Quản lý hàng theo lô và hạn sử dụng: Hướng dẫn từng bước | NextX

Bạn đang kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc bất kỳ mặt hàng nào có hạn sử dụng? Nếu kho hàng của bạn vẫn đang dùng Excel để theo dõi lô hàng và date hết hạn, đây là lúc cần thay đổi ngay. Một lô hàng hết hạn bị bán ra, hay hàng gần hết hạn không được xử lý kịp, không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.

Bài viết này hướng dẫn bạn từng bước thiết lập hệ thống quản lý hàng theo lô và hạn sử dụng bài bản, từ quy trình nhập kho đến cảnh báo tự động, giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng chặt chẽ và hạn chế tối đa rủi ro hàng tồn, hàng lỗi.

Tại sao quản lý hàng theo lô quan trọng hơn bạn nghĩ?

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam vẫn xem quản lý lô hàng là bước tùy chọn, chỉ áp dụng khi đơn hàng lớn hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu. Thực tế cho thấy đây là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây thất thoát kho hàng và khiếu nại khách hàng.

Những rủi ro thường gặp khi không quản lý lô hàng bài bản

• Hàng hết hạn lẫn lộn với hàng còn hạn: Nhân viên kho xuất hàng không theo thứ tự FEFO (First Expired First Out), dẫn đến hàng mới nhập lại được xuất trước, hàng cũ tích đọng đến khi hết hạn.
• Không truy xuất nguồn gốc được: Khi khách hàng khiếu nại sản phẩm lỗi, bạn không biết lô nào bị vấn đề, phải thu hồi toàn bộ hoặc không thu hồi được gì.
• Tồn kho ảo: Hàng trên hệ thống còn nhiều nhưng thực tế đã hết hạn và phải tiêu hủy — làm lệch hoàn toàn dữ liệu tài chính.
• Vi phạm quy định: Với ngành dược phẩm, thực phẩm chức năng, hàng hóa không có thông tin lô là vi phạm quy định pháp luật hiện hành.

Để giải quyết triệt để những vấn đề này, bước đầu tiên là xây dựng quy trình nhập kho có gắn thông tin lô và hạn sử dụng ngay từ đầu.

Bước 1: Thiết lập danh mục lô hàng trong hệ thống

Trước khi nhập bất kỳ đơn hàng nào, bạn cần cấu hình hệ thống để mỗi sản phẩm đều bắt buộc nhập thông tin lô. Đây là nền tảng của toàn bộ quy trình quản lý hàng theo lô.

Các trường thông tin tối thiểu cần gắn với mỗi lô:
- Mã lô (Lot Number / Batch Number)
- Ngày sản xuất (Manufacturing Date)
- Ngày hết hạn (Expiry Date)
- Nhà cung cấp
- Số lượng nhập
- Giá nhập (nếu cần tính giá vốn theo lô)

Gợi ý thực tế: Nên đặt quy tắc mã lô thống nhất trong toàn doanh nghiệp, ví dụ: {Mã SP}-{Năm}-{Tháng}-{Số thứ tự} → SP001-2025-05-001. Quy tắc này giúp tra cứu và báo cáo nhanh hơn nhiều so với mã lô tự do.

Với phần mềm quản lý kho & bán hàng như NextX, bạn có thể bật tùy chọn "Bắt buộc nhập thông tin lô" ở cấp độ từng danh mục sản phẩm, tránh trường hợp nhân viên bỏ trống khi nhập liệu.

Bước 2: Quy trình nhập kho đúng chuẩn theo lô

Nhập kho là điểm quan trọng nhất trong toàn bộ chuỗi quản lý hàng theo lô. Một lần nhập sai thông tin lô có thể gây sai lệch dữ liệu trong nhiều tháng.

Quy trình nhập kho 5 bước

Bước 1: Nhận hàng và kiểm tra chứng từ
Đối chiếu phiếu giao hàng của nhà cung cấp với đơn đặt hàng. Xác nhận số lô, ngày sản xuất, ngày hết hạn ghi trên bao bì có khớp với chứng từ không.

Bước 2: Kiểm tra thực tế trước khi nhập hệ thống
Kiểm tra tình trạng hàng hóa: bao bì nguyên vẹn, không ẩm mốc, không biến dạng. Từ chối nhận các lô hàng đã gần hết hạn dưới ngưỡng tối thiểu (ví dụ: còn dưới 30% thời gian sử dụng).

Bước 3: Nhập thông tin lô vào hệ thống
Tạo phiếu nhập kho trong phần mềm, gắn đầy đủ thông tin lô. Nếu một đơn hàng gồm nhiều lô khác nhau, tạo từng dòng riêng biệt cho mỗi lô.

Bước 4: In và dán nhãn lô tại kho
Sau khi nhập hệ thống, in nhãn barcode hoặc QR code gắn thông tin lô dán vào từng kiện hàng. Đây là bước giúp nhân viên kho xác định hàng nhanh mà không cần tra hệ thống mỗi lần.

Bước 5: Sắp xếp hàng theo nguyên tắc FEFO
Đặt hàng gần hết hạn nhất ở vị trí dễ lấy nhất (phía trước kệ, gần lối đi). Hàng mới nhập xếp phía sau. Nguyên tắc FEFO (First Expired First Out) phải được áp dụng nhất quán, không phải FIFO (First In First Out) — đây là điểm nhiều doanh nghiệp hay nhầm.

👉 đặt lịch demo với chuyên gia NextX để xem cách hệ thống tự động hỗ trợ quy trình nhập kho theo lô, hoặc liên hệ đội ngũ NextX để được tư vấn về giải pháp phù hợp với ngành của bạn.

Bước 3: Thiết lập cảnh báo hàng sắp hết hạn

Quản lý lô hàng thụ động — chờ đến khi hàng hết hạn rồi mới xử lý — là cách tốn kém nhất. Hệ thống tốt phải cảnh báo trước đủ sớm để doanh nghiệp còn thời gian hành động.

Cách thiết lập ngưỡng cảnh báo hiệu quả

Thiết lập 2 mốc cảnh báo cho mỗi nhóm sản phẩm:

Các phần mềm quản lý kho hàng hiện đại như NextX cho phép thiết lập cảnh báo tự động qua email hoặc thông báo nội bộ khi lô hàng đến ngưỡng. Bạn không cần phải mở phần mềm mỗi ngày để kiểm tra — hệ thống tự động thông báo đến đúng người phụ trách.

Bạn có thể tham khảo thêm so sánh các giải pháp hiện có trên thị trường tại bài viết phần mềm quản lý kho là gì? So sánh giải pháp 2025 để chọn được công cụ phù hợp nhất với quy mô doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm soát xuất kho theo nguyên tắc FEFO

Dù hệ thống có tốt đến đâu, nếu nhân viên kho không tuân thủ FEFO khi xuất hàng, toàn bộ nỗ lực quản lý lô sẽ trở nên vô nghĩa. Đây là khâu cần kết hợp giữa quy trình con người và hỗ trợ của phần mềm.

Cách hệ thống phần mềm hỗ trợ xuất kho theo FEFO

• Gợi ý lô xuất tự động: Khi tạo phiếu xuất kho, hệ thống tự động đề xuất lô có hạn sử dụng gần nhất thay vì để nhân viên tự chọn.
• Cảnh báo nếu chọn sai lô: Nếu nhân viên chọn lô có hạn sử dụng xa hơn trong khi còn lô gần hạn hơn, hệ thống hiển thị cảnh báo yêu cầu xác nhận.
• Khóa xuất lô đã hết hạn: Hệ thống tự động khóa các lô đã qua ngày hết hạn, không cho tạo phiếu xuất — ngăn hoàn toàn khả năng xuất hàng hết hạn do nhầm lẫn.

Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp ngành thực phẩm và dược phẩm như những đơn vị phân phối hàng tiêu dùng nhanh ưu tiên đầu tư vào phần mềm DMS quản lý phân phối có tích hợp module quản lý lô, thay vì dùng riêng lẻ từng công cụ.

Bước 5: Truy xuất nguồn gốc và báo cáo theo lô

Đây là bước thường bị bỏ qua cho đến khi có sự cố. Một hệ thống quản lý hàng theo lô tốt phải cho phép bạn trả lời câu hỏi: "Lô hàng X đã đi đâu?" trong vòng vài phút.

