Đã có khi nào bạn tự hỏi tại sao doanh nghiệp của bạn vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi? Có thể nguyên nhân nằm ở những lãng phí ẩn chứa trong quá trình quản lý. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp không chỉ làm giảm lợi nhuận. Nó còn ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Bài viết này NextX – Phần mềm CRM sẽ giúp bạn khám phá những loại hình lãng phí phổ biến và đưa ra các giải pháp hiệu quả để khắc phục.
Mục lục
I. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là gì?
Xem thêm: Top 3 mô hình quản trị doanh nghiệp được áp dụng thành công toàn cầu
Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là việc sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Như quản lý thời gian hiệu quả, nhân lực, tài chính và vật liệu. Dẫn đến chi phí không cần thiết và làm giảm hiệu quả hoạt động. Lãng phí có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức chẳng hạn. Như quy trình làm việc không tối ưu, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Hoặc đầu tư vào những công cụ, sản phẩm không mang lại giá trị tương xứng.
II. 8 Nguyên nhân gây lãng phí trong quản trị doanh nghiệp
1. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp từ sản xuất thừa
Sản xuất dư thừa xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn nhu cầu thực tế. Dẫn đến lãng phí trong việc quản lý hàng tồn kho và chi phí lưu trữ. Đây là tình trạng phổ biến, đặc biệt khi các doanh nghiệp sản xuất dự phòng một lượng sản phẩm nhất định để đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc sản xuất thừa quá mức sẽ dẫn đến tồn kho quá tải. Làm doanh nghiệp khó quay vòng vốn và phát sinh thêm chi phí.
Để giải quyết lãng phí do sản xuất dư thừa, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp Takt Time. Nhằm điều chỉnh tốc độ sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường. Việc này giúp đảm bảo sản lượng không vượt quá mức tiêu thụ thực tế. Tránh tình trạng dư thừa hàng hóa và chi phí lưu kho. Bên cạnh đó, việc triển khai hệ thống kéo Kanban cũng giúp kiểm soát lượng công việc đang thực hiện (WIP). Từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí không cần thiết trong khâu lưu trữ hàng tồn kho.
2. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp từ thời gian chờ
Lãng phí thời gian xuất hiện khi con người hoặc thiết bị phải chờ đợi để tiếp tục công việc. Gây gián đoạn trong quy trình sản xuất và dẫn đến dư thừa hàng tồn kho. Ví dụ, trong môi trường văn phòng, thời gian chờ có thể xuất hiện khi đợi phản hồi từ email marketing. Chờ cuộc họp bắt đầu, hay chờ máy tính tải chương trình. Trong sản xuất, thời gian chờ có thể do thiếu nguyên liệu hoặc hướng dẫn không đầy đủ.
Để giảm thời gian chờ đợi trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cần thiết kế quy trình. Đảm bảo dòng chảy liên tục và cân bằng khối lượng công việc giữa các bộ phận. Việc này giúp hạn chế gián đoạn, tăng hiệu quả sản xuất. Ngoài ra, phát triển đội ngũ lao động đa kỹ năng sẽ cho phép nhân viên có thể thay thế nhau linh hoạt. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào những khâu cụ thể và tối ưu hóa thời gian sử dụng thiết bị và con người.
3. Lãng phí nguồn nhân lực chưa được khai thác hết
Xem thêm: Top 5 cần lưu ý khi sử dụng Email Marketing để tránh hộp thư spam
Lãng phí trong quản trị nguồn nhân lực xảy ra khi doanh nghiệp không sử dụng hết tiềm năng và kỹ năng của nhân viên. Đây là tình trạng khá phổ biến, nhất là trong các doanh nghiệp chưa có cơ chế tối ưu hóa nguồn nhân lực. Nhân viên có thể không được đào tạo đầy đủ, không có động lực làm việc. Hoặc bị giao những nhiệm vụ không phù hợp với trình độ.
