Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất và thương mại điện tử. Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ổn định mà còn giảm thiểu chi phí lưu kho, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không có chiến lược quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều vấn đề như hàng tồn quá nhiều dẫn đến lãng phí, hoặc ngược lại, thiếu hàng làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm CRM sẽ tìm hiểu về khái niệm, tầm quan trọng của nó và 5 nguyên tắc quản lý hàng tồn kho giúp tối ưu quy trình này.
Mục lục
I. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Xem thêm: 6 Bước quy trình nghiệp vụ quản lý kho giúp tối ưu hoá chuỗi cung ứng
Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát, kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng hóa trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời theo nhu cầu của khách hàng mà không gây dư thừa hoặc thiếu hụt.
Quy trình quản lý tồn kho bao gồm nhiều hoạt động như:
- Dự báo nhu cầu hàng hóa
- Xây dựng kế hoạch nhập – xuất kho hợp lý
- Kiểm kê và theo dõi số lượng hàng hóa
- Sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa quá trình theo dõi và cập nhật dữ liệu
Một hệ thống quản lý tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa, tránh những sai sót gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
II. Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố then chốt quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa, mà còn đảm bảo quá trình sản xuất, phân phối diễn ra trơn tru, nâng cao hiệu suất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận.
Dưới đây là những lợi ích quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả:
1. Đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn
Một trong những rủi ro lớn nhất khi quản lý kho kém là tình trạng thiếu hụt hàng hóa, khiến doanh nghiệp không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời. Khi khách hàng không thể mua được sản phẩm họ cần, họ có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh, làm giảm doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp dự trữ quá nhiều hàng hóa mà không có chiến lược hợp lý, có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá tải, làm tăng chi phí lưu kho mà không mang lại giá trị thực sự.
Việc duy trì mức tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng cung cấp sản phẩm khi có nhu cầu mà không gặp phải tình trạng khan hiếm hoặc dư thừa, từ đó đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động ổn định và không bị gián đoạn.
2. Giảm chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là một trong những khoản chi phí lớn mà doanh nghiệp phải gánh chịu khi hàng hóa không được quản lý hiệu quả. Những chi phí này bao gồm:
- Chi phí thuê kho: Kho bãi càng lớn thì chi phí thuê kho càng cao. Nếu hàng hóa không được luân chuyển hợp lý, doanh nghiệp phải đầu tư vào không gian lưu trữ không cần thiết.
- Chi phí bảo quản: Một số mặt hàng, đặc biệt là thực phẩm, dược phẩm hoặc linh kiện điện tử, cần có điều kiện bảo quản nghiêm ngặt. Nếu hàng hóa tồn kho quá lâu, doanh nghiệp sẽ phải chi thêm phí bảo trì hệ thống làm lạnh, bảo vệ hàng hóa khỏi ẩm mốc, hư hỏng.
- Chi phí nhân công: Việc lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho không cần thiết làm tăng thời gian xử lý, sắp xếp hàng hóa và kiểm kê hàng tồn kho, khiến doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí nhân sự.
Khi quản lý kho khoa học, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa không gian lưu trữ, luân chuyển hàng hóa hợp lý và giảm thiểu chi phí vận hành không cần thiết.
3. Hạn chế thất thoát và hư hỏng hàng hóa
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa trong kho, tránh tình trạng thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau như:
- Hàng hóa bị mất mát do sai sót trong kiểm kê
- Nhân viên gian lận hoặc trộm cắp
- Hàng hóa bị hư hỏng do bảo quản không đúng cách
- Sản phẩm hết hạn hoặc lỗi thời
Đối với các ngành hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, việc không kiểm soát tốt hạn sử dụng có thể khiến doanh nghiệp phải tiêu hủy hàng hóa, gây tổn thất lớn.
Áp dụng các phương pháp quản lý như FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hay JIT (Nhập hàng đúng thời điểm) sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng hàng tồn đọng lâu ngày và kiểm soát hiệu quả hơn vòng đời của sản phẩm.
4. Tối ưu hóa dòng tiền
Xem thêm: Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh
Một trong những tác động lớn nhất của quản lý hàng tồn kho đến doanh nghiệp là khả năng tối ưu hóa dòng tiền. Nếu doanh nghiệp giữ quá nhiều hàng tồn kho, một lượng lớn vốn sẽ bị “đóng băng” trong kho thay vì được sử dụng để đầu tư vào các hoạt động sinh lời khác như mở rộng sản xuất, marketing hay nghiên cứu phát triển sản phẩm.
Ngược lại, nếu hàng hóa được luân chuyển hợp lý, doanh nghiệp có thể duy trì dòng tiền linh hoạt hơn, giúp nâng cao năng lực tài chính và khả năng mở rộng quy mô kinh doanh.
