Bạn đã bao giờ trì hoãn một công việc quan trọng chỉ để dành thời gian lướt mạng xã hội hoặc xem phim chưa? Nếu có, bạn đang gặp phải tình trạng procrastination – một thói quen xấu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và thành công cá nhân. Vậy procrastination là gì? Tại sao chúng ta lại trì hoãn, và làm thế nào để vượt qua nó? Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Mục lục
I. Procrastination là gì?
Xem thêm: 6P Motivation là gì? Bí quyết tạo động lực hiệu quả và bền vững
Procrastination là thuật ngữ tiếng Anh chỉ hành vi trì hoãn, chần chừ trong việc hoàn thành một nhiệm vụ, mặc dù nhận thức được rằng việc trì hoãn sẽ gây ra hậu quả tiêu cực.
Hiện tượng này không chỉ xảy ra ở một nhóm người cụ thể mà có thể gặp ở bất kỳ ai, từ học sinh, sinh viên đến nhân viên văn phòng hay thậm chí là các nhà lãnh đạo. Procrastination có thể xuất hiện trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống như học tập, công việc, sức khỏe và thậm chí là trong các quyết định cá nhân quan trọng.
1. Các dạng procrastination phổ biến
- Trì hoãn do sợ thất bại: Một số người trì hoãn vì họ lo lắng rằng kết quả công việc sẽ không đạt được như mong đợi.
- Trì hoãn do thiếu động lực: Khi một nhiệm vụ không mang lại cảm hứng hoặc không có phần thưởng rõ ràng, con người có xu hướng bỏ bê nó.
- Trì hoãn do thói quen: Một số người có xu hướng trì hoãn như một phản xạ tự nhiên, điều này có thể hình thành từ môi trường sống hoặc thói quen lâu dài.
- Trì hoãn do không biết bắt đầu từ đâu: Đối mặt với những nhiệm vụ lớn, nhiều người cảm thấy choáng ngợp và không biết nên bắt đầu từ đâu, dẫn đến trì hoãn.
2. Dấu hiệu nhận biết procrastination
- Luôn tìm lý do để trì hoãn công việc: Chẳng hạn, bạn có kế hoạch viết một bài luận nhưng lại nghĩ rằng “để mai làm cũng được”.
- Dành thời gian cho những việc kém quan trọng: Thay vì hoàn thành công việc, bạn lại dành hàng giờ để lướt mạng xã hội hoặc chơi game.
- Cảm thấy áp lực khi deadline cận kề: Khi thời hạn đến gần, bạn rơi vào trạng thái căng thẳng vì chưa hoàn thành nhiệm vụ.
- Hứa sẽ thay đổi nhưng không hành động: Bạn luôn có ý định sửa đổi nhưng vẫn tiếp tục trì hoãn.
II. Nguyên nhân dẫn đến procrastination
Có rất nhiều nguyên nhân khiến một người rơi vào tình trạng trì hoãn. Một số nguyên nhân xuất phát từ tâm lý cá nhân, trong khi số khác lại liên quan đến môi trường và thói quen làm việc. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến procrastination và cách chúng ảnh hưởng đến con người.
1. Sợ thất bại hoặc sợ thành công
Xem thêm: Control Freak là gì? Dấu hiệu nhận biết người thích kiểm soát
Nỗi sợ thất bại là một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến nhiều người trì hoãn công việc. Khi đối diện với một nhiệm vụ khó hoặc một dự án quan trọng, chúng ta thường lo lắng rằng mình sẽ không thể hoàn thành tốt, hoặc kết quả cuối cùng sẽ không đáp ứng kỳ vọng của bản thân và người khác.
Ví dụ, một sinh viên có bài luận quan trọng sắp đến hạn nhưng lại trì hoãn vì sợ rằng bài viết của mình không đạt điểm cao. Thay vì bắt tay vào viết, họ chọn cách lướt mạng xã hội hoặc chơi game để tạm thời quên đi áp lực.
Ngược lại, sợ thành công cũng có thể là một lý do khiến nhiều người trì hoãn. Khi hoàn thành một công việc xuất sắc, bạn có thể phải đối mặt với nhiều trách nhiệm hơn, kỳ vọng cao hơn từ người khác và áp lực để duy trì thành tích đó. Điều này có thể dẫn đến sự lo âu và khiến bạn chần chừ trong việc bắt đầu một nhiệm vụ mới.
