Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng phức tạp và cạnh tranh gay gắt. Việc quản lý vật tư một cách khoa học và hiệu quả trở thành yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của doanh nghiệp. Đây không chỉ là công việc kiểm soát và điều phối các nguồn lực vật chất mà còn là nền tảng đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của quá trình kinh doanh. Bài viết này NextX – Phần mềm quản lý công việc sẽ phân tích những khía cạnh quan trọng của quản lý vật tư. Từ việc lập kế hoạch, kiểm soát tồn kho, đến các chiến lược tối ưu hóa nguồn lực. Nhằm giúp doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.
Mục lục
I. Quản lý vật tư là gì?
Quản lý vật tư là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và điều phối các hoạt động liên quan đến việc mua sắm. Như trữ và sử dụng các nguyên vật liệu, linh kiện, thiết bị và tài sản khác cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý vật tư là đảm bảo các nguồn lực vật chất luôn sẵn sàng khi cần thiết. Đồng thời tối ưu hóa chi phí và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
II. Lợi ích khi quản lý vật tư đúng cách
Xem ngay: Bật mí 7 phương pháp quản lý hàng hoá hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
Công tác quản lý vật tư cho phép doanh nghiệp cân đối nhu cầu sử dụng và tài nguyên sẵn có. Từ đó tối ưu hóa quá trình khai thác nguồn lực và giảm thiểu rủi ro hao hụt, lãng phí. Dưới đây là những lợi ích khi có phương pháp quản lý kho vật tư đúng cách:
1. Duy trì nguồn vật tư liên tục
Giám sát số lượng vật tư và đặt hàng cung cấp kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì nguồn vật tư liên tục và ổn định. Nếu không có đủ nguyên vật liệu cần thiết, hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn. Từ đó gây thiệt hại về tài chính; giảm hiệu suất làm việc; ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Khi nguồn vật tư ổn định, điều này giúp nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm thiểu chi phí không cần thiết. Và cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhờ vào sự ổn định và chất lượng của sản phẩm.
2. Kiểm soát quản lý kho
Bằng cách dự báo và lập kế hoạch cho các hoạt động mua sắm, sản xuất và vận chuyển một cách chính xác. Doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hàng tồn kho được duy trì ở mức phù hợp. Điều này giúp người quản lý nhanh chóng xử lý các vấn đề và rủi ro khi chúng xuất hiện. Đồng thời, quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quá trình mua sắm và sản xuất.
Việc này không chỉ đảm bảo sự linh hoạt và sẵn sàng trong sản xuất. Mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường bằng cách cung cấp sản phẩm đúng thời điểm; đạt chất lượng cao nhất cho khách hàng.
3. Tiết kiệm chi phí và tài nguyên
Khi tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí và nguồn lực, quản lý vật tư giúp đảm bảo sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu sử dụng. Điều này giúp tình trạng lãng phí trong quá trình mua sắm; lưu trữ vật tư có thể được cải thiện đáng kể. Từ đó giảm thiểu chi phí không cần thiết và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, việc tiết kiệm tài nguyên cũng góp phần vào mục tiêu bền vững của doanh nghiệp và bảo vệ môi trường.
4. Ứng phó nhanh chóng với nhu cầu thị trường
Nâng cao khả năng thích ứng với thị trường là một mục tiêu quan trọng trong việc bảo quản kho hàng hoá. Bằng cách phân tích các báo cáo chi tiết về nhập – xuất kho, doanh thu, số lượng hàng tồn kho và tình hình mua sắm; người quản lý kho có thể đưa ra những dự báo chính xác cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy mô cung cấp và lưu trữ vật tư một cách linh hoạt. Từ đó phản ứng nhanh chóng với các yêu cầu thay đổi về nhu cầu khách hàng và thị trường.
III. Những yếu tố cơ bản khi quản lý kho vật tư
Xem thêm:Inventory là gì? Tìm hiểu những cách quản lý hàng tồn kho tốt nhất
1. Định hình về nhu cầu vật tư
Dưới đây là những bước cơ bản khi xác định nhu cầu về vật tư:
- Đánh giá các bước, công đoạn và quy trình trong quá trình sản xuất để xác định vật tư cần thiết cho từng giai đoạn.
- Người quản lý tiến hành phân tích dữ liệu lịch sử về việc sử dụng vật tư để hiểu mức độ tiêu thụ; xu hướng sử dụng trong quá khứ. Dựa vào số liệu về lượng và tần suất sử dụng, doanh nghiệp đưa ra ước tính về nhu cầu vật tư trong tương lai.
- Tổng hợp các yêu cầu sử dụng vật tư từ các phòng ban khác nhau.
- Dựa trên dữ liệu lịch sử và thông tin chung, doanh nghiệp sử dụng các phương pháp dự báo. Như mô hình thống kê, phân tích xu hướng hoặc phần mềm để ước tính nhu cầu vật tư sắp tới.
- Doanh nghiệp lập kế hoạch đáp ứng nhu cầu của khách hàng với đầy đủ thông tin về số lượng; loại vật tư cần mua; thời gian mua hàng và các yêu cầu khác liên quan.
2. Định hướng mục tiêu và lên kế hoạch quản lý
Mục tiêu có thể bao gồm việc tối ưu hóa tồn kho; giảm thiểu lãng phí và chi phí mua hàng; cải thiện thời gian cung cấp vật tư; hoặc đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, mục tiêu cũng có thể xoay quanh việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Thông qua việc đảm bảo nguồn nguyên liệu chất lượng và phù hợp.
