Danh bạ khách hàng dùng chung với CRM. Mọi liên hệ phát sinh từ chat được đẩy về đây, kèm phân loại theo vòng đời từ Subscriber đến Khách hàng trung thành.
📌 Vị trí: Phân hệ NextX Chat → nhóm Khách hàng → Danh bạ. Nhãn CRM CONTACTS ở góc trên xác nhận đây là dữ liệu dùng chung với CRM.
1. Màn hình danh bạ
Danh bạ khách hàng: bốn thẻ chỉ số, dải phân loại vòng đời và bảng dữ liệu.
| Thành phần | Cách hoạt động | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 · Thanh tác vụ | Trường tuỳ chỉnh · Cột hiển thị · Gộp khách hàng · Nhập Excel · Xuất Excel · Thêm khách hàng. | |
| 2 · Bốn thẻ chỉ số | Tổng khách hàng · Khách hàng VIP · Hồ sơ khách hàng · Khách hàng Premium. | Nắm quy mô tệp khách. |
| 3 · Dải phân loại vòng đời | Tất cả · Subscriber · Tiềm năng · MQL · SQL · Đang deal · Khách hàng · Khách hàng trung thành. | Xem bảng giải nghĩa bên dưới. |
| 4 · Chế độ xem & tìm kiếm | Kanban / Bảng, ô Tìm khách hàng…, lọc theo hạng. | Kanban hợp để kéo thả khách qua từng giai đoạn. |
| 5 · Chỉ khách hàng trùng lặp | Lọc riêng các hồ sơ nghi trùng. | Dọn dữ liệu trước khi gộp. |
| 6 · Thêm bộ lọc | Lọc nâng cao nhiều điều kiện. | |
| 7 · Bảng danh bạ | Cột: Mã / Vòng đời · Tên · Liên hệ · Đại diện / Công ty / Phụ trách · Địa chỉ · Giai đoạn · Ngày tạo · Nguồn / Nhóm / Ngành · Thẻ · Tác vụ. | Nút Khách hàng 360 ở cột tác vụ mở hồ sơ đầy đủ. |
| Giai đoạn vòng đời | Nghĩa là gì | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Subscriber | Mới để lại thông tin, chưa tương tác sâu. | Nuôi dưỡng bằng nội dung. |
| Tiềm năng | Đã quan tâm sản phẩm. | Chủ động nhắn tư vấn. |
| MQL | Marketing xác định đủ tiêu chuẩn. | Chuyển cho sale. |
| SQL | Sale xác nhận có nhu cầu thật. | Báo giá. |
| Đang deal | Đang thương lượng. | Theo sát để chốt. |
| Khách hàng | Đã mua. | Chăm sóc sau bán. |
| Khách hàng trung thành | Mua lại nhiều lần. | Ưu đãi giữ chân, xin giới thiệu. |
2. Thêm khách hàng
Nhấn + Thêm khách hàng → “Thêm khách hàng mới vào danh sách.”
| Trường | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Header | Tiêu đề và mô tả. | |
| 2 · Loại liên hệ * | Chọn Cá nhân (khách hàng cá nhân) hoặc Doanh nghiệp (công ty, tổ chức). | Xem cảnh báo bên dưới. |
| 3 · Họ tên * · Email · Điện thoại | Khối THÔNG TIN CHÍNH. | Chỉ Họ tên bắt buộc. |
| 4 · Điện thoại 2 · Ngày sinh · Giới tính | Thông tin bổ sung. | |
| 5 · LinkedIn URL · Công ty · Chức danh | Thông tin nghề nghiệp. | Cần cho bán hàng B2B. |
| 6 · Ngành nghề | Chọn từ danh sách; nút Tuỳ chỉnh bên cạnh để thêm trường riêng. | |
| 7 · ĐỊA CHỈ | Tìm kiếm địa chỉ · Tỉnh/Thành phố · Quận/Huyện. | Cần cho đơn giao hàng. |
| 8 · Nút Thêm khách hàng | Nhấn để lưu. |
⚠ ️ Hệ thống ghi rõ ngay dưới ô loại liên hệ: “Loại liên hệ được cố định sau khi tạo và không thể chuyển đổi trong màn cập nhật.” Chọn nhầm thì phải xoá và tạo lại — cùng ràng buộc với luồng Tạo khách tiềm năng trong hội thoại.
