Cách sử dụng Lark Mail hiệu quả cho công việc và giao tiếp nhóm

Trong vô vàn lựa chọn như Gmail, Outlook… thì Lark Mail đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tích hợp đa chức năng trong một hệ sinh thái duy nhất. Không chỉ là công cụ gửi – nhận thư, Lark Mail còn giúp đồng bộ công việc, kết nối nhóm, chia sẻ tệp và làm việc nhóm linh hoạt hơn bao giờ hết. Vậy “Cách sử dụng Lark Mail” như thế nào để tận dụng tối đa các tính năng thông minh, nâng cao hiệu quả làm việc?

Bài viết này từ NextX – phần mềm quản lý và tối ưu quy trình làm việc sẽ giúp bạn từng bước khám phá và ứng dụng Lark Mail một cách dễ dàng, hiệu quả.

I. Lark mail là gì?

1. Tổng quan về hệ sinh thái Lark Suite

Trong thời đại mà sự linh hoạt và kết nối đóng vai trò quyết định hiệu quả làm việc, các nền tảng làm việc tích hợp như Lark Suite đã trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp. Lark không chỉ là một ứng dụng gửi mail, mà còn tích hợp lịch làm việc, tài liệu, trò chuyện nhóm, quản lý tác vụ và hội họp trực tuyến—all-in-one (tất cả trong một).

Xem thêm: Phần mềm quét email top giúp tìm khách hàng tiềm năng hiệu quả

Trong hệ sinh thái đó, Lark Mail đóng vai trò là “trung tâm liên lạc” giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc, lưu trữ thông tin quan trọng và đồng bộ toàn bộ quá trình giao tiếp với các công cụ khác trong Lark. Đây chính là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup, các nhóm làm việc linh hoạt, và cả doanh nghiệp lớn đang từng bước chuyển sang sử dụng Lark.

2. Ưu điểm nổi bật của Lark Mail so với Gmail hoặc Outlook

Không phải ngẫu nhiên mà từ khóa “Cách sử dụng Lark Mail” được tìm kiếm ngày càng nhiều. Sự khác biệt đến từ việc Lark Mail không chỉ tập trung vào email, mà còn mang đến trải nghiệm làm việc đồng bộ toàn diện. Người dùng có thể:

• Chuyển đổi nhanh từ một email sang cuộc họp online

• Gắn nhãn, phân loại email, tích hợp lịch và tài liệu

• Tìm kiếm thông minh theo nội dung, người gửi hoặc file đính kèm

Khác với Gmail hay Outlook, Lark Mail cho phép bạn xử lý mọi quy trình công việc ngay bên trong email mà không cần chuyển đổi tab hoặc ứng dụng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn hạn chế tối đa sự phân tán trong khi làm việc.

II. Cách đăng ký và thiết lập lark mail

1. Cách tạo tài khoản Lark

Trước khi khám phá cách sử dụng Lark Mail, bạn cần tạo tài khoản trên nền tảng Lark Suite – bộ công cụ văn phòng tích hợp mà Lark Mail là một phần trong đó. Việc đăng ký hoàn toàn miễn phí và diễn ra nhanh chóng.

Bạn chỉ cần truy cập website lark suite, chọn “Sign up for free” và đăng ký bằng email cá nhân hoặc email doanh nghiệp. Sau khi xác nhận email, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của Lark, nơi bạn có thể chọn ngôn ngữ, tên tổ chức và bắt đầu sử dụng các công cụ như Chat, Calendar, Docs và đặc biệt là Lark Mail.

Ngoài phiên bản web, bạn cũng có thể tải ứng dụng Lark trên iOS, Android hoặc phiên bản dành cho desktop để thuận tiện sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

2. Thiết lập tên miền email doanh nghiệp trên lark mail

Một trong những điểm mạnh của Lark Mail là khả năng thiết lập email theo tên miền riêng. Tức là thay vì sử dụng đuôi @lark.com, bạn có thể dùng địa chỉ dạng tenban@congtycuaban.com, tạo nên sự chuyên nghiệp cho tổ chức.

Để thiết lập, bạn vào phần quản trị hệ thống (Admin), chọn mục Mail > Email Domain Settings, sau đó thêm tên miền doanh nghiệp của bạn. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác thực tên miền bằng cách cấu hình bản ghi DNS (MX, TXT) tại nhà cung cấp tên miền.

