Cách sử dụng Lark Docs hiệu quả nhất cho người mới bắt đầu

“Cách sử dụng Lark Docs” Trong thời đại làm việc từ xa và học tập trực tuyến, việc sử dụng các công cụ soạn thảo tài liệu online trở nên vô cùng cần thiết. Lark Docs là một giải pháp nổi bật, không chỉ giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu mà còn hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả ngay trong thời gian thực.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết tận dụng hết sức mạnh của công cụ này. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Lark Docs một cách đơn giản, dễ hiểu và đầy đủ nhất. Dù bạn là người mới hay đã từng nghe đến Lark, bài viết  NextX – Phần mềm quản lý kinh doanh vẫn sẽ mang lại những mẹo hữu ích để áp dụng vào công việc hàng ngày. Cùng mình khám phá xem Lark Docs có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn như thế nào nhé.

I. Lark Docs là gì?

Lark Docs là một công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến nằm trong bộ ứng dụng Lark Suite, được phát triển bởi công ty ByteDance cùng “cha đẻ” với TikTok. Khác với Google Docs, Lark Docs không chỉ cho phép bạn tạo tài liệu kho dữ liệu, mà còn hỗ trợ cộng tác nhóm cực kỳ hiệu quả nhờ tích hợp sẵn chat, bình luận, gọi video và các công cụ như lịch hay quản lý công việc. Tất cả diễn ra trong cùng một nền tảng đồng bộ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc liền mạch hơn. Điểm mạnh của Lark Docs là khả năng chia sẻ tài liệu linh hoạt, phân quyền chi tiết và theo dõi chỉnh sửa theo thời gian thực. 

II. Bắt đầu với Lark Docs

Xem thêm: Mách bạn 9+ kỹ thuật tối ưu SEO Onpage tăng thứ hạng Website hiệu quả

1. Đăng ký tài khoản

Để bắt đầu sử dụng Lark Docs, bạn cần tạo một tài khoản trên nền tảng Lark Suite. Truy cập trang web chính thức tại www.larksuite.com và chọn “Sign up” để đăng ký. Bạn có thể đăng ký bằng email công ty hoặc cá nhân đều được. Sau khi xác nhận email, bạn sẽ được đưa vào giao diện quản lý của Lark. Tại đây, bạn có thể tạo workspace riêng hoặc tham gia vào workspace đã có. Việc tạo tài khoản chỉ mất vài phút và hoàn toàn miễn phí, rất phù hợp cho cá nhân và nhóm nhỏ bắt đầu làm việc trực tuyến. Khi đã có tài khoản, bạn có thể truy cập ngay vào Lark Docs từ giao diện chính hoặc qua ứng dụng di động.

2. Giao diện Lark Docs

Giao diện của Lark Docs được thiết kế hiện đại và tối giản, dễ làm quen kể cả với người mới. Khi mở một tài liệu mới, bạn sẽ thấy thanh công cụ nằm phía trên với các nút cơ bản như định dạng chữ, chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết, v.v. Phía bên trái là danh sách các tài liệu gần đây và thư mục đã tạo, giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Ngoài ra, bên phải màn hình là khu vực trò chuyện hoặc ghi chú điều mà các công cụ khác như Google Docs không có sẵn. Giao diện này giúp bạn vừa làm việc, vừa giao tiếp với nhóm mà không cần rời khỏi tài liệu. Tất cả đều hiển thị gọn gàng, tối ưu trải nghiệm người dùng.

3. Tạo và quản lý tài liệu

Việc tạo một tài liệu mới trong Lark Docs rất đơn giản. Từ giao diện chính, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “+” hoặc chọn “New Doc” là đã có thể bắt đầu viết dữ liệu khách hàng. Bạn có thể đổi tên tài liệu ngay ở góc trên bên trái, sau đó lưu trữ theo thư mục để dễ quản lý. Lark cho phép bạn tạo các thư mục riêng biệt, chia sẻ từng thư mục cho nhóm hoặc cá nhân cụ thể. Mỗi tài liệu đều có thể gắn thẻ (tag), giúp phân loại nội dung theo chủ đề hoặc dự án. Ngoài ra, bạn cũng có thể ghim tài liệu quan trọng lên đầu để dễ truy cập. Việc sắp xếp khoa học ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc về sau.

III. Tính năng chính Lark Docs

Xem thêm: Hướng dẫn cơ bản viết Content chuẩn SEO lên TOP Google từ A-Z

1. Soạn thảo & chèn nội dung

Cách sử dụng Lark Docs hỗ trợ đầy đủ các tính năng soạn thảo văn bản cơ bản như: căn chỉnh, tô đậm, đánh số, chèn bảng, hình ảnh, video và liên kết. Bạn có thể dễ dàng tổ chức nội dung một cách chuyên nghiệp với tiêu đề (Heading), trích dẫn, đánh dấu đoạn code và checklist. Một điểm mạnh của Lark Docs là khả năng chèn nội dung động như bảng task, lịch hoặc đoạn hội thoại từ Lark Chat trực tiếp vào tài liệu. Điều này cực kỳ tiện lợi khi bạn muốn kết nối giữa công việc và văn bản. Mọi thao tác đều có thể thực hiện nhanh chóng nhờ giao diện trực quan, phù hợp cả trên máy tính và điện thoại.

