Việc triển khai phần mềm quản lý quan hệ khách hàng luôn trong một quá trình quan trọng. Phức tạp trong việc xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả để tương tác với khách hàng. Phần mềm CRM không chỉ giúp theo dõi thông tin khách hàng một cách tổ chức. Mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng và công cụ phân tích. Cho việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, quá trình triển khai CRM có thể gặp phải một số thách thức và yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trong bài viết này, NextX sẽ khám phá các yếu tố quan trọng cần lưu ý và các bước cần thiết để triển khai thành công một hệ thống CRM.

Lợi ích của việc triển khai CRM cho doanh nghiệp

quy trình triển khai CRM

Xem thêm Bí quyết chăm sóc khách hàng sau mua với 8 bước hiệu quả nhất

Nâng cao quản lý khách hàng

CRM giúp tổ chức tăng cường quản lý thông tin về khách hàng một cách hiệu quả. Các dữ liệu về lịch sử mua hàng, tương tác trước đó, sở thích và thông tin liên hệ của khách hàng được lưu trữ và quản lý một cách tổ chức. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn toàn diện về khách hàng. Từ đó nắm bắt được nhu cầu của họ, từ đó cung cấp dịch vụ tốt hơn và tạo mối quan hệ lâu dài.

Hỗ trợ tăng cường tương tác, khách hàng

Triển khai CRM phần mềm cho phép doanh nghiệp tạo ra một trải nghiệm tương tác cá nhân hóa với khách hàng. Thông qua việc quản lý tương tác qua nhiều kênh. Như email, điện thoại, mạng xã hội và trang web, tổ chức có thể tương tác với khách hàng theo cách linh hoạt và tiện lợi nhất. Điều này giúp cung cấp hỗ trợ nhanh chóng. Giải đáp thắc mắc và tạo sự hài lòng cho khách hàng.

Tối ưu hóa các quy trình bán hàng

Bán hàng hệ thống CRM giúp cải thiện quy trình bán hàng và quản lý tiềm năng khách hàng. Hệ thống CRM cho phép theo dõi tiến trình bán hàng. Từ giai đoạn tiềm năng đến hợp đồng và giao dịch thành công. Điều này giúp nhân viên bán hàng theo dõi và quản lý tốt hơn các tương tác với khách hàng. Đồng thời tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng khả năng chốt thành công.

quy trình triển khai CRM

Xem thêm Cách chăm sóc khách hàng cũ giúp gỡ màn “rối não” cho doanh nghiệp

Tăng cường khả năng marketing và quảng cáo

Ứng dụng CRM trong doanh nghiệp cung cấp cho doanh nghiệp. Về cái nhìn sâu sắc về khách hàng và xu hướng tiêu dùng. Thông qua việc phân tích dữ liệu và xu hướng khách hàng. Doanh nghiệp có thể tạo ra chiến lược tiếp thị và quảng cáo tối ưu hóa. Nhắm mục tiêu đúng đối tượng khách hàng và tăng cường hiệu quả.

Cải thiện phân tích và đánh giá

Hệ thống CRM cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất kinh doanh, đánh giá hiệu quả hoạt động. Phân tích xu hướng và dự đoán nhu cầu khách hàng. Điều này giúp tổ chức đưa ra quyết định chiến lược thông minh, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh.

Các lưu ý trong việc triển khai hệ thống CRM doanh nghiệp

quy trình triển khai CRM

Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp và nhà cung cấp 

Để triển khai thành công các hệ thống CRM, sự lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp phù hợp. Và tìm nhà cung cấp đáng tin cậy đóng vai trò quan trọng. Trước khi tìm kiếm phần mềm CRM lý tưởng, doanh nghiệp nên đánh giá yêu cầu của mình. Khả năng tài chính và nguồn lực để triển khai CRM khách hàng một cách hiệu quả.

