Top phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản tốt nhất

Trong thời đại chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, ngành bất động sản không thể đứng ngoài cuộc. Giữa hàng trăm giao dịch, hàng ngàn khách hàng tiềm năng và vô số dữ liệu cần xử lý mỗi ngày, làm sao để doanh nghiệp quản lý hiệu quả và chăm sóc khách hàng đúng cách? Câu trả lời chính là: Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản – một công cụ không thể thiếu nếu bạn muốn tối ưu quy trình bán hàng, tăng tỷ lệ chốt deal và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Trong bài viết này, cùng NextX – Phần mềm CRM bất động sản khám phá:

Vì sao ngành bất động sản không thể thiếu CRM?
Các lợi ích nổi bật khi ứng dụng phần mềm chăm sóc khách hàng
Những tính năng cần có của một phần mềm CRM chất lượng
Top phần mềm CRM bất động sản tốt nhất 2025

Nếu bạn đang tìm kiếm cách đưa hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng lên một tầm cao mới, thì đây chính là bài viết dành cho bạn!

I. Vì sao doanh nghiệp bất động sản cần phần mềm chăm sóc khách hàng?

Vì sao doanh nghiệp bất động sản cần phần mềm chăm sóc khách hàng?

1. Thị trường bất động sản ngày càng cạnh tranh khốc liệt

Ngành bất động sản Việt Nam đang bước vào giai đoạn cạnh tranh chưa từng có. Hàng trăm doanh nghiệp, từ môi giới cá nhân đến tập đoàn lớn, đang tranh giành cùng một tệp khách hàng. Trong bối cảnh đó, việc chăm sóc khách hàng hiệu quả không còn là lợi thế mà là yếu tố sống còn.

Khách hàng ngày nay không chỉ quan tâm đến giá cả hay vị trí dự án, mà còn chú trọng đến trải nghiệm trước – trong – và sau bán hàng. Doanh nghiệp nào làm tốt điều này sẽ chiếm được lòng tin và gia tăng tỷ lệ quay lại cũng như giới thiệu khách mới.

2. Khách hàng tiềm năng cần được nuôi dưỡng

Không phải khách nào liên hệ hôm nay cũng mua ngay ngày mai. Trong bất động sản, quá trình từ khi khách hàng “chớm quan tâm” đến khi “ra quyết định mua” có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí cả năm.

Nếu không có công cụ CRM hỗ trợ lưu trữ, phân loại và theo dõi, bạn sẽ rất dễ bỏ lỡ những cơ hội giá trị.

Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản giúp bạn:

Ghi nhớ mọi tương tác với khách
Nhắc lịch chăm sóc đúng thời điểm
Gửi thông tin dự án tự động, đúng nhu cầu từng người

Nhờ vậy, cơ hội chốt sale sẽ cao hơn rất nhiều.

3. Tác động tiêu cực của việc quản lý khách hàng thủ công

Quản lý khách hàng qua Excel, giấy tờ, hoặc qua trí nhớ cá nhân đang là cách làm lạc hậu và rủi ro cao. Bạn có thể gặp phải:

Mất thông tin khách hàng quan trọng
Chăm sóc không nhất quán giữa các nhân viên
Không nắm được trạng thái giao dịch của từng khách
Khó kiểm soát hiệu suất đội ngũ bán hàng

Kết quả là bạn bỏ lỡ khách hàng tiềm năng, mất doanh thu và giảm uy tín thương hiệu.

Đây chính là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản, để tự động hóa – tối ưu – và kiểm soát toàn diện mọi hoạt động bán hàng.

II. Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản là gì?

Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản – hay còn gọi là CRM bất động sản – là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng từ lúc mới tiếp cận cho đến sau khi giao dịch thành công.

Khác với các công cụ quản lý truyền thống, CRM cho bất động sản không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ thông tin. Nó còn hỗ trợ bạn:

Theo dõi hành vi và nhu cầu khách hàng
Lên lịch chăm sóc tự động qua email, SMS, Zalo…
Ghi nhận toàn bộ lịch sử tương tác để dễ dàng tư vấn

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời giảm thiểu thất thoát dữ liệu trong nội bộ.

CRM bán hàng là gì?

