Hướng dẫn cách sử dụng Lark Approval chi tiết dễ hiểu

"Cách sử dụng Lark Approval" Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phê duyệt đơn từ  như đơn xin nghỉ, đề xuất mua sắm hay duyệt chi phí là công việc diễn ra thường xuyên và cần tính minh bạch, nhanh chóng. Thay vì xử lý thủ công qua email, giấy tờ hay tin nhắn rời rạc, Lark Approval mang đến giải pháp tự động hóa toàn diện, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Với giao diện thân thiện và tích hợp sâu trong hệ sinh thái Lark, công cụ này ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Lark Approval từ A đến Z dễ hiểu, dễ làm theo, kể cả với người mới. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM cho doanh nghiệp khám phá ngay bên dưới.

I. Lark Approval là gì?

Lark Approval là một tính năng trong nền tảng Lark, cho phép người dùng tạo và quản lý các quy trình phê duyệt một cách tự động, nhanh chóng và minh bạch. Thay vì xử lý thủ công qua giấy tờ hay viết email, bạn có thể thiết lập biểu mẫu, luồng duyệt và theo dõi tiến trình ngay trong hệ thống. Đây là công cụ lý tưởng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý nội bộ. Với khả năng tích hợp sâu vào hệ sinh thái Lark như chat, lịch, tài liệu và thông báo, Approval mang lại trải nghiệm liền mạch cho cả người gửi lẫn người duyệt. Việc sử dụng Lark Approval là bước đi quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại.

II. Bắt đầu với Lark Approval 

Xem thêm: THẤU HIỂU KHÁCH HÀNG? LÀM SAO ĐỂ THẤU HIỂU ĐƯỢC KHÁCH HÀNG

1. Đăng nhập

Đ1ể bắt đầu sử dụng Lark Approval, bạn cần đăng nhập vào nền tảng Lark qua máy tính hoặc ứng dụng di động. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí bằng email công ty. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ truy cập được đầy đủ các tính năng của hệ sinh thái Lark, bao gồm chat, tài liệu, lịch và Approval. Việc đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp giúp đồng bộ kho dữ liệu, phân quyền phê duyệt và theo dõi tiến trình hiệu quả hơn. Bắt đầu bằng bước đăng nhập chính xác sẽ giúp bạn truy cập nhanh và an toàn vào hệ thống. Đừng quên xác thực tài khoản để đảm bảo quyền truy cập đầy đủ.

2. Truy cập Approval

Từ giao diện chính của Lark, bạn hãy nhìn vào thanh menu bên trái (trên máy tính) hoặc thanh điều hướng (trên mobile) và chọn mục “Approval” (Phê duyệt). Đây là nơi bạn có thể tạo biểu mẫu mới, gửi yêu cầu phê duyệt và theo dõi toàn bộ quy trình. Mỗi người dùng sẽ thấy được các yêu cầu liên quan đến mình như đơn đã gửi, đơn đang chờ duyệt hoặc đơn đã hoàn tất. Lark thiết kế giao diện rất trực quan, nên chỉ cần vài lần sử dụng là bạn đã có thể thao tác thành thạo. Việc truy cập đúng vào mục “Approval” là bước nền quan trọng để sử dụng hiệu quả các tính năng phê duyệt. Hãy làm quen với giao diện từ sớm để tối ưu thao tác.

3. Giao diện chính

Giao diện chính của Lark Approval được chia thành 3 phần chính: “Tạo yêu cầu mới”, “Quản lý biểu mẫu” và “Theo dõi quy trình”. Bên cạnh đó, bạn có thể tìm thấy danh sách các yêu cầu gần đây, trạng thái xử lý và người liên quan. Tất cả thông tin được trình bày rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt luồng công việc. Bạn cũng có thể dùng bộ lọc để tìm đơn theo ngày, người gửi, hoặc trạng thái duyệt rất tiện lợi khi xử lý số lượng lớn đơn từ mỗi ngày. Nhờ bố cục hợp lý và dễ nhìn, người dùng có thể xử lý đơn từ nhanh chóng mà không bị rối. Đây là điểm mạnh giúp Lark Approval nổi bật về tính trực quan.

III. Tạo quy trình phê duyệt

Xem thêm: Phân tích khách hàng giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường

1. Cách tạo biểu mẫu mới 

Để tạo một biểu mẫu phê duyệt mới trong Lark Approval, bạn vào mục “Biểu mẫu” (Templates), sau đó nhấn “Tạo mới”. Tại đây, bạn có thể chọn từ mẫu có sẵn hoặc bắt đầu từ đầu. Biểu mẫu bao gồm các trường thông tin như: họ tên, nội dung yêu cầu, ngày tháng, lý do, đính kèm file, Lark cho phép kéo thả các thành phần để thiết kế biểu mẫu theo nhu cầu khách hàng . Sau khi tạo xong, bạn có thể lưu lại làm mẫu dùng chung cho cả công ty. Việc tạo biểu mẫu bài bản sẽ giúp quy trình duyệt đơn trở nên nhanh gọn và nhất quán hơn. Một biểu mẫu được thiết kế tốt sẽ giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý. Hãy đầu tư thời gian xây dựng mẫu chuẩn ngay từ đầu để dùng lâu dài.

