Đổi & Trả hàng

Xử lý hai tình huống sau bán: khách trả hàng lấy lại tiền hoặc đổi sang sản phẩm khác. Phiếu ở đây đảo ngược tồn kho, công nợ, hoa hồng và điểm tích luỹ của đơn gốc.

📌 Vị trí: Phân hệ Bán hàng → Bán hàng → Đổi & Trả hàng.

1. Màn hình danh sách phiếu hoàn trả

Danh sách phiếu hoàn trả: lọc theo loại phiếu, lọc theo trạng thái, thẻ tổng đã hoàn và thanh tác vụ.

Thành phần	Cách hoạt động	Dùng khi nào
1 · Tìm kiếm & lọc loại	Ô tìm phiếu hoàn trả / khách hàng, kèm ba nhãn Tất cả · Hoàn trả hàng · Đổi trả hàng.	Tách riêng đơn trả tiền và đơn đổi hàng.
2 · Lọc trạng thái	Tổng phiếu · Chờ duyệt · Đã hoàn tất.	Rà phiếu còn treo chưa duyệt.
3 · Tổng đã hoàn	Tổng số tiền đã hoàn cho khách trong kỳ lọc.	Kiểm soát tỉ lệ trả hàng.
4 · Thanh tác vụ	Xuất Excel · Trả nhanh · Tạo phiếu hoàn trả · Cột · Tải lại.	Trả nhanh bỏ qua bước chọn đơn gốc.
5 · Bảng & dòng Tổng cộng	Cột: Khách hàng · Mã phiếu · Đơn gốc · Ngày trả · Giá trị hoàn · T.T hoàn tiền · Thao tác. Nhãn Chờ thanh toán và dòng Còn phải hoàn hiện màu cảnh báo.	Biết ngay phiếu nào đã lập nhưng chưa chi tiền cho khách.

2. Tạo phiếu hoàn trả hàng

Màn Tạo phiếu Hoàn trả hàng: chọn đơn gốc → chọn loại phiếu → khai lý do và tình trạng hàng.

Thành phần	Cách nhập	Lưu ý
1 · Chọn đơn hàng gốc	Chi nhánh và Chọn đơn hàng gốc — gõ để tìm đơn khách đã mua.	Chọn xong hệ thống nạp lại danh sách hàng và giá đã bán.
2 · Loại phiếu	Hai thẻ: Trả hàng & Hoàn tiền (khách trả lại hàng và nhận tiền hoàn) hoặc Đổi hàng (đổi sang sản phẩm khác cùng loại/khác loại). Thẻ đang chọn có dấu tích.	Chọn sai loại thì cách hạch toán khác hẳn.
3 · Lý do & tình trạng hàng	Lý do hoàn trả (ví dụ Hàng lỗi), Ngày trả, và ba ô tích: Hoàn kho · Đã nhận hàng tại kho · Còn nguyên tem mác.	Xem cảnh báo bên dưới về ô Hoàn kho.
4 · Ghi chú chi tiết	Nhập chi tiết tình trạng hàng khi nhận lại hoặc các thoả thuận với khách hàng.	Nội dung này là bằng chứng khi có tranh chấp về sau.
5 · Tóm tắt phiếu	% Hoàn tiền (mặc định 100), Phí trả hàng, Hoàn lại khách.	Giảm % hoàn tiền hoặc thu phí trả hàng đều làm giảm số tiền trả khách.
6 · Ba nút lưu	Lưu nháp · Lưu và Thêm · Lưu.

⚠ ️ Ô Hoàn kho quyết định hàng trả về có được cộng lại tồn hay không. Hàng lỗi không bán lại được thì bỏ tích ô này — nếu không, tồn kho sẽ có hàng hỏng và POS vẫn cho bán ra.

Loại phiếu	Hệ thống xử lý	Phù hợp khi nào
Trả hàng & Hoàn tiền	Nhận lại hàng, sinh khoản phải chi hoàn tiền cho khách.	Khách không muốn mua nữa.
Đổi hàng	Nhận lại hàng cũ và xuất hàng mới; chỉ thu/chi phần chênh lệch.	Khách đổi size, đổi màu, đổi mẫu.