2. Thiếu động lực và mục tiêu rõ ràng
Khi một công việc không mang lại cảm giác hứng thú hoặc không có phần thưởng rõ ràng, con người thường có xu hướng trì hoãn. Động lực làm việc có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như:
- Công việc quá đơn điệu và không thách thức.
- Không thấy được lợi ích ngay lập tức từ việc hoàn thành công việc.
- Không có ai giám sát hoặc thúc đẩy tiến độ làm việc.
Ví dụ, một nhân viên văn phòng có nhiệm vụ viết báo cáo hàng tuần nhưng vì không ai kiểm tra sát sao, anh ta trì hoãn đến phút chót mới làm. Việc thiếu động lực và mục tiêu cụ thể khiến nhiều người không cảm thấy cần phải hành động ngay lập tức, dẫn đến tình trạng trì hoãn kéo dài.
3. Chủ nghĩa hoàn hảo (Perfectionism)
Những người theo chủ nghĩa hoàn hảo thường đặt ra tiêu chuẩn rất cao cho bản thân. Họ mong muốn mọi thứ phải đạt được sự hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên, dẫn đến việc ngần ngại bắt đầu một công việc nếu họ cảm thấy chưa sẵn sàng.
Ví dụ, một người muốn viết một cuốn sách nhưng lại trì hoãn vô thời hạn vì cảm thấy ý tưởng của mình chưa đủ hoàn hảo. Thay vì viết những trang đầu tiên và chỉnh sửa dần dần, họ chờ đợi một “thời điểm lý tưởng” để bắt đầu, và thời điểm đó có thể không bao giờ đến.
Chủ nghĩa hoàn hảo khiến nhiều người mắc kẹt trong vòng lặp trì hoãn vì họ luôn cảm thấy công việc chưa đủ tốt để triển khai. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn tạo ra áp lực tinh thần lớn.
4. Kỹ năng quản lý thời gian kém
Một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều người trì hoãn là thiếu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Khi không biết cách tổ chức công việc và đặt thứ tự ưu tiên, bạn có thể dễ dàng bị choáng ngợp bởi khối lượng nhiệm vụ cần làm.
Những vấn đề phổ biến liên quan đến quản lý thời gian bao gồm:
- Không có kế hoạch làm việc cụ thể.
- Không đặt deadline rõ ràng cho từng nhiệm vụ.
- Không phân chia công việc thành các bước nhỏ để dễ thực hiện.
- Dành quá nhiều thời gian cho những công việc không quan trọng.
Ví dụ, một sinh viên có bài tập lớn cần hoàn thành trong 2 tuần nhưng không lập kế hoạch rõ ràng. Đến gần ngày deadline, họ nhận ra còn quá nhiều việc phải làm và rơi vào trạng thái hoảng loạn. Nếu biết cách quản lý thời gian và chia nhỏ công việc từ sớm, họ sẽ tránh được tình trạng này.
5. Dễ bị phân tâm
Sự phát triển của công nghệ và mạng xã hội đã khiến con người dễ bị phân tâm hơn bao giờ hết. Những yếu tố gây xao nhãng phổ biến bao gồm:
- Mạng xã hội: Việc liên tục kiểm tra Facebook, Instagram, TikTok có thể tiêu tốn hàng giờ mà bạn không nhận ra.
- Tin nhắn và thông báo điện thoại: Mỗi lần có thông báo mới, bạn sẽ bị cắt ngang dòng suy nghĩ và mất tập trung.
- Môi trường làm việc không phù hợp: Làm việc trong một không gian quá ồn ào hoặc lộn xộn có thể khiến bạn khó tập trung.
Ví dụ, một nhân viên đang làm việc nhưng cứ 10 phút lại mở điện thoại để kiểm tra tin nhắn. Việc này không chỉ kéo dài thời gian hoàn thành công việc mà còn làm giảm chất lượng công việc do bị gián đoạn liên tục.
Để khắc phục sự phân tâm, bạn có thể:
- Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc sử dụng ứng dụng chặn các trang web gây mất tập trung.
- Làm việc ở một không gian yên tĩnh và ngăn nắp.
- Áp dụng phương pháp Pomodoro (làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút) để duy trì sự tập trung.
