Trong một thời đại mà dữ liệu là vàng, báo cáo quản trị thông minh không chỉ là một công cụ mà là một chiến lược tiên quyết. Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn, đưa ra quyết định chính xác hơn, và tối ưu hóa hiệu suất toàn diện. Từ đó đảm bảo sự linh hoạt và sự đáp ứng nhanh chóng trước những thách thức và cơ hội. Qua bài viết này, NextX–Phần mềm CRM sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược báo cáo quản trị thông minh khi tối ưu hóa quy trình và đưa doanh nghiệp đến những tầm cao mới trong thời kỳ số hóa.
Mục lục
Báo cáo quản trị doanh nghiệp là gì?
Báo cáo quản trị doanh nghiệp là một tài liệu tổng hợp thông tin chi tiết về hiệu suất và hoạt động của một doanh nghiệp. Được thường xuyên biên soạn và cập nhật, báo cáo này bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng. Như tài chính, hoạt động sản xuất, nhân sự, tiến triển dự án, và chiến lược thị trường.
Mục tiêu của báo cáo quản trị doanh nghiệp là cung cấp thông tin chiến lược chi tiết. Giúp lãnh đạo và quản lý hiểu rõ hơn về tình hình tổ chức; đưa ra quyết định thông tin; theo dõi tiến triển của các mục tiêu và kế hoạch. Bằng cách này, báo cáo quản trị doanh nghiệp là công cụ quan trọng hỗ trợ quá trình quyết định chiến lược. Đảm bảo sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
Những báo cáo quản trị quan trọng trong doanh nghiệp
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 5 bước xây dựng KPI đạt hiệu quả cho doanh nghiệp
Có 5 loại báo cáo quản trị kinh doanh thường được các công ty sử dụng hiện nay:
- Báo cáo về doanh thu: Là một phần của báo cáo quản trị về chỉ số kinh doanh. Nội dung chủ yếu liên quan đến hoạt động của công ty. Mục đích là tổng hợp và ghi chép những nội dung liên quan đến mọi hoạt động tài chính.
- Báo cáo chi phí: Phân tích các cấu trúc chi phí khác nhau để tối ưu hóa hoặc thúc đẩy hiệu quả hoạt động trong công ty.
- Báo cáo tồn kho: Báo cáo về số lượng sản phẩm tồn kho hàng tháng được kiểm tra thường xuyên. Mẫu báo cáo chứa thông tin rõ ràng về nguyên vật liệu; hàng hóa trong kho cũng như số lượng hàng tồn kho đầu và cuối.
- Báo cáo công nợ: Báo cáo này phản ánh về số dư đầu kỳ, số dư dồn tích và số dư cuối kỳ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính chỉ là một phần của báo cáo quản trị. Chỉ số tài chính cho phép người đọc báo cáo nhìn thấy toàn bộ bức tranh tài chính của công ty. Bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền…
Các báo cáo thường được công bố định kỳ. Khoảng thời gian cuối mỗi quý và cuối năm. Mặc dù các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp khác nhau giữa các công ty; nhưng có nhiều điểm tương đồng trong các báo cáo tài chính ngày nay.
Các lợi ích của hệ thống báo cáo quản trị thông minh
- Báo cáo quản trị thông minh cung cấp cái nhìn toàn diện về mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Từ tài chính, hoạt động sản xuất, đến quản lý nhân sự và chiến lược thị trường. Điều này giúp quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động tổ chức; làm căn cứ cho quyết định chiến lược.
- Định vị vị trí của công ty: Các nhà quản lý sử dụng các báo cáo quản lý để xác định vị trí của công ty họ và cách công ty sẽ phát triển trong tương lai. Từ đó có thể có được chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
- Đặt tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng: Báo cáo theo dõi giúp nhà quản lý đưa ra đánh giá toàn diện về công ty. Cũng như đặt ra chỉ số KPI rõ ràng, chính xác và phù hợp nhất. KPI này cũng phải đúng với nhân viên của bạn. KPI lý tưởng nhất cho một công ty là KPI có thể đạt được nếu người ở vị trí này nỗ lực hết mình.
- Cải thiện giao tiếp, tăng cường hợp tác: Báo cáo quản lý là phương tiện giao tiếp hiệu quả giữa người quản lý và nhân viên, giữa công ty và đối tác. Nếu giao tiếp trong các mối quan hệ này được cải thiện thì chắc chắn sự hợp tác sẽ được cải thiện và các mối quan hệ sẽ được củng cố.
