Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý và vận hành của các doanh nghiệp hiện đại. Với khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh và cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa tài nguyên và ra quyết định nhanh chóng. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý KPI khám phá các phân hệ ERP; phân tích vai trò và lợi ích của từng phân hệ. Từ đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách áp dụng và tối ưu hóa hệ thống này trong thực tế.
Mục lục
I. ERP là gì?
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), là một hệ thống phần mềm tích hợp các quy trình kinh doanh chính của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất.
Khi áp dụng hệ thống ERP, các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được tích hợp; quản lý tập trung; liên kết chặt chẽ trong một hệ thống duy nhất. Bao gồm các lĩnh vực như tài chính kế toán; quản lý bán hàng; kiểm soát hàng tồn kho; quản lý chuỗi cung ứng;… Điều này giúp luân chuyển thông tin giữa các bộ phận nhanh chóng và chính xác hơn trong thời gian thực.
II. Các phân hệ ERP doanh nghiệp cần có
Xem thêm: Top 7 phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất thị trường
Phân hệ ERP là các module hoặc bộ phận riêng biệt trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tại đây mỗi phân hệ tập trung vào một mảng chức năng cụ thể của doanh nghiệp. Các phân hệ này hoạt động tích hợp với nhau trong một hệ thống duy nhất nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý; hoạt động kinh doanh của tổ chức. Dưới đây là một số phân hệ chính thường có trong các phân hệ ERP:
1. Phân hệ kế toán – tài chính
Phân hệ kế toán tài chính trong các phân hệ ERP là một trong những phân hệ quan trọng nhất. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Phân hệ quản lý tài chính này cung cấp các công cụ và chức năng để ghi nhận, theo dõi và báo cáo các hoạt động tài chính.
Phân hệ quản lý tài chính – kế toán trong các phân hệ ERP giúp tự động hóa các công việc như xuất hóa đơn; thanh toán nhà cung cấp; quản lý tiền mặt và đối chiếu tài khoản; hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc đóng sổ kịp thời. Nhờ vào phân hệ này, nhân viên lập kế hoạch và phân tích tài chính có thể truy cập đầy đủ dữ liệu cần thiết để chuẩn bị các báo cáo tài chính quan trọng. Như báo cáo lãi và lỗ (P&L), báo cáo cho hội đồng quản trị và đưa ra các giải pháp phù hợp.
2. Phân hệ của ERP về quản lý bán hàng
Phân hệ này hỗ trợ từ việc quản lý đơn hàng đến việc giao hàng cho khách hàng. Giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Phân hệ này bao gồm các chức năng chính như quản lý đơn hàng; quản lý khách hàng; tạo và theo dõi báo giá; kiểm soát quản lý kho; lập kế hoạch giao hàng và xử lý đơn hàng trả lại.
Ngoài ra, phân hệ còn hỗ trợ quản lý hợp đồng, chính sách giá, và cung cấp các báo cáo chi tiết để phân tích và dự báo doanh số. Việc tự động hóa các quy trình này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian xử lý; tăng cường hiệu quả hoạt động. Mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc quản lý thông tin khách hàng chi tiết; cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác.
3. Phân hệ của ERP về quản lý sản xuất
Có thể nói rằng, phân hệ quản lý sản xuất là một trong những phiên bản đầu tiên của hệ thống ERP được phát triển. Ngày nay, hầu hết các phân hệ ERP đi kèm với phần mềm quản lý sản xuất hoặc thực thi sản xuất (MES). Nhằm hỗ trợ các nhà sản xuất trong việc lập kế hoạch sản xuất; đảm bảo rằng mọi nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất.
Trong quá trình sản xuất, phân hệ này sẽ liên tục cập nhật trạng thái của sản phẩm. Giúp nhà quản trị theo dõi sản lượng thực tế so với kế hoạch trước đó. Nó cũng cung cấp hình ảnh thời gian thực về khu vực sản xuất. Giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về sản phẩm đang được chế tạo và sản phẩm đã hoàn thành. Dựa trên dữ liệu này, phần mềm sẽ tính toán thời gian trung bình để sản xuất một sản phẩm; và so sánh với dự báo cung và cầu lập kế hoạch phù hợp.