III. Hậu quả của procrastination
Procrastination không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn gây ra nhiều hệ lụy tiêu cực đối với sức khỏe tinh thần, chất lượng cuộc sống và cơ hội phát triển cá nhân. Dưới đây là những hậu quả nghiêm trọng mà procrastination có thể mang lại:
1. Gây căng thẳng và lo âu
Xem thêm: FOMO Marketing là gì? 5 cách để tạo nỗi sợ bỏ lỡ cho khách hàng
Việc trì hoãn công việc thường dẫn đến tình trạng làm việc trong áp lực cao khi deadline cận kề. Khi đó, bạn phải chạy đua với thời gian, cảm thấy căng thẳng và lo lắng về việc liệu mình có hoàn thành kịp hay không.
Chẳng hạn, một nhân viên văn phòng có báo cáo quan trọng cần nộp vào sáng thứ Hai nhưng lại trì hoãn đến tối Chủ Nhật mới bắt tay vào làm. Lúc này, thay vì có thời gian để nghiên cứu và viết một báo cáo chất lượng, anh ta phải làm gấp gáp, lo lắng và có thể mất ngủ vì áp lực.
Tình trạng căng thẳng kéo dài không chỉ ảnh hưởng đến tinh thần mà còn gây ra những vấn đề sức khỏe như đau đầu, mất ngủ, thậm chí ảnh hưởng đến tim mạch và huyết áp.
2. Chất lượng công việc giảm sút
Khi trì hoãn quá lâu, bạn có thể rơi vào tình trạng phải hoàn thành công việc một cách vội vàng. Việc này có thể dẫn đến sai sót, thiếu sót hoặc không đạt được tiêu chuẩn mong muốn.
Ví dụ, một sinh viên chờ đến đêm trước kỳ thi mới học bài, kết quả là cậu ta không thể nhớ hết kiến thức, dễ mắc lỗi khi làm bài và điểm số không như kỳ vọng. Nếu chuẩn bị sớm hơn, việc học sẽ hiệu quả hơn và giúp cậu ta đạt kết quả cao hơn.
Việc làm việc vội vàng vào phút chót không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng mà còn có thể làm mất uy tín của bạn trong công việc và học tập.
3. Mất đi những cơ hội quan trọng
Trong cuộc sống, cơ hội không phải lúc nào cũng đến nhiều lần. Việc trì hoãn có thể khiến bạn bỏ lỡ những cơ hội tốt trong công việc, học tập và sự nghiệp.
Ví dụ, một ứng viên tìm được một công việc phù hợp nhưng trì hoãn việc nộp hồ sơ. Đến khi quyết định nộp thì vị trí đã có người khác nhận. Hoặc một doanh nhân có ý tưởng kinh doanh tuyệt vời nhưng chần chừ không thực hiện, cuối cùng đối thủ đi trước và giành lấy thị trường.
Những cơ hội bị bỏ lỡ có thể ảnh hưởng đến tương lai của bạn, khiến bạn phải mất thêm thời gian và công sức để tìm kiếm những cơ hội khác.
4. Ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần
Khi trì hoãn, bạn có thể rơi vào vòng lặp cảm giác tội lỗi và thất vọng về bản thân. Ban đầu, bạn có thể tự nhủ rằng mình sẽ làm sau, nhưng khi deadline đến gần và công việc chưa hoàn thành, bạn cảm thấy áp lực, lo lắng, thậm chí tự trách mình vì không làm sớm hơn.
Việc trì hoãn kéo dài có thể làm giảm sự tự tin và tạo ra suy nghĩ tiêu cực về bản thân, chẳng hạn như:
- “Mình luôn thất bại trong việc hoàn thành công việc đúng hạn.”
- “Mình không đủ giỏi để làm điều này.”
- “Mình không có khả năng quản lý thời gian.”
Những suy nghĩ tiêu cực này có thể dẫn đến stress, trầm cảm và làm giảm động lực làm việc, tạo thành một vòng lặp luẩn quẩn của procrastination.