2. Bình luận & phản hồi

Trong quá trình làm việc nhóm, Lark Docs cho phép bạn để lại bình luận trực tiếp trên từng đoạn văn bản. Chỉ cần bôi đen đoạn cần góp ý và chọn biểu tượng bình luận, bạn có thể trao đổi với đồng nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến nội dung chính. Mỗi người đều có thể phản hồi, tag tên nhau, và theo dõi tiến độ xử lý bình luận ngay trong tài liệu. Đây là một trong những tính năng quan trọng giúp nhóm làm việc rõ ràng, minh bạch hơn. Ngoài ra, bạn còn có thể chuyển đổi bình luận thành nhiệm vụ (task) chỉ với một cú nhấp chuột. Tất cả bình luận đều được lưu lại, dễ theo dõi và không bị mất khi chỉnh sửa tài liệu.

3. Chia sẻ & phân quyền

Việc chia sẻ tài liệu trên Lark Docs rất linh hoạt. Bạn có thể chia sẻ nội dung với từng cá nhân, cả nhóm, hoặc gửi link công khai cho người ngoài tổ chức. Khi chia sẻ, bạn có quyền quy định rõ ràng vai trò người xem chỉ xem, bình luận, hoặc chỉnh sửa insight khách hàng. Điều này giúp bảo mật tài liệu và đảm bảo quyền kiểm soát nội dung. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập ngày hết hạn cho liên kết chia sẻ hoặc yêu cầu đăng nhập để xem tài liệu rất tiện khi làm việc với bên thứ ba. Lark còn cung cấp tính năng xem ai đã mở tài liệu và chỉnh sửa lần cuối, giúp bạn nắm bắt tình hình cộng tác nhanh chóng.

IV. Mẹo sử dụng cách sử dụng Lark Docs hiệu quả

Xem thêm: Mách bạn 9 tiêu chí quan trọng khi thiết kế website chuẩn SEO 

1. Dùng template có sẵn

Nếu bạn thường xuyên phải tạo báo cáo, kế hoạch, biên bản hoặc tài liệu lặp đi lặp lại, thì template (mẫu tài liệu) của Lark Docs sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Lark cung cấp thư viện mẫu sẵn có với bố cục chuyên nghiệp, từ mẫu họp nhóm, checklist công việc đến bản kế hoạch dự án. Bạn chỉ cần chọn mẫu phù hợp và bắt đầu điền nội dung không mất công định dạng lại từ đầu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự tạo template riêng, lưu dùng cho nhóm hoặc toàn bộ workspace. Đây là mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn giữ tính thống nhất và chuyên nghiệp trong tài liệu nội bộ.

2. Quản lý bằng thư mục

Khi bạn bắt đầu có nhiều tài liệu trên Lark Docs, việc quản lý bằng thư mục sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh rối mắt. Lark cho phép bạn tạo thư mục riêng, chia theo chủ đề, phòng ban hoặc dự án. Mỗi tài liệu đều có thể kéo thả vào thư mục tương ứng và gắn thẻ để dễ phân loại hơn. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ từng thư mục với nhóm hoặc từng thành viên cụ thể, giúp cộng tác hiệu quả hơn. Một mẹo nhỏ là bạn nên đặt tên thư mục theo cấu trúc rõ ràng (ví dụ: “2024_Kế hoạch marketing”) để dễ tìm và dễ quản lý về lâu dài.

3. Phím tắt hữu ích

Làm việc nhanh hơn đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian – và phím tắt chính là công cụ tuyệt vời để bạn thao tác siêu tốc trên Lark Docs. Ví dụ: nhấn Ctrl + / (hoặc Cmd + / trên Mac) để mở menu lệnh nhanh, hoặc dùng @ để chèn người dùng, file, task hoặc bảng vào tài liệu. Ngoài ra còn có phím tắt để định dạng văn bản như Ctrl + B để in đậm, Ctrl + Shift + L để tạo checklist... Những thao tác này tưởng nhỏ nhưng lại giúp tăng tốc độ làm việc đáng kể. Nếu bạn thường xuyên viết và chỉnh sửa, việc làm quen với các phím tắt sẽ nâng cấp trải nghiệm của bạn lên tầm chuyên nghiệp.

V. Kết luận 

Cách sử dụng Lark Docs không chỉ là một công cụ soạn thảo đơn thuần, mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Với giao diện thân thiện, tích hợp thông minh và khả năng cộng tác thời gian thực, Lark Docs phù hợp với mọi đối tượng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Google Docs với nhiều tính năng hơn, hãy bắt đầu theo dõi trang tin NextX trải nghiệm Lark Docs ngay hôm nay để cảm nhận sự khác biệt trong cách bạn làm việc mỗi ngày. Hãy để Lark Docs trở thành nền tảng làm việc thông minh đồng hành cùng bạn.