Multitasking là gì? Những mặt trái khi làm việc đa nhiệm mang lại

Khi cuộc sống đầy rẫy những yêu cầu cấp bách và công việc không ngừng nghỉ. Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu mình có thể làm được nhiều việc cùng một lúc để tiết kiệm thời gian hơn? Multitasking – khái niệm đa nhiệm – chính là câu trả lời mà nhiều người nghĩ đến khi phải đối mặt với lịch trình bận rộn. Tuy nhiên multitasking là gì khi xét về mặt hiệu quả thực tế? Liệu khả năng làm nhiều việc đồng thời có thật sự giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn? Hay chỉ khiến ta rơi vào vòng xoáy của sự phân tán và kiệt sức? Hãy cùng NextX - Phần mềm CRM khám phá những khía cạnh chưa từng được tiết lộ về đa nhiệm trong bài viết này!

I. Multitasking là gì?

Xem thêm: POLC là gì? 4 Chức năng chính quản lý cốt yếu trong doanh nghiệp

Multitasking, hay còn gọi là đa nhiệm, là khả năng thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian. Điều này có thể được thấy rõ khi bạn vừa hoàn thành công việc chính ở công ty, vừa đảm nhiệm thêm các dự án tự do bên ngoài. Hoặc ăn trưa trong khi vẫn tiếp tục làm việc trên máy tính hay điện thoại. 

Tuy nhiên, có nhiều quan điểm cho rằng đa nhiệm không phải là cách làm việc hiệu quả. Họ cho rằng, ta có thể hoàn thành công việc với chất lượng cao nhất chỉ khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất (single-task). Tương tự như khi lái xe trên một con đường thẳng bạn sẽ dễ bị lệch khỏi hướng đi chính của mình. Điều này có thể xảy ra nếu bạn liên tục bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài,.

II. Lợi ích mà Multitasking mang lại là gì?

Multitasking là một trong những khả năng thường xuất hiện trong các hồ sơ xin việc và được coi trong. Vậy lợi ích của Multitasking là gì?

• Tiết kiệm thời gian: Khả năng đa nhiệm cho phép bạn xử lý nhiều công việc cùng lúc, giúp rút ngắn thời gian hoàn thành chúng. Chẳng hạn, bạn có thể vừa nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, vừa ghi chú lại những thông tin quan trọng. Thay vì phải tốn thêm thời gian để thực hiện từng việc một cách riêng lẻ.
• Tiết kiệm chi phí: Đối với doanh nghiệp, việc quản lý ngân sách là rất quan trọng. Bởi doanh nghiệp sẽ không phải thuê thêm người nếu một nhân viên có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc, từ đó tối ưu hóa chi phí nhân sự. Nhân viên có khả năng đa nhiệm vì thế luôn được đánh giá cao.
• Tăng hiệu quả công việc: Multitasking giúp cải thiện hiệu suất làm việc. Trong một ngày, nhờ khả năng thực hiện nhiều việc song song, bạn có thể đạt được nhiều kết quả hơn so với việc chỉ tập trung vào từng công việc riêng lẻ.

III. Mặt trái mà Multitasking mang lại

Xem thêm: 7 Bí kíp quản trị cơ bản giúp nhà quản trị nhàn tênh

Trước khi đi sâu vào những mặt trái mà multitasking mang lại là gì. Cần lưu ý rằng nhiều người thường xem đây là một phương pháp giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tích cực.

1. Não bộ hoạt động kém hiệu quả

Bộ não phải chia sẻ sự tập trung là điều Multitasking yêu cầu để thực hiện nhiều công việc đồng thời. Tuy nhiên đây là điều mà não bộ chúng ta không thực sự được thiết kế để làm. Khi bạn cố gắng ép bộ não làm việc vượt quá khả năng của nó, hiệu suất không chỉ giảm sút mà còn có thể gây hại cho não bộ.

Việc bị gián đoạn liên tục do đa nhiệm làm tăng mức độ căng thẳng, dẫn đến quá tải nhận thức và phản ứng tiêu cực từ bộ não. Một nghiên cứu từ Đại học Sussex chỉ ra rằng những người thường xuyên thực hiện đa nhiệm có mật độ chất xám thấp hơn ở vùng não kiểm soát nhận thức và cảm xúc. Điều này cho thấy tác động tiêu cực của việc này đến sức khỏe não bộ.

