Quản lý hoá đơn điện tử và cấu hình nhà cung cấp HĐĐT — từ tạo hoá đơn nháp tới phát hành lên hệ thống nhà cung cấp.
📌 Vị trí: Thiết lập → Nghiệp vụ & dữ liệu → Hoá đơn điện tử
1. Tab Tổng quan
Bốn tab của module (mũi tên trên), nút + Tạo hoá đơn (mũi tên giữa) và nút Xem & gửi trong khối Cần xử lý (mũi tên dưới)
| Thành phần | Ý nghĩa | Hành động tương ứng |
|---|---|---|
| Bốn tab | Tổng quan · Hoá đơn (82) · Báo cáo · Cài đặt — số trong nhãn là số hoá đơn hiện có. | Nhấn để chuyển nội dung |
| Bộ chọn kỳ | Năm nay hoặc kỳ khác; dòng phụ ghi Kỳ: Năm nay · Nhà cung cấp: Misa. | Đổi kỳ để xem số liệu tương ứng |
| 6 thẻ số liệu | Tổng hoá đơn · Đã phát hành · Chờ ký · Nháp · Doanh thu (chưa VAT) · Tiền thuế VAT. | Nhìn nhanh tình trạng hoá đơn của kỳ |
| Khối Cần xử lý | Ví dụ “82 hoá đơn nháp chưa gửi” kèm nút Xem & gửi. | Nhấn Xem & gửi → mở danh sách hoá đơn nháp để phát hành |
| Thẻ Tháng này | Đã phát hành · Nháp · Đã huỷ của tháng hiện tại. | Theo dõi tiến độ phát hành trong tháng |
| Thẻ Nhà cung cấp | Danh sách nhà cung cấp HĐĐT kèm trạng thái Đã cấu hình (ví dụ Misa, Bkav). | Chưa cấu hình thì không phát hành được |
| Nút Báo cáo · Cài đặt | Mở tab báo cáo hoặc cấu hình nhà cung cấp. |
⚠️ Hoá đơn nháp chưa có giá trị pháp lý: Hoá đơn ở trạng thái Nháp chỉ nằm trong NextX, chưa gửi lên nhà cung cấp và chưa lên cơ quan thuế. Cuối kỳ phải xử lý hết khối Cần xử lý, nếu không doanh thu sẽ thiếu so với sổ sách.
2. Tab Hoá đơn — danh sách và phát hành
Nút Đồng bộ trạng thái (mũi tên trên) và 3 biểu tượng tác vụ trên từng dòng (mũi tên dưới)
| Cột / Nút | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số hoá đơn | Dấu — nghĩa là chưa phát hành nên chưa có số. | |
| Người mua / Nguồn | Khách hàng và nghiệp vụ sinh ra hoá đơn. | HOANG VAN SON · 🛒 Bán hàng |
| Mã hợp đồng/đơn | Chứng từ gốc để đối chiếu. | SO00019 |
| Ký hiệu · Tổng tiền · Trạng thái | Ký hiệu hoá đơn, số tiền và trạng thái (Nháp, đã phát hành…). | 46789 · 24.840 ₫ · Nháp |
| Ngày tạo / Ngày phát hành | Hai mốc thời gian tách biệt. | 9/8/2026 · — |
| Bộ lọc Tất cả trạng thái / Tất cả nguồn | Lọc theo trạng thái hoặc phân hệ nguồn. | Lọc riêng hoá đơn Nháp để phát hành loạt |
| Đồng bộ trạng thái | Nhấn → hệ thống hỏi lại nhà cung cấp và cập nhật trạng thái mới nhất của các hoá đơn. | Sau khi phát hành mà trạng thái chưa đổi |
| 👁 Xem · ✓ Phát hành · 🗑 Xoá | Ba biểu tượng tác vụ trên từng dòng. |
3. Tạo hoá đơn mới
Nút Tạo hoá đơn — đang mờ vì chưa nhập đủ (mũi tên trên) và nút + Thêm dòng hàng hoá (mũi tên dưới)
| Khối / Trường | Cách hoạt động | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tên người mua * | Tên cá nhân hoặc công ty mua hàng. | Bắt buộc |
| Email * | Email nhận hoá đơn điện tử. | Bắt buộc — khách không nhận được hoá đơn nếu sai |
| Mã số thuế | MST của người mua (nếu là doanh nghiệp). | Doanh nghiệp cần MST để kê khai |
| Điện thoại · Địa chỉ | Thông tin liên hệ in trên hoá đơn. | |
| Loại giấy tờ · Số CCCD | Dùng cho khách cá nhân. | CCCD / hộ chiếu |
| Danh sách hàng hoá / dịch vụ | Mỗi dòng gồm Tên hàng hoá * · Mã hàng · ĐVT · SL · Đơn giá · Thuế (%) · Chiết khấu (%) · Thành tiền. Nhấn + Thêm dòng để thêm mặt hàng. | Tên hàng hoá là bắt buộc trên từng dòng |
| Khối tổng kết (bên phải) | Chưa thuế · Thuế GTGT · Tổng cộng tự tính lại mỗi khi bạn sửa dòng hàng. | Đối chiếu trước khi tạo |
⚠️ Nút Tạo hoá đơn bị mờ cho tới khi có đủ Tên người mua, Email và ít nhất một dòng hàng hoá có tên.
4. Chi tiết hoá đơn & phát hành
Ba nút Xem trước · Chỉnh sửa · Phát hành nháp lên Misa (mũi tên chỉ vào nút phát hành)
Trang chi tiết gồm: Thông tin nhà phát hành (tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ), Thông tin người mua, khối Tổng hợp (Chưa thuế · Thuế VAT · Tổng tiền) và Danh sách hàng hoá chi tiết từng dòng kèm thuế suất.
| Nút | Hệ quả hệ thống xử lý | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| 👁 Xem trước | Hiển thị bản hoá đơn như khi in/gửi khách. | Kiểm tra trước khi phát hành |
| ✎ Chỉnh sửa | Mở lại form sửa hoá đơn nháp. | Còn ở trạng thái Nháp |
| Phát hành nháp lên [nhà cung cấp] | Nhấn → hệ thống đẩy hoá đơn lên nhà cung cấp HĐĐT (Misa/Bkav…), nhà cung cấp cấp số hoá đơn và gửi lên cơ quan thuế; trạng thái đổi từ Nháp sang Đã phát hành. | Khi số liệu đã chính xác tuyệt đối |
Khối Nhà cung cấp HĐĐT ở cột phải và nút Lưu thay đổi (mũi tên)
⚠️ Sau khi phát hành không sửa được: Hoá đơn đã phát hành phải xử lý bằng huỷ hoặc điều chỉnh/thay thế theo quy định thuế — không còn nút Chỉnh sửa. Hãy dùng Xem trước và kiểm tra Nhà cung cấp HĐĐT đang chọn trước khi bấm phát hành.