Báo cáo tối thiểu cần có theo lô

1. Báo cáo tồn kho theo lô:
Hiển thị từng lô đang tồn, số lượng còn lại, ngày hết hạn, vị trí kho. Sắp xếp theo thứ tự ngày hết hạn tăng dần để dễ ưu tiên xử lý.

2. Báo cáo lịch sử xuất theo lô:
Lô X đã được xuất bao nhiêu, cho đơn hàng nào, giao cho khách hàng nào, vào ngày nào. Khi có sự cố thu hồi sản phẩm, bạn liên hệ đúng khách hàng ngay lập tức.

3. Báo cáo hàng sắp hết hạn:
Danh sách các lô sẽ hết hạn trong 30, 60, 90 ngày tới kèm số lượng tồn. Cơ sở để lập kế hoạch bán hàng hoặc khuyến mãi giải phóng hàng tồn.

4. Báo cáo tiêu hủy theo lô:
Ghi nhận các lô đã tiêu hủy với lý do và số lượng. Dữ liệu này giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ: lô nào thường xuyên bị tiêu hủy, từ nhà cung cấp nào, để điều chỉnh chính sách nhập hàng.

Nếu doanh nghiệp bạn thuộc ngành siêu thị hoặc bán lẻ tổng hợp, bài viết về phần mềm quản lý kho hàng cho các siêu thị sẽ cung cấp thêm góc nhìn thực tế về cách triển khai hệ thống này ở quy mô lớn.

Bước 6: Kiểm kê định kỳ và đối chiếu lô hàng

Kiểm kê (stocktake) không chỉ là đếm số lượng — với hàng có lô, kiểm kê phải bao gồm xác nhận thông tin lô và hạn sử dụng trên thực tế có khớp với hệ thống không.

Tần suất kiểm kê phù hợp theo ngành

• Dược phẩm, thực phẩm chức năng: Kiểm kê hàng tháng, đặc biệt tập trung vào các lô có hạn trong 90 ngày tới.
• Thực phẩm tươi sống, đồ uống: Kiểm kê hàng tuần hoặc hàng ngày với các mặt hàng có vòng đời ngắn.
• Hóa mỹ phẩm, hàng tiêu dùng: Kiểm kê hàng quý, kết hợp với đánh giá lại chính sách đặt hàng tối thiểu.

Mẹo thực tế: Sử dụng thiết bị scan barcode/QR code khi kiểm kê thay vì ghi tay. Nhân viên chỉ cần quét mã trên kiện hàng, hệ thống tự đối chiếu với dữ liệu tồn và hiển thị chênh lệch ngay lập tức — giảm 70–80% thời gian kiểm kê so với phương pháp thủ công.

Đây cũng là một trong những tính năng được đánh giá cao khi người dùng tìm hiểu top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường — khả năng kiểm kê có hỗ trợ thiết bị di động ngày càng trở thành tiêu chí không thể thiếu.

Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý hàng theo lô và hạn sử dụng

Không phải phần mềm quản lý kho nào cũng hỗ trợ đầy đủ tính năng quản lý lô. Dưới đây là những tính năng bạn cần xác nhận trước khi quyết định:

NextX đáp ứng toàn bộ các tiêu chí trên trong module quản lý kho, phù hợp cho doanh nghiệp từ quy mô vừa đến lớn trong các ngành có yêu cầu quản lý lô nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm và hàng tiêu dùng nhanh.

👉 Sẵn sàng nâng cấp hệ thống kho hàng của bạn? Xem bảng giá NextX hoặc liên hệ đội ngũ NextX để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô và ngành hàng của bạn.

Tổng kết

Quản lý hàng theo lô và hạn sử dụng không phải là quy trình phức tạp nếu được thiết lập đúng từ đầu. 6 bước cốt lõi bao gồm: thiết lập danh mục lô → nhập kho đúng chuẩn → thiết lập cảnh báo → kiểm soát xuất kho theo FEFO → báo cáo truy xuất → kiểm kê định kỳ. Khi cả 6 bước này được hỗ trợ bởi phần mềm phù hợp, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro hàng hết hạn mà còn tối ưu được vòng quay hàng tồn và xây dựng được hệ thống truy xuất nguồn gốc đáp ứng tiêu chuẩn ngày càng cao từ thị trường và cơ quan quản lý.

Câu hỏi thường gặp

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm, hãy truy cập NextX để được tư vấn miễn phí.