Tự động hóa quản lý nhân sự và 5 lợi ích cho doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự theo cách truyền thống thường gặp nhiều hạn chế như tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót và không thể tối ưu hiệu suất làm việc. Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng tự động hóa quản lý nhân sự, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực. NextX – Phần mềm chăm sóc khách hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tự động hóa quản lý nhân sự, những lợi ích nổi bật của nó cũng như các quy trình có thể ứng dụng công nghệ để tối ưu hiệu quả làm việc.

Mục lục

I. Tự động hóa quản lý nhân sự là gì và tại sao quan trọng?

1. Tự động hóa quản lý nhân sự là gì?

tự động hóa quản lý nhân sự

Xem thêm: MSP là gì? Phân Loại 6 mô hình Managed Service Providers phổ biến nhất hiện nay

Tự động hóa quản lý nhân sự là việc áp dụng công nghệ và phần mềm vào các quy trình nhân sự như tuyển dụng, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, quản lý hồ sơ và đào tạo nhân viên. Thay vì thực hiện thủ công, hệ thống phần mềm sẽ xử lý hầu hết các tác vụ này một cách tự động, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác.

2. Tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý nhân sự?

Giảm tải công việc hành chính: Giúp nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn thay vì phải xử lý giấy tờ thủ công.
Nâng cao độ chính xác: Các hệ thống tự động giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương, chấm công hay quản lý dữ liệu nhân viên.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, bảng lương, lịch làm việc mà không cần liên hệ trực tiếp với phòng nhân sự.
Tối ưu chi phí: Giảm thiểu nhu cầu thuê nhân viên hành chính, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Hỗ trợ ra quyết định: Các phần mềm tự động hóa cung cấp báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời hơn.

II. 5 lợi ích chính của tự động hóa quản lý nhân sự

tự động hóa quản lý nhân sự

Xem thêm: Applicant Tracking System là gì? Giải pháp tuyển dụng đột phá!

Tự động hóa quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại nhiều giá trị quan trọng trong việc vận hành và phát triển đội ngũ nhân sự. Dưới đây là 5 lợi ích lớn nhất mà tự động hóa có thể mang lại:

1. Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Quản lý nhân sự theo cách truyền thống thường mất nhiều thời gian cho các tác vụ như chấm công, tính lương, theo dõi hợp đồng lao động, đánh giá nhân sự và các công việc hành chính khác. Khi những quy trình này được thực hiện thủ công, chúng không chỉ tốn kém nhân lực mà còn có nguy cơ sai sót cao.

Việc áp dụng hệ thống tự động hóa giúp doanh nghiệp:

Giảm thiểu công việc lặp lại: Các phần mềm HRM có thể xử lý các tác vụ hành chính một cách tự động, chẳng hạn như cập nhật dữ liệu nhân viên, theo dõi ngày nghỉ phép hoặc gửi thông báo đến nhân viên khi có thay đổi về lịch làm việc.
Tăng năng suất làm việc: Nhân viên không cần phải dành quá nhiều thời gian cho các thủ tục giấy tờ, thay vào đó có thể tập trung vào công việc chuyên môn.
Tiết kiệm chi phí nhân sự: Doanh nghiệp có thể giảm số lượng nhân sự hành chính mà vẫn đảm bảo hoạt động trơn tru. Các khoản chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ tài liệu giấy, sai sót trong tính lương cũng được giảm thiểu đáng kể.

Theo một nghiên cứu của Deloitte, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 40% chi phí nhân sự chỉ trong vòng 1-2 năm triển khai. Đây là một khoản tiết kiệm đáng kể, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác

Sai sót trong quản lý nhân sự có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như:

Tính lương sai, dẫn đến khiếu nại từ nhân viên và làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng.
Nhập sai dữ liệu nhân viên, gây khó khăn trong quá trình quản lý hợp đồng và bảo hiểm.
Không tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc tranh chấp lao động.

Hệ thống tự động hóa có thể loại bỏ những vấn đề này bằng cách:

Tự động hóa quy trình tính lương: Phần mềm có thể tính toán lương dựa trên dữ liệu chấm công, thời gian làm việc, phụ cấp và thuế, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Đồng bộ hóa dữ liệu: Khi thông tin nhân sự được lưu trữ trên nền tảng kỹ thuật số, dữ liệu luôn nhất quán và không bị sai lệch do nhập tay.
Tích hợp kiểm soát lỗi: Nhiều hệ thống HRM có tính năng phát hiện lỗi nhập liệu và gửi cảnh báo ngay lập tức, giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có.

