây lịch trình
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Hãy tận dụng các ứng dụng lịch hoặc công cụ checklist chẳng hạn như phần mềm NextX công việc để lập kế hoạch cho các thành viên trong nhóm, giúp họ dễ dàng theo dõi. Khi mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và công việc cần làm, họ có thể thực hiện chúng theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Trong quá trình phân chia thời gian, người lãnh đạo nên bố trí những khoảng nghỉ ngắn giữa các giai đoạn để các thành viên có thể lấy lại tinh thần và tiếp tục công việc. Điều này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch mà còn cải thiện khả năng tư duy logic và sự linh hoạt trong công việc.
3. Hướng tới mục tiêu chung
Để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, việc thuyết phục các thành viên trong nhóm cùng hướng về một mục tiêu chung là điều cần thiết. Dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, nếu các thành viên không cùng nỗ lực vì mục tiêu đó, nó sẽ không mang lại hiệu quả. Do đó, việc thiết lập sự kết nối giữa các thành viên thông qua việc trao đổi thẳng thắn và trực tiếp là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc.
VI. Kết luận về kỹ năng lên kế hoạch
Kỹ năng lên kế hoạch không chỉ giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc mà còn tạo ra sự chủ động và kiểm soát trong cuộc sống. Khi có một kế hoạch rõ ràng, chúng ta sẽ dễ dàng đối mặt với thách thức, tăng cường khả năng ra quyết định và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Việc rèn luyện kỹ năng này là chìa khóa dẫn đến thành công, dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật tin tức hữu ích khác bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