Sau khi xác minh thành công, bạn có thể tạo các địa chỉ email cho nhân viên theo định dạng tùy chọn. Đây là tính năng rất phù hợp với các startup, SME đang tìm kiếm giải pháp email chuyên nghiệp nhưng không muốn tốn quá nhiều chi phí như khi dùng G Suite hoặc Microsoft 365.

III. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng lark mail từ a-z

1. Cách gửi và nhận email trên lark mail

Để bắt đầu gửi email trong Lark Mail, bạn hãy truy cập vào mục "Mail" từ thanh công cụ bên trái. Tại đây, bạn nhấn nút “New Mail” để soạn thư mới. Giao diện soạn thảo đơn giản, hỗ trợ định dạng văn bản, chèn hình ảnh, file đính kèm từ máy tính hoặc từ kho lưu trữ của Lark Docs. Bạn cũng có thể gắn nhãn, cài đặt lịch gửi, hoặc mời người nhận tham gia cuộc họp ngay từ khung thư.

Với email nhận được, bạn sẽ thấy hệ thống tự động sắp xếp vào các mục như Inbox, Starred, Drafts, Sent, và đặc biệt là các nhãn (Label) tùy chỉnh. Nhờ vậy, hộp thư luôn gọn gàng và dễ tìm kiếm. Lark Mail còn hỗ trợ hiển thị theo chuỗi hội thoại (conversation view) để bạn dễ theo dõi mạch trao đổi, đặc biệt hữu ích với các chuỗi email dài ngày.

2. Quản lý hộp thư với nhãn, bộ lọc và lưu trữ

Tính năng gắn nhãn (Label) trong Lark Mail rất hữu ích để phân loại email theo dự án, phòng ban hoặc mức độ ưu tiên. Ví dụ, bạn có thể tạo các nhãn như “Khách hàng A”, “Chi phí marketing”, “Báo cáo tuần” để gom nhóm các email tương ứng. Những email này sẽ hiển thị trong cả Inbox lẫn dưới mục nhãn giúp bạn truy cập nhanh chóng.

Xem thêm: Cách thu thập email khách hàng hiệu quả giúp tăng chuyển đổi

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập bộ lọc (Filter) để tự động hóa việc phân loại email. Ví dụ: tất cả email từ một địa chỉ cụ thể có thể được tự động chuyển sang nhãn “Kế toán” và đánh dấu quan trọng. Tính năng lưu trữ email cũng rất hữu ích để dọn dẹp hộp thư mà không xóa mất nội dung – một cách hiệu quả để giữ hộp thư luôn sạch sẽ.

3. Tìm kiếm email nhanh và thông minh

Lark Mail trang bị thanh tìm kiếm thông minh giúp bạn dễ dàng truy xuất lại bất kỳ email nào chỉ trong vài giây. Bạn có thể tìm kiếm theo nhiều cách khác nhau như tên người gửi, tiêu đề, nội dung thư, ngày gửi hoặc thậm chí là file đính kèm.

Tính năng này đặc biệt quan trọng khi bạn xử lý hàng trăm email mỗi ngày hoặc làm việc theo nhóm. Khả năng tìm kiếm theo cụm từ, gợi ý từ khóa tự động, lọc theo thời gian giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần rà soát hoặc đối chiếu thông tin cũ.

IV. Làm việc nhóm và cộng tác hiểu quả qua lark mail

Xem thêm: Bounce email là gì? Nguyên nhân và cách xử lý từ A-Z hiệu quả

1. Chia sẻ tài liệu và file đính kèm ngay trong email

Một trong những điểm nổi bật trong cách sử dụng Lark Mail là khả năng chia sẻ tài liệu liền mạch thông qua hệ sinh thái tích hợp của Lark. Khi soạn thảo email, bạn không chỉ có thể đính kèm file từ máy tính, mà còn chèn tài liệu trực tiếp từ Lark Docs – bộ lưu trữ đám mây của Lark. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều truy cập đúng phiên bản mới nhất mà không cần tải xuống máy.

Người nhận có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu (nếu được cấp quyền) ngay trong trình duyệt, tạo nên một quy trình làm việc trơn tru, không đứt quãng. Đây là lợi thế rõ rệt so với các nền tảng email truyền thống, đặc biệt với nhóm làm việc từ xa hoặc xuyên phòng ban.

