Phiếu ghi nhận hàng đã thực về kho. Đây là chứng từ làm tăng tồn kho và hình thành giá vốn — mọi con số tồn, giá vốn, lợi nhuận về sau đều bắt nguồn từ đây.
📌 Vị trí: Phân hệ Bán hàng → Nhập hàng → Đơn nhập hàng.
1. Màn hình danh sách đơn nhập hàng
Danh sách đơn nhập hàng: tìm kiếm, lọc theo trạng thái, thẻ tổng giá trị, thanh tác vụ và bảng có hàng lọc riêng theo cột.
| Thành phần | Cách hoạt động | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 · Ô tìm kiếm | Tìm theo mã phiếu, nhà cung cấp, mã/tên hàng. | Truy nguồn gốc một lô hàng. |
| 2 · Lọc trạng thái | Tất cả trạng thái · Nháp · Đã duyệt · Đã huỷ. | Rà các phiếu còn nháp chưa duyệt. |
| 3 · Tổng giá trị tháng này | Tổng tiền nhập trong tháng. | Kiểm soát dòng tiền mua hàng. |
| 4 · Thanh tác vụ | Nhập Excel · Xuất Excel · Tạo đơn nhập hàng · Cột hiển thị · Tải lại. | |
| 5 · Hàng lọc theo cột & dòng tổng | Hai ô Tìm… ngay dưới tiêu đề cột lọc riêng theo Nhà cung cấp và Mã phiếu. Cột Nguồn ghi rõ Nhập thủ công hay Tồn đầu. | Tách riêng phiếu tồn đầu kỳ khỏi phiếu nhập thật. |
💡 Phiếu có nguồn Tồn đầu là phiếu hệ thống sinh khi khai tồn ban đầu, không phải hàng mua. Khi tính chi phí mua hàng thực tế, hãy lọc bỏ nhóm này.
2. Tạo đơn nhập hàng
Màn Tạo đơn nhập hàng: cột trái nhập dòng hàng, cột phải khai thông tin phiếu, hoá đơn và chiết khấu & VAT.
| Thành phần | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Ô tìm sản phẩm & Chọn nhanh | Tìm theo tên, SKU, mã vạch (Enter để thêm dòng đầu tiên). Nút Chọn nhanh mở lưới sản phẩm để tích chọn hàng loạt. | Nhập lô lớn thì dùng Chọn nhanh cho nhanh hơn gõ từng mã. |
| 2 · Vùng dòng hàng | Khi trống hiển thị Chưa có dòng hàng nào kèm nút Thêm sản phẩm từ file Excel. | Mỗi dòng khai số lượng và đơn giá nhập. |
| 3 · Thông tin phiếu nhập | Chi nhánh*, Mã phiếu nhập (để trống → tự sinh, ví dụ PNH-2026…), Nhà cung cấp*, Ngày nhập hàng. | Ngày nhập quyết định kỳ ghi nhận tồn và giá vốn. |
| 4 · Thông tin hoá đơn | Khối thu gọn — nhấn để mở, khai số hoá đơn, ký hiệu, ngày hoá đơn của nhà cung cấp. | Cần cho đối chiếu thuế đầu vào. |
| 5 · Chiết khấu & VAT | Tạm tính, Chế độ VAT (Theo đơn + % ), Chiết khấu theo % hoặc số tiền. | Chiết khấu nhập làm giảm giá vốn bình quân. |
| 6 · Lưu & Duyệt | Nhấn để ghi phiếu và duyệt luôn — tồn kho tăng ngay tại thời điểm này. Nút ⋯ chứa lựa chọn lưu nháp. | Chưa chắc chắn thì lưu nháp, duyệt sau. |
⚠ ️ Phiếu ở trạng thái Nháp chưa cộng tồn kho. Chỉ khi Đã duyệt hệ thống mới ghi tăng tồn và cập nhật giá vốn bình quân. Nhập hàng xong quên duyệt là nguyên nhân phổ biến nhất khiến POS báo “hết hàng” dù hàng đang nằm trong kho.
3. Nhập đơn hàng loạt từ Excel
Nhấn Nhập Excel → trình hướng dẫn Nhập dữ liệu phiếu nhập hàng chạy qua 5 bước.
| Thành phần | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Thanh 5 bước | 1. Tải mẫu → 2. Preview → 3. Ghép cột → 4. Xác nhận → 5. Job nền. | Bước 5 chạy nền, có thể đóng màn hình mà tiến trình vẫn tiếp tục. |
| 2 · File mẫu import | Tải file Excel mẫu và giữ đúng cấu trúc cột. Bên dưới liệt kê từng nhóm cột. | Đọc kỹ phần chú thích từng nhóm trước khi điền. |
| 3 · Upload file Excel | Chọn file .xlsx; tên cột sẽ được ghép ở bước sau. | Tên cột không cần trùng tuyệt đối vì có bước Ghép cột. |
| Nhóm cột | Cột | Quy tắc điền |
|---|---|---|
| Bắt buộc | Mã chi nhánh*, Số lượng *, Đơn giá nhập* | Thiếu một trong ba cột này thì dòng bị loại. |
| Loại sản phẩm — điền 1 trong 2 | Mã sản phẩm (SKU) hoặc Mã biến thể | SKU cho sản phẩm thường · Mã biến thể cho sản phẩm có biến thể (màu, size…). |
| Quản lý theo lô (LOT) | Số lô (Lot), Ngày hết hạn | Điền khi sản phẩm theo dõi bằng lô. Hệ thống tự nhận biết từ cấu hình sản phẩm. |
| Quản lý theo Serial / IMEI | IMEI / Serial | Mỗi serial là 1 dòng, số lượng = 1. |