6 Chiến lược quản trị doanh nghiệp từ xa hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số, quản trị doanh nghiệp từ xa không chỉ là một xu hướng mà còn trở thành giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và mở rộng quy mô nhân sự mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả một doanh nghiệp mà không cần có mặt trực tiếp, nhà quản lý cần áp dụng các chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, duy trì hiệu suất làm việc và bảo mật thông tin. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm chăm sóc khách hàng sẽ cùng khám phá 6 chiến lược quản trị doanh nghiệp từ xa giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bền vững.

Mục lục

I. Quản trị doanh nghiệp từ xa là gì?

quản trị doanh nghiệp từ xa là gì

Xem thêm: 6 Bước giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược Đại dương xanh

Quản trị doanh nghiệp từ xa là phương thức điều hành, giám sát và tổ chức hoạt động kinh doanh mà không cần sự hiện diện trực tiếp tại văn phòng. Đây là mô hình giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ, giúp kết nối nhân viên từ nhiều địa điểm khác nhau.

Thay vì yêu cầu nhân sự làm việc tại một không gian cố định, doanh nghiệp có thể triển khai mô hình làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc tại nhà, quán cà phê, không gian làm việc chung hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối internet. Việc này giúp tối ưu chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự phân bố ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.

Để đảm bảo mô hình quản trị doanh nghiệp từ xa hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý bài bản với các chính sách rõ ràng, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý công việc, đo lường hiệu suất và duy trì sự phối hợp giữa các bộ phận. Đồng thời, vấn đề bảo mật dữ liệu cũng là yếu tố quan trọng cần được quan tâm để ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin.

II. Lợi ích khi áp dụng quản trị doanh nghiệp từ xa

Mô hình quản trị doanh nghiệp từ xa không chỉ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong vận hành mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và mở rộng cơ hội tuyển dụng.

1. Tăng năng suất làm việc

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của mô hình làm việc từ xa là nâng cao hiệu suất công việc. Khi có môi trường làm việc linh hoạt, nhân viên có thể chủ động sắp xếp thời gian sao cho phù hợp với năng suất cá nhân.

Một số yếu tố giúp tăng hiệu suất làm việc từ xa:

Giảm thời gian di chuyển: Thay vì mất hàng giờ trên đường đi làm, nhân viên có thể tận dụng thời gian đó để tập trung vào công việc.
Làm việc tại môi trường thoải mái: Nhân viên có thể tùy chỉnh không gian làm việc theo sở thích cá nhân, giúp tăng sự tập trung và sáng tạo.
Tự do quản lý thời gian hiệu quả: Một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, trong khi số khác có năng suất cao hơn vào buổi tối. Mô hình từ xa cho phép họ linh hoạt sắp xếp công việc theo nhịp sinh học của bản thân.

Theo một nghiên cứu của Stanford University, nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn 13% so với những người làm việc tại văn phòng. Điều này cho thấy mô hình này không chỉ có lợi cho cá nhân mà còn mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

2. Tiếp cận nhân sự toàn cầu

tiếp nhận nhân sự toàn cầu

Xem thêm: Khám phá 5 bước xây dựng workflow cải thiện hiệu suất công việc

Làm việc từ xa giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tuyển dụng, tiếp cận nhân tài từ khắp nơi trên thế giới thay vì bị giới hạn bởi địa lý. Đây là lợi thế quan trọng giúp doanh nghiệp:

Tuyển dụng nhân sự giỏi nhất: Không còn phải tìm kiếm ứng viên trong một khu vực cụ thể, doanh nghiệp có thể tuyển dụng những cá nhân có kỹ năng phù hợp từ nhiều quốc gia khác nhau.
Tăng sự đa dạng trong đội ngũ: Nhân sự đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau giúp doanh nghiệp có góc nhìn đa chiều hơn, thúc đẩy sáng tạo và đổi mới.
Hỗ trợ vận hành 24/7: Khi có nhân sự từ nhiều múi giờ khác nhau, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn.

Bằng cách tận dụng nguồn lực toàn cầu, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng cạnh tranh và nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của thị trường.