4. Phân hệ của ERP về quản lý nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự (HRM) bao gồm tất cả các tính năng quản lý nhân sự thông thường cùng với các tính năng bổ sung. HRM có thể được coi như là một phiên bản của CRM dành cho nhân viên. Tổ chức và quản lý toàn bộ thông tin về nhân viên cũng như lưu trữ các tài liệu như đánh giá hiệu suất; mô tả công việc và thông tin về tuyển dụng. Phân hệ này không chỉ theo dõi số giờ làm việc của từng nhân viên mà còn quản lý thời gian nghỉ phép được trả lương (PTO); ngày nghỉ ốm; các chi tiết về phúc lợi khác.
5. Phân hệ quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho. Bằng cách theo dõi số lượng, vị trí và từng đơn vị lưu kho (SKU). Với mô-đun trong các phân hệ ERP này, nhà quản trị có thể nắm được bức tranh tổng thể về lượng hàng hóa hiện có trong kho; hay hàng tồn kho sắp nhận (nhờ tích hợp với hệ thống mua sắm).
Phân hệ này hỗ trợ quản lý chi phí hàng tồn kho một cách triệt để, đông thời giảm thất thoát hàng hoá. Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa trong kho mà vẫn duy trì mức phí lưu trữ hợp lý. Ngoài ra, nó còn giúp nhà quản trị nắm bắt được xu hướng mua hàng so với lượng sản phẩm hiện có. Từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời để ngăn chặn tình trạng hết hàng khi nhu cầu tăng cao.
6. Phân hệ của ERP về quản lý quan hệ khách hàng CRM
Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) lưu trữ toàn bộ thông tin về khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Đơn giản mà nói, phân hệ này ghi lại toàn bộ lịch sử tương tác của công ty với khách hàng. Bao gồm các cuộc gọi, email, tin nhắn và lịch sử mua hàng. Với CRM, doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng vì nhân viên dễ dàng truy cập tất cả thông tin cần thiết khi làm việc với khách hàng.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và xác định chiến lược phù hợp. Dựa trên dữ liệu có sẵn, phân hệ này cung cấp các đề xuất để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn. Một số mô-đun CRM tiên tiến còn hỗ trợ phân chia hành trình khách hàng theo từng giai đoạn phễu; cung cấp báo cáo, phân tích; quản lý nâng cao.
7. Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng
Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hỗ trợ nhà quản trị theo dõi hành trình khi quản lý vật tư; hàng hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bao gồm các đơn vị cung cấp phụ, đơn vị cung cấp chính, đơn vị sản xuất, đơn vị phân phối, đơn vị bán lẻ và người tiêu dùng. Phân hệ này cũng cho phép theo dõi các sản phẩm được trả lại để hoàn tiền hoặc thay thế.
Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng tích hợp với các phân hệ khác như mua sắm; quản lý hàng tồn kho; sản xuất; quản lý đơn hàng. Ngoài ra, SCM còn có các chức năng bổ sung mà các phân hệ khác không có. Giúp quản lý chuỗi cung ứng một cách toàn diện và hiệu quả hơn.
III. Các phân hệ ERP có tác động thế nào đến doanh nghiệp
Xem thêm: Quy trình lập báo cáo quản trị thông minh cho doanh nghiệp thời đại số
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.
1. Các phân hệ ERP giúp hợp nhất thông tin
Hệ thống ERP có khả năng hợp nhất thông tin từ các phòng ban và quy trình kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp. Tạo ra một nguồn dữ liệu chung và đồng nhất. Điều này loại bỏ sự phân mảnh thông tin, đồng thời tăng cường khả năng truy cập và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận. Giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đưa ra quyết định hiệu quả hơn trong toàn bộ tổ chức.
