Bảo quản kho hàng hóa là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong ngành thương mại và dịch vụ. Việc tổ chức và duy trì một kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất mát, hỏng hàng hóa; mà còn tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng và chính xác theo nhu cầu thị trường. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM khám phá chi tiết về cách bảo quản kho hàng hóa để tối ưu hóa quá trình bán hàng và đảm bảo sự thành công bền vững của doanh nghiệp.
Mục lục
Mục đích của việc bảo quản kho hàng hóa
Xem thêm: 10+ kênh bán hàng online hiệu quả bạn không nên bỏ lỡ khi kinh doanh
Bảo quản kho hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý hoạt động kinh doanh và có nhiều mục đích quan trọng. Đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt của chuỗi cung ứng. Dưới đây là những mục đích chính của quản lý kho hàng hóa:
- Kiểm soát hàng tồn kho
Bảo quản kho hàng hóa giúp kiểm soát tồn kho, từ việc xác định số lượng hàng tồn kho đến việc theo dõi quá trình xuất nhập. Bảo quản kho giúp quản lý hàng tồn kho giảm rủi ro liên quan đến thiếu hụt hàng, thất thoát hàng hóa, hoặc sự cố trong chuỗi cung ứng. Đồng thời tạo ra các biện pháp dự phòng để ứng phó với những tình huống khẩn cấp.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Quản lý kho hàng giúp tối ưu hóa quá trình chuỗi cung ứng bằng cách đồng bộ hóa lưu thông hàng hóa. Từ việc đặt hàng đến phân phối, giảm thiểu thời gian và chi phí. Từ đó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng ngay cả khi có biến động đột ngột trong thị trường
- Giảm chi phí lưu trữ
Tổ chức quản lý kho hàng một cách hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ. Bao gồm cả chi phí về không gian, nhân công, và bảo dưỡng thiết bị.
Tổ chức và quản lý kho hàng một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự linh hoạt; thành công của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Quy trình quản lý bảo quản kho hàng hóa chuyên nghiệp
Xem thêm: Bất ngờ với 6 cấp độ bán hàng không thể thiếu cho bạn cần BỎ TÚI NGAY
Quản lý kho là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tổ chức và hiệu quả để đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ và di chuyển một cách hiệu suất cao. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình bảo quản quản lý kho hàng hóa:
Bước 1: Nhập kho
Nhập hàng hóa vào kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Đây cũng là bước quan trọng nhất trong việc bảo quản kho hàng tồn kho một cách chính xác. Việc bảo quản kỹ lưỡng và cẩn thận cũng giúp phân loại các sản phẩm bị hư hỏng. Tránh mất mát hoặc hư hỏng cho các cửa hàng sau này trong quá trình bán hàng. Để tối ưu hóa các bước nhập kho, bạn có thể đưa ra một số yêu cầu về đóng gói khi liên hệ với nhà cung cấp. Chẳng hạn như:
– Kích thước và trọng lượng tối đa của một kiện hàng hóa
– Số lượng của sản phẩm trong một hộp
– Dán nhãn vào đâu và ghi những thông tin gì trên nhãn…
Bước 2: Lưu kho
Sau khi nhận được hàng, chúng ta phải sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học. Điều này không chỉ cho phép bạn sắp xếp kho hàng nhanh hơn; tận dụng tối đa không gian lưu trữ. Đồng thời giúp bạn tìm và nhận sản phẩm tại thời điểm bán hàng dễ dàng hơn.
Lưu trữ là một bước thường bị bỏ qua trong quy trình bảo quản kho hàng hóa. Nhưng nó có thể giúp quản lý kho của bạn hiệu quả hơn. Khi xếp, dỡ hàng hóa lên kệ trong kho; các hàng hóa giống nhau nên được xếp chồng lên nhau trên cùng một kệ. Để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh nhầm lẫn khi nhận hàng. Nếu không có nhiều không gian, bạn có thể đặt các sản phẩm khác nhau trên mỗi dãy kệ.
Bước 3: Nhặt hàng
Chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho; đây được đánh giá là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho. Do đó, tối ưu hóa quy trình này có thể giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả bảo quản kho hàng. Giảm thiểu sự nhầm lẫn về sản phẩm và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Hiện nay, sản phẩm có thể được phân loại theo hai cách:
– Theo đơn hàng: Sau khi đơn hàng được đặt, nhân viên bán hàng in đơn hàng; và chuyển cho nhân viên kho để lấy sản phẩm theo đơn hàng. Loại xe bán tải này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ đặt nhiều đơn hàng mỗi ngày.