2. Làm giảm chất lượng công việc

Nhiều người tin rằng đa nhiệm sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, nhưng thực tế lại trái ngược hoàn toàn. Vậy thực tế trái ngược đó của Multitasking là gì? Đó là khi bạn cố gắng thực hiện hai nhiệm vụ cùng lúc, sự chú ý của bạn bị phân tán và không tập trung đủ vào bất kỳ công việc nào. Sự thiếu tập trung này dễ dẫn đến sai sót và giảm chất lượng công việc.

Đa nhiệm đòi hỏi nhiều năng lượng và không mang lại hướng đi rõ ràng, khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ chính. Thay vì hoàn thành công việc một cách mạch lạc, bạn liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian vào những điều không cần thiết. Từ đó khiến bạn khó có thể quay trở lại nhiệm vụ ban đầu với sự hiệu quả như mong đợi.

Để dễ hình dung, hãy tưởng tượng bạn đang tham dự một cuộc họp quan trọng, nhưng đồng thời vẫn tranh thủ gửi email. Trong tình huống đó, khả năng nắm bắt thông tin từ cuộc họp sẽ giảm đáng kể, dẫn đến việc không nắm bắt được nội dung quan trọng.

3. Giảm khả năng cải thiện kỹ năng

Cho đến nay, hầu hết các nghiên cứu khoa học về đa nhiệm đã chỉ ra rằng nó có tác động tiêu cực đến hiệu suất của con người. Khi bạn cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, bộ não sẽ không thể hoàn thành các công việc đó một cách chính xác và hiệu quả. Khi đó tình trạng thông tin chồng chéo và lẫn lộn là điều thường xảy ra. Dẫn đến việc các kỹ năng của bạn không được phát triển và thậm chí bị mai một theo thời gian. Việc không tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể làm giảm khả năng cải thiện kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc trong dài hạn.

IV. Cách để áp dụng hiệu quả multitasking là gì?

Việc làm đa nhiệm không phải lúc nào cũng là giải pháp lý tưởng. Tuy nhiên, nếu biết cách áp dụng multitasking một cách khéo léo, bạn có thể tăng gấp đôi hiệu suất làm việc và đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên. Dưới đây là một số kỹ năng đa nhiệm mà các nhà quản lý có thể sử dụng để điều phối nhân viên làm việc hiệu quả:

1. Lên danh sách công việc ưu tiên

Xem thêm: Chìa khóa xây dựng kỹ năng lên kế hoạch với 7 bước hiệu quả

Thay vì bị áp lực bởi các hạn chót, hãy tổ chức công việc theo mức độ quan trọng. Đây là phương pháp để nắm rõ nhiệm vụ nào cần được ưu tiên thực hiện trước. Ma trận Eisenhower là một công cụ hữu ích cho việc này. Ma trận này giúp phân tích và so sánh khi xác định những dự án cấp bách và quan trọng nhất, từ đó quyết định ưu tiên thực hiện.

Ma trận Eisenhower (hay còn gọi là ma trận 2x2) chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm. Bao gồm quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, và không quan trọng cũng không khẩn cấp. Bằng cách phân loại nhiệm vụ vào bốn nhóm này, nhà quản lý có thể xác định những công việc cần tập trung giải quyết trước và những nhiệm vụ có thể thực hiện đồng thời.

2. Nhóm công việc tương đồng

Một trong những kỹ năng đa nhiệm hiệu quả mà vẫn giữ cho quy trình làm việc có tổ chức là nhóm những nhiệm vụ có phương thức và tính chất thực hiện tương tự để xử lý đồng thời. Cách làm này giúp bộ não quen thuộc hơn với một loại công việc nhất định, từ đó cải thiện tính mạch lạc và hiệu quả trong công việc.

Chẳng hạn, thay vì thực hiện nhiệm vụ xen kẽ và chia nhỏ công việc. Bạn có thể đăng nhiều bài quảng cáo cùng lúc trên các nền tảng mạng xã hội khác nhau. Phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Bởi khi đó họ sẽ cảm thấy công việc trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

3. Giảm thiểu sự phân tâm từ thông báo

Những thông báo từ email, tin nhắn từ đồng nghiệp hay khách hàng thường xuyên có thể làm gián đoạn mạch công việc của chúng ta. Mặc dù chúng ta không thể hoàn toàn tránh khỏi những thông báo này, nhưng cần có cách tiếp cận hợp lý để quản lý thời gian hiệu quả. Khi đối diện với nhu cầu trả lời các kênh giao tiếp và thực hiện nhiệm vụ hiện tại. Tốt nhất hãy xác định ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ quan trọng trước.