2. Gắn nhắc việc và theo dõi công việc

Không chỉ là nơi trao đổi thông tin, Lark Mail còn hỗ trợ bạn gắn nhiệm vụ trực tiếp vào email. Điều này cực kỳ hữu ích khi một email chứa yêu cầu công việc cần xử lý. Bạn chỉ cần đánh dấu nhiệm vụ, gán người phụ trách và đặt deadline – tất cả đều đồng bộ với Lark Tasks.

Thêm vào đó, bạn có thể thiết lập lời nhắc (reminder) để không quên theo dõi hoặc phản hồi các email quan trọng. Đây là giải pháp thay thế hoàn hảo cho việc thủ công chuyển nội dung email sang công cụ quản lý công việc – giúp tiết kiệm thời gian và giảm bỏ sót công việc.

3. Kết nối nhanh với lịch họp và cuộc gọi

Lark Mail được tích hợp sâu với Lark Calendar và Lark Meeting, cho phép người dùng đặt lịch họp, gửi lời mời họp và tham gia ngay từ nội dung email. Khi gửi email mời họp, người nhận chỉ cần nhấn "Join Meeting" để tham gia mà không cần cài thêm ứng dụng bên ngoài.

Khả năng chuyển đổi mượt mà giữa email và cuộc họp trực tuyến giúp rút ngắn thời gian chờ phản hồi, đồng thời tăng tốc độ ra quyết định trong các dự án nhóm. Đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có quy trình họp dày đặc hoặc đội nhóm cần trao đổi nhanh qua video call.

V. Mẹo tối ưu hóa hiệu suất làm việc với lark mail

1. Sử dụng phím tắt để thao tác nhanh hơn

Một trong những cách sử dụng Lark Mail hiệu quả nhất là tận dụng hệ thống phím tắt (keyboard shortcuts). Các tổ hợp phím giúp bạn thao tác cực kỳ nhanh chóng như: soạn thư mới, trả lời, chuyển tiếp, gắn nhãn hoặc di chuyển thư giữa các thư mục chỉ với một cú nhấn.

Ví dụ, bạn có thể dùng C để soạn thư mới, R để trả lời nhanh hoặc E để lưu trữ email. Việc này đặc biệt hữu ích với những ai phải xử lý lượng lớn email mỗi ngày. Để xem toàn bộ danh sách phím tắt, bạn chỉ cần nhấn ? trong giao diện Lark Mail.

2. Đồng bộ hóa lark mail với các công cụ khác của lark

Xem thêm: Email Connector là gì? Giải pháp tối ưu hóa email doanh nghiệp

Một điểm mạnh khác của Lark là khả năng đồng bộ chéo giữa các ứng dụng như Lark Mail, Calendar, Docs, Tasks, và Meetings. Bạn có thể chuyển tiếp email thành nhiệm vụ trong Tasks, tạo sự kiện trong Calendar ngay từ nội dung thư, hoặc chia sẻ tài liệu từ Docs trong 1 click.

Điều này giúp giảm thao tác lặp lại và giữ mọi thứ nằm trong cùng một hệ sinh thái – tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả. Đặc biệt, bạn không phải nhảy qua lại giữa nhiều ứng dụng khác nhau như khi dùng email truyền thống kết hợp công cụ bên thứ ba.

3. Cá nhân hóa giao diện và thiết lập thông báo phù hợp

Giao diện của Lark Mail có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân, từ cách hiển thị email, chế độ sáng/tối, cho đến bố cục danh sách thư. Bạn có thể chọn giữa chế độ xem toàn bộ email, hoặc chỉ xem tiêu đề để tập trung hơn khi làm việc.

Ngoài ra, bạn nên tinh chỉnh cài đặt thông báo (Notification Settings) để không bị gián đoạn bởi những email không quan trọng. Việc cá nhân hóa này sẽ giúp bạn tập trung vào những email thực sự cần hành động – từ đó tiết kiệm thời gian và giảm áp lực khi làm việc online.

VI. Kết luận

Việc nắm vững cách sử dụng Lark Mail không chỉ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn, mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ đội nhóm. Với khả năng tích hợp toàn diện trong hệ sinh thái Lark – từ email, lịch, tài liệu đến cuộc họp và quản lý công việc – Lark Mail đang trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại, đặc biệt trong môi trường làm việc số.

Hãy theo dõi trang tin của NextX để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp, phần mềm CRM, digital workspace và các công cụ hỗ trợ công việc số hiệu quả nhất!