- Quyết định nhanh chóng và linh hoạt: Thông qua tự động hóa và phân tích dữ liệu nhanh chóng, báo cáo quản trị thông minh giúp quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và linh hoạt. Điều này quan trọng khi cần phản ứng nhanh trước thách thức thị trường hoặc thay đổi bất ngờ.
Quy trình lập báo cáo quản trị doanh nghiệp thông minh
Xem thêm: TOP 5 giải pháp chăm sóc khách hàng tự động tối ưu nhất hiện nay
Xây dựng hệ thống báo cáo quản lý là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tích hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận kinh doanh của một công ty. Quy trình chi tiết bao gồm 5 bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin BCQT
Người viết báo cáo quản lý nên thảo luận; nhận ra nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản lý để xác định mục đích cơ bản của báo cáo. Những thông tin cơ bản cần được xác định như: Ai sẽ xem báo cáo quản trị? Hội đồng quản trị phải cung cấp thông tin gì? Yêu cầu đối với thông tin được cung cấp (thời hạn, chi phí)?
Bước 2: Xác định nội dung báo cáo
Đây là bước bạn phát triển ý tưởng để thiết kế nội dung và bố cục báo cáo quản trị thông minh của mình. Căn cứ vào nhu cầu thông tin đã xác định. Người làm báo cáo sẽ phân tích các thông tin sơ cấp; thông tin thứ cấp. Và cách trình bày để cung cấp thông tin cho người nghe một cách phù hợp và dễ dàng.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Nó có thể đến từ các nguồn dữ liệu nội bộ hoặc bên ngoài, chính hoặc phụ. Người phát triển phải phát triển một kế hoạch chi tiết để thu thập mọi thông tin cần thiết cho các báo cáo quản lý. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể đến từ hệ thống tài chính kế toán, nhân sự; hệ thống kinh doanh hoặc các bộ phận liên quan khác. Các nguồn dữ liệu bên ngoài phải được liên kết với chiến lược phát triển ngành tương ứng của công ty. Có nhiều cách tác giả có thể thực hiện ở bước này. Bạn có thể cập nhật báo cáo theo cách thủ công; hoặc bằng cách sử dụng hệ thống phần mềm hỗ trợ. Ngoài ra, nó có thể được thực hiện thông qua khảo sát, nghiên cứu; truy xuất dữ liệu có sẵn từ các nguồn internet.
Bước 4: Xử lý và phân tích dữ liệu báo cáo quản trị
Để tạo báo cáo quản trị thông minh có nội dung cụ thể từ dữ liệu thô tổng hợp. Người xây dựng phải có những kỹ năng nhất định với các công cụ xử lý và phân tích. Ngoài ra, kỹ năng đọc, phân tích và đánh giá cũng rất quan trọng. Yêu cầu tác giả phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.
Bước 5: Lập và trình bày BCQT
Đây là bước quan trọng tái nhấn mạnh khả năng của người viết báo cáo. Khả năng lãnh đạo tốt và tư duy tốt là chưa đủ. Người làm báo cáo phải giải thích và truyền đạt thông tin trong tài liệu phù hợp để hỗ trợ tốt nhất cho công việc của quản trị viên. Không có mẫu thống nhất để tạo báo cáo quản lý. Các tác giả tìm kiếm, duyệt qua và điều chỉnh chúng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tiêu chí then chốt khi trình bày báo cáo quản trị thông minh
Xem thêm: Bật mí 3 bước xây dựng Customer Journey hiệu quả để hiểu khách hàng
Việc lập báo cáo quản trị thông minh được coi là một quá trình cực kỳ quan trọng trong việc “truyền tải” thông tin tố giác tới ban giám đốc. Để thực hiện bước này một cách hoàn hảo, bạn cần học và sử dụng đúng cách 3 kỹ năng sau:
Trình bày ngắn gọn, xúc tích và rõ ràng
Việc báo cáo không chỉ đòi hỏi sự thận trọng mà còn phải có cảm giác căng thẳng. Đặc biệt khi trình bày trên Excel, nhiều cột, hàng bị tràn, làm lộn xộn trang tính. Khi nội dung không căn chỉnh đúng khổ A4 khiến người quản trị không thể theo dõi được mọi thứ khi in.
