Đối mặt với sự phức tạp ngày càng tăng của chuỗi cung ứng và quy mô mở rộng của doanh nghiệp. Việc quản lý kho hàng trở thành một trụ cột quan trọng đối với sự thành công và hiệu suất toàn diện. Kho hàng không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ sản phẩm; mà còn là trung tâm quyết định đối với những quy trình kinh doanh linh hoạt và hiệu quả. Khi một tổ chức có thể duy trì một hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả. Không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí lưu trữ và vận chuyển; mà còn đảm bảo sự linh hoạt trong đáp ứng nhanh chóng đối với nhu cầu thị trường. Hãy cùng NextX khám phá những cách quản lý kho hàng thông minh và hiệu quả trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Quản lý kho hàng là gì?
Xem thêm: Tất tần tật về chăm sóc khách hàng bạn không nên BỎ LỠ thời điểm này
Quản lý kho hàng là quá trình tổ chức, kiểm soát và giám sát mọi khía cạnh liên quan đến việc lưu trữ; vận chuyển; quản lý hàng hóa trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục tiêu chính của quản lý kho là đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý một cách hiệu quả. Từ quá trình nhập khẩu, lưu trữ, đến xuất khẩu.
Quản lý kho hàng bao gồm nhiều hoạt động, như:
- Nhập kho: Ghi nhận và kiểm soát số lượng hàng hóa khi chúng được nhận vào kho từ nguồn cung cấp.
- Lưu trữ: Tổ chức và bố trí hàng hóa một cách hiệu quả trong kho. Đảm bảo dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.
- Xuất kho: Quản lý quá trình giao hàng hoặc chuyển hàng từ kho đến địa điểm đích một cách hiệu quả và đúng hẹn.
- Kiểm kê: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng số lượng hàng hóa trong kho chính xác; khớp với thông tin trong hệ thống.
- Tối ưu hóa chi phí: Theo dõi và tối ưu hóa các chi phí liên quan đến vận chuyển, lưu trữ và quản lý kho.
Tại sao phải quản lý kho hàng?
Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp với nhiều lợi ích quan trọng. Bao gồm:
- Tối ưu hóa tồn kho: Quản lý kho giúp giảm thiểu rủi ro tồn kho dư thừa hoặc hết hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho lý tưởng. Tránh gặp khó khăn do chi phí lưu trữ cao hoặc mất lợi thế cạnh tranh do thiếu hàng.
- Đảm bảo khả dụng hàng: Quản lý kho đảm bảo rằng hàng hóa sẵn sàng khi cần thiết. Giúp đáp ứng đúng hẹn với nhu cầu của khách hàng. Điều này tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng và duy trì mối quan hệ vững chắc.
- Tăng hiệu quả chi phí: Bằng cách tối ưu hóa vị trí lưu trữ và quá trình vận chuyển; quản lý kho giúp giảm chi phí liên quan đến lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
- Kiểm soát và theo dõi: Quản lý kho cung cấp sự kiểm soát và theo dõi đối với toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc này giúp đối phó với mất mát hàng hóa, gian lận; hoặc các vấn đề khác liên quan đến quy trình quản lý.
- Đối mặt với biến động thị trường: Khi thị trường thay đổi, quản lý kho giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với sự biến động trong nhu cầu và nguồn cung.
- Tăng cường hiệu quả nguồn lực: Quản lý kho thông minh giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực. Từ nhân công đến không gian lưu trữ, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Tổng cộng, quản lý kho hàng không chỉ là vấn đề của bộ phận logistics; mà còn là một phần quan trọng của chiến lược quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nó đóng góp tích cực vào sự thành công và bền vững của tổ chức.
Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả
Xem thêm: Top 8 cách để tự động hóa bán hàng hiệu quả trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý hàng tồn kho cơ bản bao gồm bốn bước: nhập kho, lưu kho, lưu trữ hàng tồn kho và báo cáo kiểm toán. Tối ưu hóa bốn bước trong quy trình quản lý kho hàng của bạn có thể giảm chi phí; tối ưu hóa không gian lưu trữ trong kho của bạn.
Nhập kho và lưu kho hàng hóa
Nhân viên chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho phải thực hiện các công việc sau:
Bước 1: Sau khi hàng về kho, cần kiểm tra tồn kho của hàng hóa; đối chiếu với phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê, người quản lý kho lập phiếu biên nhận. Mọi thông tin chi tiết về sản phẩm (nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày bảo quản, kích thước, màu sắc…) đều được lưu trữ trên phần mềm quản lý kho hoặc trong sổ sách/Excel.
Bước 2: Hàng hóa dự trữ được phân bổ vào các vị trí trong kho theo nguyên tắc quy định. Việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của người quản lý kho; nhân viên kho để đảm bảo công ty luôn thực hiện đúng nguyên tắc bảo quản.
Bước 3: Quản lý kho in tem và dán lên hộp/pallet sản phẩm. Tiếp theo nhập vị trí lưu trữ sản phẩm vào sơ đồ kho.
Xuất kho
Bước 1: Bước nhập kho bắt đầu ngay khi bộ phận logistic nhận được yêu cầu nhập kho từ bộ phận liên quan của công ty.
Bước 2: Tiếp theo, công ty phải kiểm tra lượng tồn kho của mình; để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không. Việc xác minh tồn kho thường được doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng. Thông qua phần mềm quản lý tồn kho hoặc tìm kiếm những sổ sách đã lưu trước đó. Khi hàng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty; người quản lý kho phải nhanh chóng lập kế hoạch tồn kho.
Bước 3: Sau khi kiểm tra hàng hóa và đảm bảo đã giao đủ số lượng theo yêu cầu, thủ kho lập biên bản giao hàng. Ngoài ra, người quản lý khu vực logistics còn phải xuất hóa đơn; hoàn tất các thủ tục khác để đảm bảo hoạt động kho bãi được thực hiện đúng quy định.
Bước 4: Quản lý kho xuất hàng theo yêu cầu.
Bước 5: Kế toán kho cập nhật thông tin tồn kho vào phần mềm quản lý kho hoặc sổ cái. Ở đây, công ty phải cân đối xuất khẩu và xác định lượng hàng tồn kho hiện tại.
Kiểm kê kho theo định kỳ
Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá nhằm đưa ra kết quả chính xác về giá trị tài sản. Cung cấp số liệu thống kê về nguồn vốn sẵn có và đối chiếu với số liệu lưu trên sổ kế toán. Quy trình kiểm kê bao gồm các bước sau:
Bước 1: Người quản lý nên lập kế hoạch chi tiết và phân chia công việc cho các chủ sở hữu liên quan. Để quá trình có thể dễ dàng thực hiện và kiểm soát. Các hạng mục yêu cầu quản lý tồn kho bao gồm vị trí lưu trữ, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng thực tế, số lượng báo cáo và ghi chú của bộ phận kế toán.
Bước 2: Thực hiện đếm toàn bộ khu vực được phân công theo hướng dẫn của người quản lý. Đối chiếu số lượng sản phẩm thực tế với số lượng sản phẩm ghi trên sổ cái; cập nhật những sản phẩm hết hạn sử dụng; số lượng tồn kho lớn.
Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê thực tế với kết quả ghi trên sổ cái. Nếu có sự khác biệt, vui lòng báo cáo ngay và xác định nguyên nhân.
Bước 4: Sau khi tạo hồ sơ tồn kho, nhân viên lưu thông tin tồn kho vào phần mềm (nếu có) hoặc vào sổ sách.
Thống kê, báo cáo
Thống kê và báo cáo tồn kho đóng vai trò quan trọng. Vì chúng là cơ sở để ban quản lý xem xét và ra quyết định.
Để tối đa hóa hiệu quả của các nỗ lực thống kê và báo cáo; cũng như đáp ứng nhu cầu cập nhật thông tin của hội đồng quản trị. Các công ty có thể dựa vào một số ví dụ báo cáo sau.
- Sổ nhật ký tồn kho: Thông tin xuất, nhập, tồn kho hiện tại được lưu trữ tại đây.
- Báo cáo tồn kho: Theo dõi giá trị tồn kho tại các khu vực phân phối; chi nhánh phân phối (nếu có).
- Báo cáo trên/dưới tiêu chuẩn: Đây là báo cáo cho phép công ty quản lý mức tồn kho của mình trên hay dưới tiêu chuẩn. Để có kế hoạch dỡ hàng/nhập khẩu phù hợp.
- Gợi ý nhập khẩu sản phẩm: Hàng bán chạy hoặc hàng kém chất lượng. Đưa ra đề xuất nhập khẩu dựa trên lịch sử mua hàng và dự báo nhu cầu thị trường.
- Báo cáo kiểm tra hàng hóa: Quản lý số lượng hàng thiếu, hàng hư hỏng, nguyên nhân thất thoát.
