KPIs trong Logistic? Tìm hiểu những thông tin quan trọng cần biết

Trong ngành Logistic, việc đo lường và theo dõi hiệu suất hoạt động là rất quan trọng. Các chỉ số đánh giá hiệu quả được gọi là KPI đóng vai trò then chốt trong cải thiện và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng. Hãy cùng NextX- Phầm mềm quản lý kinh doanh sẽ cùng bạn tìm hiểu về KPIs trong Logistic là gì và những thông tin quan trọng cần biết về nó?

I. KPIs trong Logistic là gì?

KPI (Key Performance Indicators) trong ngành Logistic là những chỉ số quan trọng. Nó được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân,quy trình và mục tiêu trong chuỗi cung ứng logistic. KPI giúp các nhà quản lý Logistic theo dõi, trực quan hoá và tối ưu hoá tất cả các quy trình một cách hiệu quả. Các phép đo này đề cập đến các khía cạnh vận chuyển, bảo quản kho hàng hoá và chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Bật mí 4 tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

II. Tầm quan trọng của KPIs trong Logistic 

Sử dụng KPI là cách hiệu quả để đánh giá và theo dõi hoạt động kinh doanh. KPIs cung cấp một tiêu chuẩn cố định để đo lường kết quả, giúp cho các doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận biết các biến động và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có khách hàng ràng buộc bởi hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ. Các thỏa thuận mức độ dịch vụ sẽ được theo dõi thông qua các KPI được thống nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng.

KPI có vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp như:

• Đánh giá mục tiêu hoạt động: KPI đo lường hiệu suất làm việc, từ đó đánh giá hoạt động kinh doanh dựa trên một số tiêu chuẩn cố định. Thông qua kết quả đạt được, doanh nghiệp có so sánh chính xác với mục tiêu ban đầu. Sau đó, đưa ra quyết định đúng đắn chinh phục mục tiêu nhanh hơn. 
• Tạo môi trường học hỏi: KPI tạo bầu không khí học tập tại nơi làm việc. Chỉ cần nhìn thấy một điểm không thuận lợi cho KPI, cá nhân có cơ hội trao đổi với các đối tượng khác có liên quan tìm cách giải quyết vấn đề.
• Khuyến khích tinh thần trách nhiệm: Thay vì chỉ làm theo mệnh lệnh, nhân viên sẽ chủ động tìm cách cải thiện hiệu suất của mình để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Họ sẽ đề xuất các ý tưởng mới, sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc.

Xem thêm: Quy trình 5 bước quản lý vật tư chuyên nghiệp cho hoạt động kinh doanh

III. Phân loại KPIs

Nhiều loại KPI đã được phát triển đo lường các hoạt động khác nhau của chuỗi cung ứng. Việc chọn KPI nào để đo lường có thể gây khó khăn và đặc biệt tai hại nếu doanh nghiệp chọn sai hoặc chỉ tập trung vào một loại KPI. Vì lí do này, Mô hình Supply Chain Strategy bởi tiến sĩ Edward Frazelle (2001) mang tính toàn diện hơn và được áp dụng phổ biến, bao gồm 4 loại KPI: chất lượng, thời gian, tài chính và năng suất:

• Chất lượng: Đây là loại chỉ số dễ thực hiện và đo lường nhất, thể hiện hiệu quả trong công việc. 
• Thời gian: Đo lường thời gian cụ thể để hoàn thành một công việc, cho thấy việc tiết kiệm thời gian từ một số hoạt động sẽ tăng hiệu suất chuỗi cung ứng như thế nào. Ví dụ: On-Time Delivery, Supplier Lead-Time Variability, Order Turnaround Time,...
• Tài chính: Cho phép nhà quản lý xác định được những yếu tố tác động đến chi phí chuỗi cung ứng và tìm đến những giải pháp tối ưu chi phí hơn. Ví dụ: COGS, Return Rates, Fixed Order Cost,...
• Năng suất: Chỉ số này đo lường hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Ví dụ, Storage Space Utilization, Supplier Fill Rate, Fleet Yield,...

IV. 7 KPIs quan trọng trong Logistic 

Mỗi lĩnh vực, ngành nghề sẽ có tiêu chí đánh giá KPI riêng biệt. Trong logistics, KPI được thể hiện qua 7 tiêu chí căn bản sau:

1. Vận chuyển đúng hạn

Là KPI đầu tiên của logistics cung cấp tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn so với cam kết trên hợp đồng.

Thông qua chỉ số thời gian vận chuyển, tổ chức phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình thực hiện đơn hàng: mức độ chậm trễ ra sao, nguyên nhân nào dẫn đến hệ lụy trên từ đó đề xuất hướng giải quyết triệt để.

Cách đo lường:

Tỉ lệ vận chuyển đúng thời hạn = Số đơn hàng được giao đúng hẹn : Tổng số đơn đặt hàng

Xem thêm: 4 chỉ số KPI phân loại chung trong doanh nghiệp mà bạn phải biết 

2. Mức độ đặt hàng chính xác

Là tỷ lệ chứng minh đơn hàng được giao thành công mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Bằng dẫn chứng xác thực, nhà quản lý xác định được tần suất, nguyên nhân vì sao đơn hàng gặp sự cố trong quá trình vận chuyển. Từ đó, cải thiện quá trình phân phối bằng cách: loại bỏ tỉ lệ đơn hàng không đạt chuẩn, làm sao đưa chúng về càng gần số 0 càng tốt.

Cách đo lường:

Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo = Số đơn hàng hoàn hảo : Tổng số đơn hàng đã giao

Ta thấy, nếu chỉ số trên càng cao chứng tỏ công tác giao hàng của đơn vị càng tốt, càng nhiều đơn hàng chính xác. Doanh nghiệp càng tiết kiệm được nhiều chi phí cho Logistics.

