Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số doanh nghiệp luôn duy trì được kho hàng đầy đủ và hoạt động trơn tru. Trong khi những doanh nghiệp khác lại gặp phải tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa? Bí quyết chính nằm ở một yếu tố ít được chú ý nhưng vô cùng quan trọng: quản lý hàng hóa. Từ việc theo dõi hàng tồn kho đến dự đoán nhu cầu khách hàng, mỗi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp. Hãy cùng NextX – Phần mềm CRM khám phá cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Mục lục
I. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả có tác động gì đến kinh doanh?
Xem thêm: Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay
1. Tối ưu hóa chi phí
Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho và bảo quản. Khi tồn kho được theo dõi chính xác, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng hàng hóa dư thừa, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho không cần thiết. Đồng thời, quản lý hàng hóa tốt giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn khi cần thiết, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hay thất thoát hàng hóa và mất doanh thu do không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và nâng cao hiệu quả tài chính.
2. Cải thiện dịch vụ khách hàng
Quản lý hàng hóa tốt giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Khi hàng hóa luôn được phân phối đúng hạn và luôn có sẵn, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Bởi việc giảm thời gian giao hàng không chỉ làm hài lòng khách hàng. Mà còn tạo ra cơ hội tăng trưởng doanh thu và giữ chân khách hàng lâu dài.
3. Tối ưu hiệu suất hoạt động hiệu quả
Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa các quy trình từ nhập kho, lưu kho đến phân phối. Điều này giảm thiểu sự gián đoạn và trễ hẹn trong quá trình vận hành. Bằng cách theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời số lượng sản phẩm. Nhằm đảm bảo rằng hàng hóa luôn được quản lý một cách tối ưu; đồng thời từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.
4. Dự đoán nhu cầu hàng hóa
Quản lý hàng hóa tốt cho phép doanh nghiệp sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu tương lai một cách chính xác. Phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng phù hợp, giảm thiểu rủi ro tồn kho và thiếu hụt. Nhờ dự đoán nhu cầu chính xác, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và phân phối một cách linh hoạt. Đồng thời tối ưu hóa quy trình cung ứng và đảm bảo rằng hàng hóa luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
II. Phương pháp trong cách quản lý hàng hóa hiệu quả
Xem thêm: 7 kỹ năng bảo quản kho hàng hóa giúp tối ưu hóa hiệu suất và chi phí
1. Sử dụng camera trong quản lý cửa hàng
Lắp đặt camera quan sát cho cửa hàng không chỉ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả. Mà còn cho phép chủ cửa hàng theo dõi mọi hoạt động của khách hàng và nhân viên.
Trước khi lắp đặt, bạn cần xác định số lượng và vị trí của camera sao cho có thể quan sát được toàn bộ khu vực cần thiết. Thông thường, nên lắp ít nhất 4 camera ở các vị trí khác nhau. Như quầy thu ngân, cửa ra vào, và hai góc tường của cửa hàng. Để đảm bảo hiệu quả, hãy chọn camera có chất lượng tốt, có khả năng quan sát ban đêm và ghi âm rõ ràng.
2. Quản lý theo các nguyên tắc sắp xếp hàng hóa
Để đảm bảo quy trình quản lý kho hàng diễn ra một cách trơn tru. Quản lý và nhân viên cần phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách thông minh. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng, tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngược lại, nhân viên kho sẽ gặp khó khăn nếu không có sự thống nhất việc sắp xếp trong việc hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Hiện nay dựa trên 5 nguyên tắc xếp hàng hiệu quả. Hệ thống cung ứng toàn cầu vận hành áp dụng bao gồm:
- Nguyên tắc SKU (Stock Keeping Unit): Doanh nghiệp có thể tạo mã SKU bằng tay; hoặc sử dụng phần mềm công nghệ để quản lý dễ dàng. SKU giúp phân biệt các sản phẩm thông qua những ký hiệu đặc biệt. Từ đó cho phép kiểm tra hàng hóa nhanh chóng và chính xác.
- Nguyên tắc FIFO (First In – First Out): FIFO áp dụng khi doanh nghiệp muốn xuất nhập hàng theo thứ tự, với sản phẩm nào nhập trước thì xuất trước. Đây là nguyên tắc phổ biến trong hầu hết các kho bãi.