Làm nổi bật và đánh dấu nội dung quan trọng
Hãy nhớ luôn đánh dấu những thông tin quan trọng (in đậm, màu nền, in nghiêng, v.v.). Điều này giúp quản trị viên dễ dàng duyệt và nắm bắt nội dung hay.
Luôn kèm theo đề xuất và kiến nghị tới ban quản trị
Các nhà quản trị không chỉ cần một nhà thống kê; họ cần một trợ thủ đắc lực, một “cánh tay nối dài”. Các công ty trả gấp đôi, ba, thậm chí gấp bốn lần cho những người biết cách tổng hợp dữ liệu mà còn có thể phân tích dữ liệu; và liên tục đưa ra những gợi ý, khuyến nghị hữu ích cho ban quản lý. Thay vì chỉ “viết lại” doanh số bán hàng của tháng trước doanh số bán hàng của tháng này, v.v.; bảng thống kê này sẽ chỉ ra giải pháp cho vấn đề là gì? Những đề nghị của bạn là gì?
Lưu trữ và kiểm soát báo cáo quản trị
Báo cáo quản trị được coi là tài liệu nhạy cảm nhất của công ty. Phạm vi công bố của báo cáo này cũng phải được quy định và xác định trước. Việc lưu trữ, quản lý các báo cáo quản lý cũng là một nhiệm vụ quan trọng. Các công ty cần có các bộ phận và nhân sự chuyên môn có uy tín để thực hiện nhiệm vụ này.
Giải pháp phần mềm tài chính NextX báo cáo quản trị thông minh
Xem thêm: Bí quyết chăm sóc khách hàng sau mua với 8 bước hiệu quả nhất
Phần mềm kế toán trực tuyến NextX là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất trên thị trường. Được hơn 1.000 công ty tin cậy để cung cấp hỗ trợ quản lý và vận hành đáng tin cậy.
Cung cấp báo cáo quản trị doanh nghiệp thông minh toàn diện. Phần mềm kế toán trực tuyến NextX giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt nhanh chóng tình hình tài chính kế toán của công ty và đưa ra các quyết định kịp thời.
- Phần mềm này nhanh chóng cung cấp dữ liệu tóm tắt giúp chủ doanh nghiệp hiểu được các số liệu tài chính quan trọng. Như: Tiền mặt – Thu nhập, chi phí – Nợ phải trả – Hàng tồn kho
- Cung cấp báo cáo dòng tiền: Cung cấp cái nhìn liên tục về dòng tiền vào và chi tiêu. Đồng thời dự đoán các dòng tiền và chi tiêu trong tương lai. Cho phép doanh nghiệp nhanh chóng lập kế hoạch thu nhập và số dư chi tiêu của mình.
- Phần mềm kế toán NextX cung cấp số liệu chi tiết về thu nhập, chi phí và lợi nhuận. Bao gồm: bán hàng theo sản phẩm và đơn vị; chi phí trên một mặt hàng, sản phẩm, đơn vị; lợi nhuận theo sản phẩm/đơn vị
- Cung cấp các báo cáo tự động về tình hình thực hiện ngân sách cụ thể về thu nhập, chi phí, lợi nhuận thực tế; so với kế hoạch để bạn có thể điều chỉnh kịp thời tùy theo tình hình.
Ngoài ra, phần mềm còn có rất nhiều tính năng, tiện ích hỗ trợ kế toán doanh nghiệp trong công việc.
Kết luận báo cáo quản trị thông minh
Báo cáo quản trị tài chính thông minh không chỉ là công cụ quản lý thông tin; mà là một nguồn động viên để doanh nghiệp trở nên linh hoạt và nhanh nhạy trước biến động của thị trường. Trong thời đại số hóa, khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và có thông tin chiến lược là chìa khóa cho sự thành công. Và báo cáo tài chính thông minh là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vươn lên trong hành trình đó. Cập nhật tin tức NextX thường xuyên để biết thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
![[Bình Dương] NextX hoàn thiện triển khai phần mềm CRM tại công ty Giấy Việt Bình Dương](https://nextx.vn/wp-content/uploads/2022/11/cong-ty-Giay-Viet-Binh-Duong-2.jpg)
