Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp phải không ngừng tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Một trong những chiến lược phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thuê ngoài (outsourcing). Phương thức này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích như tiếp cận chuyên môn cao, linh hoạt hơn trong vận hành. Tuy nhiên, để thuê ngoài hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ về các phương thức phổ biến, tiêu chí lựa chọn đối tác và xu hướng mới trong lĩnh vực này. NextX – Phần mềm CRM sẽ giúp bạn khám phá những phương thức thuê ngoài phổ biến nhất hiện nay và cách áp dụng phù hợp để tối ưu hoạt động kinh doanh.
I. Phương thức thuê ngoài là gì?
Xem thêm: TOP 5 phần mềm CRM cho công ty bảo hiểm toàn diện nhất hiện nay
Thuê ngoài (outsourcing) là việc doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ công việc cho một bên thứ ba chuyên nghiệp thay vì tự triển khai. Mô hình này giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng vận hành, tối ưu chi phí nhân sự và tiếp cận chuyên môn cao từ các nhà cung cấp dịch vụ.
Có hai hình thức thuê ngoài phổ biến:
- Thuê ngoài trong nước: Doanh nghiệp hợp tác với các công ty cung cấp dịch vụ nội địa để dễ dàng quản lý và giám sát công việc.
- Thuê ngoài quốc tế (offshore outsourcing): Doanh nghiệp thuê đối tác từ các quốc gia khác, thường để tận dụng chi phí nhân công thấp hơn hoặc tiếp cận chuyên môn tốt hơn.
II. Lợi ích của phương thức thuê ngoài
Các doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài không chỉ để tiết kiệm chi phí mà còn để cải thiện hiệu suất làm việc, tận dụng tối đa nguồn lực bên ngoài và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp, thuê ngoài trở thành một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và thích ứng nhanh với thay đổi của thị trường.
Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà phương thức thuê ngoài mang lại:
1. Tiết kiệm chi phí
Một trong những lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài là khả năng giảm thiểu chi phí đáng kể. Khi thuê ngoài, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào:
- Cơ sở hạ tầng: Không cần mua sắm thiết bị, văn phòng hoặc phần mềm chuyên dụng.
- Nhân sự nội bộ: Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và lương thưởng cho nhân viên toàn thời gian.
- Chi phí vận hành: Cắt giảm các khoản chi liên quan đến quản lý đội ngũ nội bộ, bảo hiểm, phúc lợi xã hội.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng chênh lệch chi phí lao động giữa các quốc gia nếu thuê ngoài ở nước khác. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp tại Mỹ và châu Âu lựa chọn thuê nhân sự tại Việt Nam, Ấn Độ hay Philippines để giảm chi phí nhân công nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
2. Tập trung vào năng lực cốt lõi
Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp phải xử lý nhiều hoạt động từ sản xuất, tài chính, marketing đến chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, không phải tất cả các hoạt động này đều mang lại giá trị chiến lược.
Việc chuyển giao các nhiệm vụ không trọng yếu cho bên thứ ba giúp doanh nghiệp:
- Tập trung vào hoạt động cốt lõi, phát triển sản phẩm và dịch vụ chính.
- Giảm tải khối lượng công việc cho nhân sự nội bộ, nâng cao năng suất làm việc.
- Tạo cơ hội để ban lãnh đạo đầu tư thời gian và nguồn lực vào định hướng dài hạn, thay vì quản lý những công việc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược.
Ví dụ, một công ty công nghệ có thể thuê ngoài bộ phận chăm sóc khách hàng, giúp đội ngũ nội bộ tập trung phát triển sản phẩm phần mềm thay vì phải xử lý các vấn đề hậu mãi.
3. Tiếp cận chuyên môn cao
Xemt thêm: Top 5 phần mềm CRM dành cho giáo dục, đào tạo vượt trội nhất hiện nay
Một trong những lợi ích lớn nhất của thuê ngoài là doanh nghiệp có thể tận dụng chuyên môn từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Những công ty này có kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực của họ và luôn cập nhật xu hướng mới nhất.
Lợi ích này thể hiện rõ nhất trong các lĩnh vực như:
- Công nghệ thông tin: Các công ty có thể thuê ngoài dịch vụ phát triển phần mềm, quản trị hệ thống từ những chuyên gia công nghệ thay vì tự xây dựng đội ngũ IT nội bộ.