3. Thời gian giao hàng

Thời gian giao hàng được tính theo ngày hoặc giờ kể từ khi lô hàng rời khỏi nhà kho đến khi được giao tới tay khách hàng. Thời gian giao hàng chịu ảnh hưởng nhiều từ phương tiện vận tải, điều kiện môi trường,... Bằng cách giám sát chặt chẽ thời gian giao hàng, doanh nghiệp tối ưu năng suất giao hàng hoặc tìm ra những tác động ảnh hưởng đến tài xế, phương tiện vận tải làm chậm quá trình giao nhận. 

4. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận tải gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, lưu thông, phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến thị trường tiêu thụ. Thông qua đó, chủ đầu tư xem xét mức chi phí có vượt quá định mức cho phép.

Đây là mức chi phí lớn nhất trong hoạt động logistics, ảnh hưởng trực tiếp đến việc cấu thành nên giá bán sản phẩm. Thế nên, nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp chính là: làm sao cắt giảm thiểu tối đa chi phí vận chuyển mà vẫn đảm bảo chất lượng, thời gian giao hàng.

Xem thêm: 6 lợi ích khi sử dụng phần mềm email marketing giúp tiết kiệm chi phí

5. Chi phí lưu kho

Là loại chi phí phát sinh trong quá trình dự trữ hàng hoá. Đây là những khoản chi tiêu liên quan đến việc thuê hoặc sở hữu kho bãi, nhân công, hệ thống quản lý kho, bảo hiểm, và các chi phí vận hành khác. Chi phí lưu kho có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Loại hàng hóa: dễ vỡ, hàng hóa cần điều kiện bảo quản đặc biệt sẽ có chi phí lưu kho cao hơn.
• Vị trí: Kho gần trung tâm thành phố thường có chi phí thuê cao hơn so với kho ngoại ô.
• Diện tích kho: Diện tích kho càng lớn thì chi phí thuê càng cao.
• Công nghệ sử dụng: Việc áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho tự động, robot sẽ làm tăng chi phí đầu tư ban đầu nhưng có thể giúp giảm chi phí vận hành lâu dài.

6. Số lượng đơn vận chuyển

Số lượng đơn vận chuyển là một chỉ số quan trọng để đánh giá quy mô hoạt động và hiệu quả của doanh nghiệp logistics. Chỉ số này cho biết tổng số đơn hàng mà doanh nghiệp đã tiếp nhận và hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin số lượng đơn hàng được vận chuyển ra khỏi nhà kho thông qua bảng số liệu đã được ghi chéo trước. Công tác này giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách điều chỉnh và phân bố nhân lực hợp lý. Tuy nhiên muốn cắt giảm hiệu quả chi phí logistics. Doanh nghiệp đừng chỉ chú trọng đến “số lượng” đơn vận chuyển mà hãy đặc biệt quan tâm đến “chất lượng” đơn hàng. 

7. Độ chính xác của kho hàng

Một kho hàng chính xác đảm bảo rằng số lượng hàng hóa, thông tin về sản phẩm và vị trí lưu trữ luôn được cập nhật một cách chính xác. Đây là chỉ số đo lường độ “ăn khớp” của hàng tồn kho trong dữ liệu so với số lượng thực tế trong kho. Qua giám sát, thủ kho hạn chế tình trạng hàng cũ lâu ngày ế ẩm hay không được kiểm soát tốt làm gia tăng hàng tồn kho. Thông thường độ chính xác này từ 92% trở lên là tín hiệu mừng cho mọi tổ chức.

Xem thêm: Quy trình 5 bước quản lý vật tư chuyên nghiệp cho hoạt động kinh doanh

V. KPIs hiệu quả cần đạt được những yếu tố gì?

Mô hình thông dụng để xác định KPIs trong Logistic có phù hợp với doanh nghiệp không. Đó là nguyên tắc SMART và KPI cần phải đạt được những tiêu chí sau:

(S) - specific: phải cụ thể nhiệm vụ và công việc cụ thể cho người nào.

(M) - measurable: phải đo lường được bằng số

(A) - achievable: có thể đạt được

(R) - realistic: phải thực tế với kế hoạch đề ra

(T) - time: Mục tiêu được thực hiện khi nào?

Để xây dựng KPIs trong Logistic thật hiệu quả, bạn cần phải:

• Bắt đầu với thiết lập kế hoạch chiến lược hoặc mục tiêu.
• Nắm bắt các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của bạn.
• Đối với mỗi mục tiêu, hãy xây dựng KPI sẽ cho bạn theo dõi và đo lường hiệu quả.
• Sau đó, đối với mỗi KPI, đặt mục tiêu rõ ràng xác định kết quả như thế nào.
• Giám sát các KPI theo mục tiêu của bạn một cách thường xuyên. Xem lại và điều chỉnh mục tiêu, chỉ số KPI của bạn theo khoảng thời gian đều đặn.

VI. Kết luận

Chỉ số KPIs trong logistics có vai trò đặc quan trọng, ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn chinh phục mục tiêu kinh doanh, nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch quản lý chi tiết. Đảm bảo chỉ số KPIs phải thực hiện một cách đồng bộ và không chồng chéo lên nhau. Tuy nhiên,việc quá tập trung vào một loại KPI sẽ tác động tiêu cực đến hiệu quả hoạt động chung. Vì mục tiêu cuối cùng là làm thế nào để giảm thiểu tối đa chi phí logistics. Qua đó, nâng cao lợi nhuận và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.