Sau khi lựa chọn được phần mềm CRM phù hợp, điều quan trọng tiếp theo là doanh nghiệp cần xác định một đối tác uy tín để hỗ trợ quá trình triển khai. Để đảm bảo sự tin cậy, việc xem xét các dự án và danh mục đầu tư trước đây của đối tác. Cũng như đọc phản hồi từ khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn một trong các phần mềm hàng đầu tại Việt Nam.

Xây dựng quy trình quản lý khách hàng tối ưu

Để xây dựng một quy trình quản lý khách hàng phù hợp và tối ưu. Sự đóng góp từ các nhà quản lý bộ phận và nhà cung cấp giải pháp CRM phân tích dữ liệu khách hàng là rất quan trọng. Quy trình này sẽ đóng vai trò như một lộ trình để các nhà cung cấp triển khai hệ thống CRM thành công.

Tìm kiếm sự hỗ trợ quản lý 

Để đạt được điều này, việc nhận được sự hỗ trợ và phê duyệt từ các nhà quản lý cấp cao . Đây chính là yếu tố quan trọng trong quá trình để triển khai CRM. Trong quá trình này, sẽ có nhiều trở ngại đòi hỏi sự hướng dẫn cẩn thận từ các nhà lãnh đạo.

phần mềm quản lý doanh nghiệp CRM hoạt động như một hệ thống đồng bộ dựa trên thông tin và dữ liệu từ mọi bộ phận. Người phụ trách triển khai phải có tầm nhìn toàn diện và khuyến khích. Sự tham gia tích cực từ cả người quản lý bộ phận và nhân viên. Điều này sẽ đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ một cách liền mạch và hiệu quả.

Tối ưu các phương pháp triển khai CRM cho doanh nghiệp

quy trình triển khai CRM

Xem thêm TOP 5 giải pháp chăm sóc khách hàng tự động tối ưu nhất hiện nay

Mặc dù đã tối ưu hóa và điều chỉnh các quy trình sử dụng CRM. Nhưng vẫn có thể xuất hiện những trở ngại tiềm ẩn cần được giải quyết trong quy trình CRM. Những khía cạnh hoạt động này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến triển khai hệ thống CRM. Vì vậy, trước khi phát triển phần mềm chăm sóc khách hàng CRM riêng của mình. Thì các công ty cần đánh giá toàn bộ quy trình vận hành từng bộ phận. Thực hiện các sửa đổi cần thiết để tích hợp hệ thống. 

Quản lý thông tin khách hàng một cách liền mạch

Trong quá trình triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp, cần xác định các yêu cầu về hệ thống, xây dựng một kế hoạch tài chính cho dự án. Lựa chọn nhân viên tham gia triển khai và thiết lập một quy trình quản lý quan hệ khách hàng chặt chẽ.

Doanh nghiệp triển khai CRM theo quy trình 

quy trình triển khai CRM

Xem thêm TOP 7+ Phần mềm CRM cho vận tải logistic quản lý tốt nhất hiện nay

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesalephần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.

Bước 1: Triển khai CRM đánh giá nhu cầu sử dụng

Trước khi đi vào sử dụng hệ thống CRM, doanh nghiệp bạn cần phải hiểu được các thông tin sau:

Hiện trạng của doanh nghiệp: Sản phẩm và ngành lĩnh vực kinh doanh là gì? Đâu là những tệp khách hàng mà doanh nghiệp bạn hướng đến? Mô hình kinh doanh của tổ chức là như thế nào? Doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trên các nền tảng như thế nào?

  • Nhu cầu của doanh nghiệp: Mục đích doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm CRM tốt là gì?
  • Đâu là những điều mà doanh nghiệp nghĩ giải pháp CRM có thể giải quyết được? Những tính năng cần thiết đối với doanh nghiệp sử dụng CRM là gì?
  • Nguồn ngân sách: Chi phí ước tính để triển khai CRM cho doanh nghiệp là gì? Cụ thể các chi phí sẽ được phân bổ thế nào? Có những chi phí cố định khác hay không?
  • Phương pháp để triển khai: Doanh nghiệp sẽ áp dụng phần mềm chăm sóc khách hàng vào hoạt động của doanh nghiệp thế nào? Có sự thay đổi nào trong doanh nghiệp khi triển khai CRM hay không?

Bước 2: Xây dựng các đội ngũ mạnh mẽ trong triển khai CRM

Để ứng dụng và triển khai tốt khi ứng dụng CRM trong doanh nghiệp. Thì việc để xây dựng một đội ngũ triển khai là rất cần thiết. Đội ngũ triển khai doanh nghiệp xây dựng hệ thống CRM cần có hiểu biết về khách hàng. Quản lý mối quan hệ khách hàng, chiến dịch Marketing với CRM và các kiến thức cơ bản về hệ thống CRM.

 Đội ngũ triển khai gồm có:

  • Quản lý dự án độc lập, thay mặt cho bộ phận
  • Quản lý dự án
  • Trưởng phòng dự án: thay mặt cho bộ phận sử dụng hệ thống CRM
  • Đội ngũ công nghệ triển khai: thuộc đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp

Bước 3: Xây dựng quy trình mục tiêu cụ thể, chi tiết

Ngay từ ban đầu, trước khi bắt tay vào thực hiện tối ưu hóa CRM, doanh nghiệp cần phải đặt rõ mục tiêu mong muốn đạt được theo những thứ tự ưu tiên và lộ trình, theo thời gian. Những mục tiêu đưa ra phải chi tiết, rõ ràng và có thể theo dõi, đo lường dễ dàng dựa trên số liệu. Doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu phải được tuân thủ theo quy tắc SMART. Từng mục tiêu đặt ra cần bám theo các bước cụ thể nhằm đạt hiệu suất cao nhất.

Bước 4: Chuyển đổi quy trình hiện có

Cùng với đối tác triển khai CRM, doanh nghiệp cần xác định xem có cần chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ. Nhằm đảm bảo doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống CRM mình đã lựa chọn hay không? Nếu cần bổ sung, chỉnh sửa thì công ty cần tiến hành việc đó ngay trước khi bắt đầu triển khai hệ thống CRM.

Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và cần thiết để thực hiện triển khai CRM

Doanh nghiệp cần có cho mình một bản tóm tắt tất cả các kho dữ liệu cần tích hợp và đưa lên hệ thống CRM. Cùng cách thức mà doanh nghiệp sẽ tích hợp dữ liệu này với hệ thống. Trước khi triển khai, dữ liệu sẽ bắt buộc phải được làm sạch. Bằng cách loại bỏ mọi thông tin đã lỗi thời, địa chỉ liên lạc không còn chính xác, thông tin nhân viên cũ,…

Bước 6: Giám sát các hoạt động triển khai

Sau khi được ký kết hợp đồng triển khai với các đối tác công nghệ. Thì doanh nghiệp sẽ đưa tất cả các thông tin và dữ liệu tới đối tác và theo dõi hoạt động triển khai. Trưởng nhóm cần phải tham gia quản lý và theo dõi tiến độ triển khai của nhà cung cấp. Hợp tác với các đội nhóm người dùng nhằm nhanh chóng phát hiện. Và kịp thời giải quyết tất cả vấn đề nảy sinh (nếu có). Đồng thời, nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi tiến độ và kết quả đạt được. Nhằm có biện pháp điều chỉnh kế hoạch triển khai khi cần thiết để đảm bảo các kế hoạch triển khai đúng hướng, đúng tiến độ đã đặt ra.

