Quản lý kho vật tư dễ dàng với 4 phương pháp tối ưu chuỗi cung ứng

Khi doanh nghiệp phát triển mở rộng, việc quản lý kho vật tư trở thành một thách thức không nhỏ. Không chỉ đòi hỏi sự tổ chức chặt chẽ và hiệu quả trong việc lưu trữ. Mà còn đòi hỏi sự linh hoạt đối phó với những biến động trong nhu cầu và thị trường. Trên hết, quản lý kho vật tư không chỉ là việc đảm bảo sự có sẵn của các tài nguyên cần thiết. Mà còn là một phần không thể tách rời của việc tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý KPI khám phá cách mà quản lý kho vật tư – yếu tố quyết định trong sự thành công toàn diện của một tổ chức.

Mục lục

Quản lý kho vật tư là gì?

kho vật tư

Xem thêm: 5 phương pháp quản lý định hướng khách hàng mà doanh nghiệp cần biết

Quản lý kho vật tư là quá trình tổ chức, điều phối và giám sát các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, xử lý, và điều phối các nguồn lực vật tư của một tổ chức. Nguồn lực vật tư bao gồm các loại hàng hóa, nguyên liệu, thành phẩm; các tài sản khác mà tổ chức sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Quản lý kho vật tư nhằm mục đích đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn lực cần thiết; đúng loại và số lượng, tại đúng thời điểm và địa điểm cần thiết. Đồng thời cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu lãng phí. Đây là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và sản xuất của một tổ chức, ảnh hưởng đến hiệu suất và hiệu quả của công việc.

Quản lý kho vật tư hiệu quả tác động thế nào đến doanh nghiệp

Quản lý kho vật tư hiệu quả có tác động sâu rộng đến sự thành công của một doanh nghiệp. Nó không chỉ là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ. Mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích khi quản lý kho vật tư đúng cách:

Vận hành kho hiệu quả: Quy trình quản lý kho chuẩn mực giúp việc điều hành kho suôn sẻ. Các bộ phận chỉ cần tuân thủ quy trình đó để thực hiện công việc và tìm ra giải pháp nhanh chóng. Nhằm tối ưu hóa thời gian và đảm bảo tính trơn tru cho hoạt động vận hành kho.
Giám sát và điều phối xuyên suốt: Người quản lý kho dễ dàng giám sát và theo dõi biến động của kho. Từ đó đưa ra các chiến lược phân bổ, lưu trữ, mua sắm và vận hành kho hiệu quả. Giúp giảm chi phí nhân công và tăng cường hiệu suất lao động.
Kiểm soát chất lượng hiệu quả: Quản lý kho hiệu quả giúp dễ dàng kiểm soát tình trạng của hàng hóa và nguyên liệu. Từ đó giảm thiểu vấn đề hỏng hóc trong quá trình lưu kho; thất thoát hàng hoá; và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Cung cấp báo cáo chính xác: giúp người quản lý kho có những báo cáo chính xác và cụ thể. Bao gồm các báo cáo về tình hình nhập xuất kho, doanh thu, hàng tồn kho và mua sắm. Những báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được số liệu thống kê; đưa ra những quyết định cần thiết để phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Phương pháp quản lý kho vật tư phổ biến hiện nay

quản lý kho hàng

Xem thêm: Inventory là gì? Tìm hiểu những cách quản lý hàng tồn kho tốt nhất

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

NextX là một hệ thống CRM tiên tiến và đáng chú ý dành cho doanh nghiệp. Nó được liên tục nâng cấp và trang bị đầy đủ các tính năng hiện đại. NextX được coi là một phần mềm CRM hàng đầu, có khả năng trong phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm định vị nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale và phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp lớn và vừa.

Mỗi phương pháp quản lý kho hàng đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, việc lựa chọn phương pháp quản lý kho phù hợp sẽ phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh.