Xem thêm: 6 Cách thu hút khách bất động sản hiệu quả đến bất ngờ

Ai nên sử dụng phần mềm CRM trong ngành bất động sản?

Không chỉ các doanh nghiệp lớn, hiện nay rất nhiều công ty bất động sản quy mô nhỏ và vừa, thậm chí cá nhân môi giới chuyên nghiệp cũng đang chuyển sang sử dụng phần mềm CRM.

Các nhóm đối tượng phù hợp gồm:

Công ty môi giới bất động sản
Chủ đầu tư dự án
Sàn giao dịch bất động sản
Nhóm kinh doanh/marketing nội bộ
Nhân viên sale cá nhân có nhiều khách hàng

Việc ứng dụng phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu suất kinh doanh rõ rệt – điều mà phương pháp làm việc thủ công khó có thể đáp ứng.

III. Lợi ích khi sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản

7 lý do nên dùng phần mềm quản lý khách hàng CRM cho bất động sản

1. Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả

Một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp bất động sản thường gặp phải là việc thất thoát dữ liệu khách hàng – đặc biệt khi đội ngũ sales biến động liên tục. Việc lưu thông tin rải rác trên giấy tờ, Excel hay Zalo cá nhân dễ dẫn đến mất mát dữ liệu và gián đoạn chăm sóc khách hàng.

Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản cho phép bạn lưu trữ toàn bộ thông tin của từng khách hàng trên một nền tảng tập trung, bao gồm:

Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ
Nhu cầu về loại hình bất động sản (căn hộ, đất nền, nhà phố…)
Lịch sử tương tác và các ghi chú cá nhân
Tình trạng giao dịch (đã xem dự án, đang cân nhắc, đặt cọc, mua thành công…)

Nhờ đó, đội ngũ sale dễ dàng truy xuất và tiếp tục chăm sóc mà không bị gián đoạn — kể cả khi người phụ trách ban đầu đã nghỉ việc.

2. Tự động hóa quy trình chăm sóc và bán hàng

Thay vì phải nhớ từng khách cần gọi điện, nhắn tin hay gửi email vào lúc nào, phần mềm CRM sẽ giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình chăm sóc.

Ví dụ:

Khi có khách hàng mới đăng ký nhận thông tin, hệ thống có thể gửi ngay email giới thiệu dự án
Sau 2 ngày, gửi tiếp tài liệu chi tiết và video dự án
5 ngày sau, nhắc nhân viên sale gọi điện tư vấn
Nếu khách chưa phản hồi, hệ thống tiếp tục chăm sóc qua tin nhắn Zalo hoặc SMS

Quy trình này được cá nhân hóa theo từng nhóm khách hàng và có thể tùy chỉnh linh hoạt. Điều này giảm gánh nặng cho nhân viên sale, đồng thời đảm bảo mọi khách hàng đều được quan tâm đúng lúc, đúng cách.

3. Nâng cao tỷ lệ chốt sale

Không chỉ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, phần mềm CRM còn trực tiếp tác động đến doanh số bằng cách tối ưu hóa toàn bộ hành trình mua hàng.

Khi nhân viên sale nắm rõ:

Khách quan tâm đến sản phẩm gì
Đã xem những dự án nào
Thái độ phản hồi qua từng lần tiếp xúc
Lý do vì sao chưa ra quyết định

… thì họ có thể đưa ra tư vấn chính xác, đánh đúng tâm lý khách và thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn.

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp ứng dụng CRM bất động sản thường tăng tỷ lệ chốt sale từ 15–30% chỉ sau vài tháng vận hành hệ thống.

4. Giảm chi phí nhân sự và tăng năng suất

Một nhân viên sale trung bình có thể chăm sóc 30–50 khách hàng mỗi tháng. Nhưng với sự hỗ trợ từ phần mềm CRM, con số này có thể gấp đôi hoặc gấp ba mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Không cần ghi nhớ thủ công lịch chăm sóc
Không bỏ sót khách
Không cần nhân viên nhập liệu liên tục
Báo cáo tự động, không mất thời gian tổng hợp

Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tối ưu nguồn lực và tập trung vào các chiến lược tăng trưởng dài hạn.

5. Theo dõi, báo cáo và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Bạn không thể quản lý tốt nếu không đo lường được. Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết theo thời gian thực, từ đó giúp nhà quản lý:

Biết được nhân viên nào đang làm tốt, ai cần cải thiện
Những dự án nào đang được quan tâm nhiều
Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng theo từng giai đoạn
Lọc ra khách hàng “nóng” để ưu tiên chăm sóc

Việc ra quyết định kinh doanh sẽ dựa trên dữ liệu cụ thể, không còn mang tính cảm tính hay dựa vào “kinh nghiệm” như trước kia.

IV. 7 tính năng cần có của phần mềm CRM cho bất động sản

Trong một thị trường mà “ai chăm khách tốt hơn, người đó thắng”, phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản không chỉ cần mạnh mẽ về tính năng, mà còn phải phù hợp với đặc thù ngành. Dưới đây là 7 tính năng “phải có” nếu bạn muốn phần mềm CRM thực sự mang lại hiệu quả.

Tính năng của phần mềm CRM chăm sóc khách hàng

Xem thêm: Khám phá 7 công cụ bán hàng hiệu quả trong kỷ nguyên số hiện nay

1. Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung

Trong môi trường kinh doanh bất động sản, mỗi khách hàng đều mang theo một “hồ sơ số” riêng: từ thông tin cá nhân, loại hình nhà đất quan tâm, đến lịch sử giao dịch và hành vi tương tác. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn lưu thông tin này trên file Excel hoặc phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên, thì việc thất thoát dữ liệu hoặc chăm sóc không đồng nhất là điều khó tránh khỏi.

Phần mềm CRM sẽ giúp bạn tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Mỗi khách hàng sẽ có một hồ sơ chi tiết: tên, số điện thoại, nhu cầu đầu tư, khu vực mong muốn, tình trạng giao dịch, ghi chú nội bộ… Nhờ vậy, bất kỳ ai trong đội ngũ cũng có thể tiếp tục chăm sóc khách dù không phải người tiếp xúc ban đầu. Tính liên tục này chính là điểm then chốt giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cơ hội chốt deal.

2. Phân loại và đánh giá khách hàng tiềm năng

Không phải ai để lại thông tin đều sẵn sàng giao dịch. Có người chỉ muốn tìm hiểu sơ bộ, có người đang cân nhắc thực sự, và một số khác đã sẵn sàng “xuống tiền” ngay khi phù hợp.

Phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản cần cho phép bạn phân loại và đánh giá khách hàng dựa trên:

Mức độ tương tác (đã xem email, mở tin nhắn, nhấn vào link tài liệu…)
Thời gian phản hồi nhanh hay chậm
Dự án quan tâm, ngân sách, độ cấp thiết

Dựa vào các tiêu chí này, hệ thống CRM có thể gắn tag hoặc điểm số cho từng khách, từ đó nhân viên sale biết ai nên được ưu tiên chăm sóc trước. Đây là cách cực kỳ hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc và tránh dàn trải tài nguyên.

3. Tự động gửi email, tin nhắn chăm sóc cá nhân hóa

Nếu chỉ chăm khách bằng tay, bạn sẽ dễ bỏ lỡ thời điểm vàng. Với CRM, bạn có thể thiết lập kịch bản chăm sóc tự động theo từng hành trình khách hàng.

Ví dụ: khi khách vừa đăng ký nhận thông tin, hệ thống sẽ tự gửi email giới thiệu dự án. Sau 3 ngày, nếu chưa có phản hồi, CRM tiếp tục gửi video giới thiệu chi tiết. Đến ngày thứ 7, nếu khách vẫn im lặng, một tin nhắn nhắc lịch gọi sẽ được kích hoạt.

Điều quan trọng là toàn bộ quá trình này được thiết kế linh hoạt theo từng nhóm khách hàng, giúp bạn giữ liên lạc thường xuyên mà không cần nhân viên thủ công theo dõi từng bước.

Không chỉ tiết kiệm thời gian, việc gửi thông tin cá nhân hóa còn giúp tăng sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt hơn trong mắt khách hàng.

4. Ghi lại lịch sử tương tác và giao dịch với khách hàng

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp mất khách là do… quên khách đã từng được chăm như thế nào. Đặc biệt trong thị trường cạnh tranh như bất động sản, nơi khách hàng thường làm việc với nhiều sàn cùng lúc, chỉ cần bạn nhầm lẫn thông tin – khả năng mất deal là rất cao.