Để tối ưu hóa nguồn lực lao động, doanh nghiệp cần thực hiện các chương trình đào tạo liên tục nhằm nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Và đảm bảo rằng họ được sử dụng đúng theo năng lực của mình. Hơn nữa, việc tạo động lực cho nhân viên thông qua các cơ chế thưởng phạt công bằng. Và công nhận sự đóng góp sẽ giúp tăng cường sự cam kết và hiệu suất lao động. Từ đó giảm lãng phí nhân lực không được khai thác hết.
4. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do vận chuyển không cần thiết
Lãng phí vận chuyển xảy ra khi vật liệu, con người hoặc sản phẩm phải di chuyển quá nhiều trong quá trình sản xuất. Dẫn đến hư hỏng hoặc tiêu tốn thời gian, công sức không cần thiết. Điều này thường gặp khi doanh nghiệp bố trí xưởng sản xuất theo chức năng mà không tối ưu hóa vị trí các khâu sản xuất.
Một trong những giải pháp hiệu quả để giảm lãng phí vận chuyển là tái tổ chức quy trình sản xuất. Doanh nghiệp có thể bố trí các dây chuyền sản xuất theo dạng chữ U, Z hoặc T. Giúp giảm quãng đường di chuyển của vật liệu, con người và sản phẩm. Điều này không chỉ giảm lãng phí thời gian và công sức mà còn giúp tăng tính linh hoạt trong quá trình sản xuất. Ngoài ra, việc đảm bảo vật liệu và công cụ dễ dàng tiếp cận sẽ giảm thiểu số lần xử lý không cần thiết, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành.
5. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do tồn kho không kiểm soát
Hàng tồn kho là một trong những nguồn lãng phí lớn nhất trong doanh nghiệp khi số lượng hàng vượt quá mức cần thiết. Gây khó khăn trong việc quản lý và tiêu tốn chi phí lưu kho. Tồn kho có thể do doanh nghiệp mua quá nhiều hoặc sản xuất vượt mức nhu cầu khách hàng. Hàng tồn kho dư thừa không chỉ chiếm dụng mặt bằng, vốn mà còn có thể dẫn đến lỗi sản phẩm.
Xem thêm: 4 Điều khác biệt của quản lý nhân sự và quản lý nguồn nhân lực là gì?
Để giải quyết vấn đề hàng tồn kho dư thừa, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ quản lý hiện đại. Như hệ thống Kanban và QCO – SMED nhằm giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các công đoạn sản xuất. Việc này giúp cân bằng sản xuất, giảm nhu cầu lưu kho và tối ưu hóa dòng chảy sản xuất. Đồng thời, cần thường xuyên đánh giá tình hình tồn kho để điều chỉnh hợp lý. Tránh tình trạng dư thừa không cần thiết, gây lãng phí chi phí lưu trữ.
6. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp từ quy trình không hiệu quả
Lãng phí quá trình xảy ra khi quy trình sản xuất không hợp lý, gây tốn kém thời gian và công sức không cần thiết. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn tạo ra các khuyết tật trong sản phẩm.
Để loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp nên tập trung vào việc chuẩn hóa các quy trình. Và xây dựng hướng dẫn vận hành cụ thể cho từng bước. Điều này giúp giảm thiểu những lỗi phát sinh do quy trình không hợp lý và đảm bảo tính nhất quán trong sản xuất. Bên cạnh đó, việc tự động hóa hoặc bán tự động các quy trình cũng là một giải pháp hữu hiệu. Để tăng năng suất và giảm thiểu công đoạn không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành.
7. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do chuyển động không cần thiết
Lãng phí liên quan đến những chuyển động không cần thiết của con người hoặc thiết bị trong quá trình làm việc. Những chuyển động này có thể bao gồm việc di chuyển quá nhiều trong xưởng. Tiếp cận nguyên liệu hoặc điều chỉnh lại thiết bị sau khi đã lắp đặt. Trong văn phòng, việc đi bộ, tìm kiếm tài liệu hay nhấp chuột quá nhiều cũng là những biểu hiện của lãng phí hoạt động.