2. Thiết lập các bước phê duyệt

Sau khi tạo xong biểu mẫu, bước tiếp theo là thiết lập các bước duyệt cụ thể. Tính năng này cho phép bạn tạo nhiều cấp duyệt, ví dụ: trưởng nhóm, phòng nhân sự, giám đốc. Mỗi bước có thể cấu hình điều kiện kích hoạt, người duyệt cụ thể hoặc theo phòng ban. Bạn cũng có thể thiết lập thời gian xử lý tối đa cho từng bước để tránh trễ hạn. Việc phân luồng rõ ràng giúp đảm bảo đơn từ được xử lý đúng người, đúng thời điểm và tăng tính minh bạch trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thiết kế quy trình duyệt khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tránh ùn tắc công việc. Đồng thời, tạo được thói quen làm việc có trách nhiệm và minh bạch.

3. Tùy chỉnh người duyệt

Cách sử dụng Lark Approval cho phép bạn tùy chỉnh người duyệt linh hoạt, có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc vai trò (role-based). Ngoài ra, bạn có thể đặt điều kiện nếu cần: ví dụ, đơn có chi phí trên 10 triệu sẽ cần thêm bước duyệt từ giám đốc. Bạn cũng có thể cài đặt hạn xử lý trong bao lâu, có cho phép chuyển tiếp hoặc từ chối hay không. Những thiết lập này giúp quy trình phù hợp với thực tế hoạt động của từng phòng ban và giúp tối ưu hóa việc xử lý đơn từ trong toàn nhà quản trị doanh nghiệp. Tính năng này đặc biệt hữu ích với những tổ chức có cấu trúc phức tạp. Nhờ đó, bạn dễ dàng kiểm soát và phân quyền rõ ràng theo từng tình huống cụ thể.

IV. Gửi và duyệt yêu cầu Lark Approval

Xem thêm: Quản trị trải nghiệm khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Gửi yêu cầu phê duyệt 

Sau khi đã tạo xong biểu mẫu và thiết lập luồng duyệt, bạn có thể bắt đầu gửi yêu cầu phê duyệt một cách dễ dàng. Từ giao diện chính của Lark Approval, chọn “Tạo yêu cầu mới”, sau đó chọn biểu mẫu phù hợp và điền đầy đủ thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể đính kèm file, hình ảnh hoặc ghi chú bổ sung nếu cần. Khi gửi xong, hệ thống sẽ tự động chuyển đơn đến người duyệt đầu tiên trong quy trình. Người gửi sẽ nhận được thông báo khi đơn được duyệt hoặc từ chối, giúp bạn nắm bắt tiến độ kịp thời. Tính năng này giúp đảm bảo mọi yêu cầu đều được xử lý theo đúng quy trình. Việc gửi đơn dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và bộ phận duyệt.

2. Người duyệt nhận và xử lý yêu cầu 

Người duyệt sẽ nhận thông báo ngay khi có đơn mới gửi đến, hiển thị rõ ràng trong mục “Chờ xử lý”. Trong giao diện duyệt đơn, họ có thể xem toàn bộ nội dung, tệp đính kèm và các thông tin liên quan. Lark cho phép người duyệt chọn “Phê duyệt”, “Từ chối” hoặc “Chuyển tiếp” cho người khác nếu được quyền. Ngoài ra, có thể thêm nhận xét hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Giao diện đơn giản, thao tác nhanh giúp quá trình phê duyệt diễn ra mượt mà và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Việc xử lý trực tiếp trên nền tảng giúp giảm tình trạng bỏ sót hoặc trễ hạn. Đây là yếu tố then chốt đảm bảo luồng công việc diễn ra liền mạch và minh bạch.

3. Theo dõi tiến trình phê duyệt

Với Lark Approval, người gửi có thể theo dõi trạng thái đơn từ một cách minh bạch trong mục “Đã gửi” hoặc “Đang xử lý”. Tại đây, hệ thống hiển thị đầy đủ các bước duyệt đã hoàn thành, ai là người duyệt, thời gian xử lý bao lâu và đơn đang dừng ở bước nào. Nếu quy trình có nhiều cấp duyệt, bạn sẽ thấy được toàn bộ luồng duyệt theo thứ tự. Điều này giúp người dùng chủ động hơn, không phải gửi email marketing hỏi lại hay nhắn tin riêng để kiểm tra tiến độ, đồng thời giúp quản lý đánh giá hiệu suất duyệt đơn trong doanh nghiệp. Tính minh bạch trong theo dõi tiến trình giúp giảm áp lực liên lạc và tăng tính chủ động cho nhân viên. Nhà quản trị cũng có dữ liệu rõ ràng để tối ưu hiệu suất.

V. Kết luận 

Cách sử dụng Lark Approval là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình phê duyệt nội bộ một cách chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả hơn. Từ việc tạo biểu mẫu, thiết lập luồng duyệt cho đến theo dõi tiến trình xử lý, mọi thao tác đều được đơn giản hóa trong một nền tảng duy nhất. Công cụ này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho tổ chức. Với giao diện dễ dùng, hỗ trợ tiếng Việt và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Lark, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng ngay. Hãy bắt đầu theo dõi trang tin NextX trải nghiệm Lark Approval ngay hôm nay để nâng tầm quản lý và cộng tác nội bộ.