3. Menu tác vụ trên dòng khách hàng
Nhấn nút ⋯ (1) → menu Chỉnh sửa · Tạo đơn hàng · Xoá (2).
4. Chỉnh sửa khách hàng
Chọn Chỉnh sửa → form có thêm hai khối mà form thêm mới không có: Lifecycle stage và Hồ sơ tiềm năng.
| Khối | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Header | Ghi rõ tên khách đang sửa. | Đối chiếu đúng hồ sơ. |
| 2 · Lifecycle stage | Chọn giai đoạn vòng đời (ví dụ Tiềm năng). | Xem cảnh báo bên dưới. |
| 3 · Hồ sơ tiềm năng | Trạng thái lead (ví dụ Mới — chưa có liên hệ nào), Điểm tiềm năng (0–100), Giá trị ước tính (VNĐ), Ghi chú tiềm năng (gợi ý: lý do quan tâm, điểm đau, ngày gặp tiếp theo…). | Đây là dữ liệu để sale ưu tiên chăm khách. |
| 4 · Loại liên hệ * | Hiển thị nhưng không đổi được. | |
| 5 · Nút Lưu thay đổi | Nhấn để ghi nhận. |
⚠ ️ Dòng nhắc dưới ô Lifecycle stage ghi rõ: “Giai đoạn khách hàng chỉ được lưu khi bạn thay đổi giá trị này.” Nghĩa là mở form ra rồi bấm Lưu mà không đụng vào ô này thì giai đoạn giữ nguyên — muốn chuyển giai đoạn phải chủ động chọn lại.
5. Tạo đơn hàng từ danh bạ
Chọn Tạo đơn hàng → hệ thống chuyển sang phân hệ BÁN HÀNG, màn Tạo đơn hàng mới với khách đã điền sẵn.
| Thành phần | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Nhãn phân hệ | Đổi từ CHAT sang BÁN HÀNG, menu bên trái cũng đổi theo. | Xem cảnh báo bên dưới. |
| 2 · Tab khách hàng | Tên khách được mở sẵn thành một tab đơn. | Nhấn dấu + để mở thêm đơn cho khách khác. |
| 3 · Ô tìm sản phẩm | Tìm theo tên, SKU, mã vạch… (Enter để thêm đầu tiên), kèm nút Chọn nhanh. | |
| 4 · Thông tin đơn hàng | Mã đơn (tự sinh nếu để trống), Ngày giờ đặt hàng, Phiếu đặt bán, Thông tin khách hàng* (đã điền sẵn), Nhân viên phụ trách. | Dòng phụ dưới tên khách hiển thị Nợ và Điểm tích luỹ. |
| 5 · Tổng thanh toán | Số tiền cuối cùng của đơn. | |
| 6 · Ba nút lưu | Lưu nháp · Xác nhận & Thêm · Xác nhận & In hoá đơn. |
⚠ ️ Dòng cảnh báo dưới ô khách hàng: “Liên hệ CRM — chưa có hồ sơ khách hàng Sales.” Nghĩa là liên hệ này mới có trong CRM/Chat nhưng chưa có hồ sơ bên phân hệ Bán hàng. Đơn vẫn tạo được, nhưng nên hoàn tất hồ sơ Sales để theo dõi công nợ và điểm tích luỹ cho đúng.
6. Xoá khách hàng
Chọn Xoá → hộp thoại xác nhận (1) và nút Xoá (2).
💡 Hệ thống ghi rõ: “Hành động này sẽ soft delete khách hàng và dữ liệu liên kết.”Soft delete nghĩa là chỉ ẩn khỏi danh sách, dữ liệu vẫn còn trong hệ thống — an toàn hơn xoá vĩnh viễn, và khôi phục được nếu xoá nhầm.