– Chọn cụm: Nhân viên bán hàng nhóm nhiều đơn hàng và đưa ra danh sách các mặt hàng kèm theo số lượng. Nhân viên kho lấy hàng theo số lượng sản phẩm và chia đơn hàng sau khi hoàn thành. Hình thức lấy hàng này phù hợp với những cửa hàng có số lượng đơn hàng lớn, cho phép bạn hoàn thành nhiều đơn hàng cùng lúc.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình bảo quản và quản lý kho bán hàng tồn kho. Giúp tập hợp sản phẩm cho từng đơn hàng sau khi chúng được chọn và chuẩn bị chuyển đến khách hàng. Việc này phải được xử lý cẩn thận và chính xác để tránh nhầm lẫn. Yêu cầu đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng phải đáp ứng hai mục tiêu quan trọng:
– Đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
– Tối ưu hóa khối lượng gói hàng để giảm thiểu chi phí vận chuyển
Sau khi đóng gói xong sản phẩm sẽ bàn giao sản phẩm cho bộ phận vận chuyển. Sau đó, mặt hàng này được đánh dấu là đã vận chuyển và được khấu trừ khỏi kho hàng của bạn.
Bước 5: Sản phẩm hoàn hàng
Tất nhiên, không người bán nào muốn bước này, nhưng một thực tế khó tránh khỏi là vẫn sẽ có một tỷ lệ nhất định các đơn hàng bị trả lại. Trả lại một mặt hàng là một quá trình khá phức tạp. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc lưu kho phải được tuân thủ khi trả lại hàng.
– Khách hàng phải trả lại hàng theo đúng chính sách đổi trả và nêu rõ lý do trả lại. Những lý do hoàn trả này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể điều chỉnh phù hợp nhằm giảm tỷ lệ hoàn trả.
– Có các quy định liên quan đến việc hoàn trả sản phẩm. Bao gồm nhập kho, sửa chữa, tái chế, tiêu hủy và trả lại cho nhà sản xuất.
– Doanh thu và lợi nhuận từ việc trả lại cũng phải được khấu trừ tương ứng.
Bước 6: Kiểm kê kho hàng
Kiểm toán hàng tồn kho là một hoạt động cần được thực hiện thường xuyên. Thay vì chỉ mỗi năm một lần hoặc khi phát hiện có vấn đề về hàng tồn kho hoặc mất mát. Sau đó, việc kiểm tra hàng tồn kho sẽ được thực hiện. Chỉ cần đảm bảo kho của bạn luôn sạch sẽ và có quy trình kiểm kê phù hợp sẽ giúp việc kiểm kê của bạn diễn ra suôn sẻ và nhanh hơn.
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng, việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện dễ dàng hơn. Chỉ với một máy quét mã vạch, bạn có thể quét mã vạch của từng sản phẩm để xem số lượng thực tế trong kho. Sau khi đếm xong, bạn có thể thực hiện cân đối tồn kho khi bảo quản kho bán hàng hóa. Để đảm bảo số lượng tồn kho trong phần mềm được cập nhật theo số lượng kiểm tra thực tế.
Bước 7: Thống kê báo cáo bảo quản kho hàng hóa
Thống kê và báo cáo kho cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho của bạn. Mọi đơn hàng xuất khẩu đều được ghi chép chi tiết với số liệu cụ thể thông qua các phương pháp nhanh chóng; dễ dàng như sử dụng phần mềm quản lý kho.
Dưới đây là một số loại báo cáo kho hàng bạn cần để đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng của mình. Và lập kế hoạch nhập khẩu, dỡ hàng kịp thời và phù hợp.
– Sổ nhật ký tồn kho: Quản lý thông tin xuất nhập, tồn kho
– Báo cáo tồn kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng, chi nhánh (nếu có).
– Báo cáo Thừa/Thiếu: Xem các mặt hàng tồn kho trên hoặc dưới tiêu chuẩn để lập kế hoạch xuất/nhập phù hợp.
– Gợi ý đối với sản phẩm nhập khẩu: sản phẩm bán chạy hoặc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.
-Báo cáo kiểm tra sản phẩm: Quản lý số lượng hàng bị thiếu, hư hỏng và nguyên nhân thất lạc.
Kỹ năng quản lý giúp bảo quản kho hàng hóa hiệu quả
Xem thêm: 5 vai trò quan trọng của chỉ số kinh doanh công ty mà bạn chưa biết
Sắp xếp kho hàng thông minh khi bảo quản
- Sắp xếp theo vị trí cố định: Phương pháp này nghĩa là mỗi sản phẩm; từng nhóm sản phẩm liên quan đều có một vị trí cố định không thay đổi. Ưu điểm của loại vị trí sản phẩm này là nó ổn định, rõ ràng, có thể tìm kiếm và có sẵn nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm là không phù hợp với những mặt hàng có thể xuất nhập khẩu thường xuyên; và có thể gây lãng phí không gian.
