Với nhịp sống ngày càng bận rộn và áp lực từ nhiều phía, việc sắp xếp, tổ chức và quản lý thời gian một cách khoa học đã trở thành một thách thức không nhỏ. Vậy làm thế nào để có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn mà vẫn duy trì được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống? Bài viết này hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý nhân viên khám phá những chiến lược và phương pháp quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Giúp bạn nắm vững nghệ thuật sắp xếp thời gian và công việc một cách thông minh và hợp lý nhất.
Mục lục
I. Quản lý công việc cá nhân là như thế nào?
Xem thêm: Bỏ túi 8 cách để có kinh nghiệm mở tạp hoá cửa hàng đạt doanh số cao
Nhiều người thường tự thuyết phục bản thân rằng cuộc sống quá khó khăn. Buộc phải chấp nhận làm việc 8 giờ mỗi ngày và 60 giờ mỗi tuần, thậm chí cả vào ngày nghỉ. Họ thức đến 2, 3 giờ sáng chỉ để hoàn thành báo cáo. Và kết quả là không có đủ thời gian dành cho gia đình vì công việc quá tải.
Tuy nhiên, bạn đã từng xem xét nguyên nhân thực sự của tình trạng này là gì chưa? Do khối lượng công việc quá lớn hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả? Chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng tại sao có người có thể hoàn thành công việc đúng hạn và vẫn có thời gian cho các hoạt động khác; trong khi có người luôn bị công việc chồng chất? Để giải đáp câu hỏi này, bạn cần hiểu rõ một kỹ năng vô cùng quan trọng tạo nên sự khác biệt – kỹ năng quản lý công việc cá nhân.
Quản lý công việc cá nhân là quá trình tổ chức, sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ, mục tiêu và hoạt động hàng ngày. Nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và cuộc sống. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp con người kiểm soát thời gian; tránh lãng phí; giảm căng thẳng do công việc chồng chất. Quản lý công việc cá nhân bao gồm nhiều khía cạnh, từ việc lập kế hoạch; ưu tiên công việc; theo dõi tiến độ cho đến việc sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian và công việc.
II. Lợi ích khi quản lý công việc cá nhân khoa học
Nắm rõ cụ thể công việc
Việc quản lý và sắp xếp công việc sẽ giúp bạn có được cái nhìn chính xác; rõ ràng về những gì cần phải làm tiếp theo, theo một thứ tự và thời gian cụ thể. Điều này không chỉ giúp bạn tránh được những lo lắng không cần thiết. Mà còn giúp bạn dự đoán và xử lý các sự cố dễ dàng hơn.
Tăng hiệu suất làm việc
Kỹ năng quản lý công việc giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian. Nếu bạn vẫn đang gặp khó khăn trong việc tập trung và ưu tiên, công việc của bạn sẽ không đạt hiệu quả cao. Và bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn mà không tiến bộ.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn phân bổ ngân sách một cách hợp lý cho từng nhiệm vụ; tránh tình trạng thiếu hụt tài chính. Điều này đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng tiến độ. Và bạn không phải đối mặt với các chi phí phát sinh không mong muốn.
III. 7 phương pháp quản lý công việc cá nhân hiệu quả
Xem thêm: 18+ Nguyên tắc xã giao cơ bản nhất định bạn phải biết
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
1. Lập bảng quản lý công việc cá nhân đầu mục công việc
Mỗi ngày, hãy dành một ít thời gian để lập kế hoạch cho công việc của ngày hôm sau và tuần tới. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát số lượng công việc và đảm bảo hoàn thành chúng một cách hiệu quả.
Song song với việc lập kế hoạch, hãy đặt mục tiêu cụ thể cho từng công việc. Mục tiêu chính là kim chỉ nam, giúp bạn định hướng; đạt được kết quả một cách hiệu quả. Chúng cũng đóng vai trò như nguồn động lực, thúc đẩy bạn làm việc hăng say và đạt hiệu quả cao hơn.
Tiếp theo, hãy phân loại công việc theo mức độ quan trọng. Các công việc quan trọng nhất nên được ưu tiên thực hiện trước, sau đó là những công việc ít quan trọng hơn. Việc dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ kém quan trọng mà không mang lại hiệu quả là điều không nên.
Khi hoàn thành xong các công việc, hãy đánh dấu và đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp bạn nhận biết được mình đã làm tốt đến đâu; cần cải thiện những điểm nào để làm tốt hơn trong những lần sau.
2. Sắp xếp công việc theo thời điểm
Sắp xếp công việc đúng thời điểm là một phần quan trọng của quản lý công việc cá nhân hiệu quả. Buổi sáng thường là thời điểm lý tưởng nhất để tập trung và có tinh thần minh mẫn. Vì vậy hãy tận dụng thời gian này để xử lý những công việc phức tạp nhất!
Ngoài ra, gần trưa thường là thời điểm lý tưởng để lên lịch họp hoặc thảo luận về công việc. Việc duy trì thói quen này sẽ giúp bạn duy trì sự kiểm soát và xử lý công việc một cách có trật tự. Đồng thời tăng cường hiệu quả trong việc quản lý thời gian.
3. Đặt giới hạn thời gian cụ thể khi quản lý công việc
Bạn đã từng nghe về Quy luật Parkinson chưa?