Một số cách giúp tối ưu hóa dòng tiền thông qua quản lý hàng tồn kho:
- Áp dụng hệ thống dự báo nhu cầu chính xác để tránh nhập quá nhiều hàng không cần thiết
- Sử dụng phần mềm quản lý kho tự động để theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực
- Thương lượng với nhà cung cấp để điều chỉnh tần suất đặt hàng, tránh tình trạng nhập hàng số lượng lớn cùng một lúc
5. Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Quản lý tồn kho không chỉ tác động đến nội bộ doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Khi doanh nghiệp có sẵn hàng hóa và giao hàng đúng thời gian, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng hơn vào thương hiệu.
Ngược lại, nếu khách hàng liên tục gặp phải tình trạng “hết hàng” hoặc nhận hàng chậm trễ, họ có thể mất lòng tin và chuyển sang đối thủ cạnh tranh.
Một số giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua quản lý tồn kho:
- Cập nhật thông tin tồn kho theo thời gian thực trên website hoặc hệ thống bán hàng để khách hàng biết chính xác sản phẩm còn hay không
- Dự báo chính xác xu hướng tiêu dùng để nhập hàng hợp lý, đảm bảo đủ nguồn cung
- Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín để đẩy nhanh quá trình giao hàng đến tay khách
III. Các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh thất thoát và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là năm nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng một cách hiệu quả.
1. Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho ABC – Phân loại hàng hóa theo giá trị
Nguyên tắc ABC giúp doanh nghiệp phân loại hàng hóa trong kho dựa trên mức độ quan trọng và giá trị kinh tế của chúng.
- Nhóm A gồm các mặt hàng có giá trị cao nhưng chiếm tỷ lệ nhỏ về số lượng. Đây là nhóm hàng ảnh hưởng lớn đến doanh thu, cần kiểm soát chặt chẽ và kiểm kê thường xuyên.
- Nhóm B là các sản phẩm có giá trị trung bình, cần duy trì mức tồn kho hợp lý để đảm bảo cung ứng kịp thời mà không gây lãng phí.
- Nhóm C bao gồm những mặt hàng có giá trị thấp nhưng số lượng lớn. Việc kiểm soát nhóm này không cần quá nghiêm ngặt nhưng vẫn phải đảm bảo đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Áp dụng nguyên tắc ABC giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, tập trung quản lý các mặt hàng quan trọng và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.
2. Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho FIFO – Nhập trước, xuất trước
Xem thêm: Bật mí 8+ vấn đề trong quản lý kho mà bạn không nên bỏ qua nhất
Nguyên tắc FIFO là phương pháp quản lý kho phổ biến, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm và linh kiện điện tử.
Theo nguyên tắc này, hàng hóa nhập trước sẽ được xuất ra trước. Cách sắp xếp này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng hóa tồn kho lâu ngày, giảm nguy cơ hư hỏng và đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
Để áp dụng FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hóa hợp lý trong kho, dán nhãn ghi chú rõ ràng và kiểm tra định kỳ để kịp thời loại bỏ các sản phẩm sắp hết hạn.
3. Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho EOQ – Xác định lượng đặt hàng tối ưu
Nguyên tắc EOQ giúp doanh nghiệp tính toán số lượng hàng hóa cần nhập kho sao cho tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho đạt mức tối ưu.
Việc xác định lượng đặt hàng hợp lý giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, đồng thời đảm bảo dòng tiền được sử dụng hiệu quả.
Để áp dụng EOQ, doanh nghiệp cần theo dõi sát nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, kết hợp với phần mềm quản lý kho để tự động tính toán lượng đặt hàng phù hợp và thương lượng với nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn khi đặt hàng định kỳ.
4. Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho JIT – Nhập hàng đúng thời điểm
JIT là phương pháp quản lý kho hiện đại giúp doanh nghiệp giảm thiểu lượng hàng tồn bằng cách nhập hàng chỉ khi có nhu cầu thực tế.
Ưu điểm của phương pháp này là giảm chi phí lưu kho, tối ưu dòng tiền và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống dự báo nhu cầu chính xác, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp và sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa quy trình nhập hàng.
Phương pháp JIT phù hợp với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng ổn định, nhưng nếu không dự báo chính xác nhu cầu, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro thiếu hàng đột xuất.
5. Nguyên tắc kiểm kê định kỳ – Theo dõi hàng tồn kho chính xác
Việc kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác số lượng hàng hóa trong kho, phát hiện sai sót và có phương án điều chỉnh kịp thời.
Có ba phương pháp kiểm kê phổ biến:
- Kiểm kê theo chu kỳ được thực hiện theo lịch trình cố định cho từng nhóm sản phẩm, giúp kiểm soát tốt hàng hóa mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Kiểm kê toàn bộ thường được thực hiện theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để đối chiếu dữ liệu kho với thực tế.
- Kiểm kê liên tục sử dụng công nghệ để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp phát hiện ngay các sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
Áp dụng kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp quản lý kho chặt chẽ hơn, hạn chế thất thoát và tối ưu kế hoạch nhập hàng.
IV. Kết luận
Quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa dòng tiền. Việc áp dụng các phương pháp quản lý khoa học như phân loại hàng theo nguyên tắc ABC, sử dụng mô hình FIFO, JIT hay EOQ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