- Sắp xếp theo mức độ ưu tiên: Khác với các cách sắp xếp trên, cách sắp xếp này không cố định vị trí của sản phẩm. Mà thay đổi định kỳ theo các mặt hàng thường xuyên xuất nhập. Sản phẩm được sắp xếp theo thứ tự bán chạy nhất. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm không gian khi tổ chức, xuất nhập những sản phẩm bán chạy. Nhược điểm là mỗi lần sắp xếp sản phẩm đều mất thời gian.
Tạo mã vạch cho tất cả sản phẩm
Quản lý sản phẩm bằng mã vạch hiện đang được nhiều công ty sử dụng. Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp người quản lý kho và nhân viên quản lý số lượng lớn hàng hóa dễ dàng hơn; và mất ít thời gian hơn.
- Tránh sai sót trong bảo quản kho hàng hóa: Tạo mã vạch sản phẩm có thể giảm sai sót trong quản lý hàng tồn kho truyền thống đối với số lượng lớn mặt hàng.
- Dễ dàng tìm thấy thông tin sản phẩm: Một lần quét mã vạch sẽ hiển thị tất cả thông tin về sản phẩm. Như: tên sản phẩm, kích thước, giá sản phẩm, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng
Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho
Trong kinh doanh hiện nay, các đơn hàng được vận chuyển hàng ngày mà không quản lý cẩn thận các đơn hàng tồn kho. Nên khâu sau xuất xưởng của sản phẩm cũng phải được giám sát chặt chẽ để tránh rủi ro. Một cái gì đó như thế này có thể xảy ra. Nó còn được coi là quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi vận chuyển về kho; đảm bảo chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm trước khi đến tay khách hàng.
Việc kiểm tra sản phẩm này cũng tránh được nhiều chi phí và rủi ro có thể xảy ra. Ngoài việc bảo quản quản lý kho bán hàng, sản phẩm nhập khẩu cũng phải được kiểm soát chặt chẽ. Đặc biệt số lượng sản phẩm nhập vào kho phải được kiểm soát chặt chẽ để tránh sai sót dữ liệu một cách tối đa.
Kiểm kê kho hàng theo định kỳ
Việc kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên cần phải được thực hiện thường xuyên. Vì sản phẩm ra vào cửa hàng bán lẻ rất thường xuyên; đôi khi dẫn đến các vấn đề như lỗi về số lượng và lượng hàng trong kho. Cần thường xuyên kiểm tra sản phẩm xem có hư hỏng do yếu tố khách quan; sản phẩm sắp hết hạn sử dụng và quản lý tồn kho để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất. Bạn có thể tham khảo các phương pháp xác nhận hàng tồn sau đây.
- Kiểm kho thực tế: Hoạt động kiểm kê đồng thời tất cả các mặt hàng, sản phẩm trong kho.
- Kiểm tra tại chỗ: Công việc dồn dồn vào cuối năm nên nếu ngại thực hiện kiểm kê thực tế cuối năm; khi lượng nguyên vật liệu nhiều sẽ thường xuyên xảy ra sự cố. Bằng cách đó, bạn có thể sử dụng các phương pháp kiểm tra tại chỗ thường xuyên cho kho của mình.
- Kiểm kê định kỳ: Thay vì sử dụng phương pháp kiểm kê thực tế để đếm hàng tồn kho một lần vào cuối năm. Phương pháp kiểm kê định kỳ cho phép bạn giám sát hàng tồn kho của mình chặt chẽ hơn hàng tháng, hàng quý và hàng tuần.
Bảo quản kho hàng hóa theo thứ tự ưu tiên ABC
Phương pháp này dựa trên nguyên tắc bảng chữ cái ưu tiên. Điều này có nghĩa là nếu bạn quản lý tốt 20% sản phẩm của mình thì bạn có thể dễ dàng quản lý 80% còn lại; và thu được kết quả tốt cho lợi nhuận cao. Trong mô hình quản lý này, sản phẩm được phân thành ba loại:
- Nhóm A: Đây là những mặt hàng có giá trị cao. Chiếm khoảng 70-80% giá trị hàng tồn kho của công ty. Điều đặc biệt ở nhóm sản phẩm này là phải được nhập khẩu và vận chuyển thường xuyên từ kho. Ngày giao sản phẩm chính xác là bắt buộc.
