Hợp đồng lao động

Hợp đồng là nhóm màn hình cấu hình toàn bộ hạ tầng cho nghiệp vụ hợp đồng lao động: bộ mẫu hợp đồng song ngữ, quy tắc sinh mã hợp đồng, mẫu phiếu đánh giá thử việc, luồng chuyển đổi loại hợp đồng tự động và các trường thông tin tùy chỉnh riêng của doanh nghiệp. Hỗ trợ nghiệp vụ: chuẩn hóa và tự động hóa vòng đời hợp đồng — từ thử việc, đánh giá, ký hợp đồng xác định thời hạn cho tới hợp đồng không xác định thời hạn. Đối tượng sử dụng: HR Admin và đội triển khai.

📌 Vị trí: Phân hệ HRM → Hệ thống → Cài đặt → thẻ Hợp đồng.

1. Mẫu HĐ

Quản lý bộ mẫu văn bản hợp đồng lao động dùng để in và bàn giao cho người lao động.

Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Mẫu HĐ

Mẫu HĐ — chế độ Bảng, cột trái lọc theo loại hợp đồng

1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Mẫu HĐ. 2. Ở cột LOẠI HỢP ĐỒNG bên trái, chọn nhóm cần xem. Con số bên cạnh là số mẫu thuộc nhóm đó. 3. Chuyển giữa chế độ Bảng và Lưới tùy nhu cầu hiển thị. 4. Bấm + Tạo mẫu mới để thêm mẫu. 5. Trong hộp Chọn mẫu đề xuất, chọn một mẫu có sẵn để sao chép, hoặc chọn Tạo mới từ đầu. 6. Bấm Dùng mẫu này, chỉnh sửa nội dung trong trình soạn thảo rồi lưu.

Hộp thoại Chọn mẫu đề xuất khi tạo mẫu hợp đồng mới

Mẫu HĐ — chế độ Lưới dạng thẻ

Giải thích các nhóm loại hợp đồng

Nhóm	Ý nghĩa
Tất cả	Toàn bộ mẫu trong không gian làm việc.
(Không chỉ định)	Mẫu chưa gắn với loại hợp đồng cụ thể (ví dụ mẫu báo cáo, hóa đơn).
HD1 — Thử việc	Mẫu thỏa thuận thử việc.
HD2 — Học việc	Mẫu hợp đồng học việc / học nghề.
HD3 — Có thời hạn	Mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn.
HD4 — Không thời hạn	Mẫu hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Giải thích trường thông tin (cột trên danh sách)

Cột / Nhãn	Ý nghĩa
TÊN MẪU	Tên mẫu hợp đồng kèm dòng mô tả căn cứ pháp lý.
MÃ	Mã định danh mẫu (ví dụ HDLD_12M_VN, TT_VN).
LOẠI HĐ	Loại hợp đồng mà mẫu áp dụng.
ĐỊNH DẠNG	Định dạng nội dung mẫu (HTML).
Hệ thống	Mẫu do hệ thống cung cấp — chỉ đọc, phải nhân bản mới sửa được.
Tùy chỉnh	Mẫu do doanh nghiệp tự tạo, sửa được tự do.
Đang dùng	Mẫu đang được sử dụng để lập hợp đồng.

Menu thao tác trên thẻ mẫu: Xem trước · Nhân bản

📌 Mẫu gắn nhãn Hệ thống không sửa trực tiếp được. Muốn điều chỉnh nội dung, hãy chọn Nhân bản để tạo một bản sao mang nhãn Tùy chỉnh rồi sửa trên bản sao đó.

💡 Hệ thống mô tả rõ cách làm nhanh nhất: “Bắt đầu nhanh từ một mẫu HĐ có sẵn — nội dung được điền sẵn vào trình soạn thảo để bạn chỉnh rồi lưu thành mẫu mới.” Đừng soạn từ đầu nếu đã có mẫu tương tự.

2. Cấu hình sinh mã HĐ

Quy định cách hệ thống tự sinh số hợp đồng khi lập hợp đồng mới.

Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Cấu hình sinh mã HĐ

Cấu hình sinh mã HĐ — mẫu mã, tiền tố và số chữ số

1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Cấu hình sinh mã HĐ. 2. Nhập Template mã HĐ bằng cách ghép các biến. Bấm vào các nhãn biến bên dưới ô nhập để chèn

• nhanh.

3. Nhập Tiền tố (tối đa 20 ký tự). 4. Nhập Số chữ số của phần thứ tự (từ 1 đến 10). 5. Đối chiếu khối MÃ HĐ TIẾP THEO để xem kết quả. 6. Bấm Lưu cấu hình. Giải thích trường thông tin và biến

Trường / Biến	Ý nghĩa
Template mã HĐ *	Cấu trúc mã hợp đồng, ghép từ các biến. Ví dụ {employeeCode}/{prefix}/{year} cho ra mã dạng NV0001/HĐLĐ/2026.
{mã nhân viên}	Chèn mã nhân viên ký hợp đồng.
{tiền tố}	Chèn tiền tố đã khai báo bên dưới.
{năm}	Chèn năm ký hợp đồng.
{tháng}	Chèn tháng ký hợp đồng.
{seq}	Chèn số thứ tự tự tăng.
Tiền tố *	Chuỗi cố định trong mã hợp đồng (ví dụ HĐLĐ). Tối đa 20 ký tự.
Số chữ số của phần thứ tự *	Độ dài phần số thứ tự, từ 1 đến 10.
MÃ HĐ TIẾP THEO	Mã sẽ được sinh cho hợp đồng kế tiếp.
Bộ đếm hiện tại	Số đếm hiện tại. Hệ thống ghi chú: “chỉ tăng khi mẫu có biến thứ tự.”

📌 Nếu mẫu mã không chứa biến {seq}, bộ đếm sẽ không tăng. Khi đó tính duy nhất của mã phụ thuộc vào các biến khác (mã nhân viên, năm).

3. Mẫu đánh giá

Xây dựng bộ tiêu chí chấm điểm dùng khi đánh giá kết thúc thử việc hoặc xét gia hạn hợp đồng.

Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Mẫu đánh giá

Mẫu đánh giá — mẫu của workspace và mẫu hệ thống Việt Nam

1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Mẫu đánh giá. 2. Xem khối MẪU CỦA WORKSPACE (mẫu riêng doanh nghiệp) và MẪU HỆ THỐNG VN (mẫu chuẩn, chỉ

• đọc).

3. Bấm + Tạo mẫu mới, hoặc sao chép mẫu hệ thống về workspace để chỉnh sửa. 4. Nhập Mã (code), Tên, Điểm đạt tối thiểu (%) và Thang điểm tối đa. 5. Tích Đặt làm mặc định (workspace) nếu muốn dùng mẫu này làm mặc định. 6. Ở khối Tiêu chí đánh giá, bấm + Thêm và nhập từng tiêu chí kèm điểm tối đa và trọng số. 7. Bấm Tự chia trọng số để hệ thống chia đều trọng số cho các tiêu chí. 8. Bấm Lưu.

Hộp thoại Tạo mẫu đánh giá mới

Trường thông tin	Ý nghĩa
Mã (code)	Mã định danh mẫu đánh giá (ví dụ EVAL_PROBATION).
Tên	Tên mẫu hiển thị khi chọn phiếu đánh giá.
Điểm đạt tối thiểu (%)	Ngưỡng phần trăm để kết luận đạt yêu cầu.
Thang điểm tối đa	Điểm tối đa của mỗi tiêu chí.
Đặt làm mặc định (workspace)	Dùng mẫu này làm mặc định cho toàn không gian làm việc.
Tiêu chí đánh giá	Từng dòng gồm: số thứ tự, tên tiêu chí, điểm tối đa và trọng số (%).