Mách bạn kỹ năng nghiệp vụ quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Xem thêm: TOP 5 giải pháp chăm sóc khách hàng tự động tối ưu nhất hiện nay
Nguyên tắc JIT giúp giảm hàng tồn kho tối đa
JIT là viết tắt của Just-In-Time, có nghĩa là “đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời điểm”.
Trong quá trình sản xuất hoặc dịch vụ, mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất được lên kế hoạch để sản xuất một lượng bán thành phẩm; hoặc thành phẩm chính xác bằng số lượng cần thiết ở giai đoạn sản xuất tiếp theo. Do đó, hệ thống chỉ sản xuất những gì khách hàng muốn.
JIT còn được áp dụng cho tất cả các quy trình từ sản xuất đến bán hàng. Khối lượng bán hàng và lưu lượng vận chuyển hàng hóa phù hợp chặt chẽ với khối lượng sản xuất hàng hóa. Do đó tránh được tình trạng nợ đọng vốn và hàng tồn kho không cần thiết. Một số công ty có rất ít hàng tồn kho. JIT hiệu quả nhất đối với các công ty có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại.
Ứng dụng JIT giúp giảm thiểu hàng tồn kho; giảm lãng phí bằng cách đáp ứng chính xác và đầy đủ nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại và số lượng.
Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất trước trong sắp xếp hàng hóa
FIFO là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh First In, First Out, có nghĩa là “vào trước, ra trước”. Nói một cách đơn giản, các mục được lưu trữ sẽ được phát hành theo thứ tự từ cũ nhất đến mới nhất. FIFO lý tưởng để quản lý hàng tồn kho đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế. Chẳng hạn như các mặt hàng dễ bị mất giá trị theo thời gian: sữa, bánh kẹo, hàng công nghệ hay thời trang,…
Bí quyết áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Nhân viên kho di chuyển dần dần vào trong từ cửa kho, xếp hàng theo hướng ưu tiên. Đầu tiên ở tầng dưới, sau đó lên tầng trên và sau đó xếp hàng theo hướng ưu tiên. Tất cả thông tin sẽ được ghi lại vào thẻ kho. Thẻ kho chứa các thông tin về loại sản phẩm, ngày nhập, ngày xuất. Để thuận tiện cho việc theo dõi xuất nhập hàng hóa. Các lối đi có thể được sắp xếp dọc theo các kệ để người, xe nâng và các phương tiện khác dễ dàng tiếp cận.
Nguyên tắc giảm hàng tồn LIFO: Nhập sau – xuất trước
Hoàn toàn trái ngược với FIFO, LIFO là tên viết tắt tiếng Anh của Last In, First Out. Có nghĩa là “nhập trước, xuất trước”. Vì vậy, những mặt hàng mới nhập khẩu sẽ được xuất khẩu trước. Sản phẩm mới chủ yếu được bán cho nhà phân phối hoặc khách hàng; trong khi hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm cũ đã được lưu kho trong thời gian dài.
LIFO là phương thức lưu trữ, xuất nhập hàng hóa chỉ áp dụng cho những mặt hàng chưa hết hạn sử dụng. Than, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ, vật liệu xây dựng… là những sản phẩm tiêu biểu của LIFO, đặc biệt trong thời kỳ siêu lạm phát như hiện nay.
Nguyên tắc sắp xếp kho theo LIFO là để thuận tiện cho việc xuất nhập hàng, hàng nhập khẩu đầu tiên sẽ xếp ở phía sau; những hàng nhập khẩu tiếp theo sẽ xếp ở phía trước.
Nguyên tắc FEFO – Hàng hết hạn xuất trước
FEFO là viết tắt của “First Expired First Out”. Cụ thể, FEFO là khái niệm mô tả việc quản lý và luân chuyển sản phẩm trong kho. Điều này có nghĩa là những sản phẩm dễ hỏng hoặc gần hết hạn sử dụng sẽ được xuất xưởng trước. Điều này giúp tránh tình trạng tham nhũng gây thiệt hại cho doanh nghiệp và người tiêu dùng.
Để áp dụng nguyên tắc FEFO, ưu tiên hàng đầu là cung cấp các sản phẩm gần hết hạn sử dụng để bán ra bên ngoài trước; trong khi các sản phẩm có thời hạn sử dụng dài phải được cung cấp trong nội bộ để xuất khẩu sau.
Khi kiểm tra hàng tồn kho, hãy tìm những mặt hàng đã được lưu trữ trong một thời gian dài. Đặt chúng vào các khu vực riêng biệt để ưu tiên vận chuyển trước hoặc lên kế hoạch xử lý hàng tồn kho đã tồn đọng quá lâu. Ví dụ: giảm giá hoặc quà tặng sản phẩm.
