Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống mà chỉ cần một câu nói khéo léo, bạn có thể xoay chuyển hoàn toàn cục diện cuộc trò chuyện? Đó chính là sức mạnh của kỹ năng đàm phán – một nghệ thuật không chỉ giúp bạn đạt được điều mình mong muốn mà còn xây dựng mối quan hệ vững chắc với đối tác. Trong kinh doanh, công việc hay thậm chí trong đời sống cá nhân, việc nắm vững kỹ năng đàm phán không chỉ quyết định sự thành bại, mà còn mở ra những cơ hội phát triển tiềm năng. Bạn có sẵn sàng cùng NextX – Phần mềm CRM khám phá bí quyết về kỹ năng đàm phán thông minh và hiệu quả hơn chưa?
Mục lục
I. Đàm phán là gì?
Xem thêm: Nâng cao doanh số bán hàng với quy trình Sales Pipeline chuyên nghiệp
Đàm phán là quá trình trao đổi và đối thoại giữa hai hoặc nhiều bên nhằm giải quyết mâu thuẫn và đạt được một thỏa thuận thỏa đáng cho tất cả các bên liên quan. Đây là một quá trình “cho và nhận,” nơi mỗi bên đều phải nhượng bộ một phần lợi ích cá nhân vì mục tiêu chung.
Kết quả của đàm phán thường rơi vào hai loại chính: “win-win” (đôi bên cùng có lợi) hoặc “win-loss” (một bên thắng, một bên thua). Tương ứng với hai kiểu đàm phán là đàm phán phân phối và đàm phán tích hợp.
Trong đàm phán phân phối, cả hai bên đều cố gắng kiểm soát một nguồn tài nguyên có giới hạn, dẫn đến việc một bên chỉ đạt được lợi ích khi bên kia phải chịu mất mát. Đây được coi là một cuộc đàm phán “thắng-thua”. Ngược lại, đàm phán tích hợp, thường được gọi là “đôi bên cùng có lợi,” xảy ra khi tất cả các bên đều có được lợi ích từ thỏa thuận.
Trong bất kỳ cuộc đàm phán nào, mỗi bên đều mong muốn đạt được tối đa lợi ích, dù là cho bản thân hay doanh nghiệp mà họ đại diện. Tuy nhiên, để đàm phán thành công, cả hai bên cần tuân thủ ba nguyên tắc quan trọng. Bao gồm công bằng, duy trì mối quan hệ hợp tác và tìm kiếm lợi ích chung. Chỉ cần một trong những nguyên tắc này bị vi phạm, xung đột lợi ích sẽ dễ dàng phát sinh và có thể dẫn đến tranh chấp hoặc mâu thuẫn không cần thiết.
II. Vì sao cần có kỹ năng đàm phán?
Kỹ năng đàm phán có vai trò then chốt, mang lại kết quả tích cực trong nhiều lĩnh vực và tình huống khác nhau.
Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, các doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu tối đa hóa doanh số và lợi nhuận. Thị trường giống như một sân chơi khốc liệt, nơi các doanh nghiệp cạnh tranh bằng khả năng và chiến lược của mình. Những ai có năng lực, cung cấp dịch vụ tốt và đáp ứng được nhu cầu khách hàng sẽ chiếm ưu thế.
Việc đàm phán giúp doanh nghiệp không chỉ đạt được các mục tiêu kinh doanh mà còn tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Qua quá trình này, các bên có thể ký kết các hợp đồng với điều kiện phù hợp, giải quyết các tranh chấp trong kinh doanh. Và quan trọng hơn, kết nối doanh nghiệp với khách hàng, đồng thời hiểu rõ hơn về nhu cầu và kỳ vọng của đối tác.
III. Hai phương pháp đàm phán trong kinh doanh
Xem thêm: Bí quyết đàm phán Win-Win thông minh giúp bạn làm chủ cuộc đàm phán
- Đàm phán phân tán
Phương pháp đàm phán phân tán là tình huống trong đó chỉ một bên đạt được thỏa thuận. Trong khi các bên còn lại không đạt được những gì họ kỳ vọng. Loại đàm phán này thường chỉ tập trung vào một chủ đề duy nhất.