Quy luật Parkinson, do giáo sư Cyril Northcote Parkinson đưa ra. Với hàm ý rằng công việc sẽ mở rộng ra để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó. Ví dụ, nếu bạn được giao một dự án và chỉ có 24 giờ để hoàn thành. Áp lực thời gian sẽ buộc bạn tập trung cao độ và chỉ thực hiện những điều cần thiết nhất. Ngược lại, nếu bạn có một tuần để hoàn thành dự án. Bạn có xu hướng dành phần lớn thời gian đó để trì hoãn và làm phức tạp hóa vấn đề.
Tương tự trong công việc hàng ngày, nếu bạn có tám giờ để hoàn thành nhiệm vụ, bạn sẽ sử dụng hết tám giờ đó. Nếu có 15 giờ, bạn cũng sẽ làm việc suốt 15 giờ. Tuy nhiên, nếu có việc gấp và chỉ còn hai giờ để rời công sở. Bạn sẽ tìm cách hoàn thành tất cả công việc trong khoảng thời gian ngắn đó.
Do đó hãy đặt ra các deadline hợp lý cho từng công việc. Một giới hạn trong cách quản lý thời gian hiệu quả cụ thể sẽ tạo động lực, giúp bạn tránh lề mề và trì hoãn. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân.
4. Đánh giá từng giai đoạn của công việc
Xem thêm: TOP 6 phần mềm quản lý chấm công hot nhất thị trường hiện nay
Đánh giá công việc theo từng tiến trình giai đoạn là điều cần thiết với mỗi đầu việc. Điều này giúp chúng ta rút ra những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn. Nó góp phần củng cố chất lượng công việc và đưa ra những đánh giá chính xác cho cả bản thân và nhóm. Quá trình tổng kết còn giúp nhận diện các vấn đề phát sinh, từ đó đề ra các biện pháp cải thiện.
Ngoài ra, việc tổng kết định kỳ giúp chúng ta so sánh hiệu suất làm việc qua các giai đoạn khác nhau. Điều này sẽ xác định được các xu hướng phát triển và những lĩnh vực cần tập trung cải thiện. Khi đó nó không chỉ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai; mà còn giúp duy trì động lực làm việc. Bởi chúng ta có thể thấy rõ tiến bộ và thành quả đạt được. Hơn nữa, việc đánh giá định kỳ cũng giúp phát hiện và kịp thời khắc phục những sai sót; tránh để những vấn đề nhỏ tích tụ thành vấn đề lớn.
5. Không gánh nhiều công việc cùng lúc
Một phương pháp quản lý công việc cá nhân hiệu quả là không tự gánh vác quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Việc ôm đồm quá nhiều có thể làm giảm chất lượng và ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn. Hãy biết nói không và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Khi cảm thấy khối lượng công việc quá lớn, hãy xem xét và sắp xếp lại lịch trình của mình. Quản lý công việc cá nhân đòi hỏi sự linh hoạt; khả năng đánh giá chính xác khả năng của bản thân. Hãy tập trung vào những gì bạn có thể làm tốt nhất. Và đừng để những nhiệm vụ ngoài khả năng làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung của bạn.
6. Phân chia dành thời gian thư giãn
Một nghiên cứu của công ty tư vấn McKinsey cho thấy, trung bình một nhân viên dành hơn 60% thời gian sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến hoặc lướt internet; trong khi chỉ 30% thời gian được dùng để đọc và trả lời email. Tuy nhiên, những nhân viên này vẫn cảm thấy họ đã hoàn thành nhiều công việc. Điều này có thể được giải thích bởi các nhiệm vụ nhỏ lẻ thường khiến chúng ta cảm thấy bận rộn và dễ hoàn thành hơn.
Có hai lưu ý quan trọng trong kỹ năng quản lý công việc mà bạn cần ghi nhớ:
- Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không khiến nó trở nên quan trọng hơn.
- Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian sẽ không làm cho nó trở nên quan trọng hơn.
Hãy xác định một vài nhiệm vụ tối quan trọng, đem lại 80% kết quả và lập kế hoạch cho những nhiệm vụ đó với thời gian ngắn và rõ ràng. Khả năng tập trung vào các công việc quan trọng sẽ tăng lên; bạn sẽ có thêm nhiều thời gian hơn khi bạn loại bỏ được thói quen làm việc không hiệu quả.
Quản lý công việc hiệu quả không chỉ là việc bạn tham gia vào công việc. Mà còn là việc tận dụng các kỹ năng trên; dành cho bản thân những khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
7. Luôn có kế hoạch thời gian dự phòng
Dành thời gian dự phòng là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý công việc cá nhân mà bạn không nên bỏ qua. Khi lập lịch làm việc, hãy bố trí một khoảng thời gian dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh bất ngờ.
Điều này giúp bạn duy trì sự kiểm soát công việc và không bị bất ngờ trước những tình huống khẩn cấp. Thời gian dự phòng đảm bảo rằng bạn có đủ khoảng trống để điều chỉnh; ứng phó với mọi biến động, giữ cho tiến độ công việc luôn ổn định và hiệu quả.
IV. Kết luận
Việc áp dụng các phương pháp và nguyên tắc quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả không chỉ giúp chúng ta tăng cường hiệu suất làm việc mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và sự thịnh vượng trong sự nghiệp. Dù là việc lên kế hoạch công việc, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý, hãy dành thời gian dự phòng để ứng phó với những biến động, tất cả đều góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và sản xuất.
Hãy thực hành và liên tục cải thiện kỹ năng quản lý công việc của bạn để đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên môn, và từ đó, hướng tới cuộc sống hài hòa và thành công toàn diện. Theo dõi Trang tin Nextx thường xuyên để có thêm kiến thức hữu ích nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