- Marketing và quảng cáo: Các agency marketing chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp triển khai chiến dịch truyền thông hiệu quả hơn so với một đội ngũ nội bộ thiếu kinh nghiệm.
- Tài chính và kế toán: Các công ty thuê ngoài dịch vụ kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh sai sót và tối ưu hóa dòng tiền.
Việc hợp tác với các chuyên gia từ bên thứ ba không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo công việc được thực hiện chính xác và hiệu quả hơn.
4. Tăng tính linh hoạt
Phân khúc thị trường kinh doanh thay đổi liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt thích ứng. Thuê ngoài giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết mà không gặp quá nhiều rủi ro tài chính.
- Khi doanh nghiệp cần mở rộng nhanh, có thể thuê ngoài nhân sự, marketing hoặc logistics thay vì tuyển dụng đội ngũ mới.
- Khi gặp khó khăn, doanh nghiệp có thể cắt giảm các dịch vụ thuê ngoài thay vì phải sa thải nhân viên nội bộ, tránh ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hình ảnh công ty.
- Thuê ngoài cũng giúp doanh nghiệp thử nghiệm các chiến lược mới mà không phải đầu tư quá nhiều tài nguyên ban đầu. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp có thể thuê ngoài dịch vụ quảng cáo để kiểm tra hiệu quả trước khi quyết định xây dựng bộ phận marketing riêng.
Nhờ khả năng linh hoạt này, doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
III. Các phương thức thuê ngoài phổ biến hiện nay
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt và nhu cầu tối ưu hóa hoạt động ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng phương thức thuê ngoài (outsourcing) để tập trung vào các hoạt động cốt lõi, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Hiện nay, có nhiều lĩnh vực được doanh nghiệp ưu tiên thuê ngoài để đảm bảo vận hành hiệu quả. Dưới đây là các phương thức thuê ngoài phổ biến:
1. Thuê ngoài gia công phần mềm
Gia công phần mềm là một trong những hình thức thuê ngoài phổ biến nhất, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ. Các doanh nghiệp thường hợp tác với các công ty phần mềm bên ngoài để:
- Phát triển ứng dụng: Các phần mềm, ứng dụng di động hoặc nền tảng SaaS được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia bên ngoài.
- Thiết kế website: Doanh nghiệp có thể thuê agency thiết kế website chuyên nghiệp giúp xây dựng trang web chuẩn SEO, tối ưu UI/UX.
- Quản trị hệ thống và bảo mật: Các đơn vị IT có thể đảm nhiệm việc bảo trì, nâng cấp hệ thống, bảo mật dữ liệu doanh nghiệp, tránh các nguy cơ về an toàn thông tin.
Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự nội bộ, tận dụng được công nghệ tiên tiến và đẩy nhanh quá trình triển khai dự án.
2. Thuê ngoài dịch vụ kế toán
Quản lý tài chính – kế toán là yếu tố quan trọng quyết định sự bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có đủ nguồn lực để xây dựng một đội ngũ kế toán nội bộ chuyên nghiệp. Vì vậy, thuê ngoài dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích như:
- Tuân thủ quy định pháp lý: Các công ty cung cấp dịch vụ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, báo cáo tài chính theo luật pháp.
- Tối ưu chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào nhân sự toàn thời gian, giảm chi phí lương, bảo hiểm và phúc lợi.
- Nâng cao tính chính xác: Các đơn vị kế toán chuyên nghiệp sử dụng phần mềm hiện đại giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý tài chính.
Các công việc kế toán có thể thuê ngoài bao gồm: kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ, quản lý bảng lương, v.v.
3. Thuê ngoài nhân sự
Xem thêm: TOP 8 Phần mềm CRM cho vận tải logistic quản lý tốt nhất hiện nay
Trong thời đại kinh tế biến động, doanh nghiệp cần sự linh hoạt trong việc quản lý nhân sự. Thuê ngoài nhân sự giúp các công ty:
- Linh hoạt trong tuyển dụng: Có thể thuê nhân sự theo dự án, ngắn hạn hoặc dài hạn mà không cần gánh nặng hợp đồng lao động.
- Tiết kiệm thời gian tuyển dụng: Các công ty cung cấp dịch vụ nhân sự sẽ đảm nhiệm quy trình tìm kiếm, phỏng vấn và tuyển dụng.
