Trong kinh doanh, thành công không chỉ đến từ sản phẩm hay dịch vụ doanh nghiệp cung cấp, mà còn từ cách họ quản lý và tối ưu hóa mọi quy trình nội bộ. Đây chính là lý do tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai hệ thống ERP để cải thiện hiệu quả. Tuy nhiên, một sự thật ít ai biết là hơn 50% các dự án ERP thất bại vì thiếu sự chuẩn bị và cách tiếp cận sai lầm. Vậy đâu là cách triển khai ERP hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình mà vẫn tránh được những rủi ro thường gặp? Hãy cùng NextX – phần mềm ERP khám phá trong bài viết sau để đảm bảo rằng dự án ERP của doanh nghiệp bạn sẽ đạt được thành công vượt mong đợi.
Mục lục
I. ERP là gì?
Xem thêm: Các phân hệ của ERP mà doanh nghiêp nên có trong giải pháp toàn diện
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể. Nó tích hợp các quy trình kinh doanh chính của một tổ chức vào một nền tảng duy nhất. ERP giúp quản lý từ tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng đến kho bãi và dịch vụ khách hàng.
Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao năng suất. Việc triển khai ERP giúp các doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hiệu quả hoạt động. Từ đó đưa ra những quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác hơn.
II. Cách triển khai hệ thống ERP hiệu quả mang lợi ích gì?
Việc triển khai hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quá trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ thống ERP phù hợp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, cải thiện năng suất và quản lý các hoạt động như sản xuất, bán hàng và dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc triển khai ERP thành công:
- Chỉ khoảng 7% dự án ERP được hoàn thành đúng tiến độ.
- Gần 80% doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu đề ra sau khi triển khai ERP.
- Chỉ 30% doanh nghiệp hài lòng với kết quả của dự án ERP.
Xem thêm: Khám phá 4 mô hình ERP ưu việt cho sự thành công của doanh nghiệp
Để giảm thiểu rủi ro, việc xây dựng một quy trình sẽ là cách triển khai ERP hiệu quả. Dưới đây là một số lý do tiêu biểu:
- Xác định rõ ràng các mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết cho dự án đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu được vai trò và nhiệm vụ của mình. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ quan trọng và định hướng dự án theo đúng mục tiêu ban đầu.
- Phân chia trách nhiệm cho từng thành viên giúp công việc được thực hiện một cách trôi chảy và có tổ chức.
- Kiểm soát tiến độ và đánh giá kết quả định kỳ cũng là yếu tố quan trọng. Điều này giúp phát hiện kịp thời những sai sót và điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
- Một quy trình với cách triển khai ERP hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro. Mà còn tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đảm bảo hệ thống ERP hoạt động hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
III. Cách triển khai ERP hiệu quả với quy trình 7 bước
Xem thêm: 8 lợi ích của ERP trong quản lý kinh doanh toàn diện cho doanh nghiệp
Bước 1: Lên kế hoạch quy trình triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai hệ thống ERP yêu cầu sự đầu tư lớn về thời gian và chi phí. Một kế hoạch rõ ràng và chi tiết sẽ giúp quá trình thực hiện dự án trở nên mượt mà và hiệu quả hơn. Vì vậy, bước đầu tiên quan trọng là lập một kế hoạch triển khai ERP chi tiết.
Để xây dựng kế hoạch này, doanh nghiệp cần thu thập các thông tin quan trọng như:
- Ngân sách dành cho dự án
- Số lượng nhân sự tham gia
- Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
- Xác định những vấn đề cụ thể cần được giải quyết bằng ERP
- Các nhiệm vụ cần thực hiện trong suốt quá trình triển khai
- Các thông tin liên quan khác
Khi kế hoạch triển khai càng chi tiết và đầy đủ, quá trình thực hiện hệ thống ERP sẽ diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn.
Bước 2: Đội ngũ tham gia triển khai ERP
Đội ngũ nhân sự đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Những quyết định chủ chốt thường được đưa ra bởi ban lãnh đạo doanh nghiệp. Bao gồm tổng giám đốc, phó giám đốc và các trưởng phòng. Việc chuẩn hóa dữ liệu, thực hiện thử nghiệm và phê duyệt hệ thống mới, nhập thông tin vào hệ thống,… sẽ được đội ngũ triển khai hệ thống ERP sẽ chịu trách nhiệm. Sau đó, họ sẽ đào tạo lại cho các người dùng cuối khác. Đây là những chuyên gia hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ và đảm nhận vai trò tư vấn trong quá trình triển đảm bảo cách triển khai ERP đạt hiệu quả cho ban lãnh đạo.
Bước 3: Hợp tác cùng nhà cung cấp uy tín
Giải pháp ERP cho các lĩnh vực khác nhau hiện được rất nhiều công ty cung cấp. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tìm được một đối tác đáng tin cậy? Dưới đây là một số yếu tố khi lựa chọn:
- Đánh giá xem chi phí của nền tảng ERP có phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp đã dự tính trong kế hoạch hay không.
- Kiểm tra khả năng tùy chỉnh và mở rộng quy mô của nền tảng ERP mà nhà cung cấp đề xuất.
- Xem xét các phản hồi và đánh giá từ những khách hàng trước đây của nhà cung cấp.
Việc chọn lựa nhà cung cấp là một bước quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn trọng. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đã thu thập đầy đủ thông tin về nhà cung cấp. Và đạt được sự đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm dự án ERP cùng ban quản lý.
Bước 4: Triển khai cài đặt phần mềm hệ thống ERP
Khi doanh nghiệp đã lựa chọn được nhà cung cấp và bước vào giai đoạn triển khai. Nhà cung cấp sẽ tiến hành chuyển giao công nghệ, tài liệu cùng với hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả. Nhà cung cấp sẽ đảm nhiệm việc cài đặt phần mềm ERP và thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết. Tuy nhiên, giai đoạn này thường tốn khá nhiều thời gian và chi phí để triển khai ERP hiệu quả.
Đối với những doanh nghiệp chọn sử dụng các hệ thống ERP cao cấp. Việc điều chỉnh để hệ thống phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm hoặc thậm chí lâu hơn. Ngược lại, nếu ngân sách hạn chế, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng ERP theo gói. Hoặc cũng có thể chỉ triển khai một số module nhất định để đáp ứng những chức năng thiết yếu. Trong trường hợp này, nhà cung cấp có thể nhanh chóng triển khai hệ thống mà không cần quá nhiều thời gian.
Bước 5: Chuyển dữ liệu và thử nghiệm
Trước khi thực hiện di chuyển dữ liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra và loại bỏ những thông tin không cần thiết hoặc dư thừa. Khi mọi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh đầy đủ, nhà cung cấp ERP sẽ chuyển những dữ liệu này vào nền tảng mới. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng một hệ thống thống nhất.
Sau khi hệ thống đã được kiểm tra và đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành giai đoạn thử nghiệm để kiểm tra các tính năng và quy trình để đảm bảo cách triển khai ERP đạt hiệu quả. Doanh nghiệp cần báo cáo kết quả thử nghiệm cho nhà cung cấp để họ có thể đánh giá lại toàn bộ quá trình. Giai đoạn kiểm tra này cần được thực hiện một cách cẩn thận để giảm thiểu tối đa các lỗi có thể xảy ra. Từ đó tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh khi hệ thống chính thức được áp dụng.
Bước 6: Nghiệm thu
Khi dự án ERP đã được triển khai hoàn tất, cần thực hiện đánh giá và nghiệm thu toàn bộ hệ thống. Đây là giai đoạn cần thiết, vì sau khi kiểm tra và hoàn thiện, hệ thống sẽ chính thức được đưa vào hoạt động trong doanh nghiệp. Bất kỳ sai sót nào không được phát hiện có thể tác động tiêu cực đến hiệu suất của doanh nghiệp trong tương lai.
Để xác định xem dự án ERP có thành công hay không. Doanh nghiệp cần xem xét một số tiêu chí sau:
- Hệ thống cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.
- Các phần mềm và module khác nhau trong ERP phải tương thích và có thể liên kết với nhau.
- Hệ thống có khả năng mở rộng xử lý khối lượng công việc lớn, linh hoạt trong việc thay đổi.
- Giao diện của cần dễ sử dụng và thân thiện với người dùng để nâng cao hiệu quả làm việc.
- Hệ thống cần cung cấp các công cụ hữu ích cho quản lý và hoạch định hiệu quả ở các cấp.
- Cần đảm bảo độ bảo mật cao và có cơ sở dữ liệu riêng biệt để bảo vệ thông tin quan trọng.
- Hệ thống phải dễ dàng nâng cấp để đáp ứng những thay đổi về công nghệ và nhu cầu mới.
- Các yêu cầu tùy chỉnh từ doanh nghiệp cần được triển khai một cách hiệu quả.
- Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu, cho dù là vật lý hay điện toán đám mây, cần được hoàn thiện.
- Cuối cùng, cần xem xét tổng chi phí của dự án. Bao gồm chi phí cho giấy phép, đào tạo, sửa đổi và triển khai.
Bước 7: Theo dõi và nâng cấp hệ thống
Sau khi triển khai ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, việc phát sinh lỗi hoặc các vấn đề kỹ thuật là điều không thể tránh khỏi. Do đó, tùy theo hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ thực hiện bảo trì hệ thống trong khoảng thời gian từ 12 đến 24 tháng. Sau thời gian này, doanh nghiệp sẽ phải chi trả cho các khoản phí bảo trì phát sinh. Đây cũng là điều quan trọng giúp cách triển khai hệ thống ERP đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu nâng cấp hệ thống, cần phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để thực hiện các cải tiến cần thiết. Các nâng cấp này có thể bao gồm việc mở rộng các tính năng mới, nâng cấp lên phiên bản mới hơn. Hoặc điều chỉnh các chức năng để kết nối hiệu quả hơn với phần mềm của bên thứ ba.
IV. Hệ thống ERP NextX – Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
Xem thêm: 7 bước xây dựng chiến lược CRM tăng cường mối quan hệ khách hàng
NextX là một trong những phần mềm ERP hàng đầu tại Việt Nam với hơn 12 năm kinh nghiệm và 10.000 khách hàng trên toàn quốc. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng quản lý, bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, và chăm sóc khách hàng.
NextX cho phép quản lý dữ liệu tập trung, lưu trữ lịch sử hoạt động của khách hàng, và hỗ trợ các hoạt động tiếp thị. Nó cung cấp các công cụ để quản lý tài chính như tài sản, ngân sách, và chi phí,… Giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và lập kế hoạch hiệu quả.
Chức năng quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng, sản phẩm, và tương tác với khách hàng. Bao gồm từ việc tạo đơn hàng đến lập hóa đơn. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quản lý nhân sự, giúp phân công công việc, theo dõi tiến độ, và đánh giá hiệu suất làm việc.
V. Kết luận về cách triển khai ERP hiệu quả
Cách triển khai ERP hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc chọn đúng phần mềm. Mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp lên kế hoạch, thực hiện và tối ưu quy trình này. Khi được triển khai đúng cách, ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu quả quản lý. Bên cạnh đó còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi. Bằng cách áp dụng các bước triển khai khoa học và hợp lý, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống ERP. Từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