Phần mềm CRM sẽ ghi lại toàn bộ lịch sử tương tác với từng khách hàng. Từ cuộc gọi, tin nhắn, nội dung email, đến các cuộc hẹn gặp – tất cả đều được lưu lại. Khi nhân viên mới tiếp cận khách, chỉ cần vài giây để nắm được khách đã từng trao đổi gì, đang phân vân điều gì và cần giải quyết vấn đề gì.

Điều này không chỉ giúp đội ngũ làm việc mạch lạc mà còn tăng mức độ tin tưởng của khách với doanh nghiệp.

5. Phân công và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên môi giới

Trong mô hình kinh doanh theo nhóm, việc phân chia lead (khách hàng) và theo dõi hiệu suất là yếu tố sống còn. Nếu không có hệ thống hỗ trợ, bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng:

Môi giới “tranh khách” vì thông tin không rõ ràng
Một số nhân viên chăm sóc dàn trải, không hiệu quả
Quản lý khó đánh giá ai đang làm tốt, ai đang “trốn việc”

CRM sẽ giúp bạn phân công khách hàng rõ ràng, theo dõi tiến độ chăm sóc, cảnh báo nếu khách bị bỏ quên, và đánh giá hiệu suất từng người theo KPI định sẵn. Việc quản lý minh bạch giúp đội ngũ đoàn kết hơn và làm việc có trách nhiệm hơn.

6. Hệ thống báo cáo trực quan, hỗ trợ ra quyết định nhanh

Báo cáo không chỉ để “xem cho biết”, mà là công cụ giúp ban lãnh đạo ra quyết định chiến lược đúng đắn.

CRM cần cung cấp các báo cáo như:

Số lượng khách mới theo thời gian
Tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn
Dự án nào đang được quan tâm nhiều nhất
Hiệu quả làm việc của từng nhân viên / nhóm

Các báo cáo nên được trình bày bằng biểu đồ, biểu mẫu dễ hiểu và có thể xuất file Excel nếu cần trình bày nội bộ. Điều này giúp bạn biết mình đang ở đâu, cần làm gì tiếp theo để tăng trưởng tốt hơn.

7. Kết nối với các kênh marketing và hệ thống khác

Một CRM tốt cần tích hợp linh hoạt với:

Website dự án: tự động thu lead từ form đăng ký
Fanpage Facebook, Zalo OA, chatbot: đồng bộ tin nhắn vào CRM

Ngoài ra, việc kết nối với tổng đài, phần mềm kế toán, hệ thống ERP cũng ngày càng phổ biến để đảm bảo doanh nghiệp vận hành mượt mà trên một nền tảng duy nhất.

Tính năng này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang đầu tư mạnh vào digital marketing, vì giúp bạn tiết kiệm thời gian xử lý và tránh bỏ sót khách hàng tiềm năng.

V. Top các phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản phổ biến hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm CRM được thiết kế chuyên biệt hoặc có khả năng tùy chỉnh phù hợp với ngành bất động sản. Tuy nhiên, không phải giải pháp nào cũng đáp ứng được nhu cầu về quản lý khách hàng, theo dõi giao dịch, phân tích dữ liệu và hỗ trợ đội ngũ bán hàng một cách toàn diện.

Dưới đây là danh sách các phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, cùng những điểm mạnh nổi bật để bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra lựa chọn phù hợp.

1. NextX CRM – Giải pháp toàn diện cho ngành bất động sản tại Việt Nam

Trong số rất nhiều lựa chọn trên thị trường, NextX CRM nổi bật như một nền tảng được thiết kế riêng cho ngành bất động sản, chứ không đơn thuần là một hệ thống CRM “đa ngành” chung chung.

NextX CRM là phần mềm chuyên biệt dành riêng cho ngành bất động sản, được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tin dùng nhờ khả năng tùy biến linh hoạt, giao diện thân thiện và hỗ trợ chăm sóc khách hàng toàn diện.