- Nguyên tắc LIFO (Last In – First Out): Trái ngược với FIFO, LIFO được sử dụng khi cần xuất hàng nhập cuối cùng trước. Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp cân đối chi phí sản xuất và tránh tình trạng hàng hóa mất giá trị khi để lâu.
- Nguyên tắc FEFO (First Expired – First Out): FEFO đảm bảo rằng hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được xuất trước. Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn kho do hết hạn sử dụng.
3. Hãy dán nhãn cho hàng hóa
Ngoài việc sắp xếp hợp lý, dán nhãn và mã hóa hàng hóa cũng là một bước quan trọng giúp việc quản lý kho trở nên hiệu quả hơn. Mã hóa hàng hóa thông qua mã vạch hoặc QR code cũng giúp đơn giản hóa quy trình kiểm kê. Với mã hóa, bạn chỉ cần quét mã để ghi nhận giao dịch xuất nhập; cập nhật số lượng tồn kho; theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong việc kiểm kê thủ công mà còn tăng độ chính xác trong quản lý.
Bên cạnh đó việc dán nhãn và mã hóa hàng hóa không chỉ tạo sự tiện lợi trong hoạt động kho hàng hàng ngày. Mà còn góp phần quan trọng trong việc phân tích dữ liệu; dự báo nhu cầu; tối ưu hóa quy trình vận hành kho bãi.
4. Phân loại trong cách quản lý hàng hóa
Việc phân loại hàng hóa trong nghiệp vụ quản lý kho cần được thực hiện dựa trên các tiêu chí cụ thể. Như việc phân loại sản phẩm, mã hàng, kích thước, hoặc mức độ phổ biến. Phân loại theo loại sản phẩm giúp bạn dễ dàng xác định vị trí của từng nhóm hàng. Ví dụ, các sản phẩm cùng dòng như thực phẩm, đồ gia dụng, hoặc quần áo có thể được xếp cùng nhau. Mã hàng là một tiêu chí khác giúp phân biệt từng sản phẩm, đặc biệt hữu ích trong các kho có nhiều mặt hàng tương tự nhau; mã hàng duy nhất cho phép quản lý từng sản phẩm một cách chính xác.
Phân loại dựa trên mức độ phổ biến của sản phẩm là một chiến lược thông minh khác. Các mặt hàng bán chạy nên được đặt ở vị trí dễ lấy nhất để tối ưu hóa thời gian lấy hàng. Trong khi các sản phẩm ít được bán hơn có thể được lưu trữ ở các khu vực ít dễ tiếp cận hơn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian; công sức trong quá trình vận hành hàng ngày, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.
5. Quản lý hàng hóa bằng cách dùng Excel
Là một phương pháp hiệu quả cho các cửa hàng và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quản lý hàng hóa bằng file Excel giúp quản lý trong việc số hóa thông tin liên quan đến nhà cung cấp; kiểm kê sản phẩm, lượng hàng đã bán bán và hàng tồn kho. Trước đây, việc quản lý thường dựa vào sổ tay, dễ gây phức tạp và khó cập nhật. Giờ đây, các chủ cửa hàng có thể sử dụng bảng tính Excel để theo dõi doanh thu hàng ngày; số lượng hàng hóa đã bán; tình trạng tồn kho một cách dễ dàng và chính xác hơn.
6. Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa
Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa đã trở thành một xu hướng tất yếu. Thay vì quản lý thủ công, dễ dẫn đến sai sót và tốn nhiều thời gian… Phần mềm cung cấp một hệ thống tự động và thông minh xuyên suốt quá trình sử dụng. Từ đó giúp bạn kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động trong cách quản lý hàng hóa.
Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa NextX là một giải pháp hiệu quả. Đây là phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng và quy trình vận hành một cách tối ưu. NextX tự động hóa nhiều khía cạnh quan trọng của quản lý hàng hóa. Từ việc theo dõi lượng hàng tồn kho, quản lý đơn hàng đến việc kiểm soát số liệu nhập xuất hàng hóa theo thời gian thực.
Phần mềm này còn tích hợp các công cụ phân tích và báo cáo. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tình hình kho hàng, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Ngoài ra, NextX cũng hỗ trợ đồng bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Giúp việc quản lý trở nên liền mạch, giảm thiểu rủi ro sai sót và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
III. Một số kinh nghiệm trong cách quản lý kho hàng hóa
Xem thêm: Khám phá 6 cách giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn giản nhưng hiệu quả
Để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, bên cạnh việc nắm vững các kỹ năng cần thiết. Chủ cửa hàng cũng cần chú trọng đến các phương pháp quản lý kho hàng. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
1. Bố trí sắp xếp kho hàng
Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, việc bố trí và sắp xếp các mặt hàng trong kho là rất quan trọng. Bạn nên sắp xếp hàng hóa sao cho dễ dàng tìm kiếm, tránh việc bố trí ngẫu hứng. Vì điều này có thể làm lãng phí thời gian và gây ra sự căng thẳng không cần thiết. Hãy sắp xếp các mặt hàng theo mức độ liên quan và thống nhất nguyên tắc sắp xếp này cho toàn bộ nhân viên để đảm bảo mọi người đều tuân thủ.
2. Đảm bảo bảo quản kho hàng gọn gàng
Duy trì sự gọn gàng và vệ sinh trong kho hàng là yếu tố quan trọng trong quan lý. Điều này để đảm bảo môi trường làm việc không chỉ an toàn mà còn hiệu quả. Khi kho hàng được sắp xếp gọn gàng, việc di chuyển và tìm kiếm hàng hóa trở nên nhanh chóng hơn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng hiệu suất công việc. Bên cạnh đó, một kho hàng sạch sẽ cũng giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn. Tránh tình trạng hư hỏng do bụi bẩn hoặc điều kiện môi trường không lý tưởng.
Để đảm bảo an toàn trong kho, các biện pháp phòng cháy chữa cháy cần được đặt lên hàng đầu. Lắp đặt hệ thống báo cháy, bình chữa cháy ở những vị trí dễ tiếp cận và thường xuyên kiểm tra để đảm bảo hoạt động tốt. Ngoài ra, việc thiết kế lối thoát hiểm rõ ràng và đảm bảo các lối đi trong kho không bị cản trở cũng là điều cần thiết để phòng ngừa rủi ro khi có sự cố xảy ra.
3. Kiểm kê định kỳ kho hàng
Sai lệch trong số lượng hàng hóa thường xuất phát từ việc quản lý kho không chính xác. Việc này có thể do đếm sai hoặc quên ghi chép khi xuất kho. Để tránh tình trạng này, các cửa hàng cần kiểm tra và cập nhật dữ liệu về hàng hóa nhập xuất kho thường xuyên. Với mục đích nhằm theo dõi tình hình kho một cách sát sao nhất có thể.
Sau một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn mỗi tuần hoặc mỗi tháng, việc kiểm tra toàn bộ kho hàng sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu. Điều này giúp nhà kinh doanh chủ động phát hiện kịp thời các lỗi sai để khắc phục.
4. Thanh lý hàng hóa cận date
Trong quá trình kiểm kê, nếu phát hiện hàng hóa tồn kho quá lâu hoặc gần hết hạn sử dụng. Bạn nên đánh dấu và áp dụng các chương trình với hình thức khuyến mại hoặc thanh lý để giải phóng không gian trong kho và tránh lãng phí.
Quản lý hàng hóa hiệu quả là yếu tố then chốt giúp cửa hàng duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Đặc biệt với các cửa hàng có nhiều mặt hàng như tạp hóa hay siêu thị mini. Với những kinh nghiệm nêu trên, hy vọng bạn sẽ xây dựng được chiến lược quản lý kho hàng tối ưu. Từ đó giúp nâng cao doanh thu tối ưu cho cửa hàng của mình.
IV. Kết luận về cách quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa là một yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ chiến lược kinh doanh nào. Với việc áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý hàng hóa hiện đại, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình từ việc nhập kho đến phân phối. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Việc đầu tư vào hệ thống quản lý hàng hóa không chỉ giúp cải thiện quản lý tồn kho. Mà bên cạnh đó còn hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược chính xác. Điều này góp phần quan trọng vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để không bỏ lỡ những tin tức hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