Để giảm lãng phí do các hoạt động chuyển động không cần thiết, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa bố trí làm việc trong xưởng sản xuất và văn phòng. Việc giảm quãng đường di chuyển của nhân viên và thiết bị. Đồng thời sử dụng công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý công việc sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, sắp xếp hợp lý công cụ và tài liệu sẽ giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển, từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động.
8. Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp do khuyết tật sản phẩm
Lãng phí do khuyết tật sản phẩm xảy ra khi sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng và phải làm lại hoặc loại bỏ. Đây là một vấn đề nghiêm trọng vì chi phí cho những sản phẩm này không mang lại giá trị nào. Mà ngược lại còn tăng thêm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Nguyên nhân của khuyết tật sản phẩm có thể xuất phát từ con người. Thiết bị không ổn định hoặc quy trình sản xuất thiếu hiệu quả.
Để giảm lãng phí do sản phẩm khuyết tật, doanh nghiệp cần đầu tư vào quy trình kiểm soát chất lượng. Nhằm phát hiện sớm các lỗi phát sinh và có biện pháp khắc phục kịp thời. Việc chuẩn hóa công việc và áp dụng các công cụ như Six Sigma sẽ giúp giảm thiểu các khuyết tật trong quá trình sản xuất. Đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định và giảm thiểu chi phí phát sinh từ việc làm lại sản phẩm hoặc loại bỏ hàng lỗi.
III. Hậu quả của việc lãng phí trong quản trị doanh nghiệp
1. Tác động đến chi phí và lợi nhuận
Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp có tác động trực tiếp và nghiêm trọng đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi lãng phí không được kiểm soát, chi phí phát sinh từ việc sản xuất thừa. Tồn kho dư thừa hoặc vận chuyển không cần thiết có thể làm tăng chi phí hoạt động. Điều này dẫn đến việc giảm lợi nhuận vì doanh nghiệp phải chi trả nhiều hơn cho việc duy trì hoạt động. Mà đây không đạt được hiệu quả tương ứng. Các chi phí bổ sung từ việc sửa chữa khuyết tật sản phẩm hay đào tạo lại nhân viên. Khiến doanh nghiệp khó duy trì cạnh tranh và phát triển.
2. Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sản xuất
Lãng phí làm gia tăng chi phí mà còn ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc và sản xuất. Thời gian chờ đợi, chuyển động không cần thiết và quy trình không hiệu quả đều làm giảm năng suất lao động và làm trì hoãn tiến độ sản xuất. Khi các quy trình làm việc không được tối ưu hóa, các bước lặp đi lặp lại. Và sự chậm trễ trong công việc dẫn đến việc sản xuất không đồng bộ và hiệu suất thấp. Điều này không chỉ làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mà còn làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên khi họ phải làm việc trong môi trường thiếu hiệu quả.
3. Hậu quả đối với chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Lãng phí trong quy trình sản xuất có thể dẫn đến khuyết tật sản phẩm. Làm giảm chất lượng cuối cùng của sản phẩm và dịch vụ. Khi lãng phí không được kiểm soát, có nguy cơ gia tăng lỗi sản phẩm do quy trình không hiệu quả hoặc thiếu sót trong kiểm soát chất lượng. Khuyết tật sản phẩm không chỉ gây tổn thất tài chính do phải làm lại hoặc loại bỏ sản phẩm. Mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Khách hàng có thể mất niềm tin vào sản phẩm và dịch vụ. Điều này dẫn đến việc giảm doanh thu và khả năng giữ chân khách hàng.
IV. Kết luận
Lãng phí trong quản trị doanh nghiệp là một kẻ thù không đội trời chung của mọi doanh nghiệp. Bằng các áp dụng các nguyên tắc của Lean và Six Sigma cùng với việc sử dụng các công cụ quản lý hiện đại. Doanh nghiệp có thể loại bỏ sự lãng phí, tăng cường hiệu quả và đạt được sự tăng trưởng bền vững. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