Theo một nghiên cứu của PwC, các doanh nghiệp áp dụng tự động hóa quản lý nhân sự có thể giảm tới 85% lỗi sai trong quá trình xử lý lương và dữ liệu nhân viên. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý nhân sự.

3. Cải thiện trải nghiệm nhân viên

trải nghiệm nhân viên

Xem thêm: Tổng hợp 7+ phương pháp chấm công phổ biến nhất tại Việt Nam

Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, và việc nâng cao trải nghiệm làm việc sẽ giúp họ cảm thấy hài lòng hơn, gắn bó hơn với công ty. Khi hệ thống nhân sự được tự động hóa, nhân viên có thể:

Tự kiểm tra thông tin cá nhân: Thay vì phải liên hệ bộ phận nhân sự, họ có thể truy cập hệ thống để xem bảng lương, ngày phép, lịch làm việc, bảo hiểm, hợp đồng lao động…
Đăng ký nghỉ phép dễ dàng: Chỉ cần vài cú click chuột, nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép mà không cần mất thời gian điền đơn giấy và chờ phê duyệt thủ công.
Nhận thông báo kịp thời: Hệ thống có thể tự động gửi email hoặc tin nhắn thông báo về thay đổi ca làm, chính sách công ty hoặc sự kiện nội bộ.

Theo nghiên cứu của Gallup, các doanh nghiệp có hệ thống nhân sự tự động hóa có mức độ hài lòng của nhân viên cao hơn 30% so với doanh nghiệp sử dụng phương pháp quản lý thủ công.

4. Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những quy trình quan trọng nhất của doanh nghiệp, nhưng nếu không được tối ưu hóa, nó có thể tốn nhiều thời gian và nhân lực. Hệ thống tự động hóa giúp doanh nghiệp:

Đăng tin tuyển dụng nhanh chóng: Phần mềm có thể tự động đăng tin lên nhiều nền tảng tuyển dụng cùng lúc, giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều ứng viên hơn.
Sàng lọc hồ sơ tự động: Các phần mềm AI có thể phân tích CV, đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên và sắp xếp danh sách ưu tiên cho nhà tuyển dụng.
Lên lịch phỏng vấn tự động: Hệ thống có thể gửi email mời phỏng vấn, nhắc nhở ứng viên và đồng bộ lịch với bộ phận nhân sự.
Theo dõi quy trình tuyển dụng: Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của từng ứng viên, từ lúc nộp hồ sơ đến khi ký hợp đồng lao động.

Theo Glassdoor, các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào tuyển dụng có thể giảm 50% thời gian tuyển dụng và tăng 3 lần hiệu quả tìm kiếm ứng viên phù hợp.

5. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Dữ liệu nhân sự là một trong những nguồn thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống tự động hóa, việc thu thập và phân tích dữ liệu có thể mất nhiều thời gian và dễ sai sót.

Phần mềm quản lý nhân sự có thể cung cấp:

Báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp đánh giá chính xác năng lực và đề xuất chính sách thưởng phù hợp.
Phân tích tỷ lệ nghỉ việc, giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân và có biện pháp giữ chân nhân sự hiệu quả.
Dự báo nhu cầu nhân sự, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tuyển dụng dựa trên xu hướng tăng trưởng.
Theo dõi mức độ hài lòng của nhân viên, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách để tạo môi trường làm việc tốt hơn.

Theo Harvard Business Review, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu khách hàng có thể cải thiện hiệu suất làm việc lên đến 25% nhờ vào việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

III. Các quy trình nhân sự có thể tự động hóa

1. Tuyển dụng và Onboarding nhân viên mới

Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới là một trong những quy trình tốn nhiều thời gian và công sức nhất của doanh nghiệp. Nếu không được tối ưu, doanh nghiệp có thể mất hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng để tìm kiếm và làm quen với nhân viên mới. Việc tự động hóa quy trình này có thể mang lại nhiều lợi ích như:

Tuyển dụng tự động

Đăng tin nhanh chóng trên nhiều nền tảng như LinkedIn, VietnamWorks, TopCV… giúp tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng.
Sàng lọc CV thông minh bằng phần mềm ATS để phân tích, xếp hạng ứng viên theo tiêu chí có sẵn.
Gửi email, đặt lịch phỏng vấn tự động, giúp quy trình tuyển dụng diễn ra trơn tru.

Tối ưu Onboarding

Tạo tài khoản nhân viên mới và cấp quyền truy cập vào hệ thống nội bộ.
Cung cấp tài liệu đào tạo như hướng dẫn, video, bài kiểm tra trực tuyến.
Theo dõi tiến độ Onboardingđể quản lý dễ dàng hỗ trợ nhân viên hòa nhập nhanh hơn.

Tự động hóa quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhanh hơn mà còn cải thiện trải nghiệm của nhân viên mới, giúp họ hòa nhập tốt hơn và gắn bó lâu dài với công ty.

2. Chấm công và tính lương

chấm công và tính lương

Xem thêm: 9 Cách tạo động lực cho nhân viên mà sếp nào cũng muốn biết

Chấm công và tính lương là một trong những quy trình quan trọng nhưng cũng dễ xảy ra sai sót nếu doanh nghiệp quản lý thủ công. Khi tự động hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo độ chính xác cao hơn và giảm bớt khối lượng công việc hành chính.

Tự động hóa chấm công

Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc GPS để chấm công, giúp đảm bảo tính minh bạch và ngăn chặn gian lận.
Tích hợp hệ thống chấm công với phần mềm quản lý nhân sự, giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo thời gian thực.
Tự động tính toán thời gian làm thêm giờ, nghỉ phép, đi công tác để cập nhật chính xác vào bảng lương.

Tính lương tự động

Tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, đảm bảo mỗi nhân viên được trả đúng theo thời gian làm việc thực tế.
Tích hợp với hệ thống thuế và bảo hiểm, giúp tính toán chính xác các khoản khấu trừ, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân…
Gửi phiếu lương điện tử cho nhân viên, giúp họ dễ dàng kiểm tra thông tin mà không cần liên hệ bộ phận nhân sự.

Theo thống kê, doanh nghiệp áp dụng hệ thống chấm công và tính lương tự động có thể giảm 70% thời gian xử lý bảng lương mỗi tháng và hạn chế 90% lỗi sai trong quá trình tính toán.

3. Quản lý hiệu suất nhân viên

Đánh giá hiệu suất nhân viên là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định năng lực, mức độ đóng góp của từng cá nhân để có chính sách thưởng phạt hợp lý. Tuy nhiên, nếu thực hiện thủ công, việc thu thập và phân tích dữ liệu có thể mất nhiều thời gian.

Tự động hóa đánh giá hiệu suất

Theo dõi KPI theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên.
Thu thập phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng, giúp có cái nhìn toàn diện về hiệu suất làm việc.
Phân tích dữ liệu và đề xuất cải thiện, giúp nhân viên phát triển kỹ năng và đạt hiệu suất cao hơn.

Lộ trình phát triển nhân sự

Hệ thống có thể gợi ý các khóa đào tạo phù hợp dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất.
Nhà quản lý có thể dễ dàng xác định nhân viên tiềm năng để lên kế hoạch thăng tiến.

Theo nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống đánh giá hiệu suất tự động có thể tăng 25% hiệu suất làm việc của nhân viên nhờ vào dữ liệu minh bạch và phản hồi kịp thời.

4. Quản lý hồ sơ nhân viên

Lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng giấy tờ hoặc file Excel dễ gây thất lạc và khó tra cứu khi cần. Với hệ thống tự động hóa, doanh nghiệp có thể:

Lưu trữ thông tin nhân viên trên nền tảng đám mây, giúp truy cập dễ dàng từ mọi nơi.
Cập nhật hồ sơ nhân viên nhanh chóng, bao gồm hợp đồng lao động, bảo hiểm, quá trình đào tạo, thăng tiến…
Tích hợp hệ thống nhắc nhở khi sắp đến hạn gia hạn hợp đồng, đánh giá định kỳ hoặc điều chỉnh chính sách lương thưởng.

Một hệ thống quản lý hồ sơ hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm 50% thời gian xử lý giấy tờ và giảm thiểu tối đa sai sót trong quản lý nhân sự.

5. Đào tạo và phát triển nhân sự

Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, vì vậy việc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho họ là điều không thể bỏ qua. Tự động hóa quy trình đào tạo giúp doanh nghiệp:

Cung cấp khóa học trực tuyến, giúp nhân viên học tập mọi lúc, mọi nơi mà không cần tập trung tại văn phòng.
Theo dõi tiến độ học tập, đảm bảo mỗi nhân viên hoàn thành chương trình đào tạo đúng thời hạn.
Đề xuất lộ trình học tập cá nhân hóa, giúp nhân viên phát triển kỹ năng phù hợp với vị trí công việc của họ.

Các doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống đào tạo tự động có thể tăng 30% hiệu suất làm việc của nhân viên nhờ vào việc nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn

IV. Kết luận

Tự động hóa quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót đến nâng cao trải nghiệm nhân viên. Trong thời đại số hóa, việc áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự không còn là lựa chọn mà đã trở thành xu hướng tất yếu để doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa áp dụng tự động hóa trong quản lý nhân sự, hãy bắt đầu ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh trong thị trường! Theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: