Quản lý đơn hàng B2B: từ báo giá đến giao hàng và công nợ với NextX AI Bán hàng | NextX

Doanh nghiệp bán buôn thường xuyên đau đầu với chuỗi quy trình thủ công: báo giá qua Excel, nhập đơn hàng thủ công, theo dõi công nợ trên giấy tờ. Chỉ một sai sót nhỏ có thể khiến đơn hàng trễ, khách hàng phàn nàn và công nợ tăng cao. Vậy làm thế nào để số hóa toàn bộ quy trình này chỉ trong một nền tảng duy nhất?

NextX AI Bán hàng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp B2B, giúp tự động hóa từ lúc tạo báo giá đến lúc khách hàng thanh toán xong. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn từng bước cụ thể cách sử dụng NextX AI Bán hàng để quản lý đơn hàng B2B hiệu quả nhất.

1. Tạo báo giá tự động và gửi ngay cho khách

Đầu tiên, vào NextX AI Bán hàng → Báo giá → Tạo mới. Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin khách hàng, giá niêm yết, chiết khấu từng nhóm khách và thuế GTGT đã cài sẵn. Bạn chỉ cần chọn sản phẩm, số lượng là báo giá hoàn tất trong 30 giây.

Sau đó bấm "Gửi qua Zalo OA" hoặc "Gửi email", khách hàng nhận được link báo giá đẹp, có nút "Đặt hàng ngay". Nếu khách đồng ý, họ chỉ cần bấm nút là đơn hàng được tạo luôn trong hệ thống, không cần nhập lại.

2. Chuyển báo giá thành đơn hàng chỉ với một cú nhấp

Khi khách hàng chấp nhận báo giá, NextX AI Bán hàng tự động chuyển thành đơn hàng có cùng thông tin. Bạn có thể điều chỉnh số lượng, giá hoặc ngày giao nếu cần. Mọi thay đổi đều được ghi log và gửi thông báo cho bộ phận kho, vận chuyển.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hệ thống sẽ gợi ý kho gần nhất còn hàng để giảm chi phí vận chuyển. Bạn cũng có thể chọn "Tạo đơn chuyển kho" ngay từ màn hình đơn hàng.

3. Quản lý tồn kho và điều phối giao hàng

NextX AI Bán hàng tích hợp kho theo thời gian thực. Khi tạo đơn, hệ thống kiểm tra tồn kho từng kho và cảnh báo nếu thiếu. Bạn có thể đặt lịch giao hàng, chọn tài xế, in phiếu xuất kho chỉ với vài thao tác.

Đặc biệt, nếu khách yêu cầu giao nhiều lần, bạn có thể tách đơn thành nhiều đợt giao mà không cần tạo đơn mới. Mỗi đợt giao đều có phiếu xuất kho riêng, giúp kế toán hạch toán chính xác.

4. Theo dõi công nợ và nhắc thanh toán tự động

Sau khi giao hàng xong, hóa đơn tự động sinh ra và cập nhật công nợ khách hàng. Trên màn hình Công nợ phải thu, bạn thấy ngay danh sách khách nợ quá hạn, số ngày nợ, hạn mức tín dụng.

NextX AI Bán hàng cho phép tạo nhắc nợ tự động qua Zalo hoặc email trước 3 ngày, 1 ngày và đúng ngày đến hạn. Nếu khách chậm thanh toán, hệ thống sẽ cảnh báo màu đỏ và gợi ý tạm ngưng bán cho đến khi thanh toán.

Để hiểu rõ hơn về quy trình quản lý công nợ phải thu hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy trình quản lý công nợ phải thu hiệu quả giúp tối ưu hoá.

5. Báo cáo và phân tích đơn hàng B2B

Cuối tháng, NextX AI Bán hàng cung cấp các báo cáo:
- Top 10 khách hàng có doanh số cao nhất
- Tỷ lệ đơn hàng bị hủy do thiếu hàng
- Thời gian trung bình từ báo giá đến thanh toán
- Công nợ quá hạn theo nhóm khách

Những con số này giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm tình hình và điều chỉnh chiến lược bán hàng.

👉 đặt lịch demo với chuyên gia NextX để trải nghiệm quy trình quản lý đơn hàng B2B thực tế ngay trong 14 ngày miễn phí.

Kết luận

Quản lý đơn hàng B2B không còn là gánh nặng nếu bạn có công cụ hỗ trợ đúng chỗ. NextX AI Bán hàng giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ báo giá, đặt hàng, giao hàng đến thu hồi công nợ trên cùng một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý và cải thiện dòng tiền.

Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số ngay hôm nay bằng cách liên hệ đội ngũ NextX để được tư vấn.

Câu hỏi thường gặp

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm, hãy truy cập NextX để được tư vấn miễn phí.