7. Trường tuỳ chỉnh
Nhấn Trường tuỳ chỉnh → hệ thống mở sang Cài đặt › Phân hệ CRM › Trường tuỳ chỉnh để thêm trường dữ liệu riêng của
| doanh nghiệp. |
|---|
| Thành phần | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Dải chọn module | Khách hàng · Cơ hội · Nhiệm vụ · Lịch hẹn · Báo giá. | Mỗi module có bộ trường riêng — chọn đúng module trước khi thêm. |
| 2 · Áp dụng bộ trường có sẵn | Nạp nhanh bộ trường mẫu. | Nhanh hơn khai từng trường. |
| 3 · Dải xác nhận | “Đang cấu hình trường tuỳ chỉnh cho module Khách hàng.” | Đọc dòng này để chắc đang sửa đúng module. |
| 4 · Định nghĩa trường tuỳ chỉnh | “Quản lý trường tuỳ chỉnh CRM theo từng loại thực thể và sắp xếp thứ tự hiển thị phù hợp.” | |
| 5 · Nút Thêm trường | Mở form khai trường mới. | |
| 6 · Bốn thẻ chỉ số | Thứ tự · Đang bật · Bắt buộc · Tuỳ chọn. | Thẻ Bắt buộc đếm số trường người dùng phải điền khi thao tác. |
⚠ ️ Đây là màn dùng chung với phân hệ CRM (nhãn góc trái đổi thành CRM). Thêm trường ở đây sẽ hiện trên form khách hàng của mọi phân hệ, không riêng NextX Chat. Cân nhắc trước khi đặt trường thành Bắt buộc — sẽ chặn thao tác của cả các bộ phận khác.
8. Khách hàng 360
Nhấn Khách hàng 360 → hồ sơ đầy đủ, mở sang phân hệ CRM.
| Khu vực | Nội dung | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| 1 · Header | Tên khách, nhãn Active, dòng phụ Standard · Tiềm năng · Phụ trách. | |
| 2 · Ba nút tác vụ | Lịch hẹn · Task · Lên đơn. | Nhấn Lên đơn → tạo đơn hàng cho khách này. |
| 3 · Bốn thẻ chỉ số | Đơn hàng · Tổng chi tiêu · Công nợ · Điểm tích luỹ. | Đánh giá giá trị khách trước khi ưu đãi. |
| 4 · Khối AI Tóm tắt | AI tóm tắt tình trạng khách kèm dòng Gợi ý hành động tiếp theo. | Xem mẹo bên dưới. |
| 5 · Khối Liên hệ & Ghi chú | Email, số điện thoại (kèm nút gọi nhanh) và ghi chú. | Nhấn biểu tượng điện thoại → gọi qua tổng đài. |
| 6 · Dải tab hoạt động | Tổng quan · Giao dịch · Chăm sóc · Bình luận · Hỗ trợ · Tệp & Giới thiệu. | Xem toàn bộ lịch sử tương tác. |
💡 Khối AI Tóm tắt đưa ra gợi ý hành động cụ thể, ví dụ “Gửi email giới thiệu dịch vụ” dựa trên tình trạng khách. Đây là điểm khởi đầu tốt khi bạn tiếp nhận một khách hàng do đồng nghiệp bàn giao.
9. Gộp khách hàng trùng
Nhấn Gộp khách hàng → “Chọn khách hàng chính và các khách hàng cần gộp vào. Tối đa 10 khách hàng trong một lần gộp.”
| Thành phần | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Header | Nêu rõ giới hạn 10 khách mỗi lần gộp. | |
| 2 · Tìm khách hàng | Tìm theo tên, email, số điện thoại hoặc công ty. | |
| 3 · Khách hàng chính | Chọn hồ sơ sẽ được giữ lại. | Xem cảnh báo bên dưới. |
| 4 · Khách hàng cần gộp | Tích các hồ sơ trùng sẽ bị gộp vào hồ sơ chính. Dòng dưới đếm Đã chọn n khách hàng để gộp. | |
| 5 · Nút Gộp khách hàng | Nhấn để thực hiện. |
⚠ ️ Chọn Khách hàng chính cho đúng: đây là hồ sơ được giữ lại, các hồ sơ còn lại sẽ bị gộp vào và biến mất. Nên chọn hồ sơ có lịch sử giao dịch dài nhất làm chính. Gộp là thao tác khó đảo ngược.