Trong thời đại kỹ thuật số nổi bật các công nghệ ngày nay. Mà việc sử dụng các số tổng đài ảo trong phần mềm quản lý telesale đã trở thành một phương pháp phổ biến. Để liên lạc trong doanh nghiệp và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, trong một vấn đề mà nhiều người gặp phải là việc số tổng đài bị khóa khi nhân viên tư vấn đã gọi lên đến hàng trăm cuộc. Điều này không chỉ gây ra phiền toái trong quá trình làm việc. Mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh hàng ngày. Cùng NextX – Phần mềm quản lý bán hàng tìm ra những giải pháp hiệu quả để chống khoá số tổng đài ảo và bảo vệ môi trường liên lạc của bạn.
Mục lục
I. Tiêu chí chặn lọc cuộc gọi rác bảo vệ người dùng
Số lượng cuộc gọi bất thường: Một tiêu chí quan trọng để xác định cuộc gọi có tính chất rác tránh chống khoá số tổng đài ảo. Số lượng cuộc gọi bất thường từ một số điện thoại cụ thể. Nếu một số điện thoại gửi đi một lượng lớn cuộc gọi trong một khoảng thời gian ngắn.
Tần suất cuộc gọi: Để chống khoá số tổng đài ảo chặn lọc cuộc gọi rác là tần suất các cuộc gọi. Nếu một số điện thoại gọi liên tục và quá thường xuyên, có thể cho thấy rằng đó là một cuộc gọi rác.
Khoảng cách giữa các cuộc gọi: Đánh giá tính chất rác của cuộc gọi là khoảng cách thời gian giữa các cuộc gọi. Nếu một số điện thoại gọi liên tục trong một khoảng thời gian ngắn. Hoặc có một khoảng cách quá gần giữa các cuộc gọi. Tránh bị khoá số tổng đài ảo, nếu xuất hiện quá nhiều chính đó là cuộc gọi rác.
Độ dài cuộc gọi: Xác định cuộc gọi rác là độ dài cuộc gọi trên phần mềm crm tích hợp tổng đài ảo. Nếu một cuộc gọi ngắn và không có nội dung quan trọng. Hoặc nếu một cuộc gọi kéo dài mà không được người nhận mong đợi. Có lẽ bạn nên tránh cuộc gọi rác này khi quá mất thời gian.
Phản hồi của người dùng di động đối với cuộc gọi khi nghi ngờ: Để chặn lọc cuộc gọi rác là phản hồi của người dùng di động. Nếu người dùng xác nhận rằng một cuộc gọi là rác. Hoặc báo cáo nó là cuộc gọi không mong muốn, hệ thống có thể chặn lọc cuộc gọi tương tự từ số điện thoại đó trong tương lai.
II. Phương pháp để chống khoá số tổng đài ảo cuộc gọi cho doanh nghiệp
Xem thêm 7 Mẹo hay khi đánh giá tiêu chí giải pháp CRM cho doanh nghiệp
Sử dụng danh sách chặn số: Bạn có thể tạo danh sách các số điện thoại mà bạn muốn chặn. Điều này có thể được thực hiện trên điện thoại di động hoặc trên một hệ thống tổng đài ảo (nếu có). Khi một cuộc gọi từ một số trong danh sách chặn đến, hệ thống sẽ tự động từ chối cuộc gọi.
Sử dụng dịch vụ chặn cuộc gọi: Có các dịch vụ bên thứ ba cung cấp chức năng chặn cuộc gọi không mong muốn. Bạn có thể đăng ký một dịch vụ như vậy và họ sẽ giúp bạn chặn các cuộc gọi từ các số không mong muốn, bao gồm cả số tổng đài ảo.
Cài đặt hệ thống nhận diện cuộc gọi tự động: Một số hệ thống tổng đài ảo cung cấp tính năng nhận diện cuộc gọi tự động. Bằng cách sử dụng công nghệ nhận diện giọng nói hoặc quy tắc nhận diện số điện thoại, hệ thống có thể phát hiện và chặn các cuộc gọi từ số tổng đài ảo.
Tìm hiểu về số điện thoại: Trước khi trả lời cuộc gọi từ một số không quen thuộc, hãy tìm hiểu về số điện thoại đó trên Internet. Có thể có nhiều người đã báo cáo số điện thoại đó là số tổng đài ảo hoặc gây phiền nhiễu.
