Xuất hàng ra khỏi kho không phải để bán: dùng nội bộ, hàng mẫu, quà tặng, chuyển cho bộ phận khác. Phiếu này giảm tồn kho nhưng không sinh doanh thu.
📌 Vị trí: Phân hệ Bán hàng → Kho hàng → Xuất nội bộ.
1. Màn hình danh sách phiếu xuất nội bộ
Danh sách phiếu xuất nội bộ với bộ lọc trạng thái, thẻ tổng giá trị và bảng dữ liệu.
| Thành phần | Cách hoạt động | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 · Ô tìm mã phiếu | Tìm nhanh theo mã phiếu xuất. | |
| 2 · Lọc trạng thái | Tất cả trạng thái · Đã xuất · Nháp. | Rà phiếu nháp chưa duyệt. |
| 3 · Tổng giá trị xuất | Tổng giá vốn hàng đã xuất trong kỳ lọc. | Kiểm soát chi phí hàng dùng nội bộ. |
| 4 · Thanh tác vụ | Xuất Excel · Tạo phiếu xuất · Cột hiển thị · Tải lại. | |
| 5 · Bảng & dòng Tổng cộng | Cột: Chi nhánh · Mã phiếu · Ngày · Loại xuất · Tổng tiền · Trạng thái · Thao tác. Dòng Tổng cộng ghi số lượng và tổng tiền. | Nhãn trạng thái Đã xuất / Nháp phân biệt phiếu đã trừ kho. |
2. Tạo phiếu xuất kho
Màn Tạo phiếu xuất kho: dòng hàng bên trái, thông tin chung bên phải.
| Thành phần | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Ô tìm sản phẩm | Tìm theo tên, SKU, mã vạch; hai nút bên phải để quét mã và chọn theo lưới. | |
| 2 · Bảng dòng hàng | Cột: STT · Mã hàng · Hàng hoá · Số lượng xuất · Đơn giá · Thành tiền (tạm tính). Nhãn Tồn: n ngay cạnh tên hàng là tồn khả dụng. | Số lượng xuất không được vượt nhãn Tồn. |
| 3 · Thông tin chung | Chi nhánh*, Lý do xuất* (ví dụ Sử dụng nội bộ), Ngày xuất*, Người xuất (mặc định người đăng nhập), Người nhận. | Ba trường có dấu * bắt buộc. |
| 4 · Ghi chú | Khối thu gọn, nhấn để mở và ghi diễn giải. | Nên ghi rõ bộ phận nhận hàng. |
| 5 · Thanh tổng | Tổng số lượng và Tổng giá trị (tạm tính). | Xem cảnh báo bên dưới. |
| 6 · Nút lưu | Lưu nháp · Lưu & Thêm mới · Lưu & Duyệt. | Chỉ khi duyệt tồn kho mới giảm. |
⚠ ️ Hệ thống ghi rõ ngay dưới thanh tổng: “Số tạm tính theo giá vốn sản phẩm. Giá trị phiếu chính thức được tính theo giá vốn bình quân tại chi nhánh khi lưu.” Nghĩa là con số hiển thị lúc lập phiếu chỉ mang tính tham khảo — giá trị chính thức chốt tại thời điểm lưu.
3. Xem chi tiết phiếu xuất
Nhấn vào dòng phiếu → khối chi tiết mở ra bên dưới với ba tab và thanh nút xử lý.
| Khu vực | Nội dung | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| 1 · Dòng phiếu được chọn | Chi nhánh, mã phiếu, ngày, loại xuất, tổng tiền, trạng thái. | |
| 2 · Ba tab | Thông tin chung · Sản phẩm · Lịch sử. | Tab Lịch sử ghi lại các lần thay đổi phiếu. |
| 3 · Khối thông tin | Mã phiếu · Ngày · Chi nhánh · Loại xuất · Dòng hàng · Tổng tiền. | Đối chiếu nhanh. |
| 4 · Thanh nút | In phiếu · Sao chép · Huỷ bỏ. | Phiếu đã xuất chỉ còn ba thao tác này. |
4. Menu thao tác — phiếu đã xuất
Nhấn nút ⋯ (1) trên phiếu trạng thái Đã xuất → menu chỉ còn 3 mục (2).
5. Menu thao tác — phiếu nháp
Cùng nút ⋯ nhưng trên phiếu trạng thái Nháp → menu có đủ 6 mục, gồm cả Sửa, Duyệt phiếu và Xoá.
| Thao tác | Có ở trạng thái nào | Hệ thống xử lý |
|---|---|---|
| In phiếu | Nháp & Đã xuất | Đẩy lệnh in phiếu xuất kho. |
| Sao chép | Nháp & Đã xuất | Tạo phiếu mới với cùng danh mục hàng. |
| Sửa | Chỉ Nháp | Mở màn Sửa phiếu xuất kho. |
| Duyệt phiếu | Chỉ Nháp | Chốt phiếu — tồn kho giảm tại thời điểm này. |
| Huỷ phiếu / Huỷ bỏ | Cả hai | Chuyển phiếu sang trạng thái đã huỷ, giữ trong lịch sử. |
| Xoá | Chỉ Nháp | Xoá hẳn phiếu chưa duyệt. |
⚠ ️ Phiếu đã xuất không còn Sửa, Duyệt phiếu và Xoá — vì tồn kho đã bị trừ. Muốn điều chỉnh phải Huỷ bỏ rồi lập phiếu mới.
6. Sửa phiếu xuất kho
Màn Sửa phiếu xuất kho — mở từ mục Sửa trên phiếu nháp, dữ liệu cũ được nạp sẵn.
| Thành phần | Cách sửa | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Tiêu đề màn hình | Ghi rõ Sửa phiếu xuất kho thay vì Tạo. | Đối chiếu để không nhầm với phiếu mới. |
| 2 · Bảng dòng hàng | Sửa số lượng, đơn giá; nhấn biểu tượng thùng rác để bỏ dòng. | |
| 3 · Thông tin chung | Sửa chi nhánh, lý do xuất, ngày xuất, người xuất, người nhận. | |
| 4 · Nút lưu | Lưu nháp hoặc Lưu & Duyệt. | Duyệt xong là hết sửa. |