Để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả, hãy giảm thiểu những yếu tố gây phân tâm như âm báo tin nhắn, cuộc gọi hay tiếng ồn từ thiết bị điện tử. Bằng cách từ bỏ thói quen “hóng” thông tin và tập trung hoàn toàn vào công việc đang thực hiện. Bạn sẽ nâng cao sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc mỗi ngày.

4. Luyện tập kỹ năng đa nhiệm

Giống như nhiều kỹ năng mềm khác, khả năng Multitasking của bạn có thể được cải thiện thông qua rèn luyện thường xuyên. Nghiên cứu cho thấy rằng não bộ của chúng ta có thể nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển kỹ năng đa nhiệm nếu được luyện tập đúng cách. Vậy phương pháp áp dụng hiệu quả Multitasking là gì?

Để đạt được điều này, bạn cũng cần chú ý đến việc ngủ đủ giấc và bổ sung năng lượng cho cơ thể. Điều này sẽ giúp não bộ và cơ thể hồi phục sau những giờ làm việc căng thẳng. Hai phương pháp phổ biến để nâng cao khả năng đa nhiệm:

• Phương pháp 52/17: Tập trung làm việc trong 52 phút và nghỉ 17 phút.
• Phương pháp Pomodoro: Làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ 5 phút.

Xem thêm: 7 Cách quản lý doanh nghiệp đa chi nhánh nhanh chóng, chuyên nghiệp

Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện khả năng tập trung mà còn hỗ trợ bạn duy trì năng lượng trong suốt cả ngày làm việc.

V. Những sai lầm thường gặp khi thực hiện Multitasking là gì?

• Kết hợp giải trí với công việc

Kết hợp giải trí với công việc là một thói quen phổ biến nhưng thiếu khoa học trong môi trường làm việc. Việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, chẳng hạn như vừa viết báo cáo vừa xem phim hay nghe nhạc trong khi làm việc, là một dạng của đa nhiệm. Nhưng lại khiến não bộ phải phân tán giữa hai luồng suy nghĩ khác nhau. Điều này thường dẫn đến hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu. Khi tâm trí bị ảnh hưởng bởi trạng thái giải trí và thư giãn, việc tập trung vào công việc trở nên khó khăn. Từ đó kéo dài thời gian hoàn thành nhiệm vụ và giảm chất lượng công việc.

• Áp lực khi thực hiện đồng thời nhiều công việc

Nhiều người làm việc đa nhiệm hiện nay thường cảm thấy quá tải và căng thẳng. Lý do đơn giản là do phải chịu đựng nhiều trách nhiệm cùng lúc. Chẳng hạn, một doanh nghiệp có hai dự án song song là một ví dụ điển hình cho tình trạng này. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cả đội ngũ nhân viên và quản lý mà còn làm tăng áp lực cho cá nhân.

• Nhiều yếu tố gây gián đoạn

Một trong những nguyên nhân chính khiến việc đa nhiệm trở nên kém hiệu quả là sự phân tâm do các yếu tố môi trường xung quanh. Những gián đoạn nhỏ như tiếng nói chuyện ồn ào hay tiếng chuông điện thoại liên tục có thể làm đứt mạch suy nghĩ. Kết quả là, khả năng tập trung vào công việc giảm sút, dễ dẫn đến sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Kết luận

Như vậy, qua bài viết bạn đã nắm được khái niệm về Multitasking là gì. Multitasking có thể mang lại nhiều lợi ích trong những tình huống nhất định. Nhưng nó cũng tiềm ẩn những rủi ro về sự phân tâm và giảm chất lượng công việc. Việc hiểu rõ cách thức và thời điểm áp dụng multitasking một cách hợp lý sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà không phải hy sinh chất lượng. Cuối cùng, hiệu quả công việc không chỉ đến từ số lượng nhiệm vụ hoàn thành. Mà nó còn từ cách chúng ta sắp xếp và tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể. Theo dõi Trang tin NextX thường xuyên để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích bạn nhé.