Không chia sẻ thông tin cá nhân: Tránh chia sẻ thông tin cá nhân của bạn, như số điện thoại, trên các trang web không đáng tin cậy hoặc với các dịch vụ không rõ nguồn gốc. Điều này giúp giảm khả năng bạn nhận được cuộc gọi không mong muốn.
III. Mách bạn cách chống khoá số tổng đài ảo cuộc gọi
Xem thêm Top 7 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất thị trường
1. Kết nối nhiều đầu số với hệ thống tổng đài
Giảm tần suất gọi ra từ 1 đầu số, giảm số lượng cuộc gọi từ 1 đầu số….Kết nối nhiều đầu số với hệ thống tổng đài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
1.1. Giảm tần suất gọi ra từ 1 đầu số
Bằng cách kết nối nhiều đầu số với hệ thống tổng đài phần mềm tổng đài ảo call center. Bạn có thể phân phối tải cuộc gọi ra từ các đầu số khác nhau. Thay vì tất cả cuộc gọi đến khách hàng đều xuất phát từ cùng một đầu số. Thì bạn có thể gọi từ các đầu số khác nhau. Để giảm tần suất gọi ra từ mỗi đầu số cụ thể. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng khách hàng nhận nhiều cuộc gọi từ cùng một số điện thoại. Giảm khả năng gây phiền hà hoặc khó chịu cho khách hàng.
1.2. Giảm số lượng cuộc gọi từ 1 đầu số chống khoá số tổng đài ảo
Khi kết nối nhiều đầu số với hệ thống dịch vụ tổng đài ảo, bạn có thể phân chia cuộc gọi đến từ khách hàng đến các đầu số khác nhau. Điều này giúp giảm số lượng cuộc gọi từ mỗi đầu số cụ thể. Thay vì một đầu số nhận tất cả cuộc gọi, bạn có thể chia nhỏ cuộc gọi đến. Và chuyển tiếp đến các đầu số khác nhau. Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và giảm tải cho mỗi đầu số.
1.3. Tăng tính linh hoạt trong quản lý cuộc gọi
Kết nối nhiều đầu số với hệ thống tổng đài trên tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Nó cho phép bạn linh hoạt quản lý các cuộc gọi. Bạn có thể thiết lập các quy tắc điều hướng cuộc gọi. Để xử lý cuộc gọi từ mỗi đầu số theo yêu cầu của công ty. Ví dụ, bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi từ một đầu số đến một nhóm nhân viên cụ thể. Hoặc phân phối cuộc gọi đến các đầu số khác nhau. Dựa trên vị trí địa lý hoặc yêu cầu khách hàng. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quản lý cuộc gọi và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Vậy nên việc kết nối nhiều đầu số với hệ thống tổng đài giúp giảm tần suất gọi ra từ mỗi đầu số. Giảm số lượng cuộc gọi từ 1 đầu số cụ thể và tăng tính linh hoạt trong quản lý cuộc gọi. Điều này đem lại lợi ích về trải nghiệm khách hàng. Tối ưu hóa tài nguyên và cải thiện hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.
2. Sử dụng tổng đài ảo Voice brandname chống khoá số tổng đài ảo
Xem thêm TOP 1+ phần mềm CRM chỉnh sửa theo yêu cầu NextX tốt nhât hiện nay
Việc kết hợp Voice brandname trong hệ thống tổng đài là một cách hiệu quả. Để hiển thị các tên thương hiệu của bạn khi gọi đi. Thay vì chỉ hiển thị các số điện thoại của bạn trên màn hình điện thoại của người nhận. Phần mềm quản lý cuộc gọi sẽ có cả Voice brandname cho phép bạn tùy chỉnh hiển thị logo hoặc tên thương hiệu của mình. Từ đó sẽ hiểu được phần nào tránh bị chống khoá số tổng đài ảo.
2.1. Lợi ích việc sử dụng Voice brandname cho dịch vụ tổng đài ảo
Xây dựng nhận diện thương hiệu: Khi bạn sử dụng Voice brandname, tên thương hiệu của bạn sẽ xuất hiện trực tiếp trên màn hình điện thoại người nhận cuộc gọi. Điều này giúp xây dựng và tăng cường nhận diện thương hiệu của bạn. Khiến khách hàng dễ dàng nhận ra và nhớ đến bạn hơn. Khi tên thương hiệu của bạn xuất hiện trong cuộc gọi. Nó gợi lên sự chuyên nghiệp và tạo niềm tin trong tâm trí khách hàng.
Tạo ấn tượng đầu tiên tích cực: Khi người nhận cuộc gọi nhìn thấy tên thương hiệu của bạn trên màn hình điện thoại. Điều này tạo ra một ấn tượng tích cực từ đầu. Nó gợi lên sự quen thuộc và tin tưởng. Khiến khách hàng có cảm giác rằng cuộc gọi đến đáng tin cậy và có giá trị. Điều này có thể giúp tăng khả năng người nhận cuộc gọi tiếp nhận cuộc gọi. Và tạo điều kiện thuận lợi để bắt đầu cuộc trò chuyện.
Tăng cường chiến dịch tiếp thị: Khi quảng cáo hoặc gửi thông báo cho khách hàng. Sử dụng Voice brandname giúp tạo sự nhất quán trong chiến dịch tiếp thị của bạn. Khách hàng sẽ dễ dàng nhận ra cuộc gọi từ tên thương hiệu của bạn. Và có thể liên kết nhanh chóng với các thông điệp Marketing mà bạn đã gửi trước đó. Điều này giúp tăng khả năng nhận diện. Sự tương tác của khách hàng với chiến dịch Marketing của bạn.
Tổng quan, sử dụng Voice brandname trong hệ thống tổng đài là một cách hiệu quả. Để hiển thị tên thương hiệu của bạn khi gọi đi. Nó tạo dựng và tăng cường nhận diện thương hiệu.
2.2. Sử dụng dịch vụ chống khoá số tổng đài ảo chuyên nghiệp
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện nhiều nhà cung cấp dịch vụ chống khóa số tổng đài ảo chuyên nghiệp. Đáng tin cậy với mức giá phù hợp với người tiêu dùng. Những dịch vụ này không chỉ đơn thuần làm việc với các phần mềm tổng đài ảo chặn cuộc gọi rác và quấy rối. Mà còn áp dụng công nghệ tiên tiến như máy học và trí tuệ nhân tạo. Để tự động nhận diện và loại bỏ các cuộc gọi không mong muốn.
Bằng cách sử dụng các thuật toán thông minh, hệ thống của họ có khả năng phân tích dữ liệu từ hàng triệu cuộc gọi. Để nhận biết mẫu hành vi gian lận và cuộc gọi spam. Điều này giúp bảo vệ số tổng đài ảo của bạn khỏi bị khóa. Và giữ cho kênh liên lạc của bạn luôn sạch sẽ. Chỉ chứa các cuộc gọi từ người dùng có ý định và ý nghĩa thực sự.
Ngoài ra, những nhà cung cấp dịch vụ này thường cung cấp các tính năng mở rộng như báo cáo và phân tích chi tiết về các cuộc gọi. Giúp bạn hiểu rõ hơn về nguồn gốc và tính chất của các cuộc gọi đến. Điều này không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn nguồn lưu lượng gọi mà còn cung cấp thông tin quan trọng.
Các tính năng bảo mật giúp chống khóa số tổng đài ảo như:
- Danh sách đen: Cho phép bạn chặn các số điện thoại cụ thể không cho gọi đến.
- Giới hạn số cuộc gọi: Hạn chế số lượng cuộc gọi đến trong một khoảng thời gian nhất định.
- Xác minh mã PIN: Yêu cầu người gọi nhập mã PIN trước khi kết nối với tổng đài.
IV. Kết luận
Bài viết duưới đây NextX giới thiệu đến bạn giải pháp chống khoá số tổng đài ảo. Bạn có thể tham khảo tránh cho doanh nghiệp của mình bị khoá các đầu số một cách không lý do. Việc nâng cao nhận thức của nhân viên các đầu số cũng là một phần quan trọng trong việc giải quyết vấn đề này. Các chiến dịch để có giải pháp cần giáo dục và tuyên truyền. Ngoài ra biết thêm nhiều kiến thức về phần mềm chăm sóc khách hàng hãy theo dõi trang tin NextX nhé!
Có thể bạn quan tâm Cách chăm sóc khách hàng cũ giúp gỡ màn “rối não” cho doanh nghiệp
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