3. Xem chi tiết phiếu hoàn trả

Hộp thoại chi tiết phiếu hoàn trả với đầy đủ thông tin đối chiếu và thanh nút xử lý ở đáy.

Khu vực	Nội dung	Dùng để làm gì
1 · Header phiếu	Mã phiếu, ngày và nhãn trạng thái (Hoàn thành).	Xác nhận phiếu đã chốt chưa.
2 · Bốn thẻ thông tin	Khách hàng · Đơn gốc (kèm ngày trả, ngày tạo) · Lý do (kèm người lập) · Kiểm tra hàng (đã nhận hàng tại kho ✓, còn nguyên tem mác ✗).	Đối chiếu toàn bộ căn cứ của phiếu trong một tầm mắt.
3 · Sản phẩm hoàn trả	Cột Sản phẩm · SL · Đơn giá · Thành tiền. Thành tiền hiện số âm. Dòng phụ ghi Sản phẩm lỗi kèm nhãn Không nhập kho.	Kiểm tra hàng lỗi có bị đưa nhầm vào tồn không.
4 · Tiền hàng trả	Tiền hàng trả và Tổng giá trị trả.
5 · Thanh toán & Công nợ	Chi hoàn tiền · Đã thanh toán · Còn phải hoàn (in đỏ).	Biết còn nợ khách bao nhiêu tiền hoàn.
6 · Thanh nút xử lý	Đóng · In phiếu · Thanh toán · Huỷ phiếu.

4. Chi hoàn tiền cho khách

Nhấn Thanh toán trên phiếu → mở hộp thoại Chi hoàn tiền.

Thành phần	Cách nhập	Lưu ý
1 · Header	Tiêu đề Chi hoàn tiền kèm mã phiếu.	Đối chiếu đúng phiếu.
2 · Còn phải hoàn	Số tiền hệ thống tính còn phải trả khách.	Không được chi vượt con số này.
3 · Phương thức & số tiền	Chọn hình thức (Tiền mặt…), nhập số tiền, hoặc nhấn Trả đủ để điền nhanh toàn bộ.
4 · Thêm phương thức	Nhấn để chia khoản hoàn ra nhiều hình thức.	Một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản.
5 · Xác nhận chi	Nhấn → hệ thống ghi phiếu chi vào Sổ quỹ và chuyển phiếu sang trạng thái đã hoàn tiền.

5. Huỷ phiếu hoàn trả

Hộp thoại xác nhận Huỷ phiếu hoàn trả? (1), hai nút xác nhận (2) và thanh nút tác vụ của phiếu (3).

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ ràng buộc: chỉ huỷ được phiếu Trả hàng đã hoàn tất và chưa chi hoàn tiền cho khách. Khi huỷ, tồn kho, công nợ, hoa hồng và điểm sẽ được đảo ngược; phiếu chuyển sang trạng thái Đã huỷ và vẫn giữ trong lịch sử. Nghĩa là: đã chi tiền cho khách rồi thì không huỷ được nữa.

Nhấn nút ⋯ (1) → menu thao tác nhanh (2) của phiếu hoàn trả.

Thao tác	Hệ thống xử lý	Dùng khi nào
Xem chi tiết	Mở hộp thoại chi tiết phiếu.	Đối chiếu thông tin.
In phiếu	Đẩy lệnh in phiếu hoàn trả.	Giao một bản cho khách ký nhận.
Sao chép (Trả nhanh)	Tạo phiếu trả mới theo chế độ trả nhanh với dữ liệu tương tự.	Cùng khách trả thêm hàng.
Thanh toán	Mở hộp thoại Chi hoàn tiền.	Chi tiền hoàn cho khách.
Huỷ phiếu	Mở hộp thoại xác nhận huỷ.	Lập nhầm phiếu, chưa chi tiền.