6 Bước quy trình nghiệp vụ quản lý kho giúp tối ưu hoá chuỗi cung ứng

Trên con đường phát triển của mỗi doanh nghiệp, nghiệp vụ quản lý kho luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Mà còn đảm bảo sự thông suốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Với sự gia tăng về quy mô và phức tạp hóa của chuỗi cung ứng hiện đại, nghiệp vụ quản lý kho ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi sự chuyên môn cao. Bài viết này, NextX - phần mềm ERP sẽ đi vào tìm hiểu vai trò, quy trình và những thách thức trong nghiệp vụ quản lý kho hiện đại.

I. Thế nào là nghiệp vụ quản lý kho?

Nghiệp vụ quản lý kho là hoạt động điều hành và quản lý các hoạt động liên quan đến việc điều phối. Như việc tổ chức và kiểm soát lưu thông hàng hóa trong kho của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nó bao gồm các công việc tổ chức vị trí lưu trữ, quản lý kho, lập kế hoạch nhập xuất kho, kiểm kê hàng hóa,... Tất cả nhằm đảm bảo an toàn và bảo quản chất lượng hàng hóa. Quản lý kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sản xuất; cung cấp hàng hóa đúng lúc. Từ đó đảm bảo đủ chất lượng, với chi phí hợp lý, và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.

II. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng nghiệp vụ quản lý kho

Xem thêm: Quy trình quản lý kho thành phẩm giúp tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.

Quy trình quản lý kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa. Áp dụng quy trình này một cách khoa học và hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:

1. Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa

Hàng hóa được lưu trữ đúng cách thông qua có các quy định cụ thể về vị trí, cách thức sắp xếp và bảo quản từng loại hàng hóa khác nhau. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được lưu giữ trong điều kiện phù hợp, ngăn ngừa hư hỏng, ẩm mốc và thất thoát.

Chất lượng hàng hóa được kiểm soát qua các bước kiểm tra khi nhập kho, xuất kho và các đợt kiểm kho định kỳ. Điều này giúp phát hiện kịp thời các sản phẩm lỗi, kém chất lượng,... Từ đó loại bỏ khỏi kho để đảm bảo không ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu của doanh nghiệp.

2. Giảm chi phí lưu kho

Tránh thất thoát hàng hoá trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho chặt chẽ giúp giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát hàng hóa do sai sót trong quá trình nhập xuất kho; quản lý kho bãi; ngăn chặn các trường hợp ăn trộm, lạm dụng. Bên cạnh đó còn giúp việc tổ chức hàng hóa khoa học và hợp lý giúp tận dụng diện tích kho bãi hiệu quả. Từ đó giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho giúp quy trình quản lý kho hiệu quả giúp theo dõi chặt chẽ tình trạng tồn kho. Từ đó lập kế hoạch nhập kho và xuất kho hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí chi phí và mất giá trị hàng hóa.

3. Tối ưu hoạt động kinh doanh

Bằng cách áp dụng quy trình nghiệp vụ quản lý kho này một cách khoa học và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể xuất kho hàng hóa nhanh chóng và chính xác. Từ đó nâng cao độ hài lòng và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, quản lý kho cũng giúp đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và đúng thời điểm cho quy trình sản xuất. Từ đó tránh được tình trạng thiếu hụt vật liệu gây gián đoạn sản xuất. Ngoài ra, việc thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin về tình trạng nhập xuất kho và tồn kho giúp quản lý thông tin hiệu quả; cung cấp các dữ liệu hữu ích để hỗ trợ quyết định quản lý; điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả.

III. Quản lý hiệu quả với quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Xem thêm: Điểm mặt 8 phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho được thiết kế dựa trên quy mô hoạt động của loại hàng hóa; khối lượng hàng hóa; các yêu cầu pháp lý hiện hành. Tuy nhiên, quy trình này thường bao gồm 6 bước chính như sau:

1. Quản lý quy trình nhận hàng hoá

Đây là một bước quan trọng trong nghiệp vụ quản lý và bảo quản kho hàng hoá, liên quan đến nhiều hoạt động tiếp theo. Và bất kỳ gián đoạn nào ở giai đoạn này đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Đầu tiên, nhà kho phải xác minh rằng sản phẩm, số lượng, tình trạng và thời điểm nhận hàng là chính xác. Hàng hóa sau đó được kiểm tra xem có bị hư hỏng không. Nếu phát hiện bất kỳ thiệt hại nào, toàn bộ lô hàng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng. Sau khi kiểm tra, hàng hóa được đưa vào khu vực nhập hàng.

Phương thức tối ưu việc nhận hàng hoá

• Sử dụng xe nâng điện hoặc băng tải để bốc dỡ hàng hóa, giúp dọn dẹp khu vực bến tàu nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Sử dụng máy đo kích thước tự động để nắm bắt trọng lượng; kích thước của bưu kiện hoặc pallet, tăng tốc quá trình nhận hàng.
• Thiết lập phần mềm như hệ thống quản lý lao động và lịch trình cập bến. Để dự đoán chính xác các chuyến hàng sắp tới và phân bổ nhân sự phù hợp.

2. Quản lý quy trình nhập hàng hoá

Nhập hàng là quá trình di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng vào nơi lưu trữ. Khi mà việc tính toán không gian cần thiết cho mỗi kiện hàng là rất quan trọng. Hàng hóa tương tự thường được lưu trữ cùng nhau để dễ dàng định vị và phân phối.

Tối ưu hóa quy trình nhập hàng

• Cài đặt hệ thống quản lý không gian nhà kho; sử dụng giá kệ tự động để xác định vị trí lưu trữ tốt nhất cho từng loại sản phẩm, giúp tận dụng tối đa không gian kho.
• Sử dụng thiết bị di động hay ứng dụng phần mềm để hướng dẫn nhân viên đặt hàng hóa vào đúng vị trí. Điều này nhằm đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quá trình nhập hàng.

3. Quản lý quy trình lưu trữ

Lưu trữ là quá trình đặt hàng hóa vào không gian lưu trữ thích hợp nhất. Khi thực hiện đúng cách, quá trình này giúp tối ưu hóa diện tích nhà kho và tăng hiệu quả lao động. Để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ quản lý kho này, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tự động tính toán việc sử dụng không gian lưu trữ; liên tục theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến lưu kho. Hệ thống tối ưu hóa rãnh có thể hỗ trợ phân bổ vị trí lưu trữ tốt nhất cho từng loại hàng hóa. Ngoài ra, triển khai hệ thống lưu trữ phù hợp với quy mô nhà kho giúp tối đa hóa không gian cả theo chiều ngang và chiều dọc; đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.

4. Quản lý quy trình lấy hàng

Lấy hàng là quá trình nhân viên thu thập sản phẩm trong kho để thực hiện đơn đặt hàng của khách. Đây là quy trình tốn kém nhất trong kho, chiếm tới 55% tổng chi phí hoạt động. Do đó, tối ưu hóa quy trình này sẽ giúp giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả quản lý kho. Việc hợp lý hóa quy trình cũng cần tập trung vào việc đạt được độ chính xác cao hơn. Vì sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.

Để tối ưu hóa quy trình lấy hàng doanh nghiệp nên sử dụng các thiết bị thiết bị đeo không dây để nhân viên có thể truy cập hệ thống trong thời gian thực; xem danh sách chọn hàng; và quét mọi nơi trong kho. Đồng thời áp dụng phương pháp quản lý ABC để cải thiện cách bố trí kho hàng và phân loại hàng tồn kho.