Kế hoạch quản lý vật tư bao gồm các hoạt động như đặt hàng, kiểm soát tồn kho, dự báo nhu cầu vật tư và quản lý nhà cung cấp. Bằng cách tổ chức và điều phối các hoạt động này một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất và kinh doanh của mình một cách linh hoạt và đáng tin cậy. Đồng thời giảm thiểu rủi ro và lãng phí trong quá trình quản lý vật tư.
3. Quản lý và lưu trữ vật tư
Quản lý và lưu trữ vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận hành một cách hiệu quả. Quá trình này bao gồm kiểm tra và kiểm kê tồn kho; đảm bảo tính chính xác của thông tin về vật tư; bảo quản chúng một cách gọn gàng và không hỏng hóc.
Nhiều tổ chức và doanh nghiệp hiện đại đang áp dụng các phần mềm quản lý tài sản và vật tư để tối ưu hóa quá trình kiểm soát và lưu trữ. Đặc biệt, việc gắn mã QR vào các vật tư cố định cho phép theo dõi tình trạng sử dụng, phòng ban sử dụng, và lịch sử bảo dưỡng một cách thuận tiện và hiệu quả.
4. Giải quyết các vấn đề hao hụt, tồn kho
Dưới đây là một số biện pháp để giải quyết vấn đề hao hụt trong quản lý kho vật tư môi trường doanh nghiệp:
Phân tích nguyên nhân cốt lõi: Điều quan trọng là xác định các nguyên nhân gây ra hao hụt và tồn kho. Như quy trình sản xuất không hiệu quả; lỗi trong quá trình đặt hàng; hoặc quản lý tồn kho không chính xác.
Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình sử dụng vật tư; đặt hàng và quản lý tồn kho để tăng cường nhận thức và kỹ năng.
Áp dụng phương pháp quản lý chất lượng: Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho quy trình sản xuất; kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra; thực hiện các biện pháp kiểm tra để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Bên cạnh đó nên thiết lập kiểm tra định kỳ nhằm xác định; sửa chữa các sai sót trong cơ sở dữ liệu tồn kho. Từ đó nhận biết các mặt hàng hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc để xử lý kịp thời.
Giảm giá trị tồn kho: Nếu có tồn kho vật tư lâu ngày, doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp giảm giá trị tồn kho. Như giảm giá bán hoặc tổ chức chương trình khuyến mại.
Xây dựng quy trình theo dõi và phân tích dữ liệu: đây là việc quan trọng để hiểu rõ hơn về việc tiêu thụ và xu hướng sử dụng vật tư. Việc này giúp xác định các mẫu và biến động trong nhu cầu vật tư. Từ đó hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.
IV. Sơ đồ quy trình quản lý kho vật tư
Xem thêm: 6 phương pháp cải thiện hiệu suất vòng quay hàng tồn kho hiệu quả
Với một sơ đồ cụ thể, doanh nghiệp có thể vận hành kho hàng một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn. Các hoạt động cơ bản để quản lý vật tư cho doanh nghiệp bao gồm:
Quản lý thông tin hàng hóa: Mỗi sản phẩm nên được gán một mã hàng riêng; được lưu trữ trong hệ thống sổ sách hoặc phần mềm của doanh nghiệp. Thông tin này giúp thiết lập danh mục hàng hóa để quản lý dễ dàng hơn.
Quản lý nhập kho: Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa. Sau đó, lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch còn lại theo quy trình. Người quản lý kho kiểm tra lại số lượng hàng hóa và nhập các mã sản phẩm mới.
Theo dõi xuất kho: Khi có yêu cầu xuất kho, người quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó, tiến hành xuất kho theo phiếu và lập thống kê xuất kho để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
Báo cáo tồn kho: Thủ kho thực hiện thống kê số lượng hàng hóa còn lại trong kho dựa trên chênh lệch xuất nhập thực tế. Báo cáo này bao gồm báo cáo xuất nhập tồn kho và báo cáo tồn kho tổng hợp. Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cân đối kho một cách chính xác và hiệu quả.
Kiểm kê kho: Cần tiến hành kiểm kê kho định kỳ để kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế so với sổ sách. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa.
V. Quản lý vật tư dễ dàng với phần mềm NextX kho hàng
Xem thêm:Bật mí Top 5 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất thị trường hiện nay
NextX kho hàng đã nhận được sự đánh giá cao từ nhiều doanh nghiệp nhờ vào khả năng tối ưu hóa thời gian quản lý của bộ phận giám sát và kế toán. Đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu luôn được cập nhật và minh bạch theo thời gian thực. Dưới đây là những lợi ích mà NextX mang lại trong quản lý vật tư:
- Quản lý và theo dõi kho hàng theo tình trạng sử dụng, khối lượng xuất – nhập; số lượng hàng tồn kho của từng mã vật liệu.
- Cho phép tạo, quản lý và theo dõi các đơn đặt hàng một cách thuận tiện. Tính năng này giúp đảm bảo rằng mọi đơn hàng được xử lý một cách chính xác và đúng thời hạn.
- Tự động cập nhật, báo cáo tồn kho vật tư từng công trường, kho hàng.
- Phần mềm cung cấp các công cụ để quản lý thông tin về các nhà cung cấp. Bao gồm thông tin liên hệ, thông tin hợp đồng và lịch sử giao dịch.
- Giao diện của phần mềm được thiết kế để dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Giúp họ dễ dàng thực hiện các tác vụ quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Kết luận
Việc quản lý vật tư không chỉ là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh mà còn là yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của mọi doanh nghiệp. Bằng việc áp dụng các chiến lược và công nghệ phù hợp, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động quản lý vật tư của mình, từ đó đạt được hiệu suất và lợi nhuận cao nhất trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thê nhiều tin tức hữu ích khác bạn nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