Điểm nổi bật:

Quản lý khách hàng tập trung: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu khách (thông tin cá nhân,nhu cầu, hành vi, lịch sử giao dịch) trên nền tảng điện toán đám mây, dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Tự động chăm sóc khách hàng: Thiết lập kịch bản gửi email, SMS, Zalo theo hành trình mua của từng nhóm khách. Hệ thống sẽ tự động nhắc lịch, gửi thông tin đúng thời điểm – đúng người.
Phân công và kiểm soát đội ngũ sale: Giao khách tự động, giám sát tiến độ chăm sóc, đo lường hiệu suất làm việc theo KPI cá nhân và nhóm.
Tích hợp marketing đa kênh: Kết nối trực tiếp với landing page, chatbot, Facebook Ads, tổng đài… giúp tự động thu lead và lưu về hệ thống CRM trong tích tắc.
Báo cáo trực quan, theo thời gian thực: Thống kê tình trạng khách hàng, hiệu quả chiến dịch, tỷ lệ chốt sale, hoạt động nhân viên – hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.
Với định hướng phát triển dành riêng cho bất động sản, NextX CRM không chỉ là công cụ lưu trữ dữ liệu, mà là trợ lý đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình bán hàng, chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu dài.

Bạn có thể trải nghiệm miễn phí NextX CRM tại đây hoặc yêu cầu tư vấn cá nhân hóa cho mô hình doanh nghiệp của mình.

2. Landsoft CRM

Landsoft CRM cũng là một phần mềm chuyên biệt cho ngành bất động sản, có khả năng quản lý cả bán hàng và tài chính – kế toán trong cùng một hệ thống. Phần mềm này thường được các doanh nghiệp lớn sử dụng nhờ hệ thống phân hệ phong phú.

Ưu điểm:

Tích hợp giữa quản lý khách hàng, sản phẩm, hợp đồng, tài chính
Phân hệ quản lý dự án chuyên sâu
Hỗ trợ tùy biến quy trình bán hàng theo từng phòng ban

Tuy nhiên, Landsoft CRM có chi phí triển khai khá cao và giao diện chưa thực sự thân thiện với người dùng mới, phù hợp hơn với doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ.

3. SlimCRM

phần mềm slimcrm

Xem thêm: TOP 7 phần mềm CRM cho doanh nghiệp tốt nhất thị trường ngày nay

SlimCRM phù hợp với các nhóm môi giới nhỏ hoặc sàn giao dịch quy mô vừa, với giao diện hiện đại, thao tác trực quan. SlimCRM có một số tính năng cơ bản trong quản lý khách hàng và công việc.

Ưu điểm:

Giao diện trẻ trung, dễ sử dụng
Chi phí thấp
Có tính năng quản lý công việc, giao việc

Tuy nhiên, SlimCRM không được phát triển riêng cho bất động sản, thiếu các tính năng như phân chia sản phẩm, gắn mã căn hộ, báo cáo chuyên sâu theo hành trình khách. Đây là lựa chọn tốt nếu bạn muốn thử nghiệm CRM với ngân sách nhỏ.

4. Zoho CRM

Zoho là phần mềm CRM quốc tế, hỗ trợ đa ngôn ngữ, có khả năng tùy chỉnh rất cao. Một số doanh nghiệp bất động sản Việt Nam sử dụng Zoho do yêu cầu hội nhập với hệ thống toàn cầu hoặc làm việc với đối tác quốc tế.

Ưu điểm:

Khả năng tùy biến cực cao
Hệ sinh thái phần mềm đầy đủ (kế toán, HR, email…)
Tính ổn định cao, bảo mật tốt

Tuy nhiên, điểm trừ là Zoho CRM đòi hỏi người dùng có kỹ năng kỹ thuật hoặc đội ngũ triển khai chuyên nghiệp, vì vậy không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm sale cá nhân.

VI. Kết luận

Trong một thị trường đầy cạnh tranh như bất động sản, việc sở hữu một phần mềm chăm sóc khách hàng cho bất động sản không còn là “tùy chọn”, mà đã trở thành yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và tăng trưởng bền vững.

Một phần mềm CRM chuyên biệt không chỉ giúp bạn quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn, mà còn hỗ trợ tự động hóa quy trình chăm sóc, tối ưu hóa đội ngũ bán hàng, tăng tỷ lệ chốt sale và đặc biệt là nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm CRM mạnh mẽ, phù hợp với đặc thù ngành bất động sản, dễ dùng và triển khai nhanh chóng? Hãy để NextX CRM giúp bạn nâng tầm quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng ngay từ hôm nay.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: