Bạn có bao giờ cảm thấy ngày làm việc trôi qua mà dường như chưa hoàn thành được gì đáng kể? Giữa hàng loạt nhiệm vụ, email, và các cuộc họp, việc duy trì năng suất cao đôi khi trở thành một thử thách. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể thay đổi điều đó, biến mỗi ngày làm việc trở nên hiệu quả và đầy năng lượng? Bí quyết tăng năng suất làm việc không phải là điều bí ẩn, mà là những phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp bạn đạt được kết quả vượt trội. Hãy cùng NextX– Phần mềm quản lý kinh doanh khám phá cách tối ưu hóa từng phút giây làm việc để tiến gần hơn tới thành công bạn hằng mong đợi!
Mục lục
I. Vì sao năng suất làm việc lại quan trọng?
Năng suất làm việc là thước đo thể hiện mức độ hiệu quả trong việc thực hiện công việc của một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức. Dựa trên việc sử dụng tài nguyên như thời gian, lao động và vốn để tạo ra hàng hóa và dịch vụ. Chẳng hạn, tại một cửa hàng, nếu trong một ngày nhân viên A có thể tư vấn và bán được 50 sản phẩm, trong khi nhân viên B chỉ bán được 30 sản phẩm. Thì điều này chứng tỏ nhân viên A có năng suất làm việc cao hơn.
Năng suất đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân và các phòng ban trong tổ chức. Việc nâng cao năng suất không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh. Để làm được điều này, việc quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng nguồn lực hợp lý, tối ưu hóa quy trình và ứng dụng công nghệ hiện đại là những yếu tố then chốt của bí quyết tăng năng suất làm việc.
II. Yếu tố tác động đến năng suất làm việc
Xem thêm: 8 Kỹ năng quản lý nhân viên hiệu quả mọi nhà quản lý cần biết
Có nhiều yếu tố có thể tác động đến năng suất của nhân viên trong một tổ chức. Dưới đây là những yếu tố chủ chốt:
- Môi trường làm việc: Một môi trường làm việc thoải mái, an toàn và đầy tính khích lệ sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
- Công nghệ và công cụ: Trang bị công nghệ hiện đại và các công cụ phù hợp giúp giảm bớt thời gian cho những công việc lặp lại, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
- Quản lý và lãnh đạo: Sự lãnh đạo hiệu quả và phong cách quản lý tốt có thể thúc đẩy tinh thần làm việc, tạo động lực cho nhân viên.
- Sức khỏe và sự hài lòng: Nhân viên có sức khỏe tốt và cảm thấy hài lòng với công việc sẽ duy trì năng suất làm việc ở mức cao.
- Cơ hội thăng tiến: Việc tạo ra cơ hội phát triển nghề nghiệp có thể gia tăng sự gắn bó và động lực làm việc của nhân viên.
- Văn hóa công ty: Một văn hóa tích cực, khuyến khích sáng tạo và hợp tác sẽ giúp cải thiện năng suất của toàn bộ nhân viên.
Những yếu tố này tác động lên cách tăng năng suất làm việc giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình khi kết hợp để tạo ra môi trường làm việc tối ưu.
III. 6 Bí quyết tăng năng suất hiệu quả cho bản thân
1. Trang trí không gian làm việc
Niềm vui từ không gian làm việc có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tạo động lực mỗi khi bắt đầu ngày mới. Hãy làm cho bàn làm việc của mình trở nên thú vị hơn bằng cách trang trí với những vật dụng yêu thích. Như cây cảnh, hình ảnh gia đình, bức tranh bạn ưa thích hay một câu châm ngôn,…
Tuy nhiên, cần lưu ý không mang quá nhiều đồ trang trí để tránh gây phiền hà cho đồng nghiệp. Đồng thời, hãy đảm bảo cách sắp xếp của bạn tuân thủ quy định của công ty và phù hợp với môi trường làm việc chung.
2. Lập kế hoạch công việc cần làm
Xem thêm: Bí quyết xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả
Một danh sách công việc được tổ chức hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ của mình. Đây chính là bí quyết tăng năng suất làm việc hiệu quả trong công việc.
Hãy dành vài phút vào cuối tuần làm việc để liệt kê những nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong tuần tới. Hãy ưu tiên sắp xếp theo quy tắc ưu tiên, bắt đầu với những công việc quan trọng hoặc khẩn cấp nhất.
Bạn có thể thêm chi tiết như thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành. Bên cạnh đó có thể xác định đồng nghiệp hợp tác hoặc bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Đồng thời, chia các dự án lớn thành những mục tiêu nhỏ và cụ thể để dễ dàng hoàn thành và cảm thấy hiệu quả hơn.
Hãy kiểm tra lại danh sách này vào sáng thứ Hai, để chắc chắn bạn không bỏ sót việc gì. Bạn cũng có thể chia nhỏ danh sách công việc theo từng ngày để dễ quản lý hơn. Đừng quên cập nhật những công việc mới cần thực hiện và xóa các nhiệm vụ đã hoàn thành.
3. Làm việc 90 phút là bí quyết tăng năng suất làm việc
Để có một ngày làm việc năng suất hiệu quả, bạn nên chú ý đến các chu kỳ Ultradian. Nghiên cứu cho thấy rằng não bộ của chúng ta có thể duy trì sự tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng 90 đến 120 phút. Sau 90 phút, hiệu suất làm việc bắt đầu giảm, vì vậy cần có khoảng 20 phút nghỉ ngơi để thư giãn và phục hồi năng lượng. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả cho chu kỳ làm việc tiếp theo được năng suất nhất.
Vì vậy, bạn nên chia ngày làm việc thành 4 đến 5 chu kỳ 90 phút, mỗi chu kỳ tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể. Điều này sẽ là bí quyết giúp bạn tăng năng suất làm việc của mình hiệu quả hơn.
4. Áp dụng nguyên tắc 2 phút
Xem thêm: Khám phá 7 công cụ bán hàng hiệu quả trong kỷ nguyên số hiện nay
Khi gặp một công việc chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm ngay thay vì trì hoãn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và là cách giúp tăng năng suất làm việc hiệu quả.
Trong cuốn sách Getting Things Done của David Allen, tác giả đã chỉ ra một yếu tố quan trọng. Rằng hầu hết những công việc bạn thường trì hoãn không phải vì chúng khó, mà vì bạn đang cố gắng tránh chúng với nhiều lý do khác nhau. Việc áp dụng quy tắc 2 phút có thể giúp bạn vượt qua sự trì hoãn này thông qua hai nguyên tắc:
- Nếu một nhiệm vụ chỉ cần 2 phút để hoàn thành, hãy làm ngay. Trì hoãn nhiều việc nhỏ sẽ chỉ khiến công việc chồng chất thêm.
- Bạn nên tập hình thành thói quen bắt đầu với 2 phút. Bạn có thể không hoàn thành ngay, nhưng bạn sẽ dễ dàng tiến bộ hơn với việc khởi đầu trong khoảng thời gian ngắn.
5. Tránh làm việc đa nhiệm quá mức
Làm nhiều việc cùng lúc (Multitasking) khiến não bộ phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, từ đó giảm khả năng tập trung và dễ dẫn đến sai sót. Nghiên cứu từ Đại học Sussex còn chỉ ra rằng việc đa nhiệm có thể gây hại cho một số vùng của não bộ.
Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên tập trung toàn bộ sự chú ý vào một nhiệm vụ duy nhất cho đến khi hoàn thành. Chỉ khi công việc đó đã được giải quyết, bạn mới nên chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
6. Nghỉ ngơi thường xuyên theo thời gian ngắn
Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng nghỉ ngơi ngắn giúp não bộ hoạt động hiệu quả hơn. Bởi nó giúp duy trì sự tập trung và ngăn chặn sự suy giảm năng suất. Do đó, bạn nên tạm dừng công việc trong khoảng 1 đến 2 phút, từ 2 đến 3 lần mỗi giờ. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện khả năng tập trung trong suốt một ngày làm việc.
Ngoài ra, hãy cố gắng tập thể dục ít nhất một lần mỗi ngày. Hãy đứng dậy và di chuyển xung quanh sau mỗi 30 phút thay vì ngồi yên một chỗ. Khi thực hiện, việc này sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn.
IV. 5 Bí quyết tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả
Với vai trò là một nhà quản lý, bạn không chỉ cần nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân. Mà còn cần hỗ trợ nhân viên làm việc với năng suất được tối ưu nhất. Dưới đây, NextX chia sẻ tới bạn những bí quyết tăng năng suất làm việc hiệu quả:
1. Tạo môi trường làm việc có trách nhiệm
Xem thêm: 6 Đặc điểm của CRM giúp định hình thành công trong quản lý khách hàng
Đầu tiên, để nâng cao hiệu suất của nhân viên, nhà quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc đầy trách nhiệm. Khi nhân viên được giao quyền tự chủ trong công việc và nhận phản hồi từ cấp trên một cách rõ ràng. Khi đó, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và chăm sóc từng chi tiết trong nhiệm vụ của mình.
Việc giao trách nhiệm cho nhân viên cũng đồng nghĩa với việc cung cấp cho họ định hướng về sự phát triển của công ty cũng như vai trò của họ trong đó. Khi được trao quyền, họ sẽ không còn cảm thấy như một bộ phận nhỏ trong cỗ máy lớn mà thay vào đó sẽ làm việc một cách chăm chỉ và có trách nhiệm. Khi đó không chỉ với công việc mà còn với sự phát triển của doanh nghiệp và chính bản thân họ.
2. Bí quyết tăng năng suất làm việc: Giao việc kèm mục tiêu
Giao việc một cách hợp lý là bí quyết mà nhà quản lý có thể tăng năng suất làm việc khi sử dụng nguồn lực và kết quả công việc. Để nhân viên làm việc hăng say, có kế hoạch và chủ động trong việc quản lý thời gian. Nhà quản lý cần lưu ý những điểm sau khi phân công nhiệm vụ:
- Mục tiêu cần được thiết lập theo tiêu chí của mô hình SMART
- Đảm bảo người được giao nhiệm vụ biết chính xác vai trò của mình
- Mỗi công việc cần có thời gian hoàn thành và deadline rõ ràng
- Gửi hướng dẫn, file tài liệu hỗ trợ để nhân viên thực hiện công việc đúng hướng (nếu có)
Nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin và mục tiêu khi cấp trên giao việc một cách rõ ràng. Điều này là nền tảng giúp họ chủ động lập kế hoạch thực hiện. Những người hiểu rõ định hướng sẽ làm việc hiệu quả hơn so với những người không biết bắt đầu từ đâu hay mục tiêu cuối cùng là gì.
3. Giao đúng người đúng việc
Một nhà quản lý giỏi không chỉ cần nâng cao hiệu suất làm việc của tập thể mà cần phải biết cách sử dụng nhân lực một cách hợp lý. Để phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên, các nhà lãnh đạo như CEO, trưởng phòng hay trưởng nhóm,… Cần có sự hiểu biết sâu sắc về từng thành viên trong đội ngũ của mình.
Để khai thác thông tin cần thiết, nhà quản lý có thể tham khảo:
- Hồ sơ nhân viên: Chứa đầy đủ thông tin về vị trí và chức vụ mà nhân viên đã đảm nhiệm hay quá trình công tác. Cùng với đó là những thành tích, khen thưởng hay kỷ luật mà họ nhận được.
- Báo cáo đánh giá năng suất: Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm quản lý công việc, cho phép tạo báo cáo đánh giá năng suất của từng nhân viên. Hệ thống này giúp quản lý tra cứu thông tin liên quan đến các nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện. Bao gồm kết quả đạt được và năng suất bình quân trong các dự án khác nhau.
Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý dự án NextX Công Việc cung cấp nhiều loại báo cáo hữu ích để đánh giá năng suất nhân viên. Như số lượng công việc theo thời gian, số lượng công việc theo từng nhân viên, báo cáo phân bổ nguồn lực. Cũng như tình hình lùi hạn công việc, thời gian thực hiện công việc và nhiều báo cáo khác có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm miễn phí phần mềm này để có cái nhìn khách quan và chính xác về năng suất của nhân viên.
4. Công nhận đóng góp của nhân viên
Việc công nhận những nỗ lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng giúp họ cảm thấy hài lòng và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn. Ngay cả những cá nhân chưa hoàn thành xuất sắc công việc, nhiều nhà lãnh đạo thường chọn cách động viên và khuyến khích họ nỗ lực hơn, thay vì chỉ trích. Điều này không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chấp nhận năng suất kém. Mà sẽ có các chính sách lương, thưởng và phúc lợi liên quan trực tiếp đến hiệu quả công việc thực tế.
Ghi nhận đóng góp của nhân viên là một biện pháp khích lệ tinh thần dễ thực hiện. Bởi điều này mang lại hiệu quả rõ ràng, xuất phát từ nhu cầu sâu sắc trong mỗi cá nhân. Khi được công nhận, người lao động sẽ cảm thấy an tâm và có xu hướng muốn gắn bó lâu dài với tổ chức. Ngược lại, nếu thiếu sự động viên về mặt tinh thần và vật chất, họ có thể rơi vào trạng thái chán nản. Bởi khi đó họ chỉ làm việc cho có mà không có động lực thúc đẩy.
5. Xây dựng lộ trình thăng tiến – bí quyết tăng năng suất làm việc
Việc thiết lập khung năng lực cho từng vị trí cùng với lộ trình thăng tiến rõ ràng giúp nhân viên nhận thức được con đường phát triển của họ. Để có cơ hội được tăng lương, thăng cấp hay lên vị trí quản lý, nhân viên cần phải đáp ứng những tiêu chí và thành tựu cụ thể. Đây cũng chính là bí quyết tăng năng suất làm việc cho nhân viên mà doanh nghiệp cần áp dụng.
Nhiều công ty quốc tế đã áp dụng thành công phương pháp này trong việc giữ chân nhân sự và nâng cao năng suất. Nó không chỉ đóng vai trò như một tiêu chuẩn đánh giá mà còn là động lực để nhân viên chủ động hơn trong việc định hình sự nghiệp của mình.
V. Kết luận về bí quyết tăng năng suất làm việc
Tăng năng suất làm việc không phải là nhiệm vụ quá khó khăn nếu bạn biết cách áp dụng những bí quyết tăng năng suất và phương pháp phù hợp. Bằng cách quản lý thời gian hợp lý, tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên, duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất,… Bạn sẽ cảm nhận rõ rệt sự thay đổi trong hiệu suất làm việc hàng ngày. Hãy bắt đầu với bí quyết tăng năng suất làm việc bằng những bước nhỏ và dần hoàn thiện bản thân để biến việc tăng năng suất thành thói quen. Từ đó giúp bạn nâng cao chất lượng cuộc sống và đạt được những thành tựu mong muốn. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