2. Tự động hóa quy trình kinh doanh
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Nó cung cấp các công cụ và chức năng để xác định, áp dụng và theo dõi các quy trình kinh doanh hiệu quả. Từ quản lý sản xuất, hàng tồn kho, tài chính, đến nhân sự và bán hàng. Nhờ đó, công việc thủ công được giảm thiểu, tài nguyên được tối ưu hóa và năng suất làm việc được nâng cao.
3. Định hình chiến lược kinh doanh
Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để xử lý dữ liệu kinh doanh. Nhà quản lý có thể nhanh chóng truy cập thông tin; theo dõi hiệu suất kinh doanh; đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu; phân tích xu hướng để đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động kinh doanh.
4. Các phân hệ ERP giúp quản lý nguồn lực hiệu quả
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực bao gồm tài sản, nhân lực, hàng tồn kho và tài chính. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên; giảm thiểu lãng phí; tăng cường khả năng dự đoán; lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh.
5. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Hệ thống ERP tích hợp thông tin về khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM), giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng; tương tác và phục vụ họ tốt hơn. Điều này không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn tăng cường sự trung thành và nâng cao hiệu suất bán hàng.
IV. Tính ưu việt của phân hệ ERP so với hệ thống quản lý riêng lẻ
Xem thêm: Chìa khóa 4 bước xây dựng kênh phân phối hiệu quả cho doanh nghiệp
Tính tích hợp là điểm khác biệt cơ bản và quan trọng nhất giữa hệ thống ERP và việc sử dụng nhiều hệ thống quản lý rời rạc (như hệ thống quản lý nhân sự, quản lý kho, v.v.). Các phân hệ ERP là một hệ thống thống nhất với nhiều phân hệ được tích hợp vào một kiến trúc tổng thể. Tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động khác nhau, tăng tốc độ xử lý dữ liệu và hiệu quả hoạt động của từng phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ cho từng phòng ban, việc chuyển giao thông tin thường phải thực hiện thủ công. Như sao chép file, chuyển văn bản,… điều này dễ gây chậm trễ hoặc gián đoạn tiến độ chung và khó kiểm soát luồng dữ liệu.
Ngược lại, khi áp dụng hệ thống ERP, các hoạt động của nhân viên sẽ tuân theo quy trình chuẩn. Khi đó luồng thông tin được truyền tự động và kiểm soát chặt chẽ hơn. Các báo cáo tạo ra từ hệ thống ERP cũng sẽ đầy đủ và chính xác hơn. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
V. Phần mềm ERP NextX – Giải pháp hữu hiệu tích hợp các phân hệ ERP
Khi sử dụng phần mềm ERP NextX để quản lý sản xuất kinh doanh. Nhà quản lý sẽ nhanh chóng nhận được thông tin thông qua các màn hình cảnh báo và các báo cáo với “dữ liệu sống”. Đảm bảo tính chính xác, từ đó dễ dàng xử lý công việc và đưa ra các quyết định. Phần mềm NextX được thiết kế thành các phân hệ nhằm mục đích quản lý dễ dàng; phân quyền rõ ràng và thao tác thuận tiện cho người sử dụng. Các tính năng phân hệ cơ ERP bản của phần mềm gồm:
- Quản lý quan hệ khách hàng
- Quản lý bán lẻ (POS)
- Quản lý bán hàng
- Quản lý mua hàng
- Quản lý kho hàng hóa, vật tư
- Quản lý sản xuất
- Quản lý máy móc, thiết bị
- Quản lý nhân sự – tiền lương
- Quản lý tài chính – kế toán (bao gồm: Vốn bằng tiền, mua hàng, bán hàng, thuế, tổng hợp, …)
- Quản trị doanh nghiệp
VI. Kết luận về các phân hệ ERP
Các phân hệ ERP đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ vào sự tích hợp này, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường. Từ đó giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được sự tăng trưởng bền vững. Với những lợi ích mà ERP mang lại, việc đầu tư vào một hệ thống ERP toàn diện và phù hợp là một bước đi chiến lược quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh hiện đại. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác bạn nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