⚠ ️ Hệ thống kiểm tra tổng trọng số và cảnh báo ngay trên form: “Tổng trọng số = 0% (phải = 100% để chấm điểm đúng)”. Mẫu có tổng trọng số khác 100% sẽ cho kết quả chấm sai.

💡 Mẫu hệ thống Đánh giá thử việc 7 tiêu chí (mặc định VN) đã có sẵn bộ tiêu chí chuẩn: Năng lực chuyên môn (25%), Thái độ làm việc (15%), Kỷ luật & nội quy (15%), Phối hợp & giao tiếp (10%), Kết quả công việc (10%), Sáng kiến cải tiến (10%), An toàn & vệ sinh lao động (15%) — ngưỡng đạt ≥ 70%. Hãy sao chép mẫu này rồi tinh chỉnh thay vì xây từ đầu.

4. Luồng HĐ

Định nghĩa quy tắc tự động chuyển đổi loại hợp đồng sau khi có kết quả đánh giá.

Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Luồng HĐ

Luồng HĐ — chế độ Trực quan với các quy tắc chuyển trạng thái

1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Luồng HĐ. Hệ thống mở chế độ Trực quan. 2. Đọc khối Chú thích loại hợp đồng để nắm ý nghĩa các mã HD1–HD4. 3. Bấm + Thêm quy tắc để tạo một quy tắc chuyển trạng thái mới. 4. Chọn Từ loại HĐ — loại hợp đồng hiện tại. 5. Chọn Khi quyết định — kết quả đánh giá làm điều kiện chuyển. 6. Chọn Đến loại HĐ — loại hợp đồng sẽ được tạo tự động. 7. Mở Điều kiện nâng cao (giới hạn số lần) nếu cần giới hạn số lần áp dụng quy tắc. 8. Bấm Lưu luồng hợp đồng.

Danh sách Từ loại HĐ: HD1 · HD2 · HD3 · HD4

Danh sách Khi quyết định: Đạt (PASS) · Không đạt (FAIL) · Gia hạn (EXTEND)

b. Danh sách Đến loại HĐ: HD1 · HD2 · HD3 · HD4 · — Kết thúc (không chuyển) —

Trường / Giá trị	Ý nghĩa
Từ loại HĐ	Loại hợp đồng đang có. Bốn lựa chọn: HD1 — Thử việc, HD2 — Học việc, HD3 — Xác định thời hạn, HD4 — Không xác định thời hạn.
Khi quyết định	Kết quả đánh giá kích hoạt quy tắc: Đạt (PASS), Không đạt (FAIL), Gia hạn (EXTEND).
Đến loại HĐ	Loại hợp đồng mới sẽ được tạo khi quy tắc kích hoạt. Ngoài bốn loại HD1–HD4, còn có lựa chọn — Kết thúc (không chuyển) — dùng cho trường hợp không ký tiếp hợp đồng mới (ví dụ khi kết quả đánh giá là Không đạt).
Điều kiện nâng cao (giới hạn số lần)	Giới hạn số lần quy tắc được áp dụng cho một nhân viên — ví dụ chỉ cho ký tối đa 2 lần hợp đồng xác định thời hạn.

Hệ thống mô tả nguyên tắc hoạt động ngay trên màn hình: “Mỗi quy tắc: khi HĐ loại ‘Từ’ có quyết định ‘Khi’ → chuyển sang loại ‘Đến’.” 4.1. Chế độ JSON nâng cao

Chế độ JSON nâng cao — chỉnh luồng bằng cấu trúc dữ liệu

⚠ ️ Hệ thống ghi rõ: “Chỉ dành cho admin kỹ thuật — sai cú pháp sẽ không lưu được.” Người dùng nghiệp vụ nên dùng chế độ Trực quan. Nếu chỉnh sai, bấm Khôi phục mẫu mặc định để đưa luồng về cấu hình chuẩn.