Để có thể thành công trong đàm phán phân tán, các bên cần có quyết tâm cao và theo đuổi đến cùng những mục tiêu của mình. Một cách để thể hiện sự chủ động là đưa ra đề nghị đầu tiên. Mặc dù mục tiêu có thể cao, nhưng các mức tối thiểu mà bạn có thể chấp nhận nên được giữ kín, không nên tiết lộ cho đối phương
- Đàm phán tích hợp
Ngược lại, đàm phán tích hợp, hay còn gọi là đàm phán cùng thắng. Đây là phương pháp nhằm tìm ra giải pháp mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia. Phương pháp này cho phép thảo luận về nhiều chủ đề và nội dung khác nhau.
Để thực hiện đàm phán tích hợp hiệu quả, các bên cần tiếp cận vấn đề một cách nguyên tắc và xây dựng lòng tin lẫn nhau. Điều này có thể đạt được thông qua việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ tích cực. Thậm chí khuyến khích các cuộc thảo luận sôi nổi về mục tiêu chung liên quan đến lĩnh vực. Và quan trọng nhất là phải trung thực và minh bạch trong suốt quá trình đàm phán.
IV. 6 Kỹ năng đàm phán cần nắm vững
Xem thêm: Bí quyết đọc vị nhu cầu khách hàng hiệu quả trong kinh doanh
1. Theo sát mục tiêu ban đầu
Trước khi bắt đầu cuộc đàm phán, việc xác định rõ ràng ba yếu tố quan trọng là điều không thể thiếu:
- Bạn muốn đạt được điều gì?
- Yếu tố nào là quan trọng nhất?
- Giới hạn nào bạn sẵn sàng chấp nhận và từ bỏ thỏa thuận?
Việc có một mục tiêu rõ ràng giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc lối trong quá trình thương thảo. Nếu trong quá trình đàm phán bạn nhận thấy rằng không thể đồng ý với bất kỳ yêu cầu nào từ phía đối tác. Hoặc cả hai bên đều không thể thống nhất về các điều khoản, thì đây là thời điểm bạn nên xem xét việc dừng lại.
Việc không từ bỏ khi cần thiết có thể dẫn đến những quyết định không sáng suốt và khiến bạn phải chấp nhận một thỏa thuận không có lợi cho mình. Hãy nhớ rằng, sự kiên định và khả năng giữ vững mục tiêu ban đầu không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi mà còn nâng cao giá trị của bạn trong mắt đối tác.
2. Hiểu rõ đối tác và bản thân – kỹ năng đàm phán quan trọng
Một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao kỹ năng đàm phán là sự nhạy bén trong việc nắm bắt mục tiêu và mong muốn của đối phương. Đối tác của bạn cũng sẽ có những điểm mà họ sẵn sàng nhượng bộ và những giới hạn không thể vượt qua. Việc hiểu rõ điều này giúp bạn xây dựng chiến lược phù hợp và kịp thời để đạt được kết quả tối ưu.
Để làm được điều này, kỹ năng lắng nghe tích cực là rất cần thiết. Lắng nghe tích cực không chỉ liên quan đến việc chú ý đến lời nói, mà còn đòi hỏi khả năng quan sát ngôn ngữ cơ thể và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác.
Thay vì chỉ tập trung vào việc trình bày quan điểm của mình, những nhà đàm phán chuyên nghiệp thường dành phần lớn thời gian để lắng nghe đối phương. Thông qua đó họ có thể hiểu rõ hơn và điều chỉnh chiến lược đàm phán phù hợp.
3. Kiểm soát cảm xúc
Một trong những sai lầm lớn mà những người thiếu kinh nghiệm đàm phán thường mắc phải là luôn cho rằng mình có lợi thế vượt trội. Họ để cảm xúc và cái tôi cá nhân ảnh hưởng đến hành động và lời nói trong quá trình đàm phán. Hành động mạnh mẽ như đập bàn hay đưa ra tối hậu thư có thể tạo ấn tượng trong phim ảnh hoặc sân khấu. Nhưng trong thực tế, điều này thường khiến các cuộc đàm phán thất bại, bởi đối tác sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
Thay vào đó, hãy giữ bình tĩnh, tôn trọng đối phương và đối xử với họ như cách bạn mong muốn được đối xử. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được thỏa thuận thành công mà còn xây dựng danh tiếng là một nhà đàm phán chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho những cuộc đàm phán sau này.
4. Tạo ấn tượng tích cực
Ấn tượng ban đầu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Bạn nên nỗ lực để gây dựng một hình ảnh tích cực trong mắt đối tác, điều này sẽ giúp cho quá trình thương thảo diễn ra thuận lợi hơn. Một cách để làm điều này là thể hiện khả năng lắng nghe của bạn, đồng thời tạo cơ hội cho đối tác trình bày ý kiến của họ nhiều hơn. Từ đó giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và quan điểm của họ.
Nếu bạn có khiếu hài hước, đừng ngần ngại sử dụng nó để làm cho cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn. Tuy nhiên, hãy cân nhắc đối tượng mà bạn đang giao tiếp để tránh bị coi là thiếu chuyên nghiệp hoặc không tôn trọng.
Bên cạnh đó, việc trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và tự tin, cùng với diện mạo gọn gàng. Đây cũng là những yếu tố góp phần quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với người đối diện.
5. Tránh đưa ra đề nghị trước
Một yếu tố quan trọng để trở thành một nhà đàm phán giỏi là khả năng kiểm soát thỏa thuận bằng cách chủ động đưa ra đề nghị, đặc biệt khi bạn là người bán. Tuy nhiên, nếu bạn không tự tin rằng mình nắm vững thông tin về sản phẩm và thị trường hơn đối phương. Khi đó, việc hạn chế đưa ra đề nghị trước là điều cần thiết.
Khi bạn không chắc chắn về vị trí của mình trong cuộc đàm phán, việc đưa ra đề nghị trước có thể dẫn đến việc bạn bị đối tác lấn át. Đôi khi là chi phối cuộc trò chuyện theo hướng mà bạn không mong muốn. Điều này không chỉ có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng mà còn làm giảm sự tự tin của bạn. Thay vào đó, hãy lắng nghe và tìm hiểu thêm về nhu cầu, mục tiêu của đối phương trước khi đưa ra bất kỳ đề nghị nào. Bằng cách này, bạn sẽ có cơ sở vững chắc hơn để thương lượng và có khả năng đạt được một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.
6. Áp dụng phương pháp BATNA
Xem thêm: Giữ chân và thu hút khách hàng hiệu quả với 5 cách chăm sóc khách hàng
BATNA, viết tắt của cụm từ “Best Alternative to a Negotiated Agreement”. Phương pháp này đề cập đến lựa chọn tốt nhất mà một bên có thể thực hiện nếu cuộc đàm phán không thành công hoặc không đạt được thỏa thuận mong muốn.
Khái niệm này rất quan trọng trong đàm phán vì nó giúp bạn xác định được điểm dừng. Bên cạnh đó còn là mức độ chấp nhận các điều khoản của cuộc thảo luận. BATNA không chỉ là một phương án dự phòng, mà còn là những lựa chọn chiến lược mà bạn có thể thực hiện. Bao gồm việc quyết định dừng cuộc đàm phán, đình công, tìm kiếm đối tác khác để đàm phán hoặc thậm chí tiến hành khởi kiện nếu cần thiết.
Việc hiểu rõ BATNA giúp bạn tự tin hơn trong quá trình thương thuyết, bởi bạn biết mình có những lựa chọn nào nếu không đạt được kết quả mong muốn. Hơn nữa, khi nắm vững phương pháp này, bạn có thể đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời. Từ đó bảo vệ quyền lợi của mình một cách hiệu quả hơn.
V. Kết luận về kỹ năng đàm phán
Kỹ năng đàm phán là một hành trang thiết yếu cho bất kỳ ai muốn thành công trong công việc và cuộc sống. Khả năng thương lượng hiệu quả giúp chúng ta đạt được thỏa thuận có lợi, duy trì mối quan hệ tốt đẹp và phát triển bản thân. Qua việc rèn luyện và nâng cao kỹ năng đàm phán, mỗi người có thể vượt qua các thách thức trong công việc, đạt được những mục tiêu lớn lao và xây dựng sự nghiệp bền vững. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
