Chứng từ ghi nhận tiền vào: khách trả nợ, thu tiền bán hàng, các khoản thu khác. Mỗi phiếu thu làm tăng số dư của một quỹ cụ thể.
📌 Vị trí:Sổ quỹ → tab Phiếu thu.
1. Màn hình danh sách phiếu thu
Tab Phiếu thu: ô tìm kiếm, thanh tác vụ và bảng phiếu thu có dòng Tổng cộng.
| Thành phần | Cách hoạt động | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 1 · Tab Phiếu thu | Nhấn để mở danh sách. | |
| 2 · Thanh tác vụ | Ô Mã phiếu, mã KH, tên KH…, nút Xuất, + Thêm mới (có mũi tên đổ xuống), Cấu hình cột, Tải lại. | |
| 3 · Bảng phiếu thu | Cột: Mã phiếu thu · Mã khách hàng · Họ tên khách hàng · Số điện thoại · Số tiền thu · Tiền gối đầu · Phương thức TT. | Dòng Tổng cộng cộng dồn số tiền thu. |
| 4 · Thanh phân trang | Hiển thị 1-1 trong 1 · Số dòng. |
2. Thêm mới — chọn loại phiếu thu
Nhấn + Thêm mới (1) → menu hai lựa chọn (2): Phiếu thu (Công nợ) và Phiếu thu khác.
| Loại phiếu | Bản chất | Chọn khi nào |
|---|---|---|
| Phiếu thu (Công nợ) | Gắn với một khách hàng có dư nợ; thu xong hệ thống giảm công nợ của khách. | Khách đến trả tiền hàng đã mua chịu. |
| Phiếu thu khác | Không gắn công nợ; chỉ ghi tăng quỹ theo loại thu đã khai. | Thu tiền lãi, thu vốn góp, thu tiền cho thuê mặt bằng. |
3. Thêm mới phiếu thu (Công nợ)
Form Thêm mới phiếu thu (Công nợ) — chọn khách xong, hệ thống hiện luôn Tổng tiền và Còn nợ.
| Trường | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Ngày thu * & Chi nhánh | Ngày ghi nhận tiền vào và chi nhánh thu. | Bắt buộc. |
| 2 · Lý do thu * & Nhân viên thu | Diễn giải và người thực hiện. | Lý do thu bắt buộc. |
| 3 · Khách hàng * & Phương pháp TT * | Chọn khách — dòng phụ hiện mã KH · Nợ: …. Chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt…). | Cả hai bắt buộc. |
| 4 · Số tiền thanh toán | Nhập số tiền thu. Bên phải là Tổng tiền và Còn nợ (in đỏ). | Bỏ trống sẽ hiện nhắc Nhập số tiền thu. |
| 5 · Ghi chú | Ghi chú thêm. | |
| 6 · Lưu phiếu thu | Nhấn → ghi tăng quỹ và giảm công nợ khách. |
⚠ ️ Số tiền thu không được vượt quá số ở ô Còn nợ. Nếu khách trả dư (đặt cọc trước cho lần mua sau), hãy lập Phiếu thu khác thay vì cố nhập vượt tại đây.
4. Thêm mới phiếu thu khác
Form Thêm mới phiếu thu khác — khác biệt là có ô Loại thu, Quỹ nhận và Hạch toán KQKD.
| Trường | Cách nhập | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1 · Ngày thu * · Loại thu * · Quỹ nhận | Loại thu lấy từ danh mục đã khai ở Loại thu/chi. Quỹ nhận là quỹ được ghi tăng. | Bỏ trống quỹ nhận thì tiền vào quỹ mặc định. |
| 2 · Hạch toán KQKD & Khách hàng * | Chọn Có tính vào KQKD hoặc không. Khách hàng chọn từ danh sách. | Trường hạch toán quyết định khoản này có vào báo cáo lãi lỗ hay không. |
| 3 · Lý do thu · Phương pháp TT * · Số tiền thanh toán * | Lý do chọn từ danh sách; nhập số tiền. | |
| 4 · Chi nhánh & Nhân viên thu | Ghi nhận nơi và người thu. | |
| 5 · Ghi chú | Ghi chú thêm. | |
| 6 · Lưu | Nhấn để ghi phiếu. |
5. Xem chi tiết, sửa và huỷ phiếu thu
Nhấn vào dòng phiếu → khối chi tiết mở ra với tab Tóm tắt · Lịch sử và thanh 6 nút xử lý.
| Nút | Hệ thống xử lý | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Sửa phiếu thu | Mở hộp thoại sửa ngày, loại thu, số tiền, phương pháp TT, ghi chú. | Nhập sai số tiền. |
| In phiếu | Đẩy lệnh in phiếu thu. | Giao cho khách một bản. |
| Sửa ghi chú | Chỉ sửa riêng phần ghi chú. | Bổ sung diễn giải. |
| Sửa ngày thu | Chỉ đổi ngày ghi nhận. | Ghi nhầm kỳ. |
| Xác nhận chuyển quỹ | Chuyển phiếu từ Chờ duyệt sang Hoàn thành — tiền thực sự vào quỹ. | Thủ quỹ đã nhận đủ tiền. |
| Huỷ phiếu thu | Mở hộp thoại xác nhận huỷ. | Lập nhầm phiếu. |
Cùng bộ thao tác cũng truy cập được qua nút ⋯ (1) ở cột Thao tác trên mỗi dòng (2).
Hộp thoại Sửa phiếu thu kèm mã phiếu ở tiêu đề — sửa xong nhấn Lưu.
Hộp thoại Huỷ phiếu thu (1), nút Xác nhận (2). Sau khi huỷ, thanh nút của phiếu (3) không còn mục Sửa phiếu thu.
⚠ ️ Phiếu ở trạng thái Chờ duyệt nghĩa là đã lập nhưng thủ quỹ chưa xác nhận nhận tiền — số dư quỹ chưa thay đổi. Chỉ khi nhấn Xác nhận chuyển quỹ phiếu mới chuyển sang Hoàn thành và tiền mới thực sự vào sổ.