- Giảm chi phí quản lý nhân sự: Không cần đầu tư vào bộ phận HR nội bộ, giảm chi phí đào tạo và phúc lợi.
Các hình thức thuê ngoài nhân sự phổ biến bao gồm: nhân sự thời vụ, nhân viên làm việc từ xa (freelancer), nhân sự chuyên môn cao (IT, tài chính, marketing).
4. Thuê ngoài dịch vụ marketing
Marketing là một trong những lĩnh vực có nhu cầu thuê ngoài cao nhất. Thay vì xây dựng đội ngũ marketing nội bộ tốn kém, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với agency hoặc chuyên gia bên ngoài để thực hiện:
- Chiến lược truyền thông: Lên kế hoạch quảng bá thương hiệu, tăng độ nhận diện và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
- Quảng cáo trực tuyến: Quản lý quảng cáo Facebook, Google Ads, SEO, email marketing để tối ưu ngân sách và hiệu quả chiến dịch.
- Sáng tạo nội dung: Viết bài blog, kịch bản video, thiết kế hình ảnh, video marketing chuyên nghiệp.
Việc thuê ngoài marketing giúp doanh nghiệp tận dụng được chuyên môn sâu của các đơn vị chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và tối ưu chiến lược tiếp thị.
5. Thuê ngoài dịch vụ logistics
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, logistics đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, việc tự xây dựng hệ thống kho bãi, vận chuyển có thể rất tốn kém. Do đó, nhiều doanh nghiệp chọn thuê ngoài các dịch vụ logistics như:
- Vận chuyển hàng hóa: Sử dụng dịch vụ giao hàng từ các đơn vị vận chuyển như DHL, Viettel Post, Giao Hàng Nhanh,…
- Quản lý kho bãi: Hợp tác với các công ty cung cấp dịch vụ kho vận để tối ưu chi phí lưu trữ.
- Hoàn tất đơn hàng (Fulfillment): Các đơn vị như Shopee Express, Lazada Logistics đảm nhận việc đóng gói, giao hàng cho khách.
Thuê ngoài logistics giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, giảm rủi ro và tăng khả năng mở rộng thị trường.
6. Thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng
Xem thêm: TOP 6 phần mềm CRM cho ô tô xe máy được đánh giá cao nhất hiện nay
Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng và gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, việc vận hành một bộ phận chăm sóc khách hàng nội bộ có thể tốn kém. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp thuê ngoài các dịch vụ như:
- Dịch vụ tổng đài (Call Center): Đơn vị bên ngoài sẽ đảm nhiệm việc tiếp nhận cuộc gọi, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng 24/7.
- Hỗ trợ qua email, chatbot: Các công ty chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng đa kênh giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Dịch vụ khảo sát khách hàng: Thu thập phản hồi, đánh giá trải nghiệm nhằm cải thiện sản phẩm/dịch vụ.
Việc thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
IV. Tiêu chí lựa chọn đơn vị thuê ngoài phù hợp
Để đảm bảo hiệu quả và tránh rủi ro, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau khi lựa chọn đơn vị thuê ngoài:
- Kinh nghiệm và chuyên môn: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan. Kiểm tra hồ sơ năng lực, dự án đã thực hiện và đánh giá từ khách hàng trước đó để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- Chi phí hợp lý: Không nên chỉ chọn đối tác có giá rẻ mà cần so sánh chi phí với chất lượng dịch vụ. Một đơn vị uy tín sẽ có báo giá minh bạch, tránh phát sinh chi phí ẩn và có chính sách thanh toán linh hoạt.
- Bảo mật thông tin: Đơn vị thuê ngoài cần có chính sách bảo mật rõ ràng, cam kết không làm rò rỉ dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, tài chính hay chiến lược kinh doanh. Hợp đồng nên quy định chặt chẽ về bảo mật để tránh rủi ro.
- Hợp đồng rõ ràng: Cần có thỏa thuận chi tiết về phạm vi công việc, thời gian thực hiện, cam kết chất lượng và điều khoản xử lý khi có tranh chấp. Hợp đồng rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát quá trình hợp tác.
V. Kết luận
Phương thức thuê ngoài đang trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và linh hoạt hơn trong quản lý nguồn lực. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp cần có chiến lược thuê ngoài phù hợp, lựa chọn đối tác đáng tin cậy và tận dụng các xu hướng công nghệ hiện đại. Việc áp dụng thuê ngoài đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé!
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