3. Thích ứng nhanh với thay đổi

Mô hình làm việc từ xa giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong mọi tình huống, đặc biệt là khi đối mặt với các biến động bất ngờ như:

Dịch bệnh: Như trong đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp làm việc từ xa có khả năng duy trì hoạt động tốt hơn so với những doanh nghiệp phụ thuộc vào văn phòng truyền thống.
Thiên tai: Khi có bão, lũ lụt hoặc động đất, nhân viên vẫn có thể làm việc từ xa mà không bị gián đoạn.
Biến động kinh tế: Trong bối cảnh nền kinh tế không ổn định, việc giảm chi phí vận hành giúp doanh nghiệp duy trì sự bền vững và tránh những tổn thất không đáng có.

Ngoài ra, khả năng thích nghi nhanh cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các chiến lược mở rộng thị trường, thử nghiệm mô hình kinh doanh mới và nắm bắt cơ hội phát triển mà không bị ràng buộc bởi giới hạn địa lý.

III. Thách thức khi quản trị doanh nghiệp từ xa

1. Giám sát hiệu suất làm việc

Việc nhân viên làm việc từ xa có thể khiến nhà quản lý khó kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc. Nếu không có cơ chế đánh giá rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng giảm hiệu suất.

2. Giao tiếp và phối hợp đội nhóm

Không có sự tương tác trực tiếp khiến việc trao đổi thông tin có thể bị gián đoạn, gây hiểu lầm và giảm hiệu quả làm việc nhóm.

3. Bảo mật dữ liệu

Doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu khi nhân viên làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau. Các mối đe dọa an ninh mạng có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

4. Duy trì văn hóa doanh nghiệp

Làm việc từ xa có thể làm giảm sự gắn kết giữa các nhân viên, ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp và sự tương tác giữa các bộ phận.

IV. 6 chiến lược quản trị doanh nghiệp từ xa hiệu quả

quản trị doanh nghiệp từ xa

Xem thêm: Business Intelligence Analyst là gì? 9+ kỹ năng cần thiết để trở thành BI Analyst

1. Ứng dụng công nghệ quản lý công việc

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, phân công nhiệm vụ và tối ưu quy trình vận hành. Một số công cụ quản lý công việc phổ biến gồm:

Trello, Asana, Monday.com: Giúp doanh nghiệp phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ, đặt thời hạn hoàn thành và đảm bảo các dự án được triển khai đúng kế hoạch.
Google Workspace, Microsoft 365: Hỗ trợ chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa trực tiếp trên nền tảng đám mây, giúp các bộ phận làm việc nhóm hiệu quả dù không gặp mặt trực tiếp.
ClickUp, Notion: Công cụ giúp tổ chức công việc, ghi chú, tạo checklist và tối ưu quy trình làm việc.

Việc sử dụng các nền tảng này giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa các lỗi sai do thiếu thông tin hoặc mất kết nối giữa các phòng ban. Nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất nhân viên mà không cần giám sát trực tiếp, từ đó nâng cao năng suất làm việc và đảm bảo tiến độ chung của công ty.

2. Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng

Một trong những yếu tố quan trọng để làm việc từ xa hiệu quả là xây dựng các quy trình vận hành chặt chẽ, giúp nhân viên có định hướng và tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ. Doanh nghiệp nên thiết lập các chính sách làm việc rõ ràng, bao gồm:

Lịch trình làm việc linh hoạt nhưng đảm bảo hiệu suất: Cho phép nhân viên tự chủ về thời gian, miễn là hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và đáp ứng yêu cầu công việc.
Cơ chế báo cáo tiến độ công việc: Xác định tần suất báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hình thức báo cáo (qua email, phần mềm quản lý công việc, họp trực tuyến…).
Hệ thống đánh giá hiệu suất (KPIs): Định rõ các chỉ số đo lường hiệu quả công việc như số lượng nhiệm vụ hoàn thành, thời gian hoàn thành công việc, chất lượng đầu ra…

Việc thiết lập quy trình làm việc giúp nhân viên có mục tiêu rõ ràng, tăng cường tính tự giác và đảm bảo hoạt động của công ty không bị gián đoạn. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc, kịp thời điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

3. Tăng cường giao tiếp nội bộ

Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa là thiếu sự kết nối giữa các thành viên. Nếu không có chiến lược giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng nhân viên cảm thấy bị cô lập, hiểu sai thông tin hoặc giảm hiệu suất làm việc nhóm.

Để cải thiện giao tiếp nội bộ, doanh nghiệp có thể:

Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến: Slack, Microsoft Teams, Zoom giúp duy trì liên lạc thường xuyên, trao đổi nhanh chóng giữa các phòng ban.
Tổ chức họp nhóm định kỳ: Đặt lịch họp hàng tuần hoặc hàng tháng để cập nhật tiến độ công việc, giải quyết vấn đề và nâng cao sự gắn kết giữa các thành viên.
Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến, phản hồi: Tạo môi trường cởi mở, nơi nhân viên có thể bày tỏ quan điểm, đề xuất cải tiến và cùng nhau giải quyết các khó khăn trong công việc.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể triển khai các hoạt động kết nối như các buổi đào tạo, sự kiện trực tuyến hoặc hoạt động team-building online nhằm tăng cường sự gắn bó và tinh thần làm việc nhóm.

4. Đầu tư vào bảo mật dữ liệu

đầu tư vào bảo mật dữ liệu

Xem thêm: 9 Cách tạo động lực cho nhân viên mà sếp nào cũng muốn biết

An toàn thông tin là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa. Việc truy cập dữ liệu từ nhiều địa điểm khác nhau làm tăng nguy cơ bị tấn công mạng, rò rỉ thông tin hoặc mất quyền kiểm soát dữ liệu quan trọng.

Một số biện pháp giúp tăng cường bảo mật dữ liệu:

Áp dụng xác thực hai lớp (2FA): Giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào hệ thống bằng cách yêu cầu bước xác nhận thứ hai ngoài mật khẩu thông thường.
Sử dụng VPN: Mạng riêng ảo giúp mã hóa kết nối Internet, bảo vệ dữ liệu khi nhân viên làm việc từ xa.
Mã hóa dữ liệu quan trọng: Đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng chỉ có thể được truy cập bởi những người có quyền hạn.
Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin: Giúp nâng cao nhận thức về rủi ro an ninh mạng, phòng tránh các hình thức lừa đảo trực tuyến (phishing, malware…).

Việc áp dụng các chính sách bảo mật chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin và đảm bảo tính an toàn cho hệ thống dữ liệu.

5. Đánh giá và điều chỉnh thường xuyên

Không có một mô hình quản trị doanh nghiệp từ xa nào hoàn hảo ngay từ đầu. Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chiến lược phù hợp với thực tế. Một số phương pháp đánh giá hiệu quả bao gồm:

Khảo sát nhân viên: Thu thập ý kiến về các khó khăn gặp phải, đề xuất cải thiện và mức độ hài lòng với mô hình làm việc hiện tại.
Phân tích dữ liệu hiệu suất: Sử dụng các công cụ đo lường năng suất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên.
Điều chỉnh chính sách làm việc: Dựa trên phản hồi thực tế, doanh nghiệp có thể cập nhật các quy trình, công cụ hỗ trợ và phương thức quản lý để tối ưu hóa hiệu quả làm việc từ xa.

Việc liên tục cải tiến và thích ứng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự linh hoạt trong vận hành, đồng thời nâng cao hiệu suất của toàn bộ tổ chức.

6. Tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên

Nhân viên làm việc từ xa dễ gặp phải áp lực về khối lượng công việc, mất kết nối với đồng nghiệp hoặc gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hỗ trợ nhân viên tối đa để duy trì động lực làm việc.

Một số biện pháp có thể áp dụng:

Xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt: Đảm bảo nhân viên có quyền tự chủ trong công việc, tạo điều kiện để họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Khuyến khích tham gia hoạt động nhóm trực tuyến: Tổ chức các buổi trò chuyện, sự kiện nội bộ nhằm duy trì sự gắn kết và tăng cường tinh thần làm việc.
Cung cấp các hỗ trợ cần thiết: Trợ cấp chi phí Internet, cung cấp các thiết bị làm việc như ghế ngồi, màn hình máy tính để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Khi nhân viên có môi trường làm việc lý tưởng, họ sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn, đồng thời góp phần xây dựng một tổ chức vững mạnh ngay cả khi làm việc từ xa.

V. Kết luận

Quản trị doanh nghiệp từ xa không chỉ là một xu hướng mà còn là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại số. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ, xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, đảm bảo giao tiếp nội bộ và đầu tư vào bảo mật thông tin. Việc tạo ra môi trường làm việc thoải mái và đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp duy trì năng suất cao, đồng thời giữ chân nhân tài dù làm việc từ xa. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: