Workflow & Phê duyệt là nhóm màn hình định nghĩa ai duyệt đơn gì, qua bao nhiêu cấp, và cho phép tạm ủy quyền cho người khác duyệt thay khi người phụ trách vắng mặt. Hỗ trợ nghiệp vụ: chuẩn hóa quy trình phê duyệt đơn nghỉ phép, tăng ca, bổ sung lương và điều chỉnh chấm công theo đúng phân cấp quản lý của doanh nghiệp; bảo đảm đơn không bị ứ đọng khi người duyệt đi vắng. Đối tượng sử dụng: HR Admin (cấu hình luồng), người có quyền duyệt (thiết lập ủy quyền).
📌 Vị trí: Phân hệ HRM → Hệ thống → Cài đặt → thẻ Workflow & Phê duyệt.
1. Luồng phê duyệt
Định nghĩa các bước phê duyệt cho từng loại yêu cầu và từng nhóm nhân viên.
| Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Workflow & Phê duyệt → Luồng phê duyệt |
|---|
Luồng phê duyệt — mỗi thẻ là một luồng đã cấu hình
1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Workflow & Phê duyệt → Luồng phê duyệt. 2. Xem các luồng đã có. Mỗi thẻ hiển thị loại yêu cầu, nhóm nhân viên áp dụng, các bước duyệt theo thứ tự
- và ngày hiệu lực.
3. Bấm + Tạo luồng để thêm luồng mới. 4. Chọn Loại yêu cầu (bắt buộc) — ví dụ LEAVE_REQUEST cho đơn nghỉ phép. 5. Chọn Loại nhân viên áp dụng luồng. Chọn Tất cả nếu áp dụng chung. 6. Chọn Ngày hiệu lực (bắt buộc). 7. Ở khối Các bước phê duyệt, chọn cấp duyệt cho Bước 1. 8. Bấm + Thêm bước để bổ sung Bước 2, Bước 3… theo phân cấp mong muốn. 9. Bấm Tạo.
Hộp thoại Tạo luồng phê duyệt
| Trường thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại yêu cầu | Loại đơn mà luồng này áp dụng (ví dụ LEAVE_REQUEST — đơn nghỉ phép). Bắt buộc. |
| Loại nhân viên | Nhóm lao động áp dụng luồng. Chọn Tất cả để áp dụng cho mọi nhân viên. |
| Ngày hiệu lực * | Ngày luồng bắt đầu có hiệu lực. Bắt buộc. |
| Bước 1, Bước 2, … | Cấp duyệt tại mỗi bước, ví dụ DIRECT_MANAGER (quản lý trực tiếp), HR_MANAGER (trưởng phòng nhân sự), HR_STAFF (nhân viên nhân sự). |
Thông tin hiển thị trên thẻ luồng
| Thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên loại yêu cầu | Loại đơn mà luồng áp dụng. |
| Nhãn nhóm nhân viên | Nhóm lao động được áp dụng luồng (ví dụ staff). |
| Bước 1 → Bước 2 → … | Trình tự các cấp duyệt mà đơn phải đi qua. |
| Hiệu lực | Ngày luồng bắt đầu áp dụng. |
⚠ ️ Nếu chưa cấu hình luồng phê duyệt cho một loại đơn, đơn của nhân viên sẽ không tìm được người duyệt và bị treo ở trạng thái chờ. Hãy cấu hình luồng trước khi mở chức năng gửi đơn cho người lao động.
💡 Có thể tạo nhiều luồng cho cùng một loại yêu cầu nhưng khác Loại nhân viên — ví dụ công nhân duyệt 3 cấp (Tổ trưởng → Trưởng bộ phận → Nhân sự), nhân viên văn phòng duyệt 2 cấp (Trưởng bộ phận → Nhân sự).
2. Uỷ quyền duyệt đơn
Tạm thời ủy quyền cho người khác duyệt đơn thay bạn trong một khoảng thời gian xác định.
| Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Workflow & Phê duyệt → Uỷ quyền duyệt đơn (hoặc nút Uỷ quyền duyệt trên màn hình Luồng phê duyệt) |
|---|
Hộp thoại Uỷ quyền duyệt đơn
1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Workflow & Phê duyệt → Uỷ quyền duyệt đơn. 2. Ở ô Người uỷ quyền, tìm và chọn nhân viên sẽ duyệt thay bạn (bắt buộc). 3. Chọn Từ ngày và Đến ngày — khoảng thời gian ủy quyền (đều bắt buộc). 4. Chọn Phạm vi uỷ quyền: Tất cả loại đơn, Nghỉ phép, Tăng ca hoặc Bổ sung lương. 5. Bấm Tạo uỷ quyền. 6. Kiểm tra khối Uỷ quyền của bạn phía dưới để xác nhận ủy quyền đã được tạo.
| Trường thông tin | Ý nghĩa |
|---|---|
| Người uỷ quyền * | Người sẽ duyệt đơn thay bạn. Hệ thống lưu ý: “Nhân viên phải đã có tài khoản người dùng được liên kết.” Bắt buộc. |
| Từ ngày * / Đến ngày * | Khoảng thời gian ủy quyền có hiệu lực. Bắt buộc. |
| Phạm vi uỷ quyền | Giới hạn loại đơn được ủy quyền: Tất cả loại đơn · Nghỉ phép · Tăng ca · Bổ sung lương. |
| Uỷ quyền của bạn | Danh sách các ủy quyền bạn đã tạo. Khi chưa có, hệ thống hiển thị “Bạn chưa tạo uỷ quyền nào.” |
📌 Hệ thống mô tả rõ bản chất chức năng: “Tạm thời uỷ quyền cho người khác duyệt đơn thay bạn trong khoảng thời gian xác định.” Hết khoảng thời gian đã chọn, quyền duyệt tự động trở lại với bạn — không cần thao tác thu hồi.
⚠ ️ Người được ủy quyền phải đã có tài khoản đăng nhập (tài khoản IAM). Nếu chưa có, hãy cấp tài khoản tại Hồ sơ nhân viên → Nhân viên công ty → Grant IAM account trước khi ủy quyền.
💡 Thiết lập ủy quyền trước khi nghỉ phép hoặc đi công tác dài ngày. Nếu đợi tới khi đã vắng mặt, đơn của nhân viên có thể đã bị gắn nhãn Quá hạn trong Tổng quan → Hộp duyệt.
3. Các nút chức năng
| Nút | Tác dụng |
|---|---|
| + Tạo luồng | Mở form tạo luồng phê duyệt mới. |
| + Thêm bước | Thêm một cấp duyệt vào luồng. |
| Uỷ quyền duyệt | Mở hộp thoại thiết lập ủy quyền duyệt đơn. |
| Tạo uỷ quyền | Lưu ủy quyền vừa thiết lập. |
| Tạo | Lưu luồng phê duyệt vừa cấu hình. |
| Hủy / Đóng | Bỏ thao tác đang thực hiện. |