Sắp xếp kho theo mã sản phẩm SKU để dễ tìm, dễ lấy
SKU là viết tắt của Stock Keeping Unit và là mã sản phẩm bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ cái). Nhằm xác định vị trí của sản phẩm được lưu trữ trong kho. Bạn có thể nhanh chóng xác định khu vực kho của mình bằng cách xem mã SKU.
Ví dụ: Đối với sản phẩm giày dép được lưu trữ tại khu B, hàng 2, tầng 05, hộp 15, màu xanh lam, kích thước 36; mã SKU khuyến nghị là B20515XA36. Đây là một lệnh cắm trại thiết yếu. Quy cách đặt mã SKU khác nhau tùy theo đơn vị, công ty nên phù hợp, dễ hiểu, dễ nhận biết.
Kiểm kho định kỳ
Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ nên được thực hiện sáu tháng một lần để kiểm tra số lượng (theo hồ sơ hàng hóa); chất lượng (nhận dạng, hư hỏng, hư hỏng, đóng gói).
Việc kiểm tra được thực hiện bởi một nhóm nhân viên và thường cần từ hai đến ba người. Để xử lý hàng tồn kho nhanh chóng, bạn cần có cách bố trí kho hàng một cách khoa học. Bạn có thể kiểm tra hàng tồn kho theo bộ phận hoặc nhóm sản phẩm.
Các hình thức kiểm kê kho hàng:
- Kiểm kê kho thực tế: Kiểm kê vật lý trong quản lý kho. Bao gồm việc đếm tất cả hàng hóa trong kho cùng một lúc.
- Kiểm tra tại chỗ: Nếu bạn lo ngại rằng hàng tồn kho thực tế của bạn đang trở nên có vấn đề hơn vào cuối năm; hoặc số lượng hàng hóa trong kho của bạn quá cao. Bạn có thể thực hiện kiểm tra hiện trường thường xuyên trong suốt cả năm.
- Hãy kiểm tra thường xuyên: Nếu việc kiểm kê thực tế được thực hiện hàng năm; thì việc kiểm kê định kỳ có thể được thực hiện hàng quý, hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày.
Kết quả kiểm tra phải được ghi lại vào nhật ký kiểm kê.
Giải pháp quản lý kho hàng chuyên nghiệp NextX
Xem thêm: Bí quyết chăm sóc khách hàng sau mua với 8 bước hiệu quả nhất
Phần mềm quản lý bán hàng NextX bán hàng được coi là giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả nhất hiện nay.
- Giúp cửa hàng giảm thất thoát hàng tồn kho: Cho phép chủ cửa hàng theo dõi trực tiếp sự thay đổi hàng tồn kho hàng ngày và với mọi giao dịch trong cửa hàng.
- Giải quyết vấn đề hết hàng, hết hàng lâu ngày. Bằng cách cập nhật tồn kho trên mỗi giao dịch, chủ doanh nghiệp có thể biết được sản phẩm nào tồn kho quá lâu và không bán được; sản phẩm nào sắp hết hàng trong kho, có thể dễ dàng theo dõi. Đẩy mạnh nhập khẩu và lập kế hoạch xuất khẩu.
- Biết chính xác vị trí của sản phẩm trong kho: Quản lý hàng tồn kho chi tiết theo mẫu mã, màu sắc. Cho phép chủ doanh nghiệp biết chính xác vị trí của từng sản phẩm trong kho, từng dòng một.
- Quản lý công nợ: Doanh nhân hoàn toàn có thể quản lý nợ nhà cung cấp; tạo biên lai hàng hóa trực tiếp trong hệ thống quản lý.
- Theo dõi báo cáo tồn kho: Báo cáo tồn kho chi tiết về các sản phẩm dưới hoặc trên giới hạn tồn kho. Có thể giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định kịp thời về việc nhập hoặc dỡ sản phẩm.
Kết luận
Qua bài viết này, bạn đã biết cách quản lý hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả nhất. Chỉ bằng cách quản lý hiệu quả hàng tồn kho xuất nhập khẩu; nhà bán lẻ mới có thể tổ chức sản phẩm một cách khoa học; kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho. Điều này giúp giảm tổn thất và sai sót trong quản lý hàng tồn kho, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Đồng thời tăng doanh thu cho các cửa hàng và doanh nghiệp. Thoi dõi tin tức NextX để cập nhật thêm thông tin hữu ích bạn nhé.
Có thể bạn quan tâm: TOP 9 phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng tốt nhất thị trường
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