💡 Luồng chuẩn thường gặp gồm ba quy tắc: HD1 khi Đạt → HD3; HD2 khi Đạt → HD3; HD3 khi Đạt (sau số lần giới hạn) → HD4. Cấu hình đúng luồng này giúp hệ thống tự sinh hợp đồng mới ngay sau khi phiếu đánh giá được duyệt.

5. Trường tùy chỉnh

Bổ sung các trường thông tin riêng của doanh nghiệp vào hồ sơ nhân viên và hợp đồng, ngoài các trường hệ thống có sẵn.

Đường dẫn:Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Trường tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh — hai tab Nhân viên và Hợp đồng

1. Vào Hệ thống → Cài đặt → Hợp đồng → Trường tùy chỉnh. 2. Chọn tab Nhân viên hoặc Hợp đồng tùy đối tượng cần thêm trường. 3. Bấm + Thêm trường. 4. Nhập Mã trường và Nhãn (Tiếng Việt) (đều bắt buộc). 5. Nhập Nhãn (English) nếu cần bản song ngữ. 6. Chọn Kiểu dữ liệu và nhập Thứ tự hiển thị. 7. Nhập Giá trị mặc định nếu có, tích Bắt buộc nếu trường này không được để trống. 8. Bấm Lưu.

Hộp thoại Thêm trường tùy chỉnh — Nhân viên

Trường thông tin	Ý nghĩa
Mã trường *	Mã định danh kỹ thuật của trường (ví dụ BadgeNumber, TaxId). Bắt buộc.
Nhãn (Tiếng Việt) *	Tên hiển thị tiếng Việt trên giao diện. Bắt buộc.
Nhãn (English) — tùy chọn	Tên hiển thị tiếng Anh.
Kiểu dữ liệu	Định dạng dữ liệu của trường (ví dụ Text — chuỗi ngắn).
Thứ tự hiển thị	Vị trí xuất hiện của trường trên form. Số nhỏ hiển thị trước.
Giá trị mặc định	Giá trị điền sẵn khi tạo bản ghi mới.
Bắt buộc	Tích để yêu cầu người dùng phải nhập trường này.

📌 Hộp thoại chỉ rõ nơi trường sẽ xuất hiện: “Form Tạo/Sửa nhân viên · Cột tùy chọn bảng danh sách”. Nghĩa là trường tùy chỉnh vừa dùng để nhập liệu, vừa có thể bật lên làm cột hiển thị trên bảng danh sách.

6. Các nút chức năng dùng chung trong nhóm Hợp đồng

Nút	Tác dụng
+ Tạo mẫu mới	Tạo mẫu hợp đồng hoặc mẫu đánh giá mới.
Bảng / Lưới	Đổi cách hiển thị danh sách mẫu hợp đồng.
Dùng mẫu này	Chọn mẫu đề xuất làm nền cho mẫu mới.
Xem trước / Nhân bản	Xem nội dung mẫu hoặc tạo bản sao để chỉnh sửa.
Nhập Excel	Nhập danh sách mẫu từ tệp Excel.
Lưu cấu hình	Lưu quy tắc sinh mã hợp đồng.
Bộ đếm đặt lại (nâng cao)	Đặt lại số đếm mã hợp đồng.
+ Thêm / Tự chia trọng số	Thêm tiêu chí đánh giá và chia đều trọng số.
Trực quan / JSON nâng cao	Đổi chế độ chỉnh luồng hợp đồng.
+ Thêm quy tắc	Thêm quy tắc chuyển loại hợp đồng.
Khôi phục mẫu mặc định	Đưa luồng hợp đồng về cấu hình chuẩn.
Lưu luồng hợp đồng	Ghi nhận luồng vừa cấu hình.
+ Thêm trường	Thêm một trường tùy chỉnh.
Bộ lọc / Tải lại	Lọc danh sách và cập nhật lại dữ liệu.
Lưu / Huỷ	Lưu hoặc bỏ thao tác đang thực hiện.
	Xóa một quy tắc hoặc một dòng dữ liệu.