5. Quản lý quy trình đóng gói

Đóng gói là quá trình chuẩn bị cho việc vận chuyển kết hợp cùng tất cả các mặt hàng trong một đơn bán hàng. Quá trình này bao gồm việc đóng gói các mặt hàng vào thùng chứa phù hợp; cân đơn hàng đã đóng gói; in nhãn liên quan; chọn dịch vụ chuyển phát nhanh thích hợp để hoàn thành việc giao hàng.

Để tối ưu hóa quy trình đóng gói, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hướng dẫn nhân viên thực hiện các nhiệm vụ; áp dụng hệ thống tự động phân loại hàng hóa; chọn vật liệu đóng gói phù hợp,... nhằm đảm bảo an toàn khi vận chuyển với chi phí thấp nhất.

6. Quản lý quy trình vận chuyển

Vận chuyển là quá trình đưa hàng hóa từ kho đến tay khách hàng. Chỉ được coi là thành công khi đơn hàng được giao an toàn, đúng giờ, đúng phương thức và đúng địa chỉ khách hàng. Để tránh tình trạng nhầm lẫn gây nên tình trạng giao hàng muộn, hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng; đóng gói sớm trong khu vực chuẩn bị.

Tối ưu hóa quy trình vận chuyển trong nghiệp vụ quản lý kho: 

• Hệ thống quản lý lao động giúp phân bổ số lượng nguồn lực phù hợp cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa.
• Sử dụng thiết bị di động tích hợp ứng dụng vận chuyển để kiểm soát thông tin các kiện hàng; cũng như các chuyến tàu, chuyến bay dễ dàng và chính xác.
• Hệ thống sắp xếp hàng hóa cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách xếp hàng an toàn và hiệu quả.

IV. Tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp với phần mềm NextX 

Xem thêm: Bật mí 7 phương pháp quản lý hàng hoá hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp

Tính năng phần mềm quản lý kho hàng của NextX giúp bạn kiểm soát số lượng sản phẩm trên các kênh bán hàng. Cho phép nhà quản lý lập kế hoạch kinh doanh phù hợp để tránh tình trạng hết hàng; thiết lập các chương trình khuyến mãi kích cầu cho các sản phẩm tồn kho.

Với tính năng này, bạn có thể:

• Tạo và quản lý đơn hàng ngay trên hệ thống online: Đồng bộ số lượng tồn kho trên các sàn thương mại điện tử; trên website bán hàng,... giúp quản lý đơn hàng dễ dàng hơn.
• Kiểm tra và tìm kiếm sản phẩm: Kiểm tra trạng thái hàng tồn kho; tìm kiếm sản phẩm theo SKU, mã vạch, hoặc tên sản phẩm. Cũng như theo dõi các sản phẩm sắp hết hàng để nhanh chóng bổ sung.
• Kiểm soát quá trình lên đơn: Theo dõi và kiểm tra quá trình từ lúc khách hàng chọn mua sản phẩm đến khi thanh toán.
• Theo dõi lịch sử xuất/nhập/chuyển kho: Số lượng hàng tồn sẽ thay đổi khi sản phẩm được bán; hoặc nhập từ nhà cung cấp. Và bạn có thể kiểm tra lịch sử này trên hệ thống cho một hoặc nhiều kho khác nhau.
• Phân quyền cho nhân viên: Phân quyền cho nhân viên truy cập mục kho hàng để quản lý. Từ đó kiểm tra và chỉnh sửa thông tin trong kho một cách nhanh chóng.

V.Kết luận về nghiệp vụ quản lý kho

Nghiệp vụ quản lý kho hàng là một mảnh ghép không thể thiếu trong bức tranh tổng thể kinh doanh. Việc áp dụng các phương pháp hiệu quả; kết hợp với công nghệ thông tin; sự chuyên môn cao... Đây là điều kiện cần để mỗi doanh nghiệp có thể duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường. Hy vọng rằng, thông qua Trang tin NextX, quý độc giả đã có thêm cái nhìn sâu sắc hơn về tầm quan trọng và những thử thách của nghiệp vụ quản lý kho ngày nay.