Phương pháp ABC quản lý kho vật tư

Phương pháp ABC trong quản lý kho vật tư là một phương pháp phân loại và ưu tiên các mặt hàng trong kho. Dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp ABC chia các mặt hàng trong kho thành ba nhóm chính:

Nhóm A: Đây là nhóm các mặt hàng có giá trị cao hoặc tần suất sử dụng cao nhất trong kho. Mặc dù chiếm ít số lượng so với tổng số mặt hàng. Nhưng chúng thường đóng góp một phần lớn vào doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý và kiểm soát các mặt hàng trong nhóm này được ưu tiên; thường được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết.
Nhóm B: Nhóm này bao gồm các mặt hàng có mức độ quan trọng trung bình đối với hoạt động kinh doanh. Chúng có giá trị và tần suất sử dụng trung bình; không gây ra sự ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổng thể của doanh nghiệp như nhóm A. Việc quản lý các mặt hàng trong nhóm này cũng quan trọng nhưng thường được thực hiện một cách linh hoạt hơn so với nhóm A.
Nhóm C: Đây là nhóm các mặt hàng có giá trị thấp hoặc tần suất sử dụng thấp nhất trong kho. Chúng chiếm số lượng lớn nhưng không đóng góp nhiều vào doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp. Thường thì việc quản lý các mặt hàng trong nhóm này được thực hiện một cách tự động hoặc ít chăm sóc hơn so với nhóm A và B.

Phương pháp Just-in-Time (JIT)

Phương pháp này tập trung vào việc cung cấp hàng hóa chỉ đúng thời điểm cần thiết, mà không tạo ra lượng tồn kho dư thừa. Các đặc điểm chính của phương pháp Just-in-Time bao gồm:

Đặt hàng theo nhu cầu: Thay vì đặt hàng và sản xuất hàng hóa theo lịch trình cố định hoặc dự đoán. JIT chỉ đặt hàng và sản xuất khi có yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Điều này giúp giảm thiểu lượng tồn kho không cần thiết và tối ưu hóa dòng vốn.
Minh bạch trong chuỗi cung ứng: Phương pháp JIT đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên trong chuỗi cung ứng. Từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp sản xuất và khách hàng cuối cùng. Tất cả các bên phải làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm và đủ số lượng.
Tăng cường chất lượng: Vì hàng hóa được sản xuất và kiểm tra ngay trước khi giao hàng. Phương pháp JIT giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề về chất lượng ngay từ đầu. Điều này giúp cải thiện chất lượng sản phẩm; giảm thiểu rủi ro về hàng hóa bị lỗi; bảo quản kho hàng ho á .
Tối ưu hóa năng lực sản xuất: Do không có lượng tồn kho lớn, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa năng lực sản xuất của mình dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí; tăng cường hiệu suất trong sản xuất.

Phương pháp FIFO và LIFO

Phương pháp FIFO (First-In, First-Out) và LIFO (Last-In, First-Out) là hai phương pháp quản lý kho vật tư theo thứ tự dùng hàng hóa trong kho. Nhưng cách chúng áp dụng thứ tự là khác nhau.

Phương pháp FIFO (First-In, First-Out)

FIFO giả định rằng các mặt hàng được nhập vào kho đầu tiên cũng sẽ được sử dụng hoặc bán ra đầu tiên. Điều này có nghĩa là hàng hóa được sử dụng; bán ra theo thứ tự chúng được nhập vào kho. Giống như việc hàng hóa nằm ở phía trước của hàng hóa mới hơn.

Phương pháp này sử dụng trong các ngành hàng có tính chất dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng. Vì nó đảm bảo rằng hàng hóa cũ được sử dụng trước, giảm thiểu rủi ro về hỏng hóc hoặc lỗi hạn sử dụng. FIFO tạo ra giá trị tồn kho và lợi nhuận thấp hơn khi giá cả tăng. Vì hàng tồn kho thường có giá thành thấp hơn.

