Hộp duyệt gom mọi đơn đang chờ chữ ký của bạn về một màn hình duy nhất: đơn nghỉ phép, tăng ca, bổ sung lương, đơn chấm bù và hợp đồng. Người duyệt xem được tuổi đơn, bước duyệt hiện tại và có thể duyệt, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung ngay tại chỗ. Hỗ trợ nghiệp vụ: rút ngắn thời gian phê duyệt, tránh sót đơn quá hạn và theo dõi hiệu suất duyệt theo tuần. Đối tượng sử dụng: Trưởng bộ phận, Giám đốc Ban, HR Admin — bất kỳ ai nằm trong luồng phê duyệt.
📌 Vị trí: Phân hệ HRM → nhóm Tổng quan → Hộp duyệt. Số trên huy hiệu cạnh tên menu là số đơn đang chờ bạn xử lý.
1. Xem và lọc danh sách đơn chờ duyệt
Tìm đúng nhóm đơn cần xử lý trước.
| Đường dẫn:Menu trái → Tổng quan → Hộp duyệt |
|---|
Hộp duyệt — hai hàng bộ lọc, ba thẻ chỉ số tuần và bảng đơn chờ xử lý
1. Vào Tổng quan → Hộp duyệt. Màn hình mở sẵn ở bộ lọc Chờ duyệt. 2. Đổi trạng thái hiển thị bằng ba nút ở hàng trên: Chờ duyệt, Tất cả, Đã xử lý. 3. Lọc theo loại đơn bằng hàng tab bên dưới: Tất cả loại, Nghỉ phép, Tăng ca, Bổ sung lương, Đơn chấm
- bù, Hợp đồng.
4. Đọc ba thẻ chỉ số ở hàng trên: Trung bình thời gian, Đã duyệt tuần này, Từ chối tuần này. 5. Dùng ô Số dòng ở chân bảng để đổi số bản ghi mỗi trang; chuyển trang bằng nút ‹›. Giải thích các cột của bảng đơn
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ô tích chọn | Chọn một hoặc nhiều đơn; tích ở ô tiêu đề để chọn toàn bộ trang. |
| Loại | Loại đơn kèm biểu tượng: Tăng ca, Đơn chấm bù, Nghỉ phép, Bổ sung lương, Hợp đồng. |
| Người gửi | Họ tên người nộp đơn, kèm dòng phụ mã nhân viên · chức danh hoặc phòng ban. |
| Nội dung | Tóm tắt nội dung đơn (số giờ tăng ca, ngày chấm bù, loại nghỉ và số ngày…). |
| Thời gian | Thời điểm nộp đơn, hiển thị theo dạng tương đối (ví dụ 1 ngày trước). |
| Tuổi đơn | Nhãn cảnh báo mức độ tồn đọng: 1 ngày hoặc Quá hạn. |
| Bước duyệt | Số bước đã duyệt trên tổng số bước của luồng (ví dụ 0/1). Chấm màu bên trái cho biết đơn còn hiệu lực hay đã trễ. |
| Thao tác | Nút … mở menu thao tác của dòng đơn. |
Ba thẻ chỉ số theo tuần
| Thẻ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Trung bình thời gian | Thời gian xử lý trung bình một đơn, tính bằng giờ. |
| Đã duyệt tuần này | Số đơn bạn đã duyệt trong tuần hiện tại. |
| Từ chối tuần này | Số đơn bạn đã từ chối trong tuần hiện tại. |
2. Xem chi tiết và duyệt một đơn
Đọc đầy đủ nội dung đơn trước khi ra quyết định.
| Đường dẫn:Hộp duyệt → dòng đơn → nút … → Xem chi tiết |
|---|
Bảng chi tiết trượt từ phải sang — khối Chi tiết, Người gửi, Tiến trình duyệt và ba nút quyết định
1. Bấm nút … ở cột Thao tác của dòng đơn, chọn Xem chi tiết. 2. Bảng chi tiết trượt ra từ cạnh phải, tiêu đề là nội dung đơn kèm dòng phụ loại đơn · người gửi. 3. Đọc khối CHI TIẾT (khoảng thời gian, lý do, số giờ / số ngày), khối NGƯỜI GỬI (họ tên, mã NV, phòng
- ban) và khối TIẾN TRÌNH DUYỆT.
4. Chọn một trong ba nút ở đáy bảng: Yêu cầu bổ sung, Từ chối hoặc Duyệt. 5. Bấm dấu × ở góc trên bên phải để đóng bảng chi tiết mà không xử lý.
| Nút quyết định | Tác dụng |
|---|---|
| Yêu cầu bổ sung | Trả đơn về cho người gửi để bổ sung thông tin; đơn không bị hủy. |
| Từ chối | Mở hộp thoại nhập lý do từ chối (xem mục 3). |
| Duyệt | Chấp thuận đơn và chuyển sang bước duyệt kế tiếp; nếu là bước cuối, đơn có hiệu lực ngay. |
3. Từ chối một đơn
Ghi lại căn cứ khi không chấp thuận đơn.
| Đường dẫn:Hộp duyệt → đơn → Từ chối |
|---|
Hộp thoại Từ chối — tiêu đề nêu rõ đơn đang xử lý, ô lý do có bộ đếm ký tự
1. Bấm Từ chối. Hộp thoại mở ra với tiêu đề dạng Từ chối — tên đơn. 2. Nhập lý do từ chối vào ô văn bản. Bộ đếm dưới ô hiển thị dạng 0/10 — cần tối thiểu 10 ký tự. 3. Bấm Từ chối để xác nhận, hoặc Hủy để quay lại. 4. Sau khi từ chối, đơn rời khỏi bộ lọc Chờ duyệt và huy hiệu số trên menu giảm đi tương ứng.
4. Các nút chức năng dùng chung trong Hộp duyệt
| Nút | Tác dụng |
|---|---|
| Chờ duyệt / Tất cả / Đã xử lý | Lọc danh sách theo trạng thái xử lý. |
| Tất cả loại / Nghỉ phép / Tăng ca / Bổ sung lương / Đơn chấm bù / Hợp đồng | Lọc danh sách theo loại đơn. |
| Biểu tượng cột (☰) | Bật/tắt hiển thị từng cột của bảng. |
| Biểu tượng tải lại (⟳) | Nạp lại danh sách đơn mới nhất. |
| Mở menu thao tác của một dòng đơn. | |
| Yêu cầu bổ sung / Từ chối / Duyệt | Ba quyết định trên bảng chi tiết đơn. |
| Số dòng | Đổi số bản ghi hiển thị mỗi trang (mặc định 15). |
| Chuyển trang danh sách. |
⚠ ️ Đơn mang nhãn Quá hạn ở cột Tuổi đơn đã vượt thời hạn xử lý theo cấu hình luồng duyệt. Hãy ưu tiên giải quyết nhóm này trước.
💡 Muốn biết ai là người duyệt ở từng bước, xem Module Con Hệ thống · Workflow & Phê duyệt, mục Luồng phê duyệt. Khi đi vắng, dùng mục Uỷ quyền duyệt đơn để đơn không bị treo.