Mục Văn bản là sổ công văn của công ty, khác với trang soạn tài liệu thường. Ba tab: Văn bản đi, Văn bản đến, Sổ văn bản.
📌 Vị trí: Tài liệu → Văn bản. Cũng mở được từ nút + của Trò chuyện, lệnh Văn bản.
1. Văn bản đi
Sổ văn bản đi.
Lọc trạng thái, năm và loại. Cột: số ký hiệu, tên loại, ngày ban hành, trích yếu, nơi nhận, người ký, số bản, trạng thái. Sổ trống thì mời bấm Soạn văn bản đi.
⚠️ Số hiệu được cấp lúc ban hành, không phải lúc lưu bản thảo.
2. Soạn văn bản đi
Hộp Soạn văn bản đi.
Hộp ghi lưu ở dạng bản thảo. Các ô: tên loại, người ký, trích yếu, nơi nhận, nơi nhận để biết, đơn vị soạn thảo, độ khẩn, độ mật, số bản, ngày ban hành dự kiến và tệp đính kèm. Lưu bản thảo hoặc Huỷ.
3. Văn bản đến
Sổ văn bản đến.
Sổ đến có cột số đến, ngày đến, số ký hiệu nơi gửi, ngày văn bản, nơi gửi, trích yếu, đơn vị xử lý, hạn giải quyết, trạng thái. Nút góc phải là Ghi nhận văn bản đến. Văn bản đến được vào sổ ở đây và được cấp số đến ngay lúc vào sổ.
4. Ghi nhận văn bản đến
Hộp Ghi nhận văn bản đến.
Chọn sổ, ngày đến, số ký hiệu nơi gửi, ngày văn bản, nơi gửi, trích yếu và ghi chú. Rồi Vào sổ. Hộp ghi rõ đây không có bước bản thảo như văn bản đi.
5. Sổ văn bản
Sổ văn bản và thể thức số hiệu.
Mỗi sổ một dãy số riêng và bắt đầu lại từ 1 mỗi năm. Khối thể thức số hiệu theo Nghị định 30/2020 ghi mẫu số, ví dụ số trên loại rồi viết tắt cơ quan. Số hiệu không sửa được sau khi cấp, kể cả quản trị.
⚠️ Nghị định 30/2020 bắt buộc với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc. Phần mềm vẫn đưa mẫu này vì nhiều nơi làm việc với cơ quan nhà nước vẫn dùng mẫu đó.