Bước 8: Quản lý vận hành khi triển khai CRM

Mọi thông tin kinh doanh không phải bất kỳ bộ phận nhân sự nào cũng truy cập được. Do đó, nhằm đảm bảo tính an toàn của thông tin, cũng như  tính chất hiệu quả khi sử dụng CRM phần mềm hệ thống. Doanh nghiệp cần xác định đâu là những bộ phận được quyền truy cập và sử dụng. Mức độ tiếp xúc với các dữ liệu của doanh nghiệptrong CRM.

Bước 9: Kiểm tra hệ thống

  • Doanh nghiệp cần phải có một bảng điều khiển thu thập dữ liệu chính và theo sát các số liệu này. Hãy tìm hiểu đâu là các thông số quan trọng cần lưu ý. Để đánh giá hệ thống tối ưu hóa CRM và đề ra giải pháp tối ưu hoá lại hệ thống cũng như việc sử dụng.
  • Hoạt động của các CRM: xem xét số lượng data khách hàng sử dụng hệ thống. Tần suất sẽ sử dụng cũng như những hoạt động họ thực hiện. Điều này sẽ cho người quản lý thấy được rằng hệ thống có thật sự hữu ích với họ không. Nhân viên doanh nghiệp có sẵn sàng với xu hướng phần mềm CRM hay không.
  • Ghi lại chuyển đổi: Dữ liệu sẽ được công ty đánh giá để xem liệu người tiêu dùng có tương tác với CRM hay không.
  • Chất lượng đầu vào và đầu ra: Doanh nghiệp có thể đánh giá xem lượng dữ liệu thông tin khách hàng có trong hệ thống. Tỷ lệ trong chuyển đổi của các dữ liệu đó trong hoạt động kinh doanh và tỷ lệ khách hàng hỏi về các sản phẩm hay dịch vụ. Tỷ lệ chốt đơn, khách hàng muốn báo giá, tỷ lệ khách hàng mong muốn tham gia demo và thảo luận sâu về giải pháp,…
  • Số liệu doanh thu: Đây cũng là chỉ số quan trọng quyết định việc liệu hệ thống CRM. Thật sự tạo ra được lợi nhuận và doanh số cho công ty hay không. Doanh nghiệp nên theo dõi sự phát triển trong kinh doanh trước và sau khi triển khai hệ thống.

Bước 10: Lập chiến lược triển khai CRM lâu dài

Bên cạnh trong việc  đánh giá hệ thống, doanh nghiệp cũng cần vạch ra cho mình có kế hoạch lâu dài. Nhằm sử dụng hệ thống CRM hiệu quả hơn. Những kế hoạch này có thể coi là ngắn hạn hay dài hạn.  Được phân chia theo các giai đoạn khác nhau. Thậm chí, trong suốt quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể thay đổi. Và chỉnh sửa kế hoạch sao cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và mục tiêu đặt ra.

Kết luận 

Bài viết dưới đây NextX giới thiệu đến bạn tổng quan với các quy trình triển khai CRM mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng CRM, doanh nghiệp có thể xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt hơn với khách hàng. Từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh và tăng doanh thu cũng như doanh nghiệp sẽ tốt hơn trong quản lý. Ngoài ra để tìm hiểu hơn Customer Data Platform hãy theo dõi trang tin NextX nhé!

Có thể bạn quan tâm: 5+ phần mềm CRM cho phòng khám được tin dùng nhiều nhất hiện nay

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing:

Phần mềm quản lý khách hàng

>>Phòng kinh doanh:

Phần mềm quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm định vị nhân viên thị trường

Phần mềm quản lý dự án

>>Phòng nhân sự:

Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm giám sát nhân viên

Phần mềm quản lý chấm công

Phần mềm quản lý telesale

Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale

>>Phòng hỗ trợ khách hàng:

Phần mềm chăm sóc khách hàng

Loyalty App – app chăm sóc khách hàng

Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center

Phần mềm tổng đài ảo Call Center

>>Phòng hệ thống phân phối:

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH

Phần mềm DMS

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG

Phần mềm quản lý bán hàng

Rate this post