IV. Cách khắc phục procrastination hiệu quả
Mặc dù procrastination có thể trở thành một thói quen khó bỏ, nhưng nếu áp dụng đúng phương pháp, bạn hoàn toàn có thể vượt qua tình trạng này. Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn kiểm soát và khắc phục procrastination một cách hiệu quả:
1. Xác định nguyên nhân trì hoãn
Trước tiên, hãy tìm hiểu lý do tại sao bạn trì hoãn. Bạn có đang sợ thất bại, thiếu động lực, bị phân tâm hay có kỹ năng quản lý thời gian kém? Khi đã xác định được nguyên nhân, bạn sẽ dễ dàng tìm cách khắc phục phù hợp hơn.
Một cách đơn giản để xác định nguyên nhân là viết ra lý do tại sao bạn chưa bắt đầu một công việc nào đó. Sau đó, hãy tự hỏi: “Có thực sự hợp lý không?” Nhiều khi, bạn sẽ nhận ra rằng sự trì hoãn không có lý do chính đáng mà chỉ là do thói quen.
2. Áp dụng quy tắc 5 giây
Quy tắc 5 giây do Mel Robbins đề xuất là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để vượt qua procrastination. Khi có ý định làm gì đó, hãy đếm ngược từ 5 – 4 – 3 – 2 – 1 và bắt tay vào làm ngay.
Ví dụ, nếu bạn cần viết một bài báo cáo nhưng đang chần chừ, hãy đếm ngược từ 5 đến 1 và mở tài liệu lên. Hành động nhỏ này sẽ giúp bạn phá vỡ sự trì hoãn và dễ dàng bắt đầu hơn.
3. Chia nhỏ công việc
Xem thêm: 3 Cấp độ văn hóa doanh nghiệp và bí quyết xây dựng thành công
Thay vì nhìn vào một nhiệm vụ lớn khiến bạn cảm thấy quá tải, hãy chia nó thành từng phần nhỏ hơn. Ví dụ:
- Thay vì “viết bài luận 2000 từ”, hãy bắt đầu với “viết dàn ý”, sau đó là “viết phần mở đầu”, rồi tiếp tục từng phần một.
- Thay vì “học hết 5 chương”, hãy chia thành từng chương và học mỗi ngày một phần.
Khi công việc trở nên dễ dàng hơn, bạn sẽ có động lực để tiếp tục.
4. Thiết lập deadline rõ ràng
Đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ và cam kết hoàn thành đúng thời gian. Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như:
- Trello, Notion để lập danh sách công việc.
- Google Calendar để nhắc nhở deadline.
- To-Do List để theo dõi tiến độ công việc.
Việc đặt deadline giúp bạn có trách nhiệm hơn và tránh tình trạng trì hoãn vô thời hạn.
5. Tạo môi trường làm việc không bị xao nhãng
Hãy loại bỏ những yếu tố gây mất tập trung như điện thoại, mạng xã hội, tiếng ồn… Một số mẹo hữu ích để tăng hiệu suất làm việc:
- Sử dụng chế độ “Không làm phiền” trên điện thoại.
- Làm việc ở nơi yên tĩnh, gọn gàng.
- Sử dụng các ứng dụng chặn trang web gây mất tập trung như Cold Turkey hoặc Freedom.
6. Sử dụng phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung cao độ trong thời gian ngắn và nghỉ ngơi hợp lý. Cách thực hiện:
- Làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.
- Sau 4 phiên Pomodoro, nghỉ dài hơn (15-30 phút).
Kỹ thuật này giúp tăng cường sự tập trung và giảm cảm giác mệt mỏi khi làm việc.
7. Rèn luyện thói quen kỷ luật
Kỷ luật bản thân là yếu tố quan trọng để tránh procrastination. Hãy tập thói quen làm việc theo kế hoạch, đặt mục tiêu nhỏ và hoàn thành từng bước một.
Một mẹo hay là “chỉ cần làm trong 2 phút”: Nếu bạn cảm thấy lười biếng, hãy tự nhủ rằng mình chỉ cần làm việc trong 2 phút. Thường thì khi đã bắt đầu, bạn sẽ tiếp tục làm mà không dừng lại.
V. Kết luận
Procrastination là một thói quen không tốt có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, bằng cách thay đổi tư duy, áp dụng các phương pháp quản lý thời gian và xây dựng thói quen làm việc hiệu quả, bạn hoàn toàn có thể khắc phục tình trạng này. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để kiểm soát procrastination và đạt được những mục tiêu quan trọng trong cuộc sống! Theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