- Nhóm B: Chứa các mặt hàng có giá trị thấp bao gồm cả phụ tùng thay thế. Những sản phẩm này chỉ chiếm khoảng 15% mục tiêu bán hàng của cửa hàng hoặc công ty.
- Nhóm C: Đây là nhóm hàng có giá trị tồn kho; bảo quản trong kho thấp nhất, chỉ chiếm 5%. Đối với nhóm sản phẩm này, thời gian đặt hàng rời rạc hơn và kéo dài hơn.
Tính vòng quay tồn kho xoay vòng
Vòng quay hàng tồn kho được coi là một chỉ số quan trọng trong quá trình quản lý kho. Điều này giúp hiển thị số lượng hàng tồn kho đã được bán; hoặc trao đổi trong một khoảng thời gian cụ thể. Tính toán vòng quay hàng tồn kho giúp người bán dự đoán chính xác hơn thị trường hiện tại. Hệ số tồn kho còn cho biết số lượng hàng nhập khẩu trong kỳ này; cho phép dự báo cho cả kỳ. Thời gian trung bình để tất cả các sản phẩm được bán.
Dựa vào đó, bạn sẽ nhận được kế hoạch nhập khẩu phù hợp cho công ty của mình.
Luôn có kế hoạch dự phòng cho quản lý hàng tồn kho
Tại sao người bảo quản và quản lý kho hàng hóa luôn phải lập kế hoạch dự phòng quản lý kho? Bởi vì bạn không bao giờ biết điều gì sẽ xảy ra nên điều quan trọng là phải có kế hoạch dự phòng trước; chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất. Làm thế nào để giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra cho doanh nghiệp của bạn.
Các trường hợp có thể xảy ra bao gồm:
- Nhu cầu về một sản phẩm cụ thể có thể tăng đột biến và nguồn hàng có thể trở nên khan hiếm.
- Kho quá tải
- Mất dòng tiền dẫn đến thiếu vốn nhập hàng
- Những sai sót trong tính toán kế toán hoặc tồn kho có thể dẫn đến tình trạng thiếu hoặc thừa sản phẩm.
- Nhà cung cấp có thể ngừng sản xuất một số sản phẩm nhất định mà không cần thông báo
- Các nhà sản xuất không có đủ hàng tồn kho để cung cấp cho các cửa hàng.
Quản trị kho hàng dễ dàng với phần mềm bán hàng NextX
Xem thêm: TOP 9 phần mềm quản lý bán hàng cửa hàng tốt nhất thị trường
Quản lý và bảo quản kho hàng hóa là một công việc khá phức tạp bao gồm nhiều công đoạn khác nhau. Để đơn giản hóa quy trình cũng như tiết kiệm thời gian và công sức; các chủ cửa hàng hiện thích sử dụng phần mềm bán hàng tự động có chức năng kiểm kê hơn.
Phần mềm này cho phép chủ cửa hàng tạo kiểm soát hàng tồn kho trực tiếp trong phần mềm quản lý bán hàng của họ. Bằng cách sử dụng thông tin về thời gian, mặt hàng, số lượng tồn kho, số lượng kiểm tra thực tế; và chênh lệch mà không cần tham khảo sổ cái công khai. Ngay sau khi tạo phiếu, tài liệu quản lý sản phẩm sẽ tự động hiển thị để điều chỉnh tồn kho cuối kỳ cho phù hợp với tồn kho thực tế. Dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống này cho phép chủ cửa hàng quản lý hàng tồn kho của họ dễ dàng hơn.
- Lập kế hoạch xuất nhập hàng hóa chính xác. Đảm bảo số lượng hàng hóa phù hợp với lượng hàng tồn kho.
- Ghi chép thường xuyên, nhanh chóng số lượng hàng hóa trên thiết bị cài đặt phần mềm.
- Dễ dàng kiểm tra mức tồn kho thông qua mã vạch, mã IMEI hoặc số sê-ri.
- Báo cáo hàng tồn kho thông minh giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình hiệu quả hơn.
Kết luận về bảo quản kho hàng hóa
Bảo quản kho hàng hóa không chỉ là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh; mà còn đóng vai trò quyết định đến sự thành công và hiệu suất của doanh nghiệp. Sử dụng công nghệ và áp dụng cải tiến trong quy trình quản lý kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được hiệu quả và đổi mới trong kinh doanh. Tóm lại, quản lý kho hàng là yếu tố chìa khóa để xây dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững và đáp ứng linh hoạt trong môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay. Theo dõi tin tức NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