Phương pháp LIFO (Last-In, First-Out)

LIFO giả định rằng các mặt hàng mới nhập vào kho sẽ được sử dụng hoặc bán ra đầu tiên. Điều này có nghĩa là hàng hóa được sử dụng hoặc bán ra theo thứ tự ngược lại với thứ tự chúng được nhập vào kho. Giống như việc hàng hóa nằm ở phía trước của hàng hóa cũ hơn.

Phương pháp này thường được sử dụng trong các ngành hàng có tính chất không dễ hỏng; không có hạn sử dụng. Vì nó cho phép giảm lợi nhuận thuế và tăng giá trị tồn kho khi giá cả tăng. LIFO có thể dẫn đến giá trị tồn kho và lợi nhuận cao hơn khi giá cả tăng, vì hàng tồn kho thường có giá thành cao hơn.

Phương pháp Cross-Docking

Đây là một quá trình tối ưu hóa để tăng cường hiệu suất của chuỗi cung ứng. Bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa. Dưới đây là một số đặc điểm chính của phương pháp Cross-Docking:

Vận chuyển nhanh chóng: Hàng hóa được nhận và vận chuyển ngay lập tức từ điểm nhập hàng đến điểm xuất hàng mà không cần phải lưu trữ trong kho. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng cường tốc độ vận chuyển.
Giảm thiểu chi phí lưu trữ: Bằng cách loại bỏ bước lưu trữ trong kho, phương pháp Cross-Docking giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến bảo quản, quản lý và bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Tối ưu hóa quản lý kho: Vì hàng hóa không cần phải lưu trữ trong kho, không cần phải quản lý tồn kho hoặc thực hiện kiểm kê hàng tồn. Điều này giúp giảm bớt công việc quản lý và tăng cường hiệu suất của nhân viên.
Phù hợp cho hàng hóa có tuổi thọ ngắn: Phương pháp này thường được sử dụng cho các loại hàng hóa có tuổi thọ ngắn. Như hàng hóa dễ hỏng hoặc hàng hóa có yêu cầu giao hàng nhanh.

Phần mềm NextX DMS giúp quản lý kho vật tư hiệu quả

phần mềm quản lý kho hàng

Xem thêm: Inventory là gì? Tìm hiểu những cách quản lý hàng tồn kho tốt nhất

NextX được xem là một trong những phần mềm quản lý kho hàng vật tư tốt và được ưa chuộng nhất hiện nay. Phù hợp với đa dạng các mô hình và ngành hàng như thời trang, mẹ và bé, tạp hóa… Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho vật tư NextX bao gồm:

Quản lý kho hàng thông minh và nhập liệu nhanh chóng: Sử dụng tính năng quản lý kho vật tư bằng mã vạch riêng biệt. NextX giúp người dùng dễ dàng kiểm soát số lượng và vị trí của hàng hóa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, hạn chế sai sót trong quá trình kiểm kê.
Phù hợp với mọi loại hình kinh doanh: cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau phù hợp với các mô hình kinh doanh khác nhau. Từ bán hàng trên Facebook, website, đến các sàn thương mại điện tử hay cửa hàng bán lẻ đa kênh.
Xử lý dữ liệu lớn nhanh chóng và đồng bộ: Hệ thống tập trung dữ liệu quản lý kho vật tư vào một nơi và cập nhật liên tục. Giúp việc kiểm soát và phân chia hàng hóa trong kho trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Dịch vụ vận chuyển tiện lợi: liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín tại Việt Nam. Như GHN, Vietnam Post, Viettel Post, Ecotrans, J&T,… cho phép người dùng đẩy đơn hàng một cách dễ dàng, ngay cả khi không có kết nối

Kết luận

Từ những kiến thức này, có thể nhận thấy rằng quản lý kho vật tư là một phần quan trọng trong quy trình sản xuất và cung ứng. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý kho hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình; tăng cường hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Từ đó đạt được lợi ích cạnh tranh và phát triển bền vững trong thị trường ngày càng cạnh tranh. Theo dõi Trang tin NextX để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích bạn nhé.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing: